Miksi Excel ei riitä varastonhallintaan (ja milloin se riittää)

Lähes jokainen varasto saa alkunsa taulukkolaskennasta. Joku avaa Excelin, kirjoittaa ylimmälle riville “Tavara”, “Määrä” ja “Sijainti”, ja hetken aikaa kaikki toimii moitteettomasti. Ongelmat alkavat myöhemmin, kun tiedostoa käyttää useampi ihminen ja tavaraa liikkuu enemmän joka päivä. Taulukon luvut ja hyllyllä olevat laatikot lakkaavat vähitellen täsmäämästä, eikä kukaan osaa sanoa tarkalleen, milloin niin kävi.

Lyhyt vastaus: Excel on hyvä laskin mutta huono väline fyysisen varaston kirjaamiseen. Se ei tiedä, kuka lukua muutti, se ei osaa kertoa, milloin jokin on loppumassa, ja se tietää vain sen, minkä joku pöydän ääressä muisti kirjoittaa. Tämä artikkeli käy läpi, missä taulukkolaskentaan perustuva varastonhallinta pettää, milloin se on edelleen täysin riittävä, ja miten eteenpäin pääsee ilman tuskallista siirtymää.

Miksi varastonhallinta alkaa Excelistä

Taulukkolaskenta on ansainnut paikkansa. Sitä kannattaa puolustaa ennen kuin sitä arvostellaan.

• Se on jo olemassa. Useimmissa toimistoissa on Excel tai vastaava jokaisella koneella, joten mitään ei tarvitse ostaa tai hyväksyttää.
• Se on joustava. Sarakkeen väriä, toimittajaa tai viimeistä käyttöpäivää varten saa lisättyä sekunneissa, ja taulukon voi muokata täsmälleen omaan työtapaan sopivaksi.
• Perusteet osaa jokainen. Lajittelu, suodatus ja yksinkertainen summa ovat taitoja, jotka useimmilla on jo hallussa.
• Se on hyvä analysointiin. Pivot-taulukot ja kaaviot ovat todella hyödyllisiä, kun katsotaan kuukausien dataa taaksepäin.

Yhdelle henkilölle, joka seuraa muutamaa kymmentä harvoin muuttuvaa asiaa, taulukko voi olla oikea työkalu vuosikausia. Ongelmat ilmaantuvat, kun varastosta tulee jaettu ja vilkas.

1. Yksi tiedosto, monta kättä

Taulukko on dokumentti, ja dokumentit on suunniteltu yhdelle muokkaajalle kerrallaan. Heti kun varastoa tarvitsee useampi ihminen, alkavat tutut ongelmat: tiedosto nimeltä varasto_lopullinen_v3_MUOKKAUS.xlsx jonkun lataukset-kansiossa, tiedosto lukittuna koska kollega on jättänyt sen auki, tai kaksi ihmistä tallentaa toistensa muutosten päälle.

Pilvipohjaiset taulukot vähentävät lukitusongelmaa, mutta eivät muuta perusmallia. Kuka tahansa voi ylikirjoittaa minkä tahansa solun milloin tahansa, kaavan, summan tai kokonaisen sarakkeen vahingossa tehdyn lajittelun jälkeen. Tiedosto ei ymmärrä, että “Määrä” tarkoittaa jotain fyysistä, jonka pitäisi nousta vain kun tavaraa saapuu ja laskea kun sitä käytetään.

2. Taulukko on ajan tasalla vain viimeisimmän pöydän ääressä olleen ihmisen verran

Varasto liikkuu hyllyllä, varastohuoneessa, työmaalla tai pakettiautossa. Taulukko elää tietokoneella. Niiden välissä on kuilu: joku ottaa kolme laatikkoa käsineitä, aikoo päivittää taulukon myöhemmin, ja sitten puhelin soi.

Tämä on yleisin syy siihen, miksi taulukkopohjainen varasto alkaa ajautua pois todellisuudesta. Kyse ei ole huolimattomuudesta vaan kitkasta. Kun muutoksen kirjaaminen tarkoittaa paluuta pöydän ääreen, tiedoston avaamista ja oikean rivin etsimistä, muutokset kasautuvat, unohtuvat tai arvioidaan summittaisesti. Taulukkosovellus puhelimessa auttaa hieman, mutta leveän taulukon vierittäminen pienellä näytöllä rivin 214 löytämiseksi ei ole mitään, mitä ihmiset tekevät mielellään laatikko sylissään.

3. Käsin kirjoittaminen on virheiden portti

Jokaisen taulukon luvun on kirjoittanut joku, ja ihmiset tekevät pieniä virheitä: 50, jonka piti olla 5, väärälle riville kirjattu määrä, “Teippi 48mm” yhdessä paikassa ja “48mm teippi” toisessa, jolloin sama tavara näkyy kahdesti kahdella eri määrällä.

Taulukoilla ei ole mitään käsitystä tavarasta konkreettisena asiana. Ne eivät estä kaksoiskappaleen luomista, ne eivät osaa tarkistaa skannattua viivakoodia tuotetta vasten, ja kaava, joka on hiljaa lakannut kattamasta alimpia uusia rivejä, näyttää uskottavan oloista summaa kuukausien ajan.

4. Ei historiaa siitä, kuka muutti mitä

Kun määrä ei täsmää, ensimmäinen kysymys on aina “mitä tapahtui?” Taulukko harvoin vastaa siihen. Solun nykyisen arvon näkee, mutta yleensä ei sitä, kuka muutti sen 12:sta 4:ään, milloin tai miksi. Versiohistoria, jos sellainen on, näyttää tilannekuvia koko tiedostosta eikä selkeää linjaa varaston liikkeistä.

Ilman historiaa poikkeamaa ei voi jäljittää. Käytettiinkö varastoa, siirrettiinkö se toiseen huoneeseen, ei koskaan toimitettu, vai kirjoitettiinko väärin? Tiimit päätyvät laskemaan kaiken uudelleen, mikä on juuri sitä työtä, jonka taulukon piti säästää.

5. Kukaan ei valvo lukuja

Taulukko on passiivinen. Ehdollinen muotoilu voi värjätä solun punaiseksi, kun määrä laskee alle 10:n, mutta sen näkee vain se, joka avaa tiedoston, vierittää oikealle riville ja huomaa asian. Mikään ei napauta olkapäähän.

Siksi loppuminen huomataan yleensä kovalla tavalla: sillä hetkellä, kun jotain tarvitaan. Vähissä olevan varaston tarkistuksista tulee viikoittainen rituaali, joka riippuu yhdestä tunnollisesta ihmisestä, ja se pysähtyy, kun kyseinen ihminen on lomalla.

6. Sijainti on vain yksi sarake lisää

Todellinen varasto sijaitsee useissa paikoissa: takahuoneessa ja etuhyllyllä, kahdessa toimistossa, varastossa ja kolmessa ajoneuvossa. Taulukossa sijainti on yleensä yksi sarake, ja sama tavara päätyy useille riveille. Luotettavan kokonaismäärän saaminen vaatii kaavoja, jotka hajoavat helposti, ja varaston siirtäminen paikasta toiseen tarkoittaa kahden rivin oikeaa muokkaamista joka kerta.

Kysymys, jonka ihmiset todella esittävät – “kuinka monta meillä on, ja missä ne ovat?” – on yllättävän vaikea vastata yhdellä silmäyksellä litteästä taulukosta.

7. Kaikki riippuu sen tekijästä

Moni varastotaulukko kantaa mukanaan vuosien kekseliästä työtä: hakukaavoja, piilotettuja välilehtiä, makron, joka tulostaa tilauslistan. Ne toimivat hyvin, kunnes tekijä vaihtaa tehtävää tai lähtee. Silloin tiedostosta tulee jotain, mihin kukaan ei uskalla koskea, ja tiimi alkaa pitää rinnalla toista, yksinkertaisempaa taulukkoa.

Milloin taulukko on edelleen oikea työkalu

Mikään tästä ei tarkoita, että taulukot pitäisi hylätä. Ne sopivat edelleen hyvin joihinkin tilanteisiin ja huonosti toisiin.

Tilanne	Taulukko	Jaettu varastosovellus
Yksi henkilö seuraa varastoa	Toimii hyvin	Valinnainen
Muutama kymmenen tavaraa, jotka muuttuvat harvoin	Toimii hyvin	Valinnainen
Useat käyttävät ja täydentävät tavaroita	Ajautuu nopeasti pois todellisuudesta	Suunniteltu juuri tähän
Varastoa käytetään kaukana pöydästä	Päivittyy myöhään, jos ollenkaan	Kirjataan heti puhelimesta
Pitää tietää, kuka muutti mitä	Vaikea jäljittää	Sisäänrakennettu historia
Loppuminen on kallista	Huomataan liian myöhään	Hälytykset ennen loppumista
Varasto on hajautettu useisiin paikkoihin	Herkät kaavat	Kokonaismäärät varastojen yli
Kuukausittainen analyysi ja raportointi	Erinomainen	Vienti taulukkoon

Viimeinen rivi on tärkeä. Parhaat ratkaisut säilyttävät usein molemmat: sovelluksen päivittäiseen kirjaamiseen ja taulukon analysointiin, jota ruokkii siisti vienti käsin kirjoitettujen lukujen sijaan.

Mitä kannattaa etsiä, kun siirrytään Excelin ohi

Jos yllä kuvatut ongelmat kuulostavat tutuilta, kannattaa etsiä työkalu, joka poistaa kitkaa lisäominaisuuksien tuomisen sijaan. Lyhyt tarkistuslista:

1. Kirjaaminen hyllyllä. Määrän päivittämisen pitäisi viedä yksi tai kaksi napautusta puhelimella, ei matkaa tietokoneelle.
2. Skannaus. QR-tarrat hyllyillä ja tuki tuotteisiin jo painetuille viivakoodeille tekevät oikean tavaran löytämisestä välitöntä.
3. Varasto sijainnin mukaan. Määrien pitäisi kuulua tiettyyn paikkaan, ja kokonaismäärät pitäisi laskea puolestasi.
4. Historia. Jokaisen muutoksen pitäisi näyttää, kuka sen teki, milloin ja missä.
5. Hälytykset. Vähissä olevasta varastosta pitäisi kuulla ennen kuin joku jää ilman.
6. Jaettu käyttöoikeus rooleilla. Jokaisen, joka käsittelee varastoa, pitäisi pystyä kirjaamaan sitä, ilman että kaikki pääsevät muuttamaan asetuksia.
7. Tie ulos. Vienti taulukkoon säilyttää analysointitottumukset ja tarkoittaa, ettei koskaan ole jumissa yhdessä työkalussa.
8. Ilmainen aloittaa. Sitä pitäisi voida kokeilla oikealla varastolla ennen kuin mistään tarvitsee maksaa.

Siirtyminen Excelistä ilman suurta hyppyä

Vaihdoksen ei tarvitse olla viikonlopun mittainen projekti. Vaiheittainen siirtymä toimii paremmin.

• Siivoa lista ensin. Yhdistä päällekkäiset nimet, päätä mitä “yksi yksikkö” tarkoittaa kunkin tavaran kohdalla (laatikko vai yksittäinen kappale), ja poista rivit, joita kukaan ei tunnista.
• Aloita sieltä, missä sattuu eniten. Valitse varastohuone, kategoria tai toimipiste, jossa loppuminen aiheuttaa eniten harmia, ja siirrä vain se.
• Liitä, älä kirjoita uudelleen. Kopioi tavaroiden nimet taulukosta ja liitä ne kerralla.
• Laske kerran, kunnolla. Tee tuore laskenta siirretystä varastosta ja kirjaa tarkat määrät sen sijaan, että tuot lukuja, joihin jo epäilet.
• Merkitse hyllyt. Aseta skannattavat tarrat siihen, missä varasto todella on, jotta kirjaamisesta tulee tapa.
• Kutsu mukaan kaikki, jotka käsittelevät varastoa. Kirjauksen tarkkuus on yhtä hyvä kuin vähiten mukana olevan käyttäjän.
• Pidä taulukko raportointia varten. Vie tiedot, kun analyysia tarvitaan, ja anna sovelluksen pitää elävät luvut.

Mihin Tana sopii

Tana on varastosovellus, joka on rakennettu juuri tätä siirtymää varten: taulukosta, jota yksi henkilö ylläpitää, jaettuun listaan, jonka koko tiimi pitää ajan tasalla.

• Tavarat, varastot ja sijainnit. Varasto kirjataan varastopaikan mukaan, kuten hylly, huone tai ajoneuvo, ja kunkin tavaran kokonaismäärä on summa kaikista niistä. Sijainnit ryhmittelevät varastot rakennuksen tai toimipisteen mukaan.
• Kirjaaminen yhdellä napautuksella. Painikkeet − ja + kirjaavat päivittäisen käytön, ja = asettaa tarkan määrän laskennan jälkeen.
• Liitä listasi. Lisää jopa 200 tavaraa kerralla liittämällä yksi nimi riviä kohden suoraan taulukosta. Tavaroiden nimet ovat yksilöllisiä tiimin sisällä, joten kaksoiskappaleita ei pääse syntymään.
• QR-tarrat ja viivakoodit. Tulosta QR-tarrat tavaroille ja varastoille verkkosovelluksesta, skannaa ne puhelimen kameralla, tai käytä tuotteeseen jo painettua viivakoodia.
• Vähissä olevan varaston hälytykset. Aseta kynnysarvo jokaiselle tavaralle ja saat sähköpostin ja push-ilmoituksen ennen kuin varasto loppuu.
• Historia. Jokainen muutos näyttää, kuka sen teki, milloin ja missä varastossa.
• CSV-vienti. Lataa varastosi CSV-tiedostona, joka avautuu Excelissä tai missä tahansa muussa taulukkolaskentaohjelmassa, aina kun haluat analysoida sitä.
• Kaikkialla, missä tiimisi on. Sovellukset iPhonelle, iPadille ja Macille, Androidille, sekä verkkosovellus mille tahansa tietokoneelle, 28 kielellä.

Tanassa on ilmainen versio ilman korttivaatimusta, joten voit siirtää yhden varastohuoneen ja katsoa, alkavatko luvut pysyä totuudenmukaisina.

Usein kysytyt kysymykset

Riittääkö Excel pienen yrityksen varastonhallintaan?

Kyllä, jos yksi henkilö hallinnoi pientä määrää harvoin muuttuvia tavaroita. Heti kun useat ihmiset alkavat ottaa ja täydentää tavaroita, tai varasto on useammassa kuin yhdessä paikassa, taulukolla on taipumus ajautua pois todellisuudesta, koska päivitykset tulevat myöhään eikä muutoksia voi jäljittää.

Ratkaiseeko jaettu pilvitaulukko ongelman?

Se ratkaisee tiedoston lukituksen ja versiokopiot, mutta ei muuta. Kuka tahansa voi edelleen ylikirjoittaa minkä tahansa solun, varaston liikkeistä ei ole selkeää historiaa, mikään ei hälytä vähissä olevasta varastosta, ja kirjaaminen puhelimella hyllyn luona on edelleen kömpelöä.

Menetänkö taulukkoni, jos vaihdan varastosovellukseen?

Et. Pidä se analysointia varten. Hyvä varastosovellus mahdollistaa varaston viemisen CSV-tiedostoon, joten voit jatkaa raporttien rakentamista taulukossa, kun sovellus pitää huolta elävistä luvuista.

Kuinka kauan Excelistä sovellukseen siirtyminen kestää?

Yhden varastohuoneen kohdalla se voi viedä iltapäivän: listan siivoaminen, nimien liittäminen, kerran laskeminen ja hyllyjen merkitseminen. Yhden alueen kerrallaan siirtäminen on yleensä kaiken kaikkiaan nopeampaa kuin yrittää vaihtaa kaikkea yhdellä kertaa.