Kiểm kê theo chu kỳ và kiểm kê cuối năm: cách lập lịch kiểm kê

Kiểm kê theo chu kỳ là đếm một phần nhỏ của kho — một kệ, một nhóm hàng, một kho chứa — theo một lịch lặp lại, thay vì dừng mọi việc một lần mỗi năm để đếm toàn bộ. Cách này trải việc ra đều, nên những sai sót nhỏ được phát hiện và sửa liên tục, thay vì dồn lại và phát hiện một lần vào cuối năm.

Bài viết này nói về sự khác biệt giữa kiểm kê theo chu kỳ và kiểm kê toàn bộ, cách quyết định cái gì được đếm và đếm bao thường xuyên, việc cần làm khi kết quả kiểm kê không khớp với sổ sách, và khi nào một lần kiểm kê cuối năm vẫn là lựa chọn tốt hơn.

Kiểm kê theo chu kỳ và kiểm kê toàn bộ: khác nhau ở đâu

Kiểm kê toàn bộ đếm tất cả những gì bạn có, trong một ngày, thường khi hoạt động bình thường bị tạm dừng hoặc chậm lại. Kiểm kê theo chu kỳ đếm một phần — một kệ, một kho chứa, một nhóm hàng — theo lịch, trong khi phần còn lại của việc kinh doanh vẫn diễn ra như thường.

Kiểm kê theo chu kỳ hoạt động song song với việc theo dõi tồn kho liên tục, nơi số liệu của bạn đã tự cập nhật khi hàng ra vào. Việc đếm không tạo ra số liệu; nó chỉ kiểm tra xem số liệu có còn khớp với thực tế trên kệ hay không. Thay vì để một lần kiểm kê cuối năm tạo ra một khoảng chênh lệch lớn, căng thẳng cần giải thích, những khoảng chênh lệch nhỏ sẽ xuất hiện rải rác suốt năm, lúc chúng vẫn còn dễ truy ra nguyên nhân.

Lập lịch kiểm kê bằng phân tích ABC

Không phải mặt hàng nào cũng cần được chú ý như nhau. Phân tích ABC chia mặt hàng thành các nhóm theo giá trị hoặc tốc độ xuất nhập, và mỗi nhóm có tần suất kiểm kê riêng.

Nhóm	Mặt hàng thường gặp	Đếm bao thường xuyên
A	Giá trị cao, hoặc xuất nhập nhanh nhất	Hàng tuần, hoặc vài ngày một lần
B	Giá trị hoặc tốc độ xuất nhập trung bình	Hàng tháng
C	Giá trị thấp, xuất nhập chậm	Hàng quý, hoặc vào kỳ kiểm kê cuối năm

Việc phân nhóm không cần chính xác tuyệt đối. Chỉ cần phân loại sơ bộ — mặt hàng nào sẽ gây rắc rối nhiều nhất nếu số liệu bị sai — là đủ để bắt đầu. Hãy xem lại các nhóm này theo thời gian, vì một mặt hàng xuất nhập chậm có thể trở nên xuất nhập nhanh.

Việc cần làm khi kết quả kiểm kê không khớp với sổ sách

Một khoảng chênh lệch giữa kết quả kiểm kê và sổ sách là thông tin, không phải lỗi cần âm thầm sửa lại.

• Ghi lại số lượng bạn thực sự đếm được, thay vì tự tính và đoán ra khoảng chênh lệch.
• Tìm quy luật trước khi coi đó là sự cố đơn lẻ: cùng mặt hàng, cùng kho chứa, cùng ca làm việc.
• Kiểm tra xem hàng có đơn giản là bị ghi nhận vào kho chứa sai trước khi cho rằng hàng đã mất.
• Ghi chú ngắn gọn những gì bạn tìm ra, để người đếm mặt hàng đó lần sau không phải điều tra lại từ đầu.
• Nếu cùng một khoảng chênh lệch tiếp tục xuất hiện, hãy coi đó là một bước bị bỏ sót trong quy trình của bạn — một lần chuyển hàng hoặc sử dụng chưa được ghi lại — thay vì đếm theo cách cũ và hy vọng nó tự hết.

Khi nào một lần kiểm kê cuối năm vẫn là lựa chọn đúng

Kiểm kê theo chu kỳ không loại bỏ nhu cầu kiểm kê hàng năm. Nhiều quốc gia yêu cầu kiểm kê cuối năm cho mục đích kế toán; quy định khác nhau theo từng quốc gia và loại hình kinh doanh, vì vậy hãy hỏi kế toán của bạn về những gì áp dụng cho doanh nghiệp mình — bài viết này không đưa ra lời khuyên về kế toán hay pháp lý.

Tách riêng khỏi yêu cầu kế toán, một lần kiểm kê toàn bộ mỗi năm là một điểm mốc hữu ích để làm mới, ngay cả với đội đã làm kiểm kê theo chu kỳ. Nó phát hiện những gì lịch kiểm kê thường xuyên đã bỏ lỡ, đặc biệt là các mặt hàng nhóm C xuất nhập chậm có thể nhiều tháng chưa được đếm đến.

Và với một hoạt động nhỏ — vài mặt hàng, một kho chứa, một người quản lý — kiểm kê theo chu kỳ có thể phức tạp hơn mức bạn cần. Một lần kiểm kê cuối năm cẩn thận có thể là đủ.

Tana phù hợp ở đâu

Tana là ứng dụng quản lý kho dùng chung cho cả nhóm, và việc kiểm kê theo chu kỳ có thể thực hiện ngay trong đó mà không cần công cụ thêm.

• Dùng = để đặt số lượng chính xác bạn vừa đếm được cho một mặt hàng, thay vì tự tính và ghi lại khoảng chênh lệch.
• Số lượng được ghi nhận theo từng kho chứa, nên bạn có thể đếm một kệ, một phòng hoặc một hộp mỗi lần, thay vì toàn bộ kho của cả nhóm cùng lúc.
• Thẻ hoặc kho chứa giúp bạn nhóm các mặt hàng cần đếm trong tuần — ví dụ danh sách nhóm A của bạn — để mọi người cùng làm theo một danh sách.
• Lịch sử cho thấy ai đã đếm gì, ở kho chứa nào, và khi nào, nên một khoảng chênh lệch lặp lại rất dễ truy ra.
• Tải CSV bất cứ khi nào bạn cần toàn bộ kết quả kiểm kê cho sổ sách của nhóm hoặc cho kế toán.

Tana không quyết định các nhóm ABC hay tự chạy lịch kiểm kê cho bạn; đó là quyết định của nhóm bạn, được thể hiện qua các thẻ hoặc kho chứa mà bạn dùng để đếm.

Câu hỏi thường gặp

Kiểm kê theo chu kỳ là gì?

Là đếm một phần nhỏ, lặp lại của kho — một kệ, một nhóm hàng hoặc một kho chứa — theo lịch, thay vì đếm tất cả cùng một lúc. Theo thời gian, mọi mặt hàng đều được đếm mà hoạt động kinh doanh không phải dừng lại để kiểm kê toàn bộ.

Kiểm kê theo chu kỳ thay thế cho kiểm kê cuối năm, hay là bổ sung?

Thường là bổ sung. Kiểm kê theo chu kỳ phát hiện vấn đề liên tục, nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn cần một lần kiểm kê cuối năm, đôi khi vì lý do kế toán gắn với thời điểm kết thúc năm tài chính — hãy hỏi kế toán của bạn về những gì áp dụng cho doanh nghiệp mình.

Làm sao để quyết định mặt hàng nào cần đếm thường xuyên hơn?

Phân tích ABC là cách phổ biến: nhóm các mặt hàng theo giá trị hoặc tốc độ xuất nhập, và đếm nhóm có giá trị cao nhất, xuất nhập nhanh nhất thường xuyên nhất. Phân loại sơ bộ là đủ; không cần chính xác tuyệt đối.

Tôi nên làm gì khi kết quả kiểm kê theo chu kỳ không khớp với sổ sách?

Ghi lại số lượng bạn thực sự đếm được, tìm quy luật trước khi cho rằng đó là lỗi đơn lẻ, và kiểm tra xem hàng có bị ghi nhận vào kho chứa sai không. Một khoảng chênh lệch tiếp tục lặp lại thường cho thấy có một bước trong quy trình chưa được ghi nhận.