让每一份资源都用在实处。

捐赠物资有时一次性涌来，而分拣和发放的人却每天都在换。一位志愿者知道多出来的文具去了哪里，另一位记得另一个柜子里有一箱洗护用品。对小型组织来说，难处在于让这些知识可以共享，又不至于变成沉重的行政负担。Tana 给团队一个记录手上物资的位置，在采购更多或准备下一次发放之前，先看清什么已经清点过。

围绕真实的存放空间整理库存：捐赠物资间、社区共用柜，或用于本地活动的车辆。给物品清楚的名字，包装或款式可能让志愿者陌生时补上照片。按保管场所分开记录数量，让合计不至于掩盖东西实际在哪。可以用位置把跨楼栋的保管场所归拢。这样的结构，让刚开始值班的人不需要一长串非正式安排的解释，也能看懂记录。

物资入库时增加数量，发放或使用后扣减。约定团队是数个、数封装好的包，还是别的固定单位。低库存阈值会突出那些常需物资中记录合计已经下降的部分，给协调者一个查看现有库存的提示。团队随后可以结合计划中的活动和实际库存，再决定要募集还是采购。当更新是接收与发放流程的一部分，而不是被推到很久之后的任务时，这份简单的记录最有用。

合理的第一步是一个常用物资货架，并在下一次活动后做一次简短复核。用保管场所的二维码标签打开详情，需要清点清单时导出筛选后的 CSV。这份库存始终停留在物资本身：什么送到了、还剩多少、放在哪个柜子里。这是一种朴素却有用的延续：下一位志愿者从更清楚的信息开始，组织也能审慎地使用人们给出的东西。