Ať je každý termín připravený.

V malé ordinaci může tentýž člověk během pár minut připravit místnost, převzít dodávku a odpovědět kolegovi na dotaz ohledně náhradního materiálu. Na zásoby v průběhu dne málokdy zbude vlastní chvíle. Papírové role, rukavice, roušky a běžné úklidové prostředky se hromadí tam, kde je místo, a záznam zaostává. Tana pomáhá malému týmu vytvořit společný obraz o tomto materiálu, takže je snazší zkontrolovat skříň bez závislosti na tom, kdo doplňoval naposledy.

Držte první nastavení blízko každodenní ranní rutiny ordinace. Pojmenujte místa uložení podle místností, zásuvek a skříní, které personál skutečně používá, a pak přidejte spotřební materiál, který se kontroluje nejčastěji. Uveďte velikost nebo kód produktu tam, kde to zabrání záměně, a přidejte fotky podobně vypadajících balení. Zapisujte množství zvlášť pro každé místo uložení. Součet ukazuje celkovou zaznamenanou zásobu, zatímco detaily po místnostech pomáhají vidět, jestli je něco připravené poblíž, nebo se ještě musí donést ze skladu.

Krátká aktualizace při vybalování dodávky nebo otevření krabice je zvládnutelnější než rekonstruování celého týdne zpětně. Dohodněte se, co znamená jedna jednotka, a udělejte to pravidlo jasné všem, kdo množství mění. Používejte prahy u položek, které se pravidelně doplňují, aby nízký zaznamenaný součet vyvolal kontrolu. Personál pak může porovnat záznam se skutečnou policí a s dnem, který je před ním. Zásoby tuhle kontrolu podporují tím, že ukazují, co bylo skutečně spočítáno; úsudek zůstává na týmu.

Vyzkoušejte nejdřív jednu skříň a zařaďte rychlou fyzickou kontrolu do běžného předání směny. QR štítky otevřou detail místa uložení, vyhledávání najde neznámý produkt a filtrovaný CSV poslouží jako vodítko při přepočtu. Tana zůstává u běžných zásob, které práci obklopují — položka, číslo, skříň — a dává malému týmu nekomplikovaný způsob, jak nechat další směně jasnější informaci a srozumitelnější prostor s materiálem.