Pidä yhteinen omaisuus jäljitettävänä.

Yhteisiä tarvikkeita on vaikea löytää, kun varaston tunteva ihminen siirtyy toiseen tehtävään. Toimistotarvikkeet, tapahtumamateriaalit, puhdistusaineet ja tavalliset toimistolaitteet jakautuvat yksiköiden ja rakennusten kesken, ja sisäiset nimet kertovat uudelle kollegalle vähän. Tana tarjoaa yhteisen merkinnän näistä tavaroista ja auttaa tiimejä kirjaamaan määrät ja säilytyspaikat, jotta luovutus voi olla enemmän kuin suullinen selitys siitä, missä tavarat yleensä ovat.

Aloita selkeästi rajatusta alueesta, esimerkiksi yksikön kaapista tai julkisen tilan tarvikevarastosta. Nimeä säilytyspaikat termeillä, jotka kollegat voivat yhdistää todellisiin hyllyihin, ja ryhmittele ne sijainneittain siellä, missä rakennukset tai kerrokset pitää erottaa. Lisää nimikkeiden kuvia, kun ne auttavat tunnistamaan samankaltaisia astioita tai laitteita. Kirjaa määrät säilytyspaikan tasolla. Näin voi tarkastella nimikkeen kokonaismäärää ja samalla ymmärtää, missä huoneessa tai kaapissa tarvittava osa on.

Tee päivityksistä osa tavallista vastaanottoa, jakelua ja täydennystä. Kun tavaraa käytetään tai siirretään, pidä kyseisten säilytyspaikkojen määrät todellisen muutoksen mukaisina. Yhtenäinen laskentayksikkö estää sekaannuksen kappaleiden ja laatikoiden välillä. Rajat voivat käynnistää tavallisten kulutustarvikkeiden tarkastelun, kun kirjattu kokonaismäärä laskee. Vähäisen saldon merkintä on tietoa, ei hyväksyntää: se kertoo, että laskettu luku on laskenut, ja siitä eteenpäin toimivat vastuuhenkilöt.

Kokeile laskea yksi yhteinen kaappi ja katso, löytääkö sitä tuntematon kollega tavarat merkinnän avulla. QR-tarrat avaavat säilytyspaikan tiedot, ja suodatetut CSV-viennit antavat työlistoja tarkasteluun. Tanan tehtävä on arjen näkyvyys: mutkaton tapa jättää hyödyllistä varastotietoa seuraavalle, vähentää riippuvuutta epävirallisesta muistista ja tehdä tavallisten yhteisten tarvikkeiden löytämisestä helpompaa vastuiden vaihtuessa.