Varaston luovutus ilman virheitä: näin siirrät varastonhallinnan eteenpäin

Varaston luovutus menee pieleen, kun vastaanottaja saa luvun mutta ei sen takana olevaa tietoa. Hän tietää, että hansikkaita on kaksitoista laatikkoa, mutta ei tiedä, missä varakartonki on, milloin tilataan lisää tai kenelle soittaa. Ratkaisu on luovuttaa keskustelun sijaan jaettu tallenne: missä kaikki sijaitsee, mitkä ovat nykyiset määrät, milloin ja miten kutakin tavaraa tilataan lisää, ja mikä on muuttunut viime aikoina.

Tässä artikkelissa käydään läpi luovutusvirheet, jotka johtavat varaston loppumiseen ja tuplatilauksiin, hetket jolloin luovutus tapahtuu (vuoronvaihto, uusi rooli, työntekijän lähtö) sekä tarkistuslista, jota voi käyttää riippumatta siitä, seurataanko varastoa paperilla, taulukkolaskennassa vai sovelluksessa.

Miksi varaston luovutus menee pieleen

Useimmat luovutusvirheet eivät johdu huolimattomuudesta. Varastotieto kertyy hiljalleen kuukausien aikana yhden ihmisen päähän, ja luovutuksessa siltä pyydetään kaiken tyhjentämistä yhden iltapäivän aikana.

Lähtevä työntekijä tietää asioita, joita hän ei enää huomaa tietävänsä. Varateippi on pakettiautossa, ei varastossa. Tulostimen väriaine loppuu talvella nopeammin. Tavarantoimittaja tarvitsee tilaukset ennen puoltapäivää. Mitään tästä ei ole kirjattu, koska sitä ei koskaan ole tarvinnut kirjata. Sitten luovutus tapahtuu, uusi henkilö perii lukuja täynnä olevan taulukon, ja ensimmäinen yllätys tulee kaksi viikkoa myöhemmin tyhjän hyllyn muodossa.

Aikapaine pahentaa tilannetta. Luovutus ahdetaan yleensä jonkun viimeisiin päiviin tai vuoron viimeisiin kymmeneen minuuttiin kaiken muun ohella.

Yleisimmät virheet varaston luovutuksessa

Nämä virheet toistuvat kerta toisensa jälkeen tiimin koosta riippumatta.

• Lukujen luovuttaminen ilman sijainteja. “Meillä on 40 kappaletta” ei hyödytä mitään, jos uusi henkilö ei löydä niitä. Hyllylle, takahuoneeseen ja ajoneuvoon jakautunut varasto pitää kirjata paikan mukaan.
• Tilaustiedon jättäminen pois. Milloin tilataan lisää, kuinka paljon, mistä ja kuka hyväksyy sen. Tämä on osa, joka useimmiten unohtuu ja joka aiheuttaa loppumisia.
• Viimeaikaisen historian ohittaminen. Määrä, joka putosi rajusti viime viikolla, toimitus, jota vielä odotetaan, laatikko, joka on varattu asiakkaalle. Ilman tätä taustaa uusi henkilö tulkitsee luvut väärin.
• Luottaminen pelkkään suulliseen läpikäyntiin. Ihmiset muistavat vain murto-osan siitä, mitä kuulevat kerran. Kierros paikan päällä on hyödyllinen, mutta vain kirjoitetun tiedon lisänä.
• Tallenteen säilyttäminen henkilökohtaisessa tiedostossa. Yhdellä kannettavalla oleva taulukko tai yhden repussa oleva vihko lähtee omistajansa mukana.
• Yhden tunnuksen jakaminen. Jos koko tiimi käyttää samaa tiliä, ei voi tietää, kuka muutti mitä, eikä lähteneen käyttöoikeutta voi sulkea muuttamatta sitä kaikilta muilta.
• Nimistä ei ole sovittu. “Hylly 2” tarkoittaa eri asiaa eri ihmisille. Epäselvät varastopaikkojen nimet aiheuttavat enemmän kadonnutta varastoa kuin useimmat osaavat odottaa.

Kolme erilaista luovutusta, kolme erilaista riskiä

Kaikki luovutukset eivät ole samanlaisia, ja jokainen epäonnistuu omalla tavallaan.

Vuoronvaihto. Tapahtuu päivittäin, joskus useita kertoja päivässä. Riskinä ovat pienet aukot, jotka kasautuvat: jotain on otettu eikä kirjattu, kukaan ei maininnut vähissä olevaa tavaraa. Vuoronvaihdon pitäisi kestää muutama minuutti, mikä toimii vain, jos tallenne on jo ajan tasalla vuoron päättyessä.

Roolin vaihto tai väliaikainen sijaisuus. Joku ottaa varastovastuun hoitaakseen, kun kollega on lomalla, tai siirtyy toiseen tehtävään tiimin sisällä. Riskinä on, että edellinen henkilö on yhä lähellä, jolloin kysymykset menevät hänelle eivätkä tallenteeseen, eikä tieto koskaan siirry kunnolla.

Työntekijän lähtö. Riskialttein luovutus. Viimeisen työpäivän jälkeen häneltä ei voi enää kysyä mitään, ja kaikki, mikä eli vain hänen tiedostoissaan tai muistissaan, katoaa. Kohtele sitä projektina, jolla on aloituspäivä, ei viimeisen iltapäivän keskusteluna.

Rakenna luovutus osaksi arkityötä, ei viimeistä viikkoa

Paras varaston luovutus on sellainen, jota tuskin tarvitsee tehdä. Jos varasto kirjataan heti sen liikkuessa tallenteeseen, jonka koko tiimi näkee, luovutettavaksi jää lähinnä harkintakykyä.

Käytännössä tämä tarkoittaa kolmea tapaa:

1. Kirjaa muutokset siellä, missä ne tapahtuvat. Se, joka ottaa viimeisen teippirullan, kirjaa sen hyllyn luona, ei päivän päätteeksi.
2. Pidä tavaran muistiinpanot tavaran vieressä. Missä se sijaitsee, tilausraja ja miten se tilataan lisää, kuuluvat määrän viereen, eivät erilliseen dokumenttiin.
3. Käytä selkeitä, konkreettisia nimiä. Nimeä varastopaikat sen mukaan, mitä ihminen näkee: “Takahuone, vasen hylly, ylin taso”, “Auto 2”, “Keittiön kaappi tiskialtaan alla”. Hyllyyn kiinnitetty tarra, joka vastaa tallenteen nimeä, poistaa arvailun.

Kun nämä tavat ovat käytössä, vuoronvaihdosta tulee “tapahtuiko tänään mitään epätavallista?”, ja työntekijän lähdöstä tulee tarkistus pelastusoperaation sijaan.

Varaston luovutuksen tarkistuslista

Käytä tätä listaa mihin tahansa luovutukseen. Vuoronvaihdossa yleensä riittää nopea silmäys neljään ensimmäiseen riviin. Roolin vaihdossa tai lähdössä käy koko lista läpi, ja tee se molempien henkilöiden ollessa paikalla.

Tarkistus	Mitä varmistetaan	Miksi sillä on väliä
Nykyiset määrät	Jokaisen tavaran määrä vastaa hyllyllä olevaa	Uusi henkilö aloittaa oikeista luvuista
Sijainnit	Jokaisen tavaran varastopaikka on nimetty, merkitty ja kirjattu	Tavara, jota ei löydy, on yhtä hyvä kuin kadonnut
Tilausrajat	Jokaiselle tavaralle, joka ei saa loppua, on asetettu raja	Vähissä oleva tavara huomataan ilman että kukaan muistaa sitä
Miten tilataan lisää	Toimittaja, tuotekoodi, tavallinen määrä, kuka hyväksyy	Tieto, joka katoaa useimmin
Odottavat toimitukset	Mitä on tilattu ja milloin sen pitäisi saapua	Estää tuplatilauksen
Viimeaikaiset muutokset	Epätavalliset pudotukset, sivuun varatut tavarat, vaurioitunut varasto	Tausta luvuille, jotka näyttävät väärältä
Käyttöoikeus	Uudella henkilöllä on oma tunnus oikealla roolilla	Hänen toimensa kirjautuvat hänen nimiinsä
Lähtevän käyttöoikeus	Lähtevä poistetaan viimeisenä työpäivänä	Kukaan ei muuta varastoa ilman vastuuta siitä
Avoimet kysymykset	Kirjallinen lista, johon vastataan ennen viimeistä päivää	Mikään ei enää jää muistin varaan

Nopea inventaario juuri ennen suurta luovutusta on vaivan arvoinen. Se antaa molemmille saman lähtöpisteen ja muuttaa “luulen sen olevan suunnilleen oikein” luvuksi, josta molemmat ovat samaa mieltä.

Milloin yksinkertainen luovutusmuistio riittää

Jokainen tiimi ei tarvitse muodollista prosessia. Jos yksi ihminen hoitaa yhtä tarvikekaappia ja varasto liikkuu hitaasti, yhden sivun muistio sijainneista, tilausrajoista ja toimittajan tiedoista riittää. Paperi ja jaettu taulukko toimivat molemmat hyvin tässä mittakaavassa.

Muistio alkaa pettää, kun useampi ihminen ottaa varastosta, kun varasto on jakautunut huoneisiin, toimipisteisiin tai ajoneuvoihin, tai kun luovutuksia tapahtuu usein. Silloin staattinen dokumentti vanhenee jo kirjoittamista seuraavana päivänä, ja jaettu, reaaliaikainen tallenne on helpompi pitää oikeana.

Mihin Tana sopii

Tana on tiimeille tarkoitettu jaettu varastosovellus. Koska kaikki työskentelevät samojen reaaliaikaisten lukujen kanssa, luovutus muuttuu vähemmän tiedon siirtämiseksi ja enemmän sen vahvistamiseksi.

• Yksi jaettu tallenne: jokainen jäsen näkee samat nykyiset määrät, joten vastaanottaja ei peri kopiota, joka saattaa jo olla vanhentunut.
• Varastot ja sijainnit: kirjaa varasto hyllyn, laatikon, huoneen tai ajoneuvon mukaan, ja ryhmittele varastot sijainnin, kuten rakennuksen tai toimipisteen, alle. Tavaran kokonaismäärä on niiden summa.
• QR-tarrat: tulosta QR-tarrat tavaroille ja varastoille verkkosovelluksesta ja liimaa ne hyllyihin. Yhden skannaaminen iPhonen tai iPadin kameralla, tai selaimen kameralla, avaa kyseisen tavaran tai varaston.
• “Näin tilaat uudelleen” -muistiinpano: jokaisella tavaralla voi olla muistiinpano siitä, miten sitä tilataan lisää, säilytettynä määrän vieressä.
• Vähäisen saldon hälytykset: aseta raja tavaralle tai koko tiimin oletusarvo. Hälytykset näkyvät etusivulla ja tulevat sähköpostilla ja push-ilmoituksena, valinnaisesti Slack-kanavaan, ja ne tavoittavat jokaisen jäsenen, ei vain sitä, joka aiemmin vastasi asiasta.
• Historia: näe, kuka muutti mitäkin määrää, milloin ja missä varastossa. Ilmainen taso säilyttää 30 päivän toimintahistorian, maksulliset tasot jopa 10 vuotta.
• Roolit ja jäsenet: omistajat, ylläpitäjät ja jäsenet, jokaisella oma tunnus. Jäsenen poistaminen katkaisee hänen käyttöoikeutensa heti, ja hänen aiempi toimintansa jää tallenteeseen.

Tana toimii iPhonella, iPadilla ja Macilla, Androidilla sekä minkä tahansa tietokoneen selaimessa, 28 kielellä, jonka jokainen jäsen valitsee itse. Ilmainen taso on käytettävissä ilman korttia.

Usein kysytyt kysymykset

Mitä varaston luovutuksen pitäisi sisältää?

Nykyiset määrät, missä kukin tavara säilytetään, tärkeiden tavaroiden tilausraja, miten niitä tilataan lisää, mahdolliset odottavat toimitukset sekä viimeaikaiset muutokset, jotka selittävät epätavalliset luvut. Uudella henkilöllä pitäisi myös olla oma tunnus.

Miten varaston vuoronvaihto tehdään?

Varmista, että kaikki vuoron aikana otettu tai vastaanotettu on kirjattu ennen sen päättymistä, ja mainitse sitten vain se, mikä on epätavallista: vähissä olevat tavarat, odottavat toimitukset, sivuun varatut asiat. Jos tallenne on ajan tasalla, luovutus vie vain muutaman minuutin.

Mitä varastotiedoille tapahtuu, kun työntekijä lähtee?

Jos tiedot olivat hänen henkilökohtaisissa tiedostoissaan, ne saattavat lähteä hänen mukanaan. Pidä varasto tallenteessa, jonka koko tiimi jakaa, poista henkilön käyttöoikeus hänen viimeisenä työpäivänään, ja säilytä hänen aiemmat muutoksensa historiassa, jotta aiempiin varastoliikkeisiin liittyviin kysymyksiin voidaan vastata myöhemminkin.

Pitäisikö ennen luovutusta tehdä inventaario?

Roolin vaihdossa tai lähdössä kyllä, jos mahdollista. Nopea laskenta antaa molemmille saman lähtöpisteen. Päivittäisissä vuoronvaihdoissa täyttä laskentaa ei tarvita; riittää, että tärkeimmät tavarat tarkistetaan pistokokein.

Miten estämme varastotiedon riippumisen yhdestä ihmisestä?

Kirjoita ylös, missä kukin tavara sijaitsee ja milloin ja miten sitä tilataan lisää, samaan paikkaan kuin määrät, ja huolehdi, että jokainen varastoa käsittelevä kirjaa omat muutoksensa. Silloin kuka tahansa jäsen voi ottaa työn hoitaakseen.