Giữ cho việc chăm sóc không gián đoạn.

Một đội ngũ y tế bận rộn lẽ ra không phải cắt ngang công việc của đồng nghiệp chỉ để hỏi găng tay dự phòng để ở đâu. Vậy mà vật tư hằng ngày thường nằm rải rác qua vài phòng khám, tủ và kho trung tâm, còn bức tranh rõ nhất thì nằm trong trí nhớ của một người. Khi người đó vắng mặt, ngay cả việc bổ sung đơn giản cũng lâu hơn. Tana cho những thứ bình thường ấy một chỗ ghi chung, để cả nhóm thấy đã đếm được gì và nó thuộc về đâu trước khi mở thêm một chiếc tủ.

Hãy bắt đầu với những vật tư cả nhóm lấy nhiều nhất: găng tay, khẩu trang, tấm phủ dùng một lần, khăn giấy và đồ vệ sinh. Tạo một mặt hàng cho mỗi sản phẩm và cỡ, thêm ảnh ở những chỗ bao bì giúp nhận ra, và ghi số lượng vào các nơi lưu trữ đã đặt tên. Một chiếc tủ trong khu điều trị có thể tách khỏi kho chính. Vị trí gom các nơi lưu trữ theo tòa nhà hoặc tầng, giúp cách bố trí quen thuộc dễ hiểu hơn với đồng nghiệp làm việc ở nhiều khu.

Khi vật tư về hoặc được dùng, nhân viên có thể chỉnh số lượng ở nơi lưu trữ tương ứng. Giữ thao tác nhỏ ấy gần với công việc thật khiến bản ghi hữu ích hơn ở lần bàn giao sau. Đặt ngưỡng tồn thấp cho những mặt hàng dùng thường xuyên để biết khi nào tổng đã ghi cần được để mắt. Ngưỡng tính trên toàn bộ các nơi lưu trữ của một mặt hàng, nên kiểm tra từng phòng vẫn quan trọng. Cả nhóm sau đó quyết định bổ sung từ tủ trung tâm hay đưa mặt hàng vào đợt mua sắm tới.

Một bước đầu thiết thực: chọn một tủ vật tư và thống nhất cách đếm từng mặt hàng — một hộp găng tay phải mang cùng một nghĩa với mọi người. Dùng tìm kiếm để thấy bản ghi, in nhãn QR cho nơi lưu trữ, và xuất CSV đã lọc khi cần một danh sách làm việc để kiểm đếm. Thứ Tana giữ lại cố tình rất bình thường: tên một loại vật tư, đã đếm được bao nhiêu, và nơi lưu trữ mà nó thuộc về. Chính bản ghi nhỏ mới là thứ một đội bận rộn giữ được cho luôn mới giữa các phòng.