Διαχείριση εργαλείων για συνεργεία και κατασκευαστικές ομάδες: οχήματα, εργοτάξια και εργαλειοθήκες

Διαχείριση εργαλείων σημαίνει να ξέρετε πάντα σε ποιο όχημα, εργοτάξιο ή εργαλειοθήκη βρίσκεται ένα εργαλείο, αντί να ρωτάτε ολόγυρα μέχρι να θυμηθεί κάποιος. Για ηλεκτρολόγους, υδραυλικούς, κατασκευαστές και συνεργεία συντήρησης, τα εργαλεία και τα μικρά υλικά μετακινούνται πολλές φορές την ημέρα ανάμεσα σε όχημα, εργοτάξιο και αποθήκη, και μια καταγραφή βοηθά μόνο όταν προλαβαίνει αυτόν τον ρυθμό.

Αυτός ο οδηγός εξετάζει τι πρέπει να κάνει μια εφαρμογή διαχείρισης εργαλείων, πώς κρατάτε το απόθεμα οχήματος και τον εξοπλισμό εργοταξίου σωστά χωρίς επιπλέον διοικητικό φόρτο, και πότε μια απλή λίστα εξακολουθεί να είναι η σωστή επιλογή.

Γιατί τα εργαλεία και το απόθεμα οχήματος χάνονται

Τα εργαλεία και το απόθεμα οχήματος χάνονται επειδή τίποτα δεν καταγράφει τη στιγμή που κάτι μετακινείται. Ένα δράπανο πηγαίνει από το όχημα στο εργοτάξιο μέσα στην τσάντα κάποιου, και το μόνο αρχείο είναι η μνήμη· κανείς δεν σημειώνει τρεις βίδες ή μια χούφτα δεματικά, οπότε ένα κουτί αδειάζει χωρίς προειδοποίηση.

Η λύση δεν είναι ένας αυστηρότερος κανόνας επισήμανσης. Είναι να κάνετε την καταγραφή τόσο γρήγορη ώστε να ενημερώνεται ακριβώς εκεί όπου βρίσκεται το εργαλείο, ώστε η καταγραφή μιας μετακίνησης να κοστίζει λιγότερο από το να την παραλείψετε.

Τι πρέπει να κάνει μια εφαρμογή διαχείρισης εργαλείων

Μια εφαρμογή διαχείρισης εργαλείων κερδίζει τη θέση της μόνο αν η ενημέρωσή της είναι πιο γρήγορη από το να μην ασχοληθεί κανείς. Προσέξτε:

• Ενημέρωση από το κινητό, δίπλα στο όχημα ή την εργαλειοθήκη, με ένα ή δύο αγγίγματα.
• Μία λίστα για όλα τα εργαλεία, οχήματα, εργοτάξια και container — όχι ένα φύλλο ανά όχημα.
• Ένα σαφές «πού βρίσκεται τώρα», που ενημερώνεται μετακινώντας το εργαλείο, όχι επεξεργάζοντας κείμενο.
• Αναλώσιμα που καταγράφονται όπως τα εργαλεία, με προειδοποίηση πριν τελειώσουν.
• Μια καταγραφή για ποιος μετακίνησε ή μέτρησε κάτι, και πότε.

Απόθεμα οχήματος: το κομμάτι που εξαντλείται αθόρυβα

Το απόθεμα οχήματος είναι κυρίως μικρά υλικά — εξαρτήματα, δεματικά, βίδες, ταινία — και εξαντλείται λίγα τη φορά, κάτι που το κάνει εύκολο να περάσει απαρατήρητο μέχρι μια δουλειά να σταματήσει επειδή το όχημα έμεινε χωρίς.

Μια διαχείριση εξοπλισμού που καλύπτει τα αναλώσιμα, με ένα όριο ανά είδος, εντοπίζει αυτό πριν κοστίσει ένα ταξίδι πίσω στην αποθήκη. Η ανανέωση αποθέματος γίνεται μια σύντομη λίστα αντί για μια εκτίμηση.

Εξοπλισμός εργοταξίου: ξεχωρίστε το όχημα από το εργοτάξιο

Ένα όχημα, ένα εργοτάξιο και μια εργαλειοθήκη κρατούν απόθεμα ο καθένας για διαφορετικό λόγο, και η ανάμειξή τους σε μία λίστα κρύβει αυτό που έχει σημασία.

Κρατά απόθεμα	Τυπική χρήση	Τυπική μετακίνηση
Όχημα συνεργείου	Εργαλεία και υλικά για τις δουλειές αυτού του οχήματος	Φορτώνεται στην αποθήκη, ανανεώνεται μετά από μια δουλειά
Εργοτάξιο ή container	Εξοπλισμός που παραμένει για τη διάρκεια μιας δουλειάς	Παραδίδεται στην αρχή, παραλαμβάνεται στο τέλος
Εργαλειοθήκη ή βαλίτσα	Ένα σετ που ταξιδεύει με ένα άτομο ή μια ομάδα	Μετακινείται καθημερινά ανάμεσα σε όχημα και εργοτάξιο

Το να κρατάτε καθέναν ως δική του καταγραφή, μετακινώντας απόθεμα ανάμεσά τους αντί να το ξαναγράφετε, είναι αυτό που επιτρέπει στον εξοπλισμό εργοταξίου να απαντά στο «τι υπάρχει πραγματικά».

Πώς παίρνετε πίσω τα εργαλεία όταν τελειώνει μια δουλειά

Η παραλαβή εργαλείων από ένα εργοτάξιο που τελείωσε είναι πιο εύκολη όταν η καταγραφή λέει ήδη τι θα έπρεπε να υπάρχει εκεί. Πριν φύγετε, ελέγξτε τι υπάρχει στο εργοτάξιο σε σχέση με αυτή την καταγραφή, σημειώστε επί τόπου ό,τι λείπει, και μετακινήστε αμέσως στην καταγραφή του οχήματος ό,τι γυρίζει πίσω με το συνεργείο. Ένα κενό που εντοπίζεται την ίδια μέρα διορθώνεται εύκολα· ένα κενό που εντοπίζεται εβδομάδες μετά παραμένει μια υπόθεση.

Πότε μια κοινή λίστα ή πίνακας με ετικέτες αρκεί ακόμα

Ένα κοινόχρηστο υπολογιστικό φύλλο, ένας πίνακας στο όχημα ή μια λίστα σε χαρτί είναι απολύτως εντάξει για μια δραστηριότητα ενός ή δύο ατόμων με ένα όχημα και έναν μικρό, σταθερό εξοπλισμό.

Σταματά να αρκεί μόλις αρχίσουν να μοιράζονται τα ίδια εργαλεία πολλά άτομα, το απόθεμα βρίσκεται σε περισσότερα από ένα οχήματα ή εργοτάξια, ή ένα εργαλείο που λείπει σημαίνει να αγοράσετε αντικαταστάτη πριν καταλάβει κανείς πού πήγε το παλιό.

Πού ταιριάζει το Tana

Το Tana είναι μια κοινόχρηστη εφαρμογή αποθεμάτων για ομάδες, και καλύπτει το κομμάτι της καταγραφής στη διαχείριση εργαλείων και αποθέματος οχήματος.

• Δημιουργήστε μια αποθήκη για κάθε όχημα, εργοτάξιο, container ή εργαλειοθήκη· το απόθεμα καταγράφεται ανά αποθήκη, και το σύνολο ενός είδους είναι το άθροισμά τους. Ένα εργοτάξιο μπορεί επίσης να είναι μια τοποθεσία με διεύθυνση και σημάδι στον χάρτη.
• Το «ποιος το έχει» απαντιέται μετακινώντας απόθεμα ανάμεσα σε αποθήκες — ένα όχημα, την εργαλειοθήκη μιας ομάδας, ή την αποθήκη ενός συγκεκριμένου ατόμου — όχι με λειτουργία δανεισμού· το Tana δεν αναθέτει είδη σε άτομα και δεν παρακολουθεί θέση GPS.
• Το ιστορικό δείχνει ποιος άλλαξε ποια ποσότητα, πότε, και σε ποια αποθήκη.
• Εκτυπώστε ετικέτες QR για εργαλειοθήκες, βαλίτσες και είδη· η σάρωση ανοίγει την καρτέλα τους από την κάμερα του iPhone, του iPad ή της εφαρμογής web.
• Οι ειδοποιήσεις χαμηλού αποθέματος ανά είδος καλύπτουν αναλώσιμα οχήματος όπως εξαρτήματα, δεματικά και βίδες, στην αρχική σελίδα, με email ή push, ή σε ένα κανάλι Slack.

Το Tana έχει δωρεάν πλάνο χωρίς κάρτα, και επί πληρωμή πλάνα ανά ομάδα.

Συχνές ερωτήσεις

Τι πρέπει να κάνει μια εφαρμογή διαχείρισης εργαλείων για μια μικρή ομάδα;

Αφήστε κάποιον να ενημερώνει το απόθεμα από το κινητό με ένα ή δύο αγγίγματα, δείξτε ποιο όχημα, εργοτάξιο ή εργαλειοθήκη έχει κάθε εργαλείο αυτή τη στιγμή, και προειδοποιήστε πριν τελειώσουν τα αναλώσιμα του οχήματος. Αν είναι πιο αργό από το να μην μπαίνετε στον κόπο, δεν θα παραμείνει ενημερωμένο.

Μπορώ να παρακολουθώ το απόθεμα οχήματος χωρίς GPS;

Ναι. Η παρακολούθηση του τι περιέχει ένα όχημα και τι έχει χρησιμοποιήσει δεν απαιτεί εντοπισμό του οχήματος — μια καρτέλα ανά όχημα, ενημερωμένη όταν φορτώνεται ή χρησιμοποιείται απόθεμα, απαντά μόνη της στο ερώτημα του αποθέματος.

Πώς παρακολουθώ ποιος έχει ένα εργαλείο;

Δώστε σε κάθε άτομο ή όχημα τη δική του αποθήκη και μετακινήστε εργαλεία εκεί. Το ιστορικό δείχνει τότε ποιος μετακίνησε τι και πότε, απαντώντας στο «ποιος το έχει» χωρίς ειδική λειτουργία δανεισμού.

Χρειάζομαι barcode για τον εξοπλισμό εργοταξίου;

Όχι, αλλά βοηθούν. Μια ετικέτα QR σε μια εργαλειοθήκη, βαλίτσα ή είδος κάνει την καταγραφή μιας μετακίνησης τόσο γρήγορη όσο μια σάρωση, και εξαρτήματα που έρχονται με barcode του κατασκευαστή μπορούν να σαρωθούν με αυτό αντί.