Nech je spoločný majetok dohľadateľný.

Spoločný materiál sa hľadá ťažko, keď človek, ktorý pozná sklad, prejde na inú pozíciu. Kancelárske potreby, materiál na podujatia, upratovacie prostriedky a bežné kancelárske vybavenie sa rozprestrú naprieč odbormi a budovami, s internými názvami, ktoré novému kolegovi veľa nepovedia. Tana ponúka spoločný záznam o týchto veciach a pomáha tímom zdokumentovať množstvá a miesta uloženia, aby odovzdanie bolo viac než ústny výklad, kde veci zvyčajne bývajú.

Začnite jasne vymedzenou oblasťou, napríklad skriňou odboru alebo skladom materiálu v obecnom objekte. Pomenujte miesta uloženia slovami, ktoré kolegovia priradia k skutočným policiam, a zoskupte ich podľa lokality tam, kde treba rozlíšiť budovy alebo poschodia. Pridajte fotky položiek, keď pomáhajú spoznať podobné nádoby alebo prístroje. Zapisujte množstvá na úrovni miesta uloženia. Dá sa tak prejsť celkové množstvo položky a zároveň chápať, ktorá miestnosť alebo skriňa drží potrebnú časť.

Zaraďte aktualizácie do bežného príjmu, výdaja a dopĺňania. Keď sa vec použije alebo presunie, držte množstvá v dotknutých miestach uloženia v súlade so skutočnou zmenou. Jednotná jednotka počítania zabráni zámene kusov a krabíc. Prahy môžu vyvolať revíziu bežného spotrebného materiálu, ktorého zaznamenaný súčet klesá. Údaj o nízkej zásobe je informácia, nie schválenie: hovorí, že spočítané číslo kleslo, a ďalej pokračujú zodpovední pracovníci.

Skúste spočítať jednu spoločnú skriňu a pozrite sa, či kolega, ktorý ju nepozná, nájde veci podľa záznamu. QR štítky otvoria detail miesta uloženia a filtrované exporty CSV poskytnú pracovné zoznamy na revíziu. Úlohou Tany je každodenná prehľadnosť: nekomplikovaný spôsob, ako zanechať ďalšiemu človeku užitočnú informáciu o zásobách, znížiť závislosť od neformálnej pamäti a uľahčiť hľadanie bežného spoločného materiálu pri zmene zodpovedností.