Permanente Inventur vs. Stichtagsinventur: den Zählrhythmus planen

Permanente Inventur bedeutet, dass du immer nur einen kleinen Teil deines Bestands zählst – ein Regal, eine Kategorie, einen Lagerort – nach einem festen Rhythmus, statt einmal im Jahr den Betrieb anzuhalten und alles auf einmal zu zählen. So verteilt sich die Arbeit: kleine Fehler fallen laufend auf und werden behoben, statt erst am Jahresende alle zusammen entdeckt zu werden.

Dieser Leitfaden zeigt, wie sich das Inventurverfahren der permanenten Inventur von einer vollständigen Stichtagsinventur unterscheidet, wie du mit der ABC-Analyse festlegst, was wie oft gezählt wird, was zu tun ist, wenn eine Zählung nicht mit deinen Aufzeichnungen übereinstimmt, und wann eine einzige jährliche Zählung weiterhin die bessere Wahl ist.

Permanente Inventur vs. Stichtagsinventur: der Unterschied

Eine Stichtagsinventur zählt alles, was dir gehört, an einem Tag – meist bei angehaltenem oder verlangsamtem Betrieb. Die permanente Inventur zählt stattdessen eine Teilmenge – ein Regal, einen Lagerort, eine Artikelgruppe – nach einem Zählplan, während der Rest des Betriebs weiterläuft.

Permanente Inventur funktioniert zusammen mit einer laufend fortgeschriebenen Bestandsführung, bei der sich deine Aufzeichnungen schon automatisch aktualisieren, wenn Bestand bewegt wird. Die Zählung erzeugt den Datensatz nicht, sie prüft nur, ob er noch mit dem tatsächlichen Regalinhalt übereinstimmt. Statt einer einzigen jährlichen Stichtagsinventur, die eine große, stressige Lücke zum Erklären hinterlässt, zeigen sich kleine Abweichungen über das Jahr verteilt, während sie noch leicht nachzuvollziehen sind.

Den Zählplan mit der ABC-Analyse aufbauen

Nicht jeder Artikel braucht die gleiche Aufmerksamkeit. Die ABC-Analyse sortiert Artikel nach Wert oder Umschlaghäufigkeit in Stufen, und jede Stufe bekommt ihr eigenes Zählintervall.

Stufe	Typische Artikel	Zählhäufigkeit
A	Hoher Wert oder schnellster Umschlag	Wöchentlich oder alle paar Tage
B	Mittlerer Wert oder Umschlag	Monatlich
C	Geringer Wert, langsamer Umschlag	Vierteljährlich oder bei der Stichtagsinventur

Die Aufteilung muss nicht exakt sein. Eine grobe Einschätzung – welche Artikel bei einer falschen Zahl den größten Ärger verursachen würden – reicht zum Start. Überprüfe die Stufen von Zeit zu Zeit, denn ein langsamer Artikel kann zu einem schnellen werden.

Was zu tun ist, wenn eine Zählung nicht zur Aufzeichnung passt

Eine Abweichung zwischen Zählung und Aufzeichnung ist eine Information, kein Fehler, den man still korrigiert.

• Erfasse die Zahl, die du tatsächlich gezählt hast, statt die Differenz zu berechnen und zu raten.
• Suche nach einem Muster, bevor du es als Einzelfall behandelst: derselbe Artikel, derselbe Lagerort, dieselbe Schicht.
• Prüfe, ob der Bestand einfach im falschen Lagerort erfasst ist, bevor du annimmst, dass er fehlt.
• Notiere kurz, was du festgestellt hast, damit die nächste Person, die diesen Artikel zählt, die Suche nicht wiederholen muss.
• Taucht dieselbe Lücke immer wieder auf, behandle es als einen fehlenden Schritt in deinem Ablauf – eine Bewegung oder ein Verbrauch, der nicht erfasst wird – statt einfach noch einmal auf dieselbe Art zu zählen und zu hoffen, dass es sich klärt.

Wann eine jährliche Stichtagsinventur weiterhin richtig ist

Permanente Inventur macht die jährliche Zählung nicht überflüssig. In vielen Ländern ist eine Stichtagsinventur zum Jahresende aus buchhalterischen Gründen vorgeschrieben; die Regeln unterscheiden sich je nach Land und Betrieb, sprich also mit deiner Steuerberatung darüber, was für dich gilt – dieser Artikel ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Unabhängig von einer buchhalterischen Pflicht ist eine vollständige Zählung einmal im Jahr auch für ein Team, das permanente Inventur macht, ein nützlicher Neustart. Sie erfasst, was der laufende Zählplan übersehen hat, besonders langsam drehende C-Artikel, die monatelang nicht an der Reihe waren.

Und für einen kleinen Betrieb – eine Handvoll Artikel, ein Lagerort, eine Person, die den Überblick behält – kann permanente Inventur mehr Aufwand sein, als nötig ist. Eine sorgfältige jährliche Stichtagsinventur kann allein völlig ausreichen.

Wo Tana ansetzt

Tana ist eine geteilte Bestands-App für Teams, und eine permanente Inventur lässt sich ohne zusätzliche Werkzeuge darin abbilden.

• Nutze =, um die genau gezählte Menge für einen Artikel festzulegen, statt die Differenz selbst zu berechnen und einzutragen.
• Bestand wird je Lagerort erfasst, sodass du ein Regal, einen Raum oder eine Box einzeln zählen kannst, statt den gesamten Bestand des Teams auf einmal.
• Tags oder Lagerorte lassen dich die Artikel dieser Woche gruppieren – zum Beispiel deine A-Stufe –, sodass alle mit derselben Liste arbeiten.
• Der Verlauf zeigt, wer was in welchem Lagerort gezählt hat und wann, sodass sich eine wiederkehrende Lücke leicht nachverfolgen lässt.
• Exportiere als CSV, wann immer du die vollständige Zählung für deine eigenen Unterlagen oder deine Steuerberatung brauchst.

Tana legt deine ABC-Stufen nicht selbst fest und führt den Zählplan nicht für dich aus; das ist eine Entscheidung deines Teams, die sich in den Tags oder Lagerorten widerspiegelt, aus denen du zählst.

Häufig gestellte Fragen

Was ist permanente Inventur?

Das laufende Zählen eines kleinen, sich wiederholenden Teils deines Bestands – ein Regal, eine Kategorie oder ein Lagerort – nach einem festen Plan, statt alles auf einmal zu zählen. Mit der Zeit wird jeder Artikel gezählt, ohne dass der Betrieb für eine vollständige Stichtagsinventur stillsteht.

Ersetzt permanente Inventur die jährliche Stichtagsinventur, oder kommt sie zusätzlich dazu?

Meist zusätzlich. Permanente Inventur deckt Probleme laufend auf, aber viele Betriebe brauchen weiterhin eine jährliche Stichtagsinventur, teils aus buchhalterischen Gründen zum Jahresabschluss – sprich mit deiner Steuerberatung darüber, was für dich gilt.

Wie entscheide ich, welche Artikel ich öfter zähle?

Die ABC-Analyse ist der gängige Ansatz: Gruppiere Artikel nach Wert oder Umschlaghäufigkeit und zähle die wertvollste, am schnellsten drehende Gruppe am häufigsten. Eine grobe Einteilung reicht; sie muss nicht exakt sein.

Was soll ich tun, wenn eine permanente Inventur nicht zur Aufzeichnung passt?

Erfasse die Zahl, die du tatsächlich gezählt hast, suche nach einem Muster, bevor du von einem Einzelfall ausgehst, und prüfe, ob der Bestand einfach im falschen Lagerort erfasst wurde. Eine Lücke, die immer wiederkehrt, deutet meist auf einen Schritt in deinem Ablauf hin, der nicht erfasst wird.