Për administratën publike
Mbajini të gjurmueshme sendet e përbashkëta.
Dorëzim i qartë kur ndryshojnë njerëzit.
- Rregulloni sipas sektorëve dhe vendeve.
- Ndani ndryshimet me ekipin.
- Eksportoni një listë të qartë inventari.
Le ta mbijetojë dija e dobishme dorëzimin.
Materialet e përbashkëta bëhen të vështira për t’u gjetur kur personi që e njeh magazinën kalon në një pozicion tjetër. Kancelari, materiale eventesh, pastrues dhe pajisje të zakonshme zyre shpërndahen nëpër sektorë e ndërtesa, me emra të brendshëm që i thonë pak një kolegu të ri. Tana ofron një shënim të përbashkët për këto sende dhe i ndihmon ekipet të dokumentojnë sasitë dhe vendet e ruajtjes, që një dorëzim të jetë më shumë se një shpjegim me gojë se ku rrinë zakonisht gjërat.
Filloni me një zonë qartësisht të përcaktuar, për shembull një dollap sektori ose magazinën e materialeve të një objekti publik. Emërtoni vendet me terma që kolegët mund t’i lidhin me raftet reale dhe grupojini sipas vendndodhjes aty ku duhen dalluar ndërtesa ose kate. Shtoni foto artikujsh kur ndihmojnë të njihen enë ose pajisje të ngjashme. Shënoni sasitë në nivel vendi ruajtjeje. Kështu mund të shihet sasia e përgjithshme e një artikulli dhe njëkohësisht të kuptohet cila dhomë a dollap e mban pjesën që nevojitet.
Futini përditësimet në marrjen, shpërndarjen dhe plotësimin e zakonshëm. Kur një send përdoret ose zhvendoset, mbajini sasitë në vendet e prekura në përputhje me ndryshimin real. Një njësi e njëtrajtshme numërimi parandalon ngatërrimin mes copave dhe kutive. Pragjet mund të nxisin një rishikim të harxhuesve të zakonshëm, totali i shënuar i të cilëve po bie. Shenja e stokut të ulët është informacion, jo miratim: thotë se numri i numëruar ka rënë, dhe prej andej vazhdojnë punonjësit përgjegjës.
Provoni të numëroni një dollap të përbashkët dhe shihni nëse një koleg që nuk e njeh i gjen sendet nga shënimi. Etiketat QR i hapin detajet e një vendi, ndërsa eksportet e filtruara CSV japin lista pune për shqyrtim. Roli i Tana është dukshmëria e përditshme: një mënyrë e thjeshtë për t’i lënë personit tjetër informacion të dobishëm stoku, për të ulur varësinë nga kujtesa joformale dhe për t’i bërë materialet e zakonshme të përbashkëta më të lehta për t’u gjetur gjatë një ndryshimi përgjegjësish.