Halte die Versorgung in Bewegung.

Ein ausgelastetes medizinisches Team sollte niemanden unterbrechen müssen, um zu erfahren, wo die Ersatzhandschuhe liegen. Doch alltägliches Material verteilt sich oft über mehrere Behandlungsräume, Schränke und ein Zentrallager, und das klarste Bild davon trägt eine einzige Person im Kopf. Ist diese Person nicht da, dauert selbst einfaches Nachfüllen länger. Tana gibt diesen gewöhnlichen Dingen einen gemeinsamen Ort, an dem sie erfasst sind, damit dein Team sieht, was gezählt wurde und wohin es gehört, bevor der nächste Schrank geöffnet wird.

Beginne mit dem Material, nach dem dein Team am häufigsten greift: Handschuhe, Masken, Einwegabdeckungen, Papierhandtücher und Reinigungsmittel. Lege für jedes Produkt und jede Größe einen Artikel an, ergänze ein Foto, wo die Verpackung beim Wiedererkennen hilft, und erfasse Mengen an benannten Lagerorten. Ein Schrank im Behandlungsbereich kann getrennt vom Hauptlager geführt werden. Über Standorte lassen sich Lagerorte nach Gebäude oder Etage gruppieren, sodass eine vertraute räumliche Ordnung auch für Kolleginnen und Kollegen verständlich wird, die in mehreren Bereichen arbeiten.

Wenn Material eintrifft oder verbraucht wird, kann das Personal die Menge am betreffenden Lagerort anpassen. Diese kleine Handlung nah an der eigentlichen Tätigkeit zu halten, macht die Aufzeichnung bei der nächsten Übergabe nützlicher. Setze für häufig genutzte Artikel einen Schwellenwert, damit auffällt, wenn die erfasste Gesamtmenge Aufmerksamkeit braucht. Diese Schwellenwerte gelten über alle Lagerorte eines Artikels hinweg, der Blick in den einzelnen Raum bleibt also wichtig. Dein Team entscheidet dann, ob aus einem Zentralschrank nachgefüllt oder der Artikel in die nächste Beschaffung aufgenommen wird.

Ein praktischer erster Schritt: Wählt einen Materialschrank und einigt euch, wie jeder Artikel gezählt wird — eine Schachtel Handschuhe sollte für alle dasselbe bedeuten. Nutze die Suche, drucke QR-Etiketten für Lagerorte und exportiere eine gefilterte CSV-Datei, wenn du eine Arbeitsliste für eine Zählung brauchst. Was Tana festhält, ist bewusst gewöhnlich: der Name eines Materials, wie viel davon gezählt wurde und zu welchem Lagerort es gehört. Eine kleine Aufzeichnung ist genau die Art, die ein ausgelastetes Team zwischen zwei Räumen aktuell halten kann.