Jaksotettu inventaario vs. vuosi-inventaario: näin suunnittelet laskentasyklin

Jaksotettu inventaario tarkoittaa, että lasket pienen osan varastosta – yhden hyllyn, tuoteryhmän tai varaston – kiertävän aikataulun mukaan, sen sijaan että pysäyttäisit kaiken kerran vuodessa ja laskisit koko varaston. Työ jakautuu tasaisemmin, jolloin pienet virheet huomataan ja korjataan jatkuvasti sen sijaan, että ne löytyisivät kaikki kerralla tilikauden lopussa.

Tämä opas käy läpi, miten jaksotettu inventaario poikkeaa täydestä vuosi-inventaariosta, miten päätät, mitä lasketaan ja kuinka usein, mitä tehdä, kun laskenta ei täsmää kirjanpidon kanssa, ja milloin yksi vuosi-inventaario on edelleen paras ratkaisu.

Jaksotettu inventaario vs. vuosi-inventaario: mikä on ero

Vuosi-inventaariossa lasketaan kaikki omistamasi tavara yhtenä päivänä, usein normaalin työn ollessa tauolla tai hidastettuna. Jaksotetussa inventaariossa lasketaan osa – yksi hylly, yksi varasto, yksi tuoteryhmä – kiertävän aikataulun mukaan, muun toiminnan jatkuessa normaalisti.

Jaksotettu inventaario toimii rinnan jatkuvan varastokirjanpidon kanssa, jossa saldot päivittyvät automaattisesti tavaran liikkuessa sisään ja ulos. Laskenta ei luo saldoa; se tarkistaa, täsmääkö saldo edelleen hyllyllä todella olevaan määrään. Sen sijaan että yksi vuosi-inventaario tuottaisi yhden suuren, stressaavan selvitettävän eron, pienet poikkeamat tulevat esiin pitkin vuotta, silloin kun niitä on vielä helppo jäljittää.

Rakenna aikataulu ABC-analyysillä

Kaikki tuotteet eivät tarvitse samaa huomiota. ABC-analyysi jakaa tuotteet luokkiin arvon tai menekin mukaan, ja jokainen luokka saa oman laskentatiheytensä.

Luokka	Tyypilliset tuotteet	Lasketaan kuinka usein
A	Korkea arvo, tai liikkuu nopeimmin	Viikoittain, tai muutaman päivän välein
B	Kohtuullinen arvo tai menekki	Kuukausittain
C	Matala arvo, hidas menekki	Neljännesvuosittain, tai vuosi-inventaarion yhteydessä

Jaon ei tarvitse olla tarkka. Karkea luokittelu – mitkä tuotteet aiheuttaisivat suurimman harmin, jos luku olisi väärin – riittää alkuun. Käy luokat läpi ajoittain, sillä hitaasti liikkuva tuote voi muuttua nopeasti liikkuvaksi.

Mitä tehdä, kun laskenta ei täsmää kirjanpidon kanssa

Ero laskennan ja kirjanpidon välillä on tietoa, ei virhe, joka korjataan hiljaa.

• Kirjaa määrä, jonka todella laskit, sen sijaan että laskisit ja arvaisit eron.
• Etsi toistuvaa kaavaa, ennen kuin pidät sitä yksittäistapauksena: sama tuote, sama varasto, sama vuoro.
• Tarkista, onko tavara yksinkertaisesti kirjattu väärälle varastolle, ennen kuin oletat sen puuttuvan.
• Kirjaa lyhyesti, mitä löysit, jotta seuraavan, joka laskee saman tuotteen, ei tarvitse tehdä samaa selvitystä uudelleen.
• Jos samaa eroa ilmenee toistuvasti, käsittele sitä prosessista puuttuvana vaiheena – kirjaamattomana siirtona tai käyttönä – sen sijaan että laskisit samalla tavalla uudelleen ja toivoisit eron katoavan.

Milloin yksi vuosi-inventaario on edelleen oikea ratkaisu

Jaksotettu inventaario ei poista tarvetta vuosi-inventaariolle. Monissa maissa vuosi-inventaario vaaditaan kirjanpitoa varten; säännöt vaihtelevat maan ja yrityksen mukaan, joten tarkista kirjanpitäjältäsi, mitä teihin sovelletaan – tämä artikkeli ei anna kirjanpito- tai lakineuvontaa.

Kirjanpitovaatimuksista erillään täysi inventaario kerran vuodessa on hyödyllinen nollauskohta myös tiimille, joka tekee jaksotettua inventaariota. Se löytää sen, mikä kiertävästä aikataulusta jäi huomaamatta, erityisesti hitaasti liikkuvat C-luokan tuotteet, jotka eivät välttämättä ole tulleet esiin kuukausiin.

Ja pienelle toiminnalle – muutama tuote, yksi varasto, yksi henkilö, joka pitää kirjaa – jaksotettu inventaario voi olla enemmän prosessia kuin tarvitset. Yksi huolellinen vuosi-inventaario voi riittää yksinään.

Mihin Tana sopii

Tana on tiimien jaettu varastosovellus, ja jaksotettu inventaario sopii siihen sellaisenaan, ilman lisätyökaluja.

• Käytä =-merkkiä asettaaksesi tuotteelle tarkan laskemasi määrän, sen sijaan että laskisit ja kirjaisit eron itse.
• Saldo tallennetaan varastokohtaisesti, joten voit laskea yhden hyllyn, huoneen tai laatikon kerrallaan koko tiimin varaston sijaan.
• Tunnisteiden tai varastojen avulla voit ryhmitellä tämän viikon laskettavat tuotteet – esimerkiksi A-luokan listan – jotta kaikki työskentelevät samasta joukosta.
• Historia näyttää, kuka laski mitä, missä varastossa ja milloin, joten toistuva ero on helppo jäljittää.
• Lataa CSV-tiedostona, kun tarvitset koko laskennan omaa kirjanpitoa tai kirjanpitäjääsi varten.

Tana ei päätä ABC-luokkiasi eikä aja aikataulua puolestasi; se on tiimisi oma päätös, joka näkyy tunnisteissa tai varastoissa, joista laskette.

Usein kysytyt kysymykset

Mitä jaksotettu inventaario tarkoittaa?

Pienen, toistuvan osan laskemista varastosta – hyllyn, tuoteryhmän tai varaston – kiertävän aikataulun mukaan, sen sijaan että kaikki laskettaisiin kerralla. Ajan myötä jokainen tuote tulee lasketuksi, eikä toimintaa tarvitse pysäyttää täyttä inventaariota varten.

Korvaako jaksotettu inventaario vuosi-inventaarion, vai tuleeko se sen lisäksi?

Yleensä lisäksi. Jaksotettu laskenta löytää ongelmat jatkuvasti, mutta monet yritykset tarvitsevat edelleen yhden vuosi-inventaarion, joskus kirjanpidollisista syistä, jotka liittyvät tilikauden päättymiseen – tarkista kirjanpitäjältäsi, mitä teihin sovelletaan.

Miten päätän, mitä tuotteita lasketaan useammin?

ABC-analyysi on yleinen tapa: ryhmittele tuotteet arvon tai menekin mukaan, ja laske arvokkain ja nopeimmin liikkuva ryhmä useimmin. Karkea jako riittää; sen ei tarvitse olla täsmällinen.

Mitä teen, kun jaksotettu laskenta ei täsmää kirjanpidon kanssa?

Kirjaa määrä, jonka todella laskit, etsi toistuvaa kaavaa ennen kuin oletat yksittäisen virheen, ja tarkista, oliko tavara kirjattu väärälle varastolle. Toistuva ero viittaa yleensä kirjaamattomaan vaiheeseen prosessissa.