Γιατί το Excel δεν αρκεί για τη διαχείριση αποθήκης (και πότε αρκεί ακόμα)

Σχεδόν κάθε αποθήκη ξεκινά σε ένα υπολογιστικό φύλλο. Κάποιος ανοίγει το Excel, γράφει “Είδος”, “Ποσότητα” και “Τοποθεσία” στην πρώτη γραμμή, και για λίγο καιρό όλα λειτουργούν άψογα. Το πρόβλημα ξεκινά αργότερα, όταν περισσότεροι άνθρωποι χρησιμοποιούν το αρχείο και περισσότερα πράγματα κινούνται κάθε μέρα. Οι αριθμοί στο φύλλο και τα κουτιά στο ράφι σταδιακά παύουν να συμφωνούν, και κανείς δεν μπορεί να πει ακριβώς πότε συνέβη αυτό.

Η σύντομη απάντηση: το Excel είναι μια καλή αριθμομηχανή αλλά ένα κακό μητρώο φυσικού αποθέματος. Δεν έχει ιδέα ποιος άλλαξε έναν αριθμό, δεν μπορεί να σας πει πότε κάτι τελειώνει, και ξέρει μόνο ό,τι κάποιος στο γραφείο θυμήθηκε να πληκτρολογήσει. Αυτό το άρθρο εξετάζει πού αποτυγχάνει η διαχείριση αποθήκης σε υπολογιστικά φύλλα, πότε παραμένει απολύτως επαρκής, και πώς να προχωρήσετε χωρίς μια επώδυνη μετάβαση.

Γιατί η διαχείριση αποθήκης ξεκινά από το Excel

Τα υπολογιστικά φύλλα αξίζουν τη θέση τους. Αξίζει να τα υπερασπιστούμε πριν τα κριτικάρουμε.

• Υπάρχει ήδη. Τα περισσότερα γραφεία έχουν το Excel ή ένα παρόμοιο φύλλο σε κάθε υπολογιστή, οπότε δεν χρειάζεται τίποτα να αγοραστεί ή να εγκριθεί.
• Είναι ευέλικτο. Μπορείτε να προσθέσετε μια στήλη για χρώμα, προμηθευτή ή ημερομηνία λήξης σε δευτερόλεπτα και να διαμορφώσετε το φύλλο ακριβώς όπως δουλεύετε.
• Όλοι ξέρουν τα βασικά. Η ταξινόμηση, το φιλτράρισμα και ένα απλό άθροισμα είναι δεξιότητες που έχουν ήδη οι περισσότεροι.
• Είναι καλό στην ανάλυση. Οι συγκεντρωτικοί πίνακες και τα γραφήματα είναι πραγματικά χρήσιμα για μια αναδρομική ματιά σε δεδομένα πολλών μηνών.

Για ένα άτομο που παρακολουθεί μερικές δεκάδες πράγματα που σπάνια αλλάζουν, ένα υπολογιστικό φύλλο μπορεί να είναι το σωστό εργαλείο για χρόνια. Τα προβλήματα εμφανίζονται όταν η αποθήκη γίνεται κοινόχρηστη και πολυάσχολη.

1. Ένα αρχείο, πολλά χέρια

Ένα υπολογιστικό φύλλο είναι έγγραφο, και τα έγγραφα είναι σχεδιασμένα για έναν συντάκτη τη φορά. Μόλις χρειαστούν την αποθήκη περισσότεροι άνθρωποι, ξεκινούν τα γνωστά προβλήματα: ένα αρχείο με όνομα apothiki_teliko_v3_DIORTHOSI.xlsx ξεχασμένο στα ληφθέντα κάποιου, ένα αρχείο κλειδωμένο επειδή ένας συνάδελφος το άφησε ανοιχτό, ή δύο άτομα που αποθηκεύουν το ένα πάνω στις αλλαγές του άλλου.

Τα υπολογιστικά φύλλα στο cloud μειώνουν το πρόβλημα κλειδώματος, αλλά δεν αλλάζουν το υποκείμενο μοντέλο. Οποιοσδήποτε μπορεί να αντικαταστήσει οποιοδήποτε κελί ανά πάσα στιγμή, συμπεριλαμβανομένου ενός τύπου, ενός συνόλου, ή ολόκληρης στήλης μετά από μια τυχαία ταξινόμηση. Το αρχείο δεν καταλαβαίνει ότι η “Ποσότητα” σημαίνει κάτι φυσικό που πρέπει να αυξάνεται μόνο όταν φτάνει απόθεμα και να μειώνεται όταν χρησιμοποιείται.

2. Το φύλλο είναι ενημερωμένο μόνο όσο ο τελευταίος άνθρωπος στο γραφείο

Το απόθεμα κινείται στο ράφι, στην αποθήκη, στον χώρο εργασίας ή στο φορτηγάκι. Το υπολογιστικό φύλλο ζει σε έναν υπολογιστή. Ανάμεσά τους υπάρχει ένα κενό: κάποιος παίρνει τρία κουτιά γάντια, σκοπεύει να ενημερώσει το φύλλο αργότερα, και μετά χτυπάει το τηλέφωνο.

Αυτός είναι ο πιο συνηθισμένος λόγος που η αποθήκη σε υπολογιστικό φύλλο παρεκκλίνει από την πραγματικότητα. Δεν είναι αμέλεια, είναι τριβή. Όταν η καταγραφή μιας αλλαγής σημαίνει να επιστρέψεις στο γραφείο, να ανοίξεις ένα αρχείο και να βρεις τη σωστή γραμμή, οι αλλαγές συσσωρεύονται, ξεχνιούνται ή υπολογίζονται κατά προσέγγιση. Μια εφαρμογή υπολογιστικού φύλλου στο κινητό βοηθάει λίγο, αλλά η κύλιση σε ένα πλατύ πλέγμα σε μικρή οθόνη για να βρεθεί η γραμμή 214 δεν είναι κάτι που κάνουν οι άνθρωποι με ευχαρίστηση ενώ κρατούν ένα κουτί.

3. Η πληκτρολόγηση είναι η πόρτα εισόδου των λαθών

Κάθε αριθμός σε ένα υπολογιστικό φύλλο πληκτρολογήθηκε από κάποιον, και οι άνθρωποι κάνουν μικρά λάθη: ένα 50 που έπρεπε να είναι 5, μια ποσότητα καταχωρημένη στη λάθος γραμμή, “Ταινία 48χλστ” σε ένα σημείο και “48χλστ ταινία” σε άλλο, με αποτέλεσμα το ίδιο είδος να εμφανίζεται δύο φορές με δύο διαφορετικές ποσότητες.

Τα υπολογιστικά φύλλα δεν έχουν καμία αντίληψη του είδους ως πράγματος. Δεν μπορούν να σας εμποδίσουν να δημιουργήσετε διπλότυπο, δεν μπορούν να ελέγξουν έναν σκαναρισμένο barcode σε σχέση με ένα προϊόν, και ένας τύπος που σταμάτησε σιωπηλά να καλύπτει τις νέες γραμμές στο κάτω μέρος θα συνεχίσει να δείχνει ένα εύλογο σύνολο για μήνες.

4. Καμία ιστορία για το ποιος άλλαξε τι

Όταν η ποσότητα είναι λάθος, η πρώτη ερώτηση είναι πάντα “τι συνέβη;” Ένα υπολογιστικό φύλλο σπάνια απαντά σε αυτό. Μπορείτε να δείτε την τρέχουσα τιμή ενός κελιού, αλλά συνήθως όχι ποιος την άλλαξε από 12 σε 4, πότε, ή γιατί. Το ιστορικό εκδόσεων, όπου υπάρχει, δείχνει στιγμιότυπα ολόκληρου του αρχείου αντί για μια καθαρή γραμμή κινήσεων αποθέματος.

Χωρίς ιστορικό, μια απόκλιση δεν μπορεί να εντοπιστεί. Χρησιμοποιήθηκε το απόθεμα, μετακινήθηκε σε άλλο δωμάτιο, δεν παραδόθηκε ποτέ, ή απλώς πληκτρολογήθηκε λάθος; Οι ομάδες καταλήγουν να καταμετρούν τα πάντα ξανά, ακριβώς τη δουλειά που υποτίθεται ότι θα εξοικονομούσε το υπολογιστικό φύλλο.

5. Κανείς δεν παρακολουθεί τους αριθμούς

Ένα υπολογιστικό φύλλο είναι παθητικό. Η υπό όρους μορφοποίηση μπορεί να κάνει ένα κελί κόκκινο όταν η ποσότητα πέφτει κάτω από 10, αλλά μόνο κάποιος που ανοίγει το αρχείο, κάνει κύλιση στη σωστή γραμμή και το προσέχει θα το δει ποτέ. Τίποτα δεν σας χτυπά στον ώμο.

Έτσι η εξάντληση αποθέματος συνήθως ανακαλύπτεται με τον δύσκολο τρόπο: τη στιγμή που χρειάζεται κάτι. Οι έλεγχοι χαμηλού αποθέματος γίνονται μια εβδομαδιαία τελετουργία που εξαρτάται από έναν ευσυνείδητο άνθρωπο, και σταματούν όταν αυτός ο άνθρωπος είναι σε άδεια.

6. Η τοποθεσία είναι απλώς μια ακόμη στήλη

Το πραγματικό απόθεμα ζει σε πολλά μέρη: το πίσω δωμάτιο και το μπροστινό ράφι, δύο γραφεία, μια αποθήκη και τρία οχήματα. Σε ένα υπολογιστικό φύλλο, η τοποθεσία είναι συνήθως μια στήλη, και το ίδιο είδος καταλήγει σε αρκετές γραμμές. Η απόκτηση αξιόπιστου συνόλου απαιτεί τύπους που χαλάνε εύκολα, και η μετακίνηση αποθέματος από ένα μέρος σε άλλο σημαίνει να επεξεργαστείτε σωστά δύο γραμμές, κάθε φορά.

Η ερώτηση που κάνουν πραγματικά οι άνθρωποι, “πόσα έχουμε, και πού βρίσκονται;”, είναι εκπληκτικά δύσκολο να απαντηθεί με μια ματιά από ένα επίπεδο πλέγμα.

7. Εξαρτάται από το άτομο που το έφτιαξε

Πολλά υπολογιστικά φύλλα αποθήκης κουβαλούν χρόνια έξυπνης δουλειάς: τύπους αναζήτησης, κρυφά φύλλα, μια μακροεντολή που εκτυπώνει τη λίστα παραγγελιών. Λειτουργούν καλά μέχρι το άτομο που τα έφτιαξε να αλλάξει ρόλο ή να φύγει. Τότε το αρχείο γίνεται κάτι που όλοι φοβούνται να αγγίξουν, και η ομάδα αρχίζει να κρατά ένα δεύτερο, απλούστερο φύλλο παράλληλα.

Πότε ένα υπολογιστικό φύλλο είναι ακόμα το σωστό εργαλείο

Τίποτα από αυτά δεν σημαίνει ότι πρέπει να εγκαταλείψετε τα υπολογιστικά φύλλα. Παραμένουν κατάλληλα σε ορισμένες περιπτώσεις, και ακατάλληλα σε άλλες.

Κατάσταση	Υπολογιστικό φύλλο	Κοινόχρηστη εφαρμογή αποθήκης
Ένα άτομο παρακολουθεί το απόθεμα	Λειτουργεί καλά	Προαιρετικό
Μερικές δεκάδες είδη που σπάνια αλλάζουν	Λειτουργεί καλά	Προαιρετικό
Πολλά άτομα χρησιμοποιούν και αναπληρώνουν είδη	Παρεκκλίνει γρήγορα	Σχεδιασμένο γι’ αυτό
Το απόθεμα χρησιμοποιείται μακριά από γραφείο	Ενημερώνεται αργά, αν ενημερωθεί καθόλου	Καταγραφή επί τόπου από κινητό
Χρειάζεται να ξέρετε ποιος άλλαξε τι	Δύσκολο να εντοπιστεί	Ενσωματωμένο ιστορικό
Η εξάντληση αποθέματος κοστίζει	Γίνεται αντιληπτή πολύ αργά	Ειδοποιήσεις πριν συμβεί
Το απόθεμα είναι διασκορπισμένο σε πολλά μέρη	Ευαίσθητοι τύποι	Σύνολα σε όλες τις αποθήκες
Μηνιαία ανάλυση και αναφορές	Εξαιρετικό	Εξαγωγή σε υπολογιστικό φύλλο

Η τελευταία γραμμή έχει σημασία. Οι καλύτερες ρυθμίσεις συχνά κρατούν και τα δύο: μια εφαρμογή για την καθημερινή καταγραφή και ένα υπολογιστικό φύλλο για ανάλυση, τροφοδοτούμενο από μια καθαρή εξαγωγή αντί για χειρόγραφους αριθμούς.

Τι να αναζητήσετε όταν προχωράτε πέρα από το Excel

Αν τα παραπάνω προβλήματα ακούγονται οικεία, αναζητήστε ένα εργαλείο που αφαιρεί την τριβή αντί να προσθέτει περισσότερες λειτουργίες. Μια σύντομη λίστα ελέγχου:

1. Καταγραφή στο ράφι. Η ενημέρωση μιας ποσότητας θα πρέπει να απαιτεί ένα ή δύο πατήματα στο κινητό, όχι ένα ταξίδι σε υπολογιστή.
2. Σάρωση. Ετικέτες QR στα ράφια και υποστήριξη για τα barcode που είναι ήδη τυπωμένα στα προϊόντα κάνουν την εύρεση του σωστού είδους στιγμιαία.
3. Απόθεμα ανά τοποθεσία. Οι ποσότητες θα πρέπει να ανήκουν σε ένα μέρος, με τα σύνολα να υπολογίζονται αυτόματα.
4. Ιστορικό. Κάθε αλλαγή θα πρέπει να δείχνει ποιος την έκανε, πότε και πού.
5. Ειδοποιήσεις. Θα πρέπει να μαθαίνετε για χαμηλό απόθεμα πριν κάποιος μείνει από κάτι.
6. Κοινόχρηστη πρόσβαση με ρόλους. Όλοι όσοι χειρίζονται το απόθεμα θα πρέπει να μπορούν να το καταγράφουν, χωρίς όλοι να μπορούν να αλλάζουν τις ρυθμίσεις.
7. Έναν δρόμο επιστροφής. Η εξαγωγή σε υπολογιστικό φύλλο διατηρεί τις συνήθειες ανάλυσής σας και σημαίνει ότι δεν είστε ποτέ κλειδωμένοι.
8. Δωρεάν για ξεκίνημα. Θα πρέπει να μπορείτε να το δοκιμάσετε με πραγματικό απόθεμα πριν πληρώσετε οτιδήποτε.

Μετάβαση από το Excel χωρίς μεγάλο άλμα

Η αλλαγή δεν χρειάζεται να είναι ένα σαββατοκύριακο δουλειάς. Μια σταδιακή μετάβαση λειτουργεί καλύτερα.

• Καθαρίστε πρώτα τη λίστα. Συγχωνεύστε διπλότυπα ονόματα, αποφασίστε τι σημαίνει “μία μονάδα” για κάθε είδος (ένα κουτί ή ένα μεμονωμένο κομμάτι), και διαγράψτε γραμμές που κανείς δεν αναγνωρίζει.
• Ξεκινήστε από εκεί που πονάει περισσότερο. Επιλέξτε την αποθήκη, την κατηγορία ή τον χώρο όπου η εξάντληση προκαλεί τα περισσότερα προβλήματα, και μετακινήστε μόνο αυτό.
• Επικολλήστε, μην πληκτρολογείτε ξανά. Αντιγράψτε τα ονόματα ειδών από το υπολογιστικό φύλλο και επικολλήστε τα μαζικά.
• Καταμετρήστε μία φορά, σωστά. Κάντε μια νέα καταμέτρηση του αποθέματος που μετακινήσατε και καταγράψτε ακριβείς ποσότητες, αντί να εισάγετε αριθμούς που ήδη αμφισβητείτε.
• Ετικετοποιήστε τα ράφια. Τοποθετήστε σαρώσιμες ετικέτες εκεί όπου πραγματικά βρίσκεται το απόθεμα, ώστε η καταγραφή να γίνει συνήθεια.
• Καλέστε όλους όσοι χειρίζονται το απόθεμα. Η ακρίβεια της καταγραφής εξαρτάται από το λιγότερο συνδεδεμένο άτομο που τη χρησιμοποιεί.
• Κρατήστε το υπολογιστικό φύλλο για αναφορές. Εξάγετε όταν χρειάζεται ανάλυση, και αφήστε την εφαρμογή να κρατά τους ζωντανούς αριθμούς.

Πού ταιριάζει το Tana

Το Tana είναι μια εφαρμογή αποθήκης χτισμένη ακριβώς για αυτή τη μετάβαση: από ένα υπολογιστικό φύλλο που συντηρεί ένα άτομο, σε μια κοινόχρηστη λίστα που κρατά ενημερωμένη ολόκληρη η ομάδα.

• Είδη, αποθήκες και τοποθεσίες. Το απόθεμα καταγράφεται ανά αποθήκη, όπως ένα ράφι, ένα δωμάτιο ή ένα όχημα, και το σύνολο κάθε είδους είναι το άθροισμα σε όλα αυτά. Οι τοποθεσίες ομαδοποιούν τις αποθήκες ανά κτίριο ή χώρο.
• Καταγραφή με ένα πάτημα. Τα κουμπιά − και + καταγράφουν την καθημερινή χρήση, και το = ορίζει ακριβή ποσότητα μετά από καταμέτρηση.
• Επικολλήστε τη λίστα σας. Προσθέστε έως και 200 είδη ταυτόχρονα επικολλώντας ένα όνομα ανά γραμμή απευθείας από το υπολογιστικό φύλλο σας. Τα ονόματα ειδών είναι μοναδικά μέσα σε μια ομάδα, οπότε δεν εμφανίζονται διπλότυπα.
• Ετικέτες QR και barcode. Εκτυπώστε ετικέτες QR για είδη και αποθήκες από την εφαρμογή ιστού, σαρώστε τις με την κάμερα του κινητού, ή χρησιμοποιήστε το barcode που είναι ήδη τυπωμένο στο προϊόν.
• Ειδοποιήσεις χαμηλού αποθέματος. Ορίστε ένα όριο ανά είδος και λάβετε email και push ειδοποίηση πριν εξαντληθεί το απόθεμα.
• Ιστορικό. Κάθε αλλαγή δείχνει ποιος την έκανε, πότε, και σε ποια αποθήκη.
• Εξαγωγή CSV. Κατεβάστε το απόθεμά σας ως αρχείο CSV που ανοίγει στο Excel ή σε οποιοδήποτε άλλο υπολογιστικό φύλλο, όποτε θέλετε να το αναλύσετε.
• Παντού όπου βρίσκεται η ομάδα σας. Εφαρμογές για iPhone, iPad και Mac, Android, και μια εφαρμογή ιστού για οποιονδήποτε υπολογιστή, σε 28 γλώσσες.

Το Tana διαθέτει ένα δωρεάν πλάνο χωρίς απαίτηση κάρτας, ώστε να μπορείτε να μεταφέρετε μία αποθήκη και να δείτε αν οι αριθμοί αρχίζουν να παραμένουν αληθινοί.

Συχνές ερωτήσεις

Αρκεί το Excel για τη διαχείριση αποθήκης μιας μικρής επιχείρησης;

Ναι, αν ένα άτομο διαχειρίζεται έναν μικρό αριθμό ειδών που σπάνια αλλάζουν. Μόλις αρχίσουν πολλά άτομα να παίρνουν και να αναπληρώνουν είδη, ή το απόθεμα βρίσκεται σε περισσότερα από ένα μέρη, το υπολογιστικό φύλλο τείνει να παρεκκλίνει από την πραγματικότητα επειδή οι ενημερώσεις γίνονται αργά και οι αλλαγές δεν μπορούν να εντοπιστούν.

Λύνει το κοινόχρηστο υπολογιστικό φύλλο στο cloud το πρόβλημα;

Λύνει το κλείδωμα αρχείων και τα αντίγραφα εκδόσεων, αλλά όχι τα υπόλοιπα. Οποιοσδήποτε μπορεί ακόμα να αντικαταστήσει οποιοδήποτε κελί, δεν υπάρχει σαφές ιστορικό κινήσεων αποθέματος, τίποτα δεν σας ειδοποιεί για χαμηλό απόθεμα, και η καταγραφή από κινητό στο ράφι παραμένει δύσκολη.

Θα χάσω το υπολογιστικό μου φύλλο αν μεταβώ σε μια εφαρμογή αποθήκης;

Όχι. Κρατήστε το για ανάλυση. Μια καλή εφαρμογή αποθήκης σάς επιτρέπει να εξάγετε το απόθεμά σας σε αρχείο CSV, ώστε να συνεχίσετε να φτιάχνετε αναφορές σε υπολογιστικό φύλλο ενώ η εφαρμογή κρατά τους ζωντανούς αριθμούς.

Πόσο χρόνο χρειάζεται η μετάβαση από το Excel σε μια εφαρμογή;

Για μία μόνο αποθήκη, μπορεί να χρειαστεί ένα απόγευμα: καθαρισμός της λίστας, επικόλληση των ονομάτων, μία καταμέτρηση και ετικετοποίηση των ραφιών. Η μετάβαση μιας περιοχής τη φορά είναι συνήθως συνολικά πιο γρήγορη από την προσπάθεια να αλλάξετε τα πάντα ταυτόχρονα.