Dorëzimi i stokut pa gabime: si të kaloni menaxhimin e inventarit saktë

Dorëzimi i stokut shkon keq kur personi që merr përsipër marrin një numër, por jo dijen që qëndron pas tij. Ata e dinë që ka dymbëdhjetë kuti dorëza, por nuk e dinë ku ndodhet kutia rezervë, kur duhet riporositur, ose kë duhet të thërrasin. Zgjidhja është dorëzimi i një regjistri të përbashkët, jo i një bisede: ku ruhet çdo gjë, sa është sasia aktuale, kur dhe si riporositet çdo artikull, dhe çfarë ka ndryshuar kohët e fundit.

Ky artikull trajton gabimet e dorëzimit që shkaktojnë mungesë stoku dhe porosi të dyfishta, momentet kur ndodh një dorëzim (ndërrim turni, rol i ri, largim punonjësi), dhe një listë kontrolli që mund ta përdorni pavarësisht nëse stokun e mbani në letër, në një fletëllogaritëse apo në një aplikacion.

Pse dorëzimi i stokut shkon keq

Shumica e gabimeve të dorëzimit nuk vijnë nga pakujdesia. Ato ndodhin sepse dija mbi stokun grumbullohet në heshtje në kokën e një personi për muaj me radhë, ndërsa dorëzimi kërkon që ta nxjerrë atë gjithë brenda një pasditeje.

Personi që largohet di gjëra që as vetë nuk e vëren më se i di. Shiriti i paketimit ndodhet në makinë, jo në depo. Toneri i printerit mbaron më shpejt në dimër. Furnitori ka nevojë për porositë para mesditës. Asgjë nga këto nuk është shkruar sepse nuk ka qenë kurrë e nevojshme. Pastaj ndodh dorëzimi, personi i ri trashëgon një fletëllogaritëse plot me numra, dhe surpriza e parë vjen dy javë më vonë në formën e një rafti bosh.

Presioni i kohës e përkeqëson situatën. Dorëzimi zakonisht ngjeshet në ditët e fundit të dikujt në punë, ose në dhjetë minutat e fundit të një turni, krahas gjithçkaje tjetër.

Gabimet më të zakonshme të dorëzimit të stokut

Këto janë gabimet që përsëriten pavarësisht nga madhësia e ekipit.

• Dorëzimi i numrave pa vendndodhjet. “Kemi 40 copë” nuk ka vlerë nëse personi i ri nuk i gjen dot. Stoku i ndarë mes një rafti, një dhome mbrapa dhe një automjeti duhet të regjistrohet sipas vendit.
• Lënia jashtë e dijes për riporositjen. Kur duhet riporositur, sa, nga ku dhe kush e miraton. Kjo është pjesa që humbet më shpesh, dhe ajo që shkakton mungesën e stokut.
• Kalimi pa përmendur ndryshimet e fundit. Një sasi që ra ndjeshëm javën e kaluar, një dërgesë ende në pritje, një kuti e vënë mënjanë për një klient. Pa këtë kontekst, personi i ri i lexon gabim numrat.
• Mbështetja vetëm te një shpjegim gojor. Njerëzit mbajnë mend vetëm një pjesë të asaj që dëgjojnë një herë. Një shpjegim i drejtpërdrejtë është i dobishëm, por vetëm si shtesë e diçkaje të shkruar.
• Mbajtja e regjistrit në një skedar personal. Një fletëllogaritëse në një kompjuter të vetëm, ose një fletore në një çantë të vetme, largohet bashkë me pronarin.
• Ndarja e një llogarie të vetme. Nëse gjithë ekipi përdor të njëjtën llogari, nuk mund të dini kush ndryshoi çfarë, dhe nuk mund t’i hiqni qasjen vetëm personit që është larguar pa e ndryshuar për të gjithë të tjerët.
• Mos rënia dakord për emërtimet. “Rafti 2” nënkupton diçka të ndryshme për njerëz të ndryshëm. Emrat e paqartë të vendeve të ruajtjes shkaktojnë më shumë stok të humbur nga sa mendon shumica.

Tri lloje dorëzimesh, tri rreziqe të ndryshme

Jo çdo dorëzim është i njëjtë, dhe secili dështon në mënyrën e vet.

Dorëzimi i turnit. Ndodh çdo ditë, ndonjëherë disa herë në ditë. Rreziku janë boshllëqet e vogla që grumbullohen: diçka e nxjerrë e paregjistruar, një artikull në sasi të ulët që askush nuk e përmendi. Dorëzimi i turnit duhet të zgjasë vetëm disa minuta, gjë që funksionon vetëm nëse regjistri është tashmë i përditësuar kur mbaron turni.

Ndryshimi i rolit ose zëvendësimi i përkohshëm. Dikush merr përsipër detyrat e stokut ndërkohë që një koleg është me leje, ose kalon në një rol tjetër brenda ekipit. Rreziku është që personi i mëparshëm është ende aty pranë, kështu që pyetjet i drejtohen atij në vend të regjistrit, dhe dija nuk kalon kurrë vërtet.

Largimi i një punonjësi. Dorëzimi me rrezikun më të lartë. Pas ditës së fundit të punës, nuk mund ta pyesni më për asgjë, dhe çdo gjë që ekzistonte vetëm në skedarët apo kujtesën e tij humbet. Trajtojeni si një projekt me datë fillimi, jo si një bisedë në pasditen e fundit.

Ndërtoni dorëzimin brenda punës së përditshme, jo në javën e fundit

Dorëzimi më i mirë i stokut është ai që pothuajse nuk ka nevojë të ndodhë. Nëse stoku regjistrohet ndërsa lëviz, në një regjistër që e sheh gjithë ekipi, mbetet pak për t’u dorëzuar përveç gjykimit.

Në praktikë, kjo do të thotë tri zakone:

1. Regjistroni ndryshimet aty ku ndodhin. Ai që merr rulon e fundit të shiritit e regjistron pranë raftit, jo në fund të ditës.
2. Mbajini shënimet e artikullit pranë vetë artikullit. Ku ndodhet, pragu i riporositjes dhe mënyra e riporositjes duhet të jenë pranë sasisë, jo në një dokument të veçantë.
3. Përdorni emra të qartë e fizikë. Emërtoni vendet e ruajtjes sipas asaj që shihet: “Dhoma mbrapa, rafti majtas, rafti sipër”, “Makina 2”, “Dollapi i kuzhinës nën lavaman”. Një etiketë në raft që përputhet me emrin në regjistër hedh poshtë çdo hamendje.

Kur këto zakone vendosen, dorëzimi i turnit reduktohet në “a ka pasur diçka të pazakontë sot?”, dhe largimi i një punonjësi bëhet një rishikim, jo një operacion shpëtimi.

Lista e kontrollit për dorëzimin e stokut

Përdoreni këtë listë për çdo dorëzim. Për ndërrimin e turnit, zakonisht mjafton një kalim i shpejtë nëpër katër rreshtat e parë. Për ndryshim roli apo largim punonjësi, kaloni gjithë listën me të dy personat të pranishëm.

Kontrolli	Çfarë të konfirmohet	Pse ka rëndësi
Sasitë aktuale	Sasia e çdo artikulli përputhet me atë që është realisht në raft	Personi i ri fillon me numra të saktë
Vendndodhjet	Vendi i ruajtjes së çdo artikulli ka emër, etiketë dhe është regjistruar	Stoku që nuk gjendet dot është njësoj sikur të mos ekzistonte
Pragjet e riporositjes	Është vendosur një prag për çdo artikull që nuk duhet të mbarojë	Sasia e ulët vihet re edhe pa e mbajtur mend askush
Si riporositet	Furnitori, kodi i produktit, sasia e zakonshme, kush e miraton	Dija që humbet më shpesh
Dërgesat në pritje	Çfarë është porositur dhe kur pritet të mbërrijë	Parandalon porositjen e dyfishtë
Ndryshimet e fundit	Rënie të pazakonta, artikuj të vënë mënjanë, stok i dëmtuar	Kontekst për numrat që duken të gabuar
Qasja	Personi i ri ka llogarinë e vet me rolin e duhur	Veprimet e tij regjistrohen me emrin e tij
Qasja e personit që largohet	Personi që largohet hiqet në ditën e fundit të punës	Askush nuk ndryshon stokun pa qenë përgjegjës për të
Pyetjet e hapura	Një listë e shkruar, e përgjigjur para ditës së fundit	Asgjë nuk varet më nga kujtesa pas kësaj

Një numërim i shpejtë menjëherë para një dorëzimi të madh ia vlen kohën. Ai u jep të dy personave të njëjtin pikënisje dhe e kthen “mendoj se është afërsisht saktë” në një numër që të dy bien dakord.

Kur mjafton një shënim i thjeshtë dorëzimi

Jo çdo ekip ka nevojë për një proces zyrtar. Nëse një person menaxhon një dollap të vetëm me furnizime dhe stoku lëviz ngadalë, mjafton një shënim një-faqësh me vendndodhjet, pragjet e riporositjes dhe të dhënat e furnitorëve. Letra dhe një fletëllogaritëse e përbashkët funksionojnë mirë në këtë shkallë.

Shënimi fillon të dështojë kur disa persona nxjerrin stok, kur stoku është i shpërndarë nëpër dhoma, njësi apo automjete, ose kur dorëzimet ndodhin shpesh. Në atë pikë, një dokument statik vjetërohet një ditë pas shkrimit, dhe një regjistër i përbashkët e i gjallë është më i thjeshtë për t’u mbajtur i saktë.

Ku përshtatet Tana

Tana është një aplikacion i përbashkët i menaxhimit të stokut për ekipe. Meqë të gjithë punojnë me të njëjtat numra aktualë, dorëzimi bëhet më pak transferim informacioni dhe më shumë konfirmim i tij.

• Një regjistër i vetëm i përbashkët: çdo anëtar sheh të njëjtat sasi aktuale, kështu personi që merr përsipër nuk trashëgon një kopje që mund të jetë tashmë e vjetëruar.
• Magazina dhe vendndodhje: regjistroni stokun sipas raftit, kutisë, dhomës ose automjetit, dhe grupojini magazinat nën një vendndodhje si një ndërtesë apo qendër. Totali i artikullit është shuma e tyre.
• Etiketa QR: printoni etiketa QR për artikuj dhe magazina nga aplikacioni në ueb dhe ngjitini në rafte. Skanimi i njërës me kamerën e iPhone-it ose iPad-it, ose me kamerën e shfletuesit, hap atë artikull apo magazinë.
• Shënimi “si të riporositet”: çdo artikull mund të mbajë një shënim se si të riporositet, i vendosur pranë sasisë.
• Njoftimet për stok të ulët: vendosni një prag për çdo artikull ose një vlerë të parazgjedhur për ekipin. Njoftimet shfaqen në faqen kryesore dhe dërgohen me email dhe njoftim shtytës, opsionalisht në një kanal Slack, dhe arrijnë tek çdo anëtar, jo vetëm tek personi që e kishte më parë këtë përgjegjësi.
• Historiku: shihni kush ndryshoi cilën sasi, kur dhe në cilën magazinë. Plani falas ruan 30 ditë histori aktiviteti, planet me pagesë deri në 10 vjet.
• Rolet dhe anëtarët: pronarë, administratorë dhe anëtarë, secili me llogarinë e vet. Heqja e një anëtari i ndërpret menjëherë qasjen, ndërsa aktiviteti i tij i mëparshëm mbetet i regjistruar.

Tana funksionon në iPhone, iPad dhe Mac, në Android, dhe në shfletuesin e çdo kompjuteri, në 28 gjuhë, të cilat çdo anëtar i zgjedh vetë. Ekziston një plan falas pa kërkuar kartë.

Pyetje të bëra shpesh

Çfarë duhet të përfshijë një dorëzim stoku?

Sasitë aktuale, ku ruhet çdo artikull, pragu i riporositjes për artikujt e rëndësishëm, si të riporositen, çdo dërgesë ende në pritje, dhe ndryshimet e fundit që shpjegojnë numra të pazakontë. Personi i ri duhet të ketë gjithashtu llogarinë e vet.

Si bëhet dorëzimi i stokut gjatë ndërrimit të turnit?

Sigurohuni që çdo gjë e nxjerrë apo e marrë gjatë turnit të jetë regjistruar para se ai të mbarojë, dhe pastaj përmendni vetëm atë që është e pazakontë: artikuj në sasi të ulët, dërgesa në pritje, diçka e vënë mënjanë. Nëse regjistri është i përditësuar, dorëzimi zgjat vetëm pak minuta.

Çfarë ndodh me regjistrat e stokut kur largohet një punonjës?

Nëse regjistrat ishin në skedarët e tij personalë, ata mund të largohen bashkë me të. Mbajeni stokun në një regjistër që e ndan i gjithë ekipi, hiqjani qasjen personit në ditën e fundit të punës, dhe ruajini ndryshimet e tij të mëparshme në histori, në mënyrë që pyetjet për lëvizjet e mëparshme të stokut të mund të marrin përgjigje edhe më vonë.

A duhet të bëjmë një inventarizim para dorëzimit?

Për ndryshim roli ose largim punonjësi, po, nëse është e mundur. Një numërim i shpejtë u jep të dy personave të njëjtin pikënisje. Për dorëzimet e përditshme të turnit, nuk nevojitet një numërim i plotë; mjafton kontrolli i rastësishëm i artikujve më të rëndësishëm.

Si e ndalojmë dijen për stokun që të varet nga një person i vetëm?

Shkruani ku ruhet çdo artikull, kur dhe si duhet riporositur, në të njëjtin vend me sasitë, dhe bëjeni çdo person që merret me stokun të regjistrojë vetë ndryshimet e tij. Kështu, çdo anëtar mund ta marrë përsipër këtë punë.