За публичната администрация
Нека общото имущество остане проследимо.
Ясно предаване, когато хората се сменят.
- Подредете по отдели и места.
- Споделяйте промените с екипа.
- Експортирайте прегледен опис.
Нека полезното знание надживее предаването.
Общите материали стават трудни за намиране, когато човекът, който познава склада, премине на друга длъжност. Канцеларски материали, материали за събития, почистващи препарати и обичайно офис оборудване се разпределят из отдели и сгради, с вътрешни имена, които говорят малко на нов колега. Tana предлага общ запис за тези неща и помага на екипите да документират количества и места за съхранение, за да бъде предаването нещо повече от устно обяснение къде обикновено стоят нещата.
Започнете с ясно очертана област, например шкаф на отдел или склад за материали в общинска сграда. Наименувайте местата за съхранение с думи, които колегите могат да свържат с реалните рафтове, и ги групирайте по локация там, където трябва да се различават сгради или етажи. Добавете снимки на артикули, когато помагат да се разпознаят сходни съдове или уреди. Записвайте количествата на ниво място за съхранение. Така може да се прегледа общото количество на артикул и същевременно да се разбере коя стая или шкаф държи нужната част.
Впишете обновяванията в обичайното приемане, раздаване и допълване. Когато вещ се използва или премества, дръжте количествата в засегнатите места за съхранение в съответствие с действителната промяна. Еднаквата единица за броене предотвратява объркване между броеве и кашони. Праговете могат да задействат преглед на обичайните консумативи, чиято записана сума спада. Отбелязването на ниска наличност е информация, а не одобрение: то казва, че преброеното число е спаднало, а оттам нататък действат отговорните служители.
Опитайте да преброите един общ шкаф и вижте дали колега, който не го познава, намира нещата по записа. QR етикетите отварят детайлите на място за съхранение, а филтрираните CSV експорти дават работни списъци за преглед. Ролята на Tana е ежедневната прегледност: несложен начин да оставите на следващия човек полезна информация за наличността, да намалите зависимостта от неформална памет и да улесните намирането на обичайните общи материали при смяна на отговорностите.