Ingyenes készletnyilvántartó program: hogyan válasszunk, és mit hallgatnak el az ingyenes csomagok

Kinőtte a füzetet vagy a megosztott táblázatot, és ingyenes készletnyilvántartó programot keres, ami leváltja. A legjobb ingyenes megoldás nem az, amelyiknek a leghosszabb a funkciólistája. Az, amelyiknek az ingyenes csomagja akkor is működik, amikor már a teljes csapat, minden tétel és néhány hónapnyi előzmény is benne van.

Ezt a részt hagyja ki a legtöbb összehasonlítás. Egy ingyenes csomag az első napon nagyvonalúnak tűnhet, majd a hatvanadikon csendben megszűnik megfelelni. Ez az útmutató megadja azokat a szempontokat, amelyek alapján bármelyik ingyenes készletkezelő alkalmazást megítélheti, azokat a korlátokat, amelyekre elköteleződés előtt érdemes figyelni, és egy egyszerű módot arra, hogy egy délután alatt kipróbáljon egyet.

Kezdje azzal, amit valóban nyomon kell követnie

Mielőtt eszközöket hasonlítana össze, írja le a készlete formáját. Ez tíz percet vesz igénybe, és megkíméli attól, hogy olyan funkciók alapján válasszon, amelyeket sosem fog használni.

• Mit számol. Elfogyó fogyóeszközöket (kesztyű, csomagolószalag, nyomtatófesték), kölcsönadott és visszakapott eszközöket (projektor, fúrógép), vagy eladásra szánt termékeket.
• Hol van. Egy szekrény, több polc egy raktárban, egy furgon, vagy több épület.
• Ki nyúl hozzá. Csak ön, vagy egy csapat, amely elvisz dolgokat, és ezt rögzítenie kellene.
• Ma mi nem működik. A készlet figyelmeztetés nélkül elfogy, senki sem tudja, ki vitte el az utolsó dobozt, vagy mindent kétszer számolnak meg, mert senki sem bízik a számokban.

Ha a válasza „egy ember, egy polc, néhány tucat tétel”, egy táblázat még mindig elég lehet. Ha többen módosítják a számokat, vagy a készlet több helyen van, olyan szoftverre van szükség, amely mindenkinek ugyanazt az élő mennyiséget mutatja.

A szempontok, amelyek számítanak az ingyenes készletkezelő szoftvernél

Ezeket a kérdéseket érdemes feltenni bármelyik eszközzel kapcsolatban, legyen az ingyenes vagy fizetős. Az ingyenes csomagnak igennel kell válaszolnia azokra, amelyek önnek fontosak, nem csak azokra, amelyek az árazási oldalon szerepelnek.

Ingyenesen használhatja az egész csapat?

A készletkezelés csapatmunka. Aki elviszi az utolsó tekercs szalagot, ritkán az, aki újrarendeli. Egy csak egy felhasználót engedélyező ingyenes csomag visszaváltoztatja a közös eszközt személyessé, és megint ott tart, hogy a kollégáktól kell kérnie, írjanak, ha elvisznek valamit.

Helyenként rögzítik a készletet, nem csak tételenként?

A „van 40 dobozunk” kevésbé hasznos, mint a „30 a raktárban, 10 a furgonban”. Keressen olyan megoldást, amely lehetővé teszi a mennyiség rögzítését minden polcon, helyiségben vagy járműben, miközben a tétel összesített mennyisége magától összeadódik. A készlet helyek közötti mozgatásának egyetlen műveletnek kell lennie, nem itt kivonásnak, ott hozzáadásnak.

Elég gyors a változás rögzítése ahhoz, hogy az emberek tényleg megtegyék?

A szám csak akkor helyes, ha az emberek a változásokat azok bekövetkeztekor rögzítik. Ha egy tétel elvitele egy űrlap megnyitását és begépelést jelent, ez a polc előtt nem fog megtörténni. Nézze meg, hány érintés kell egy darab kivonásához, hozzáadásához, vagy egy leltár utáni pontos darabszám beállításához.

Figyelmeztet, mielőtt elfogyna a készlet?

Az alacsony készletre figyelmeztető riasztás a fő oka annak, hogy sok csapat elhagyja a táblázatot. Keressen tételenkénti küszöbértéket, és olyan riasztásokat, amelyek eljutnak az emberekhez ott, ahol amúgy is néznek — például e-mailben vagy telefonos értesítésben, ne csak egy oldalon, amit meg kell jegyeznie, hogy megnyisson.

Lehet keresés helyett szkennelni?

A vonalkód és QR-kód szkennelése a telefon kamerájával a „keresd meg a tételt egy hosszú listában”-ból „mutass rá és érintsd meg”-et csinál. Nézze meg, hogy a szkennelés benne van-e az ingyenes csomagban, és hogy nyomtathat-e saját címkéket a vonalkód nélküli dolgokhoz.

Ki tudja vinni az adatait?

Bármikor, bármelyik csomagban képesnek kell lennie exportálni a készletét egy fájlba, amely bármely táblázatkezelőben megnyílik. Ha a távozás nehéz, a maradás valójában nem is valódi választás.

Az ingyenes csomagok rejtett korlátai

Az ingyenes csomagokat úgy tervezik, hogy idővel kinőjük őket — ez rendben van, a cégnek valahogy meg kell élnie. A probléma csak akkor jelentkezik, ha a korlát olyan, hogy nem veszi észre, amíg a nyilvántartásai már nem függenek az eszköztől. Ezek a leggyakoribbak, amelyekre érdemes figyelni.

Korlát	Hogyan néz ki	Miért számít
Tételkorlát	Maximális tétel- vagy termékszám	Félúton eléri a készlet felvitele közben, és az eszköz csak félig hasznos
Felhasználói korlát	Csak egy vagy két személynek ingyenes	A csapat többi tagja nem tudja rögzíteni, mit visz el
Helyszínkorlát	Egyetlen raktárhely vagy egyetlen helyszín	Nem tudja nyomon követni a furgont, a második helyiséget vagy a másik irodát
Fizetős szkennelés	Vonalkód- vagy QR-szkennelés kiegészítőként	A leggyorsabb módja a változások rögzítésének fizetőfal mögött van
Fizetős riasztások	Alacsony készletre figyelmeztető riasztás csak fizetős csomagokban	Hiányzik a váltás fő oka
Ingyenesnek álcázott próbaidőszak	Minden funkció korlátozott számú napig	Az adatai már benn vannak, aztán lejár a visszaszámlálás
Kártya szükséges	Fizetési adatok már regisztrációkor	Az elfelejtett lemondás terhelésbe fordul
Rövid előzmény	Csak a legutóbbi változásokat őrzik meg	Nem tud válaszolni arra, „ki vitte el, és mikor” az előző negyedévre
Nincs exportálás	Az adat csak az eszközön belül marad	A távozás mindent újra begépelést jelent

Olvassa el az árazási oldalt és a csomagösszehasonlítást ezzel a táblázattal az oldalán. Egy korlát önmagában nem kizáró ok. Egy korlát, amire nem számított, viszont az.

Ingyenes csomag versus ingyenes próbaidőszak

Ez a kettő nem ugyanaz, és a regisztrációs oldalak megfogalmazása néha összemossa őket.

Az ingyenes csomagnak nincs végdátuma. Bizonyos funkciók vagy kapacitás a fizetős csomagoknak vannak fenntartva, de ami ingyenes, az ingyenes is marad. Az ingyenes próbaidőszak meghatározott ideig mindent megad, majd fizetést kér, vagy elveszíti a hozzáférést.

A próbaidőszak akkor hasznos, ha egy fizetős csomagot tesztel, amelyet amúgy is meg akar vásárolni. Egy kis csapatnak, amely ingyenes készletkezelő szoftvert keres, a próbaidőszak rossz kiindulópont: elvégzi a beállítás munkáját, majd a döntést egy dátum kényszeríti ki, nem a valódi szükséglet.

Hogyan teszteljen egy ingyenes készletkezelő alkalmazást egy délután alatt

Ne egy eszköz demója alapján ítélje meg. Töltse fel valós készletének egy szeletét, és használja egy hétig.

1. Válasszon egy polcot vagy egy szekrényt tíz-harminc tétellel, köztük valamivel, ami gyakran elfogy.
2. Vegye fel a tételeket, állítson be alacsony készlet küszöbértéket kettőn-háromon, és nyomtasson címkéket néhányhoz.
3. Hívja meg azokat, akik valóban elvisznek dolgokat, ne csak az értékelést végző személyt.
4. Rögzítsen valós változásokat egy hétig: vigyen ki tételeket, töltsön fel, mozgasson valamit másik helyre.
5. Ellenőrizze az eredményt: helyesek a számok, megérkezett-e a riasztás, látja-e, ki mit változtatott, tudja-e exportálni?

Ha a csapat emlékeztetés nélkül is tovább használja, megvan a válasza. Ha visszatérnek a szoba túlsó végébe kiabáláshoz, az eszköz túl lassú a polc mellett, bármilyen jónak is tűnik a funkciólista.

Amikor a táblázat vagy a papír még mindig megfelel

A szoftver nem mindig a megoldás. A táblázat vagy a szekrényajtóra ragasztott papír még mindig ésszerű választás, ha:

• egy ember kezeli a készletet, és senki más nem módosítja a számokat;
• csak néhány tucat tétel van egyetlen helyen;
• havonta egyszer számol, és közben nincs szüksége riasztásokra;
• senkinek sem kell tudnia, ki módosított egy számot, csak azt, mi az a szám.

Amint több ember vesz részt benne, vagy a készlet elfogyása valódi költséggel jár, a „a lapon 5 áll” és a „2 van a polcon” közötti szakadék az, ahol az idő és a pénz elvész. Ez az a pont, amikor váltani kell.

Hol illeszkedik a Tana

A Tana egy csapat megosztott készlete, olyan ingyenes csomaggal, amelyet használatra terveztek, nem csak kipróbálásra.

• Nincs kártya, nincs próbaidőszak-visszaszámlálás. Az ingyenes csomagnak nincs végdátuma.
• Semmi lényeges nincs elzárva. A tételek, tárolók, helyszínek, címkék és tagok mind benne vannak az ingyenes csomagban.
• Helyenkénti készlet. Rögzítsen mennyiséget tárolónként (polc, doboz, helyiség, jármű); a tétel összesített mennyisége az összeg. Egyetlen művelettel mozgassa a készletet a tárolók között.
• Egyérintéses rögzítés. − és + a kivételhez vagy hozzáadáshoz, = a pontos darabszám beállításához leltár után.
• Vonalkód-szkennelés, alacsony készletre figyelmeztető riasztás és webhookok minden csomagban. Szkenneljen iPhone vagy iPad kamerájával, vagy a webalkalmazás böngészőkamerájával, és nyomtasson QR-címkéket tételekhez és tárolókhoz. A riasztások a kezdőlapra, e-mailben és push üzenetben érkeznek, opcionálisan egy Slack-csatornán is.
• Előzmény arról, ki mit változtatott. Az ingyenes csomag 30 napnyi tevékenységi előzményt őriz meg; a fizetős csomagok akár 10 évig.
• CSV-exportálás a készletről, amely bármely táblázatkezelőben megnyílik.

A Tana iPhone-on, iPad-en és Macen fut az App Store-ból, valamint böngészőben bármely számítógépen; Androidon a webalkalmazást használja. Minden tag a saját nyelvén használhatja. Nem kezel beszerzési rendeléseket, könyvelést, pénztárgépet vagy automatikus utánrendelést — ha erre van szükség, keressen egy kifejezetten erre épített eszközt.

Gyakran ismételt kérdések

Mi a legjobb ingyenes készletnyilvántartó program?

A legjobb az, amelynek ingyenes csomagja lefedi az egész csapatát, minden tételét és minden helyet, ahol tárolja őket, próbaidőszak-visszaszámlálás nélkül. Vesse össze a fenti korláttáblázatot minden opcióval, majd egy hétig tesztelje a kedvencét egy valódi polcon.

Létezik valóban ingyenes készletkezelő szoftver, vagy ez mindig próbaidőszak?

Mindkettő létezik. Az ingyenes csomagnak nincs végdátuma, és tovább működik; az ingyenes próbaidőszak meghatározott napszám után véget ér. Keresse az „ingyenes csomag” szavakat, és nézze meg, kérnek-e kártyát regisztrációkor.

Használhatok ingyenes készletkezelő alkalmazást a csapatommal?

Csak akkor, ha az ingyenes csomag több tagot is tartalmaz. Néhány eszköz egy főre korlátozza az ingyenes használatot. A Tana ingyenes csomagja tartalmazza a tagokat, így mindenki rögzítheti, mit visz el.

Az ingyenes készletkezelő alkalmazások tartalmaznak vonalkód-szkennelést?

Némelyik igen, mások ezért fizetést kérnek. A Tananál a vonalkód- és QR-szkennelés minden csomagban benne van, az ingyenesben is.

Mit veszítek az ingyenes csomaggal a fizetőshöz képest?

Ez az eszköztől függ. A Tananál a tételek, tárolók, helyszínek, címkék, tagok, szkennelés és riasztások mind az ingyenes csomagban vannak; az egyértelmű különbség az, meddig őrzik meg a tevékenységi előzményt: 30 nap az ingyenes csomagban, akár 10 év a fizetős csomagokban.