Недостиг на персонал? Как да управлявате склад с малък екип

Когато екипът ви е с недостиг на хора, складът обикновено е първото нещо, което изостава. Никой не решава съзнателно да спре да брои стоката; просто винаги има нещо по-спешно. Начинът да задържите наличностите под контрол с по-малко хора не е да работите по-усилено. Той е да премахнете работата, която съществува единствено заради начина на проследяване: разходката обратно до офиса, за да се обнови листа, единственият човек, когото всички питат, пълната инвентаризация, която изяжда цял уикенд.

Тази статия разглежда навиците, които позволяват на малък екип да управлява склада надеждно. Нито един от тях не изисква допълнителен персонал, и повечето работят независимо дали използвате хартия, електронна таблица или приложение.

Защо складът страда пръв при недостиг на хора

Складовата работа лесно се отлага, защото цената на пропуска идва по-късно. Пропуснатата актуализация днес се превръща в изчерпана наличност следващата седмица или в двойна поръчка следващия месец. Когато по-малко хора носят същото натоварване, задачите с отложена цена тихо отпадат от списъка.

Резултатът е познат модел. Записаните количества се разминават с това, което реално стои на рафта. Хората престават да вярват на числата, затова отиват да проверят сами, което отнема още повече време. Поръчват се стоки “за всеки случай”, а парите се озовават заключени в кутии в дъното на склада.

Прекъсването на този модел започва с това да видите къде реално отива времето.

Спрете да разчитате на единствения човек, който знае

В много малки екипи цялостната картина на склада съществува само в главата на един човек. Той знае, че резервната опаковъчна лента е във фургона, че ръкавиците свършват на всеки няколко седмици и кой доставчик да се обади. Това работи, докато той не отиде в отпуск, не се разболее или не напусне.

Когато персоналът е ограничен, знанието, съсредоточено в един човек, е най-големият ви риск. Решението е да запишете няколкото важни неща за всеки артикул:

• къде се съхранява, до конкретния рафт или кутия
• колко обикновено искате да имате на склад
• прага, при който трябва да се поръча ново количество
• как се поръчва (доставчик, код на продукта, кой одобрява)

Това не изисква цяло ръководство. Кратка бележка до всеки артикул е достатъчна, за да може всеки в екипа да поеме задачата. Веднага щом информацията се намира на общо място, работата може да преминава между хората, вместо да чака точно определен човек.

Не всеки артикул заслужава еднакво внимание

Малкият екип не може да следи всичко еднакво, и не бива да се опитва. Някои артикули са скъпи, някои спират работата, когато свършат, а други са евтини и лесно се заменят от близкия магазин.

Разделете артикулите си на приблизителни групи:

• Критични: изчерпването им спира работата или губи продажба. Следете ги отблизо и задайте прагове за поръчка.
• Ценни: скъпи артикули, при които загубата или свръхпоръчката боли. Броете ги по-често.
• Обичайни: евтини консумативи. Достатъчен е обикновен сигнал за “намаляващи количества”.

Това е добре познатата идея зад ABC анализа и не се нуждаете от формула, за да я приложите. Насочете ограниченото си внимание към първите две групи и оставете третата да се справя с лека проверка.

Записвайте наличностите там, където се движат, а не по-късно

Най-скъпият навик в контрола на наличностите е записването на промените след факта. Някой взема три кутии ръкавици, възнамерява да обнови листа по-късно и забравя. Умножете това по натоварена седмица и числата ви стават измислица.

С по-малко хора искате всяка промяна да отнема секунди и да се случва на рафта. Това означава:

• записът е достъпен от мястото, където е стоката, чрез телефон или таблет
• изваждането или прибавянето на нещо е едно малко действие
• никой не трябва да помни партида промени, за да ги въведе в края на деня

Когато записването е бързо, хората го правят. Когато означава да отидеш до компютър и да отвориш файл, го отлагат, а екип с недостиг на персонал винаги има причина да отлага.

Оставете наличността да ви казва кога да поръчате

Проверката на рафтовете “да видим дали нещо намалява” е работа, която малкият екип не може да си позволи. Обърнете нещата: определете праг за всеки важен артикул и оставете системата да ви казва, когато наличността падне под него.

Добрият сигнал за намаляваща наличност прави три неща. Достига до човека, който поръчва, без той да търси активно. Показва само това, което се нуждае от внимание, а не целия списък. И казва как да се поръча, за да може задачата да се възложи на когото е свободен.

Това превръща поръчването от обход в отговор. Прекарвате време само върху артикулите, които имат нужда от него.

Съкратете времето за инвентаризация, като броите по-умно

Пълната инвентаризация често е най-голямата единична задача в склада за годината и тази, от която екипите с недостиг на персонал се страхуват най-много. Можете да съкратите времето за инвентаризация, без да намалявате точността.

Брoйте по място за съхранение. Организирайте наличността по място (рафт, шкаф, фургон) и брoйте по едно място наведнъж. Всяко броене е малко и винаги знаете коя част от сградата е готова.

Етикетирайте рафтове и артикули. QR код или баркод етикет на рафт или кутия означава, че броящият може да отвори точния запис веднага, вместо да го търси по име.

Въвеждайте преброеното количество, а не разликата. При броене записвайте това, което реално виждате. Изчисляването “имахме дванадесет, сега са девет, значи минус три” кани грешки.

Броете малко и често. Вместо едно изтощително годишно броене, броете критичните и ценните си артикули по редовна ротация. Това обикновено се нарича циклично броене. Числата остават точни през цялата година, а годишното броене, ако все още ви трябва, носи по-малко изненади.

Разделете работата. Когато всички въвеждат данни в един и същ споделен запис, двама души могат да броят две помещения едновременно, без после да сверяват листове.

Кратко обобщение: какво да промените първо

Задача	Бавният начин	Начинът с по-малко усилие
Знаене къде се намира нещо	Питане на единствения човек, който знае	Споделен запис с място за съхранение и бележки за всеки артикул
Записване на употребата	Обновяване на лист в края на деня	Едно докосване на рафта, в момента на действието
Забелязване на намаляваща наличност	Обход на рафтовете и оглед	Праг за всеки артикул и известие
Поръчване	Запомняне на доставчика	Бележка “как се поръчва”, която всеки може да следва
Инвентаризация	Едно голямо броене, сверявано на ръка	Броене по място, сканиране на етикети, циклично броене
Установяване на грешка	Гадаене	История на кой какво е променил и кога

Изберете реда, който отнема най-много време на екипа ви днес, и започнете оттам. Не е нужно да променяте всичко наведнъж.

Кога хартията или таблицата все още вършат работа

Инструментът не винаги е решението. Ако един човек управлява един-единствен шкаф с консумативи, лист на вратата може да е напълно достатъчен. Ако наличността ви се променя рядко и я броите веднъж на тримесечие, добре поддържана електронна таблица може да ви служи години наред.

Признаците, че сте ги надраснали, са практически: повече от един човек обновява числата, наличността се намира на повече от едно място, хората постоянно питат “това актуално ли е?”, или инвентаризацията отнема все повече време всеки път. Когато се появят тези признаци, цената на ръчния метод се плаща с работни часове на персонал, който вече нямате в излишък.

Къде се вписва Tana

Tana е споделено приложение за склад за екипи. Всички в екипа виждат едни и същи актуални числа, така че няма основен екземпляр за издирване и няма един човек, който да носи цялата картина.

• Записвайте на рафта: използвайте − и + за изваждане или добавяне на наличност с едно докосване, и = за задаване на точно преброеното количество по време на инвентаризация.
• Места за съхранение: записвайте наличността по рафт, кутия, помещение или превозно средство; общото количество на артикула е тяхната сума. Премествайте наличност между местата за съхранение, когато се движи.
• Известия за намаляваща наличност: задайте праг за всеки артикул (или стойност по подразбиране за екипа) и получавайте известие на началната страница, по имейл и push, а по избор и в Slack канал. Всеки артикул може да носи бележка “как се поръчва”.
• QR етикети и баркодове: печатайте QR етикети от уеб приложението за артикули и места за съхранение, и сканирайте с камерата на iPhone или iPad или камерата на браузъра. Обичайни баркодове на продукти могат да бъдат прикачени към артикули.
• История: вижте кой е променил какво количество, кога и в кое място за съхранение.
• Лесен старт: поставете до 200 имена на артикули наведнъж, по едно на ред. Изнасяйте наличността в CSV, когато ви трябва електронна таблица.

Tana работи на iPhone, iPad и Mac, и в браузъра на всеки компютър. Има безплатен план без нужда от карта и платени планове за екип, когато ви трябва повече.

Често задавани въпроси

Как малък екип може да управлява склад, без да наема повече хора?

Премахнете работата, произтичаща от самия начин на проследяване. Пазете един споделен запис, записвайте промените на рафта в момента на случване, задайте прагове за поръчка, за да ви достига сигнал при намаляваща наличност, и заменете едно голямо годишно броене с малки, редовни броения.

Кой е най-бързият начин да се съкрати времето за инвентаризация?

Брoйте по едно място за съхранение наведнъж, използвайте етикети, за да се отваря веднага правилният запис, и въвеждайте преброеното количество, вместо да изчислявате разлики. Цикличното броене на критичните артикули също прави годишното броене по-малко и по-бързо.

Кои артикули трябва да проверява най-често екип с недостиг на персонал?

Артикулите, чието изчерпване спира работата, и скъпите артикули. Евтините консумативи обикновено могат да разчитат на прост сигнал за намаляваща наличност вместо на редовно броене.

Достатъчна ли е електронна таблица за малък екип?

Може да бъде, ако един човек я поддържа и наличността е на едно място. Щом няколко души започнат да я обновяват или наличността се разпредели по помещения, обекти или превозни средства, споделено приложение, което всички обновяват директно, обикновено спестява повече време, отколкото струва.

Какво се случва със знанието ни за склада, когато някой напусне?

Ако е било само в главата му, то си отива с него. Записването на мястото на всеки артикул, прага му за поръчка и начина на поръчване, в запис, споделен от целия екип, запазва това знание в екипа.