Pse Excel-i nuk mjafton për menaxhimin e stokut (dhe kur mjafton ende)

Pothuajse çdo menaxhim stoku nis me një fletë llogaritëse. Dikush hap Excel-in, shkruan “Artikulli”, “Sasia” dhe “Vendndodhja” në rreshtin e parë, dhe për njëfarë kohe gjithçka funksionon në mënyrë të përsosur. Problemet fillojnë më vonë, kur skedarin e përdorin më shumë njerëz dhe çdo ditë lëvizin më shumë gjëra. Numrat në fletë dhe kutitë në raft ngadalë pushojnë së përputhuri, dhe askush nuk mund të thotë saktësisht kur ka ndodhur kjo.

Shkurt: Excel-i është një makinë llogaritëse e mirë, por një regjistër i dobët i stokut fizik. Nuk e di kush ka ndryshuar një numër, nuk mund të të thotë kur diçka po mbaron, dhe njeh vetëm atë që dikush në zyrë kujtoi ta shkruante. Ky artikull kalon nëpër vendet ku shkatërrohet stoku me fletë llogaritëse, kur ende funksionon shumë mirë, dhe si të kalosh më tej pa një migrim të dhimbshëm.

Pse menaxhimi i stokut nis në Excel

Fletët llogaritëse e kanë fituar vendin e tyre. Ia vlen t’i mbrojmë përpara se t’i kritikojmë.

• Është tashmë aty. Shumica e zyrave kanë Excel ose një fletë të ngjashme në çdo kompjuter, kështu që s’ka asgjë për të blerë apo për t’u miratuar.
• Është fleksibël. Mund të shtosh një kolonë për ngjyrën, furnitorin ose afatin e skadimit brenda sekondave, dhe ta formosh fletën saktësisht sipas mënyrës si punon.
• Të gjithë dinë bazat. Renditja, filtrimi dhe një shumë e thjeshtë janë aftësi që shumica e njerëzve i kanë tashmë.
• Është e mirë për analizë. Tabelat pivot dhe grafikët janë vërtet të dobishëm për të parë prapa muaj të tërë të dhënash.

Për një person që gjurmon disa dhjetëra gjëra që rrallë ndryshojnë, një fletë llogaritëse mund të jetë mjeti i duhur për vite me radhë. Problemet shfaqen kur stoku bëhet i përbashkët dhe i ngjeshur.

1. Një skedar, shumë duar

Një fletë llogaritëse është një dokument, dhe dokumentet janë krijuar për një redaktues në një kohë. Sapo disa njerëz kanë nevojë për stokun, fillojnë problemet e njohura: stoku_final_v3_REDAKTIM.xlsx që qëndron te shkarkimet e dikujt, një skedar i bllokuar sepse një koleg e ka lënë hapur, ose dy persona që ruajnë njëri mbi ndryshimet e tjetrit.

Fletët llogaritëse në cloud e zvogëlojnë problemin e bllokimit, por nuk e ndryshojnë modelin themelor. Kushdo mund të mbishkruajë çdo qelizë në çdo moment, përfshirë një formulë, një total, ose një kolonë të tërë pas një renditjeje aksidentale. Skedari nuk e kupton se “Sasia” nënkupton diçka fizike që duhet të rritet vetëm kur mbërrin stoku dhe të zvogëlohet kur përdoret.

2. Fleta është aq e freskët sa personi i fundit në zyrë

Stoku lëviz te rafti, në magazinë, në terren, ose në kamion. Fleta llogaritëse jeton në një kompjuter. Në mes ka një hendek: dikush merr tri kuti dorezash, mendon ta përditësojë fletën më vonë, dhe pastaj bie telefoni.

Kjo është arsyeja më e zakonshme pse stoku me fletë llogaritëse largohet nga realiteti. Nuk është pakujdesi, është fërkim. Kur regjistrimi i një ndryshimi do të thotë të kthehesh te zyra, të hapësh një skedar dhe të gjesh rreshtin e duhur, ndryshimet grumbullohen, harrohen, ose vlerësohen përafërsisht. Një aplikacion flete në telefon ndihmon pak, por të lëvizësh një rrjetë të gjerë në një ekran të vogël për të gjetur rreshtin 214 nuk është diçka që njerëzit e bëjnë me kënaqësi ndërkohë që mbajnë një kuti.

3. Shkrimi me dorë është ku hyjnë gabimet

Çdo numër në një fletë llogaritëse është shkruar nga një person, dhe njerëzit bëjnë gabime të vogla: një 50 që duhej të ishte 5, një sasi e futur në rreshtin e gabuar, “Shirit 48mm” në një vend dhe “48mm shirit” në tjetrin, kështu që i njëjti artikull shfaqet dy herë me dy sasi të ndryshme.

Fletët llogaritëse nuk kanë asnjë koncept të artikullit si diçka. Nuk mund të të pengojnë të krijosh një dublikatë, nuk mund të kontrollojnë një kod me shtylla të skanuar kundrejt një produkti, dhe një formulë që në heshtje pushoi së mbuluari rreshtat e rinj poshtë do të vazhdojë të tregojë një total që duket i besueshëm për muaj të tërë.

4. Asnjë histori se kush çfarë ka ndryshuar

Kur numërimi është gabim, pyetja e parë është gjithmonë “çfarë ndodhi?” Një fletë llogaritëse rrallë i përgjigjet asaj. Mund të shohësh vlerën aktuale të një qelize, por zakonisht jo kush e ndryshoi nga 12 në 4, kur, apo pse. Historia e versioneve, aty ku ekziston, tregon fotografi të të gjithë skedarit, jo një linjë të qartë lëvizjesh stoku.

Pa histori, një mospërputhje nuk mund të gjurmohet. A u përdor stoku, u zhvendos në një dhomë tjetër, nuk u dorëzua kurrë, apo u shkrua gabim? Ekipet përfundojnë duke numëruar gjithçka nga e para, që është pikërisht puna që fleta llogaritëse duhej të kursente.

5. Askush nuk po i vëzhgon numrat

Një fletë llogaritëse është pasive. Formatimi kushtëzues mund ta bëjë një qelizë të kuqe kur sasia bie nën 10, por vetëm dikush që hap skedarin, lëviz te rreshti i duhur dhe e vëren do ta shohë ndonjëherë atë. Asgjë nuk të prek në sup.

Kështu, mbarimi i stokut zakonisht zbulohet në mënyrën e vështirë: në momentin kur diçka nevojitet. Kontrollet e stokut të ulët bëhen një ritual javor që varet nga një person i përpiktë, dhe ndalojnë kur ai person është me pushime.

6. Vendndodhja është thjesht edhe një kolonë

Stoku i vërtetë jeton në disa vende: dhoma e pasme dhe rafti i përparmë, dy zyra, një magazinë dhe tri automjete. Në një fletë llogaritëse, vendndodhja është zakonisht një kolonë, dhe i njëjti artikull përfundon në disa rreshta. Të kesh një total të besueshëm kërkon formula që thyhen lehtë, dhe zhvendosja e stokut nga një vend në tjetrin do të thotë të redaktosh saktë dy rreshta, çdo herë.

Pyetja që njerëzit vërtet bëjnë, “sa kemi, dhe ku janë?”, është befasisht e vështirë për një rrjetë të sheshtë t’i përgjigjet me një vështrim.

7. Varet nga personi që e ka ndërtuar

Shumë fletë stoku mbartin vite pune të zgjuar: formula kërkimi, fletë të fshehura, një makro që printon listën e porosive. Ato punojnë mirë derisa personi që i ka ndërtuar ndryshon rol ose largohet. Atëherë skedari bëhet diçka që të gjithë kanë frikë ta prekin, dhe ekipi fillon të mbajë një fletë të dytë, më të thjeshtë, në krah.

Kur një fletë llogaritëse është ende mjeti i duhur

Asgjë nga kjo nuk do të thotë se duhet të braktisësh fletët llogaritëse. Ato mbeten një zgjedhje e mirë në disa situata, dhe një e keqe në të tjera.

Situata	Fleta llogaritëse	Aplikacion stoku i përbashkët
Një person e menaxhon stokun	Funksionon mirë	Opsional
Disa dhjetëra artikuj që rrallë ndryshojnë	Funksionon mirë	Opsional
Disa persona përdorin dhe rimbushin artikuj	Largohet shpejt nga realiteti	I krijuar për këtë
Stoku përdoret larg një zyre	Përditësohet vonë, nëse fare	Regjistrim aty për aty nga telefoni
Duhet të dish kush çfarë ka ndryshuar	E vështirë për t’u gjurmuar	Histori e integruar
Mbarimi i stokut kushton shtrenjtë	Vërehet tepër vonë	Njoftime para se të ndodhë
Stoku shpërndahet në disa vende	Formula të brishta	Totale ndër vende ruajtjeje
Analiza dhe raportet mujore	Të shkëlqyera	Eksportohet në fletë

Rreshti i fundit ka rëndësi. Rregullimet më të mira shpesh mbajnë të dyja: një aplikacion për regjistrimin e përditshëm dhe një fletë llogaritëse për analizë, e ushqyer nga një eksport i pastër në vend të numrave të shkruar me dorë.

Çfarë të kërkosh kur kalon përtej Excel-it

Nëse problemet e mësipërme tingëllojnë të njohura, kërko një mjet që heq fërkimin në vend që të shtojë më shumë veçori. Një listë e shkurtër kontrolli:

1. Regjistrim te rafti. Përditësimi i një sasie duhet të zgjasë një ose dy prekje në telefon, jo një udhëtim te kompjuteri.
2. Skanimi. Etiketat QR në rafte dhe mbështetja për kodet me shtylla tashmë të printuara në produkte e bëjnë të menjëhershme gjetjen e artikullit të duhur.
3. Stoku sipas vendndodhjes. Sasitë duhet t’i përkasin një vendi, me totale të llogaritura për ty.
4. Historia. Çdo ndryshim duhet të tregojë kush e ka bërë, kur dhe ku.
5. Njoftimet. Duhet të mësosh për stokun e ulët përpara se dikujt t’i mbarojë.
6. Qasje e përbashkët me role. Kushdo që trajton stokun duhet të mund ta regjistrojë, pa i lejuar të gjithëve të ndryshojnë cilësimet.
7. Një rrugë kthimi. Eksportimi në një fletë llogaritëse ruan zakonet e tua të analizës dhe do të thotë që kurrë nuk je i mbyllur.
8. Falas për të filluar. Duhet të mundesh ta provosh me stok të vërtetë përpara se të paguash për diçka.

Kalimi nga Excel-i pa një ndryshim të papritur

Ndryshimi nuk duhet të jetë një projekt fundjave. Një kalim gradual funksionon më mirë.

• Pastro listën fillimisht. Bashko emrat e dublikuar, vendos se çfarë do të thotë një njësi për çdo artikull (një kuti apo një copë e vetme), dhe fshi rreshtat që askush nuk i njeh.
• Fillo aty ku dhemb më shumë. Zgjidh magazinën, kategorinë, ose vendndodhjen ku mbarimi i stokut shkakton më shumë probleme, dhe zhvendos vetëm atë.
• Ngjit, mos shkruaj sërish. Kopjo emrat e artikujve nga fleta jote dhe ngjiti ato së bashku.
• Numëro një herë, siç duhet. Bëj një numërim të freskët të stokut që ke zhvendosur dhe regjistro sasi të sakta, në vend që të importosh numra për të cilët tashmë dyshon.
• Etiketo raftet. Vendos etiketa të skanueshme aty ku stoku është realisht, që regjistrimi të bëhet zakon.
• Fto këdo që prek stokun. Regjistrimi është i saktë vetëm sa personi më pak i lidhur që e përdor.
• Mbaje fletën llogaritëse për raporte. Eksporto kur ke nevojë të analizosh, dhe lëri aplikacionin të mbajë numrat e gjallë.

Ku përshtatet Tana

Tana është një aplikacion stoku i ndërtuar pikërisht për këtë kalim: nga një fletë llogaritëse që mban një person, tek një listë e përbashkët që i gjithë ekipi e mban të përditësuar.

• Artikuj, magazina dhe vendndodhje. Stoku regjistrohet sipas magazinës, si një raft, një dhomë ose një automjet, dhe totali i çdo artikulli është shuma e të gjitha atyre. Vendndodhjet grupojnë magazinat sipas ndërtesës ose vendit.
• Regjistrim me një prekje. Butonat − dhe + regjistrojnë përdorimin e përditshëm, dhe = vendos një sasi të saktë pas një numërimi.
• Ngjit listën tënde. Shto deri në 200 artikuj njëherësh duke ngjitur një emër për rresht direkt nga fleta jote llogaritëse. Emrat e artikujve janë unikë brenda një ekipi, kështu që dublikatat nuk fusen aksidentalisht.
• Etiketa QR dhe kode me shtylla. Printo etiketa QR për artikuj dhe magazina nga aplikacioni web, skano ato me kamerën e telefonit, ose bashkangjit kodin me shtylla tashmë të printuar në një produkt.
• Njoftime për stok të ulët. Vendos një prag për çdo artikull dhe merr email dhe njoftim push përpara se të mbarojë.
• Historia. Çdo ndryshim tregon kush e ka bërë, kur, dhe në cilën magazinë.
• Eksport CSV. Shkarko stokun tënd si skedar CSV që hapet në Excel ose çdo fletë llogaritëse, sa herë që do ta analizosh.
• Kudo që është ekipi yt. Aplikacione për iPhone, iPad dhe Mac, Android, dhe një aplikacion web për çdo kompjuter, në 28 gjuhë.

Tana ka një plan falas pa kërkuar kartë, kështu që mund të zhvendosësh një magazinë dhe të shohësh nëse numrat fillojnë të përputhen përgjithmonë.

Pyetje të shpeshta

A mjafton Excel-i për menaxhimin e stokut në një biznes të vogël?

Po, nëse një person menaxhon një numër të vogël artikujsh që rrallë ndryshojnë. Sapo disa persona fillojnë të marrin dhe rimbushin artikuj, ose stoku ndodhet në më shumë se një vend, fleta llogaritëse priret të largohet nga realiteti sepse përditësimet vijnë vonë dhe ndryshimet nuk mund të gjurmohen.

A e zgjidh problemin një fletë llogaritëse e përbashkët në cloud?

Ajo zgjidh bllokimin e skedarëve dhe kopjet e versioneve, por jo pjesën tjetër. Kushdo mund të mbishkruajë ende çdo qelizë, nuk ka histori të qartë të lëvizjeve të stokut, asgjë nuk të njofton për stokun e ulët, dhe regjistrimi nga telefoni te rafti mbetet i vështirë.

A do ta humbas fletën time llogaritëse nëse kaloj në një aplikacion stoku?

Jo. Mbaje atë për analizë. Një aplikacion i mirë stoku të lejon të eksportosh stokun tënd në një skedar CSV, kështu që mund të vazhdosh të ndërtosh raporte në një fletë llogaritëse ndërsa aplikacioni mban numrat e gjallë.

Sa kohë duhet për të kaluar nga Excel-i në një aplikacion?

Për një magazinë të vetme, mund të zgjasë një pasdite: pastro listën, ngjit emrat, numëro një herë dhe etiketo raftet. Zhvendosja e një zone në një kohë zakonisht është më e shpejtë në total sesa përpjekja për të ndryshuar gjithçka njëherësh.