Pidä hoito liikkeessä.

Kiireisen hoitotiimin ei pitäisi joutua keskeyttämään kollegaa saadakseen selville, missä varahansikkaat ovat. Silti arkitarvikkeet ovat usein hajallaan useassa hoitohuoneessa, kaapissa ja keskusvarastossa, ja selkein kuva on yhden ihmisen muistissa. Kun hän on poissa, yksinkertainenkin täydennys vie kauemmin. Tana antaa näille tavallisille tavaroille yhteisen paikan, johon ne kirjataan, jotta tiimi näkee, mitä on laskettu ja mihin se kuuluu, ennen kuin avataan taas yksi kaappi.

Aloita tarvikkeista, joihin tiimi tarttuu useimmin: hansikkaat, maskit, kertakäyttösuojat, paperipyyhkeet ja puhdistusaineet. Luo nimike jokaiselle tuotteelle ja koolle, lisää kuva siellä, missä pakkaus auttaa tunnistamisessa, ja kirjaa määrät nimettyihin säilytyspaikkoihin. Hoitoalueen kaappi voi olla erillään päävarastosta. Sijainnit ryhmittelevät säilytyspaikat rakennuksen tai kerroksen mukaan, jolloin tuttu tilajärjestys avautuu helpommin useammalla alueella työskenteleville.

Kun tarvikkeita saapuu tai käytetään, henkilöstö voi säätää määrää oikeassa säilytyspaikassa. Kun tämä pieni teko pysyy lähellä itse työtä, merkintä on hyödyllisempi seuraavassa raportissa. Aseta vähäisen saldon raja usein käytetyille nimikkeille, jotta huomataan, milloin kirjattu kokonaismäärä vaatii huomiota. Rajat lasketaan nimikkeen kaikkien säilytyspaikkojen yli, joten yksittäisen huoneen tarkistaminen on yhä tärkeää. Tiimi päättää sitten, täydennetäänkö keskuskaapista vai otetaanko nimike mukaan seuraavaan hankintaan.

Käytännöllinen ensiaskel: valitkaa yksi tarvikekaappi ja sopikaa, miten kukin nimike lasketaan — hansikaslaatikon pitää tarkoittaa kaikille samaa. Etsi merkintöjä haulla, tulosta QR-tarrat säilytyspaikoille ja vie suodatettu CSV, kun tarvitset työlistan laskentaa varten. Se, mitä Tana säilyttää, on tarkoituksella arkista: tarvikkeen nimi, paljonko sitä on laskettu ja säilytyspaikka, johon se kuuluu. Juuri pieni merkintä on sellainen, jonka kiireinen tiimi jaksaa pitää ajan tasalla huoneiden välissä.