Si ta thjeshtoni menaxhimin e stokut që ta bëjë kushdo në ekip

Menaxhimi i stokut zakonisht duket i vështirë për një arsye: sistemi mbështetet te një person i kujdesshëm, një tabelë e gjatë dhe shumë kujtesë. Për ta thjeshtuar menaxhimin e stokut, ndryshoni sistemin, jo përpjekjen. Ndiqni më pak gjëra, jepini çdo artikulli një vend fiks, ktheni çdo përditësim në një hap të shpejtë dhe vendosini numrat aty ku i sheh i gjithë ekipi.

Asnjë nga këto nuk kërkon një projekt të madh. Një ekip i vogël mund t’i bëjë shumicën e këtyre ndryshimeve në një pasdite, dhe secili e bën tjetrin më të lehtë.

Si duket një menaxhim i thjeshtë i stokut

Menaxhim i thjeshtë i stokut do të thotë që kushdo në ekip mund t’i përgjigjet pyetjes “sa kemi dhe ku janë?” brenda pak sekondave, pa pyetur një koleg. Ky është testi. Nëse përgjigjja jeton vetëm në kokën e një personi, ose në një skedar që e kupton vetëm një person, sistemi nuk është i thjeshtë, sado i rregullt të duket.

Një sistem i thjeshtë ka tri veçori:

• Kushdo mund ta lexojë. Një anëtar i ri i ekipit gjen një artikull dhe sasinë e tij që në ditën e parë.
• Përditësimi kërkon pothuajse aspak përpjekje. Regjistrimi që keni marrë një kuti dorezash duhet të jetë më i shpejtë se vendimi për të mos e bërë këtë.
• Të dhënat përputhen me raftin. Kur sistemi thotë se ka katër rula shirit ambalazhues, në raft duhet të ketë vërtet katër rula.

Veçoria e tretë varet nga dyja të parat. Të dhënat largohen nga realiteti kur leximi ose përditësimi janë të ngadalta, dhe njerëzit thjesht ndalojnë ta bëjnë atë.

Pse menaxhimi i stokut bëhet i ndërlikuar

Stoku rrallë fillon i ndërlikuar. Bëhet i ndërlikuar pak nga pak.

Një person bëhet vetë sistemi. Personi që krijoi tabelën është i vetmi që i beson asaj. Kur ai është me pushime, askush nuk e di se çfarë duhet riporositur. Kur largohet nga puna, njohuria largohet bashkë me të.

Përditësimet grumbullohen. Njerëzit marrin stok gjatë një dite të ngarkuar dhe planifikojnë ta shkruajnë më vonë. “Më vonë” bëhet fundjava, dhe deri atëherë askush nuk kujton saktësisht çfarë është përdorur.

Asgjë nuk ka një vend të caktuar. I njëjti artikull ndodhet në dy rafte dhe në një furgon. Njerëzit kërkojnë, dorëzohen dhe porosisin më shumë, dhe tani ekziston stok shtesë që askush nuk e gjen dot.

Gjithçka ndiqet në të njëjtën mënyrë. Një projektor dhe një kuti stilolapsash marrin të njëjtat kolona, të njëjtat kontrolle dhe të njëjtën vëmendje. Lista zgjatet, dhe artikujt e rëndësishëm humbasin brenda saj.

Vendosni çfarë ia vlen të ndiqet

Mënyra më e shpejtë për ta thjeshtuar stokun është të ndiqni qëllimisht më pak gjëra. Jo çdo gjë në raft meriton një rresht në sistemin tuaj.

Ndiqni nga afër një artikull kur mungesa e tij do të ndalonte punën, kur është i shtrenjtë, ose kur zhduket pa u vënë re nga askush. Toneri i printerit, produkti më i shitur dhe pajisjet e përbashkëta zakonisht i plotësojnë këto kritere. Një kavanoz me kapëse zyre zakonisht jo.

Për pjesën tjetër, një trajtim më i lehtë është në rregull. Grupojini furnizimet e lira dhe të ndërkëmbyeshme nën një emër (“stilolapsa zyre” në vend të pesë ngjyrave stilolapsash), ose lërini krejtësisht jashtë listës dhe thjesht mbushni sërish sirtarin kur duket se po mbaron. Një listë e shkurtër përditësohet. Një listë e gjatë injorohet.

Rishikojeni listën çdo pak muaj. Artikujt që nuk i keni prekur prej kohësh mund të arkivohen, dhe artikuj të rinj që vazhdimisht shkaktojnë surpriza mund të shtohen.

Jepini çdo artikulli një vend dhe një etiketë

Çdo artikull duhet të ketë një vend: një raft, kuti, dhomë ose automjet të emërtuar. Kur stoku ka një vend fiks, gjetja e tij zgjat sekonda dhe numërimi bëhet i thjeshtë.

Emërtoni vendet e ruajtjes me fjalë që njerëzit i përdorin tashmë, si “Dhoma e pasme, rafti B” ose “Furgoni 2”, dhe ruajini emrat konsistentë. Nëse një artikull vërtet ndodhet në dy vende, regjistrojeni në të dyja, me sasi të veçantë për secilin, që të dini gjithmonë sa ka dhe ku.

Etiketat i bëjnë vendet të dukshme. Vendosni një etiketë të qartë në çdo raft ose kuti, dhe në artikujt që ngatërrohen lehtë. Një etiketë me kod QR ose barkod shkon një hap më tej: skanimi mund t’ju çojë direkt te regjistrimi i saktë, kështu që askush nuk duhet të shkruajë apo të kërkojë.

Ktheni regjistrimin në një hap të shpejtë

Nëse regjistrimi i një ndryshimi zgjat më shumë se pak sekonda, njerëzit do ta anashkalojnë. Zgjidhja është ta bëni përditësimin pjesë të vetë marrjes së artikullit, jo një detyrë të veçantë për më vonë.

Bini dakord për disa rregulla të thjeshta:

• Regjistroni te rafti, në atë çast. Përdorni telefonin ose tabletin aty ku ndodhet stoku, jo një tavolinë më vonë gjatë ditës.
• Një veprim për çdo ndryshim. Morët një copë: minus një. Vendosët pesë: plus pesë. Pa formularë, pa fusha shtesë.
• Numërimet vendosin të vërtetën. Gjatë një inventarizimi, futni numrin që keni numëruar në të vërtetë, jo një llogaritje.
• Lëvizjet regjistrohen si lëvizje. Kur stoku shkon nga magazina te një vendndodhje tjetër, regjistroni që largohet nga një vend dhe mbërrin në tjetrin.

Shkruajini këto rregulla në disa rreshta dhe vendosini aty ku punojnë njerëzit. Rregullat që hyjnë në një letër ngjitëse janë rregullat që njerëzit i ndjekin.

Vendosini numrat aty ku i sheh i gjithë ekipi

Menaxhimi i stokut bëhet i thjeshtë kur pushon së qeni puna e një personi dhe bëhet informacion i përbashkët. Të gjithë ata që marrin ose rimbushin artikuj duhet të shohin të njëjtët numra, të përditësuar sapo ndodhin ndryshimet.

Numrat e përbashkët dhe në kohë reale eliminojnë një kategori të tërë pune: mesazhet që pyesin “a na ka mbetur ende?”, porositë e dyfishta, ecja deri te magazina vetëm për të kontrolluar. Ata gjithashtu ju mbrojnë kur dikush mungon ose largohet, sepse njohuria qëndron në sistem dhe jo te një person.

Një historik i qartë ndihmon gjithashtu. Kur mund të shihni kush ka ndryshuar një sasi, kur dhe ku, një mospërputhje bëhet një pyetje e shpejtë në vend të një grindjeje.

Lëreni stokun e ulët ta njoftojë veten

Kontrolli i çdo rafti për të parë çfarë po mbaron është i ngadaltë dhe lehtësisht harrohet. Një qasje më e thjeshtë është të vendosni, një herë, nivelin në të cilin çdo artikull i rëndësishëm duhet riporositur, dhe t’i lini sistemit t’ju paralajmërojë kur stoku e arrin atë nivel.

Vendoseni këtë nivel me pak hapësirë rezervë: sa mjafton për ta mbajtur punën duke funksionuar ndërsa mbërrin riporosia. Krahas tij, mbani një shënim të shkurtër se si riporositet artikulli, si emri i produktit ose vendi ku zakonisht e blini, që kushdo të mund ta bëjë porosinë, jo vetëm personi që e bën gjithmonë.

Një listë kontrolli për thjeshtimin e menaxhimit të stokut

Hapi	Çfarë të bëni	Pse ndihmon
Ndiqni më pak	Mbani vetëm artikujt që kanë rëndësi, grupojini furnizimet e lira	Një listë e shkurtër mbetet e përditësuar
Një vend për çdo artikull	Emërtoni çdo raft, kuti, dhomë dhe automjet	Gjetja dhe numërimi zgjasin sekonda
Vendosni etiketa	Etiketa te vendet e ruajtjes dhe artikujt që ngatërrohen lehtë, me kode QR aty ku është e dobishme	Pa kërkim, pa shkrim me dorë
Regjistroni në çast	Një veprim i shpejtë për çdo ndryshim, te rafti	Të dhënat përputhen me raftin
Ndani numrat	Të gjithë shohin të njëjtin stok në kohë reale	Asnjë varësi nga një person i vetëm
Vendosni nivele riporosie	Një prag dhe një shënim riporosie për çdo artikull kyç	Stoku i ulët kapet herët
Rishikoni rregullisht	Shikojeni listën çdo pak muaj	Sistemi mbetet i vogël

Kur mjafton mjeti i thjeshtë që keni tashmë

Mund të mos ju duhet fare softuer i ri. Nëse një ose dy persona menaxhojnë një grup të vogël dhe të qëndrueshëm artikujsh në një vend, një tabelë e mbajtur mirë ose edhe një listë letre te dera e magazinës mund të funksionojë mirë. Zakonet e përmendura më sipër kanë më shumë rëndësi se vetë mjeti.

Shenjat që e keni tejkaluar këtë janë praktike: disa persona përditësojnë stokun, artikujt ndodhen në më shumë se një vend, skedari është më shpesh i papërditësuar sesa i përditësuar, ose ju mbaron vazhdimisht diçka që mendonit se e kishit. Në atë pikë, një aplikacion i përbashkët kursen më shumë kohë sesa kushton për t’u vendosur.

Ku përshtatet Tana

Tana është një aplikacion i përbashkët stoku për ekipe, ndërtuar rreth zakoneve të përmendura në këtë artikull. I gjithë ekipi sheh të njëjtët numra në kohë reale.

Ju shtoni artikuj (çfarë numëroni) dhe magazina (një raft, kuti, dhomë ose automjet); stoku regjistrohet për çdo magazinë veç e veç, dhe totali i artikullit mblidhet automatikisht. Regjistrimi bëhet me një prekje: − ose + për një ndryshim, = për të vendosur numrin e saktë që keni numëruar gjatë një inventarizimi, dhe lëvizjet mes magazinave regjistrohen si lëvizje.

Mund të printoni etiketa QR për artikujt dhe magazinat nga aplikacioni në ueb dhe t’i skanoni me kamerën e iPhone-it ose iPad-it, ose me kamerën e shfletuesit në aplikacionin në ueb, për të hapur regjistrimin e saktë. Tana lexon gjithashtu barkode të zakonshme produktesh, kështu që mund t’i bashkëngjitni një artikulli barkodin e prodhuesit.

Çdo artikull mund të ketë një prag paralajmërimi për stok të ulët, i shfaqur në faqen kryesore dhe i dërguar me email dhe njoftim push, opsionalisht edhe në një kanal Slack, me një shënim “si të riporositet” pranë tij. Një historik tregon kush ka ndryshuar cilën sasi, kur dhe në cilën magazinë. Kur doni numrat në një tabelë, eksportimi CSV hapet në çdo aplikacion tabele.

Tana funksionon në iPhone, iPad dhe Mac, si dhe si aplikacion në ueb në çdo shfletues modern, përfshirë Android-in. Ka një plan falas pa kërkuar kartë, dhe plane me pagesë për ekipet që kanë nevojë për më shumë.

Pyetje të shpeshta

Cila është mënyra më e lehtë për të menaxhuar stokun?

Ndiqni vetëm artikujt që kanë rëndësi, jepini secilit një vend fiks, regjistroni çdo ndryshim në çastin kur ndodh, dhe ndajini numrat me këdo që përdor stokun. Mjeti mund të jetë një tabelë ose një aplikacion; zakonet janë ato që e bëjnë të lehtë.

Si ta thjeshtoj stokun për një biznes të vogël?

Filloni me një listë të shkurtër artikujsh, mungesa e të cilëve do të ndalonte punën. Emërtoni vendet tuaja të ruajtjes, vendosini etiketa dhe bini dakord që të gjithë ta regjistrojnë ndryshimin te rafti. Shtoni nivele riporosie për artikujt kyç, që të mos ju duhet të kontrolloni raftet për të ditur çfarë të blini.

A mjafton një tabelë për menaxhimin e stokut?

Për një person dhe një listë të vogël e të qëndrueshme, shpesh po. Bëhet e vështirë kur e redaktojnë disa persona, kur artikujt ndodhen në disa vende, ose kur përditësimet presin për më vonë. Ato janë momentet kur një sistem i përbashkët dhe në kohë reale ia vlen.

Sa shpesh duhet të bëj një inventarizim?

Numëroni artikujt e rëndësishëm ose të shtrenjtë më shpesh, dhe gjithçka tjetër më rrallë. Nëse të dhënat përditësohen ndërsa ndodhin ndryshimet, inventarizimet bëhen kontrolle të shpejta në vend të një rindërtimi të plotë.