Számítson minden erőforrás.

Az adományok néha egyszerre érkeznek, miközben a válogató és osztó emberek napról napra változnak. Az egyik önkéntes tudja, hová került a maradék irodaszer; egy másik emlékszik egy doboz higiéniai cikkre egy másik szekrényben. Egy kis szervezetnél az a kihívás, hogy ez a tudás elérhetővé váljon anélkül, hogy nehéz adminisztráció keletkezne. A Tana helyet ad a csapatnak arra, hogy rögzítse, mije van, és segít látni, mi van megszámolva, mielőtt többet vásárolnátok vagy a következő osztást előkészítenétek.

Rendezd a készletet valódi terek köré: adományszoba, közös szekrény vagy egy jármű a helyi tevékenységhez. Adj a tételeknek világos neveket, és tegyél fel fotókat ott, ahol a csomagolás vagy a változatok ismeretlenek lehetnek az önkénteseknek. Tartsd a mennyiségeket tárolóhelyenként külön, hogy egy összeg ne rejtse el, hol vannak valójában a dolgok. A helyszínek épületeken átívelően csoportosítják a tárolóhelyeket. Ez a szerkezet lehetővé teszi, hogy aki műszakba áll, megértse a feljegyzést az informális megállapodások hosszas magyarázata nélkül.

Adj hozzá mennyiséget, amikor áru érkezik, és vond le, amit kiosztotok vagy felhasználtok. Egyezzetek meg, hogy a csapat darabot, zárt csomagot vagy más állandó egységet számol-e. A küszöbök kiemelik a gyakran szükséges dolgokat, amelyek rögzített összege csökkent, és okot adnak a koordinátoroknak átnézni, mi van. A csapat ezután mérlegelheti a tervezett tevékenységeket és a tényleges készletet, mielőtt eldönti, mit kérjen vagy vásároljon. Az egyszerű feljegyzés akkor segít a legtöbbet, ha a frissítések az átvétel és osztás részei, nem pedig sokkal későbbre halasztott feladat.

Ésszerű első lépés egy polc gyakran használt dolgokkal és egy rövid átnézés a következő tevékenység után. Nyisd meg a részleteket QR-címkével, és exportálj szűrt CSV-t, amikor egy számolólista segít. Ez a készlet maguknál a dolgoknál marad: mi érkezett, mennyi maradt, és melyik szekrény tartja. Szerény, de hasznos folytonosság: a következő önkéntes tisztább információval kezd, a szervezet pedig megfontoltan használja azt, amit az emberek adtak.