Циклична инвентаризация срещу годишна: как да изградите график за преброяване

Цикличната инвентаризация означава да преброявате малка част от наличностите — един рафт, една категория, един склад — по повтарящ се график, вместо веднъж годишно да спирате всичко и да преброявате абсолютно всичко. Работата се разпределя през цялата година, така че малките грешки се забелязват и поправят постоянно, вместо да се открият наведнъж в края на годината.

Това ръководство обяснява по какво цикличната инвентаризация се различава от пълната инвентаризация, как да решите какво да преброявате и колко често, какво да правите, когато преброяването не съвпада със записите, и кога една годишна инвентаризация все още е по-добрият избор.

Циклична срещу пълна инвентаризация: каква е разликата

Пълната инвентаризация преброява всичко, което притежавате, в един ден, обикновено при спряна или забавена обичайна работа. Цикличната инвентаризация преброява част — един рафт, един склад, една група артикули — по график, докато останалата част от бизнеса продължава без прекъсване.

Цикличната инвентаризация работи заедно с непрекъснато отчитане на наличностите, при което записите вече се обновяват сами, докато стоката влиза и излиза. Преброяването не създава записа — то проверява, че записът все още съвпада с онова, което реално стои на рафта. Вместо една годишна инвентаризация да създава една голяма и стресираща разлика за обяснение, малки разминавания се появяват през цялата година, докато още са лесни за проследяване.

Изградете графика с ABC анализ

Не всеки артикул заслужава еднакво внимание. ABC анализът разделя артикулите в групи по стойност или по това колко често се движат, а всяка група получава своя собствена честота на преброяване.

Група	Типични артикули	Колко често се преброяват
A	Висока стойност или най-бързо движение	Всяка седмица или на няколко дни
B	Умерена стойност или движение	Всеки месец
C	Ниска стойност, движи се бавно	На всяко тримесечие или при годишната инвентаризация

Разделението не трябва да е точно. Груба преценка — кои артикули би причинили най-много проблеми, ако числото е грешно — е достатъчна за начало. Преглеждайте групите от време на време, защото бавен артикул може да се превърне в бърз.

Какво да правите, когато преброяването не съвпада със записа

Разликата между преброеното и записа е информация, а не грешка, която да се поправи тихомълком.

• Запишете числото, което реално сте преброили, вместо да изчислявате и да предполагате разликата.
• Потърсете модел, преди да го приемете за еднократен случай: същия артикул, същия склад, същата смяна.
• Проверете дали стоката просто не е записана в грешен склад, преди да приемете, че липсва.
• Отбележете накратко какво сте установили, за да не повтаря следващият човек, който брои същия артикул, същото разследване.
• Ако същата разлика се появява отново и отново, приемете я за пропусната стъпка в процеса ви — преместване или изразходване, което не се записва — вместо да преброявате по същия начин с надеждата, че сама ще се изчисти.

Кога една годишна инвентаризация все още е правилният избор

Цикличната инвентаризация не премахва нуждата от годишна инвентаризация. Много държави изискват инвентаризация в края на годината за счетоводни цели; правилата се различават по държава и по вид бизнес, затова проверете със своя счетоводител какво се отнася за вас — тази статия не дава счетоводен или правен съвет.

Отделно от счетоводните изисквания, пълното преброяване веднъж годишно е полезен „рестарт“ дори за екип, който вече прави циклична инвентаризация. То хваща всичко, което повтарящият се график е пропуснал, особено бавнодвижещите се артикули от група C, които може да не се появят месеци наред.

А за малък бизнес — малко артикули, един склад, един човек, който следи наличностите — цикличната инвентаризация може да е повече процес, отколкото е необходимо. Една внимателно направена годишна инвентаризация може да е напълно достатъчна сама по себе си.

Къде се вписва Tana

Tana е споделено приложение за наличности, създадено за екипи, и цикличната инвентаризация се вписва в него без допълнителни инструменти.

• Използвайте =, за да зададете точното преброено количество за артикул, вместо сами да изчислявате и записвате разликата.
• Наличността се записва по склад, така че можете да преброявате един рафт, помещение или кутия наведнъж, а не цялата наличност на екипа едновременно.
• Етикетите или складовете ви позволяват да групирате артикулите, които преброявате тази седмица — например вашата група A — така че целият екип работи с един и същ набор.
• Историята показва кой е преброил какво, в кой склад и кога, така че повтарящо се разминаване е лесно за проследяване.
• Изтеглете CSV, когато ви трябва пълното преброяване за собствените ви записи или за счетоводителя.

Tana не определя вашите ABC групи и не управлява графика вместо вас — това е решение на вашия екип, отразено в етикетите или складовете, от които избирате какво да преброявате.

Често задавани въпроси

Какво е циклична инвентаризация?

Преброяване на малка, повтаряща се част от наличностите — рафт, категория или склад — по график, вместо преброяване на всичко наведнъж. С времето всеки артикул бива преброен, без бизнесът да спира за пълна инвентаризация.

Цикличната инвентаризация заменя ли годишната, или е допълнение към нея?

Обикновено е допълнение. Цикличните преброявания хващат проблемите постоянно, но много бизнеси все пак се нуждаят от една годишна инвентаризация, понякога по счетоводни причини, свързани с края на годината — проверете със своя счетоводител какво се отнася за вас.

Как да реша кои артикули да преброявам по-често?

ABC анализът е обичайният подход: разделете артикулите по стойност или по това колко често се движат, и преброявайте най-често групата с най-висока стойност и най-бързо движение. Груба преценка е достатъчна; не е нужно да е точна.

Какво да направя, когато цикличната инвентаризация не съвпада със записа?

Запишете числото, което реално сте преброили, потърсете модел, преди да приемете, че е еднократна грешка, и проверете дали стоката не е просто записана в грешен склад. Разлика, която продължава да се появява, обикновено сочи стъпка от процеса, която не се записва.