共有物を、迷子にしない。

文具、行事用品、清掃用品、日常の事務備品。担当者の異動をきっかけに、どこに何があるかわからなくなることがあります。Tanaは数量と保管場所を共有し、口頭の説明だけでなく、次の担当者が確認できる記録を残します。

まずは部署の戸棚や施設の用品庫など、範囲を決めます。実際の棚と対応する名前を付け、建物やフロアで保管場所をまとめます。似た箱や機器は写真で区別し、棚ごとに数量を記録。合計だけでなく、必要な分がどこにあるかを確認できます。

受け入れ、配布、補充のタイミングで記録を更新し、移動した場合も保管場所の数量を合わせます。個と箱の数え方も統一します。消耗品には低在庫の目安を設定できます。表示されるのは「記録上の残数が減った」という情報で、そこから先の判断は担当者が行います。

共用の戸棚一つを数え、初めて使う人が記録から探せるか試します。QRラベルや確認用のCSVも利用できます。Tanaが受け持つのは、日常の備品の所在と数量です。担当が代わるときにも、次の人が使える情報を残せます。