Ετοιμάστε τη στιγμή.

Η προετοιμασία μιας εκδήλωσης βάζει σε κίνηση εκπληκτικά πολλά πράγματα. Καλώδια, πινακίδες, τραπεζομάντηλα, γραφική ύλη και σταντ φεύγουν από την αποθήκη σε διαφορετικές ώρες και επιστρέφουν όταν όλοι είναι κουρασμένοι. Ένα γνώριμο κιβώτιο μπορεί να έχει λιγότερα απ’ όσα θυμάται η ομάδα, και η επόμενη εκδήλωση ήδη πλησιάζει. Το Tana βοηθά τους διοργανωτές να καταγράφουν τι είναι αποθηκευμένο και πού, και δίνει στην προετοιμασία σαφέστερη αφετηρία πριν φορτωθεί το πρώτο όχημα ή ανοίξουν οι πόρτες του χώρου.

Ονομάστε τις θέσεις αποθήκευσης από τα κιβώτια, τα ντουλάπια και τους χώρους εξοπλισμού που χρησιμοποιεί η ομάδα. Προσθέστε φωτογραφίες αντικειμένων που εθελοντές ή προσωρινοί συνεργάτες δεν αναγνωρίζουν αμέσως, και γράψτε χρήσιμες διαστάσεις ή διακριτικά στοιχεία στα ονόματα και τις περιγραφές. Καταγράψτε ποσότητες εκεί όπου φυλάσσεται κάθε αντικείμενο. Αν εμπλέκονται πολλοί χώροι ή κτίρια, οι τοποθεσίες ομαδοποιούν τις σχετικές θέσεις. Έτσι το απόθεμα γίνεται κατανοητό και σε κάποιον που βοηθά για πρώτη φορά, όχι μόνο σε όποιον μάζεψε την προηγούμενη φορά.

Πριν από μια εκδήλωση, δείτε τα είδη που σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε και συγκρίνετε τις καταγραφές τους με το περιεχόμενο των κιβωτίων. Όταν υλικά καταναλώνονται ή μετακινούνται, ενημερώστε τις ποσότητες και τις θέσεις που επηρεάζονται. Στην επιστροφή, μια σύντομη καταμέτρηση δείχνει τι χρειάζεται προσοχή πριν από την επόμενη κράτηση. Τα όρια βοηθούν σε επαναλαμβανόμενες αγορές όπως ταινία, κονκάρδες ή αναλώσιμα μιας χρήσης. Ο επαναχρησιμοποιούμενος εξοπλισμός θέλει άλλη συνήθεια: να ελέγχετε την καταγεγραμμένη θέση και ποσότητα κάθε φορά που επιστρέφει, όσο το κιβώτιο είναι ακόμη ανοιχτό.

Ξεκινήστε από ένα κιβώτιο εξοπλισμού ή μία επαναλαμβανόμενη εκδήλωση. Μια ετικέτα QR στο κιβώτιο ανοίγει εύκολα τις λεπτομέρειες της θέσης, και ένα φιλτραρισμένο CSV λειτουργεί ως οδηγός σε φυσικό έλεγχο. Αυτό που προσθέτει το Tana είναι μια κοινή μνήμη για τα αντικείμενα πίσω από την εκδήλωση: τι υπάρχει στο κιβώτιο, πόσα, και πού μένει το ίδιο το κιβώτιο. Η επόμενη ομάδα που στήνει έχει τότε ένα χρήσιμο σημείο να κοιτάξει πριν ρωτήσει ποιος θυμάται.