Πώς να οργανώσετε τον εξοπλισμό και τα αναλώσιμα του γραφείου (και να τα κρατήσετε οργανωμένα)

Για να οργανώσετε τον εξοπλισμό και τα αναλώσιμα του γραφείου και να παραμείνουν οργανωμένα, δώστε σε κάθε αντικείμενο μία σταθερή θέση, ομαδοποιήστε αυτές τις θέσεις σε σαφείς ζώνες, βάλτε ετικέτες στα ράφια και τα κουτιά ώστε όλοι να μπορούν να βρίσκουν και να επιστρέφουν τα αντικείμενα, ξεφορτωθείτε ό,τι δεν χρησιμοποιεί κανείς, και συμφωνήστε σε μια απλή εβδομαδιαία ρουτίνα που τα επαναφέρει στη θέση τους. Το πρώτο τακτοποίημα είναι το εύκολο κομμάτι. Το πώς θα το διατηρήσετε είναι το θέμα του υπόλοιπου άρθρου.

Οι περισσότερες ομάδες το έχουν ζήσει: το ντουλάπι τακτοποιείται πριν από μια επίσκεψη ή μετά από μια μετακόμιση, και έναν μήνα αργότερα η κολλητική ταινία λείπει ξανά, τα εφεδρικά καλώδια βρίσκονται σε τρία συρτάρια, και κάποιος έχει παραγγείλει έναν τέταρτο εκτυπωτή ετικετών. Κανείς δεν είναι απρόσεκτος· απλώς ο χώρος δεν έχει κανόνες που να αντέχουν μια πολυάσχολη εβδομάδα.

Γιατί ο εξοπλισμός ξαναγίνεται ακατάστατος

Η αποθήκευση γίνεται ακατάστατη όταν το να βάλεις κάτι πίσω στη θέση του απαιτεί περισσότερη σκέψη από το να το αφήσεις κάπου. Αν η μεζούρα δεν έχει προφανή θέση, καταλήγει στην πλησιέστερη επίπεδη επιφάνεια. Αν το κουτί με τις μπαταρίες δεν έχει ετικέτα, οι μπαταρίες καταλήγουν στο κουτί που μοιάζει περίπου σωστό.

Το πραγματικό κόστος είναι ο χρόνος που ξοδεύεται ψάχνοντας, και η διπλή αγορά επειδή κανείς δεν μπόρεσε να βρει το αρχικό. Η καλή οργάνωση του χώρου εργασίας εξαλείφει αυτές τις μικρές αποφάσεις, ώστε η τακτοποιημένη επιλογή να είναι και η πιο γρήγορη.

Ξεκινήστε ξεδιαλέγοντας ό,τι δεν χρειάζεστε

Πριν σχεδιάσετε οποιαδήποτε αποθήκευση, αδειάστε μία περιοχή και ξεδιαλέξτε ό,τι βγαίνει από αυτήν. Το να οργανώνετε πράγματα που δεν χρειάζεστε απλώς δίνει στην ακαταστασία ένα πιο όμορφο σπίτι.

Χρησιμοποιήστε τρεις στοίβες:

• Κράτημα: χρησιμοποιείται τακτικά, λειτουργεί, και ανήκει σε αυτή την ομάδα.
• Μετακίνηση: χρήσιμο, αλλά ανήκει αλλού, όπως σε άλλον όροφο, εγκατάσταση ή στο αρχείο.
• Αποχωρισμός: χαλασμένο, ξεπερασμένο, πολλαπλά διπλότυπο, ή αχρησιμοποίητο τόσο καιρό που κανείς δεν θυμάται.

Ορισμένα πράγματα χρειάζονται απόφαση από κάποιον άλλο, όπως εξοπλισμός καταχωρημένος στα βιβλία της εταιρείας ή αντικείμενα που χρειάζονται ασφαλή απόρριψη. Βάλτε τα σε ένα σαφώς σημειωμένο κουτί με ένα σημείωμα και ημερομηνία, και αναθέστε σε ένα άτομο να πάρει απάντηση. Μην αφήσετε το κουτί «σε εκκρεμότητα» να γίνει μόνιμη αποθήκευση.

Δουλέψτε ένα ντουλάπι τη φορά. Ένα ολόκληρο γραφείο σε ένα απόγευμα σπάνια ολοκληρώνεται.

Δώστε σε κάθε αντικείμενο μία σταθερή θέση

Ο πιο χρήσιμος κανόνας για να διατηρείτε τον εξοπλισμό οργανωμένο είναι ότι κάθε αντικείμενο έχει ακριβώς μία θέση όπου «κατοικεί». Όχι «κάπου στην αποθήκη», αλλά «το πάνω ράφι του ντουλαπιού Β, το κουτί με την ένδειξη καλώδια».

Καθορίστε τις θέσεις με βάση το πώς χρησιμοποιούνται τα πράγματα, όχι πώς φαίνονται:

• Τα αντικείμενα συχνής χρήσης τοποθετούνται σε ύψος μέσης έως ματιών, κοντά στο σημείο χρήσης τους. Ο συρραπτικός και το χαρτί εκτυπωτή ανήκουν κοντά στον εκτυπωτή.
• Τα βαριά αντικείμενα πάνε χαμηλά. Τα κουτιά με χαρτί και οι εργαλειοθήκες μένουν στο κάτω ράφι.
• Τα σπάνια χρησιμοποιούμενα αντικείμενα πάνε ψηλά ή πιο μακριά. Πανό εκδηλώσεων και εφεδρικές οθόνες μπορούν να μείνουν στο πάνω ράφι ή σε ένα πίσω δωμάτιο.
• Τα πράγματα που χρησιμοποιούνται μαζί, μένουν μαζί. Ο προτζέκτορας, το τηλεχειριστήριό του, ο προσαρμογέας και το καλώδιο επέκτασης μοιράζονται ένα κουτί.

Όταν ένα αντικείμενο έχει μία θέση, η απουσία του γίνεται αμέσως αντιληπτή. Ένας άδειος χώρος σε ένα σημειωμένο ράφι λέει περισσότερα από κάθε λίστα.

Χωρίστε την αποθήκη σε ζώνες ώστε ο κόσμος να μπορεί να μαντέψει πού είναι τα πράγματα

Η χωροθέτηση σε ζώνες σημαίνει τον διαχωρισμό της αποθήκευσης σε περιοχές ανά σκοπό, ώστε ένας νέος συνάδελφος να μπορεί να μαντέψει πού είναι κάτι πριν ανοίξει μια πόρτα. Ένα απλό σύνολο ζωνών για ένα τυπικό γραφείο:

Ζώνη	Τι περιέχει	Πού να το βάλετε
Καθημερινά αναλώσιμα	Στυλό, ταινία, αυτοκόλλητα χαρτάκια, συρραπτικά	Ανοιχτό ράφι κοντά στα γραφεία
Εκτύπωση και ταχυδρομείο	Χαρτί, τόνερ, φάκελοι, ταινία συσκευασίας	Δίπλα στον εκτυπωτή
Πληροφορική και καλώδια	Φορτιστές, προσαρμογείς, ποντίκια, πληκτρολόγια, τυλιγμένα καλώδια	Κλειστό ντουλάπι, ένα κουτί ανά τύπο
Κουζίνα και καθαριότητα	Κούπες, υγρό πιάτων, σακούλες σκουπιδιών, μαντηλάκια	Ντουλάπι κουζίνας, μακριά από χαρτί
Ασφάλεια και πρώτες βοήθειες	Κουτί πρώτων βοηθειών, φακός, εφεδρικές μπαταρίες	Εύκολα προσβάσιμο, σαφώς σημειωμένο
Εξοπλισμός δανεισμού	Προτζέκτορας, κάμερα, εφεδρικοί φορητοί υπολογιστές, εργαλεία	Ντουλάπι με κλειδαριά
Αρχείο και εποχιακά	Εξοπλισμός εκδηλώσεων, ανταλλακτικά επίπλων, διακοσμητικά	Πάνω ράφια ή πίσω δωμάτιο

Οι ζώνες σας θα διαφέρουν. Αυτό που έχει σημασία είναι να είναι καταγεγραμμένες και συνεπείς σε όλα τα δωμάτια και τις εγκαταστάσεις.

Βάλτε ετικέτες στα ράφια και τα κουτιά, όχι μόνο στις συσκευασίες

Οι ετικέτες είναι αυτό που μετατρέπει ένα τακτοποιημένο ντουλάπι σε ένα που παραμένει τακτοποιημένο, γιατί λένε στον κόσμο πού να επιστρέψει τα πράγματα. Μια ετικέτα στη συσκευασία σάς βοηθά να τη βρείτε μία φορά. Μια ετικέτα στο ράφι σάς βοηθά να την επιστρέψετε κάθε φορά.

Οι καλές ετικέτες είναι σύντομες και χρησιμοποιούν τις λέξεις που ήδη λέει η ομάδα σας: «Καλώδια: USB-C», «Ταινία συσκευασίας», «Δανεισμός: σετ προτζέκτορα». Τοποθετήστε την ετικέτα εκεί όπου παραμένει ορατή όταν το κουτί αφαιρείται.

Ένας κωδικός QR σε κάθε ράφι ή κουτί μπορεί να πάει ένα βήμα παραπέρα: το σκανάρισμά του ανοίγει την καταγραφή για εκείνη την αποθήκη, δείχνοντας τι πρέπει να υπάρχει εκεί και σε ποια ποσότητα. Αυτό είναι χρήσιμο κατά την απογραφή, και επιτρέπει σε οποιονδήποτε να δει σε τι χρησιμεύει ένα κουτί χωρίς να το ανοίξει.

Ρυθμίστε το κοινόχρηστο ερμάριο αναλωσίμων για αυτοεξυπηρέτηση

Ένα κοινόχρηστο ερμάριο αναλωσίμων λειτουργεί όταν ο καθένας μπορεί να πάρει ό,τι χρειάζεται χωρίς να ρωτήσει, και το άτομο που παραγγέλνει το ξέρει πριν αυτό τελειώσει. Και τα δύο μισά μετράνε.

Για την αυτοεξυπηρέτηση, κρατήστε την ανοιγμένη συσκευασία μπροστά και το εφεδρικό απόθεμα πίσω ή από κάτω, ώστε ο κόσμος να παίρνει πάντα πρώτα από την ανοιγμένη συσκευασία.

Για τον ανεφοδιασμό, αποφασίστε ποιος παραγγέλνει και πότε. Ένας απλός κανόνας, όπως «όταν ανοίξεις το τελευταίο κουτί συρραπτικών, σημείωσέ το», δίνει στο άτομο που παραγγέλνει ένα σήμα χωρίς να χρειάζεται να περπατά τα ράφια. Γράψτε πώς ξαναπαραγγέλνεται κάθε αντικείμενο, ώστε η δουλειά να μπορεί να περάσει σε κάποιον άλλο κατά τις άδειες.

Δανεισμός και επιστροφή χωρίς φύλλο υπογραφών

Ο κοινόχρηστος εξοπλισμός, όπως ο προτζέκτορας, η καλή κάμερα, ο εφεδρικός φορητός υπολογιστής ή το ασύρματο δράπανο, χάνεται κυρίως επειδή κανείς δεν ξέρει ποιος τον έχει. Δεν χρειάζεστε επίσημο σύστημα δανεισμού για να το λύσετε. Χρειάζεστε μία συνήθεια: να καταγράφετε πού πήγε.

Δύο απλές πρακτικές λειτουργούν καλά:

• Κάντε το όνομα του δανειζόμενου μια θέση. Αντιμετωπίστε κάθε άτομο, ομάδα ή όχημα ως θέση: «Βαν 2», «Ομάδα πωλήσεων», «Μαρία». Όταν η κάμερα φύγει από το ντουλάπι, καταγράψτε ότι μετακινήθηκε σε εκείνη τη θέση. Όταν επιστρέψει, μετακινήστε την πίσω. Όποιος ελέγχει το ντουλάπι μπορεί να δει πού βρίσκεται κάθε αντικείμενο.
• Αφήστε ένα σύντομο σημείωμα. Για εφάπαξ δανεισμούς, ένα σημείωμα στην καταγραφή του αντικειμένου («με τον Νίκο στην εκδήλωση της Παρασκευής, επιστροφή Δευτέρα») είναι αρκετό.

Ένας άδειος, σημειωμένος χώρος για το σετ του προτζέκτορα είναι επίσης μια ήσυχη υπενθύμιση ότι είναι ακόμα σε δανεισμό.

Διατηρήστε την τάξη με μια ελαφριά ρουτίνα

Η οργάνωση φθείρεται λίγο κάθε μέρα, οπότε η λύση είναι μια μικρή, τακτική επαναφορά αντί για ένα μεγάλο ξεσκαρτάρισμα μία φορά τον χρόνο. Κρατήστε τη ρουτίνα αρκετά σύντομη ώστε να γίνεται πραγματικά.

Μια εβδομαδιαία ή δεκαπενθήμερη ρουτίνα για έναν κοινόχρηστο χώρο:

1. Επιστρέψτε τα πράγματα. Πέντε λεπτά για να επιστρέψετε τα αντικείμενα στις σημειωμένες θέσεις τους.
2. Ελέγξτε τα κενά. Άδειοι σημειωμένοι χώροι σημαίνουν ότι κάτι είναι σε δανεισμό ή τελείωσε. Ακολουθήστε και τα δύο.
3. Μετρήστε τι τελειώνει. Ελέγξτε τα αντικείμενα που σταματούν τη δουλειά όταν τελειώνουν, και ενημερώστε τους αριθμούς.
4. Αδειάστε το κουτί «σε εκκρεμότητα». Οτιδήποτε βρίσκεται εκεί για πάνω από έναν μήνα παίρνει μια απόφαση.
5. Διορθώστε μία ενόχληση. Μια ετικέτα που λείπει, ένα κουτί που πάντα ξεχειλίζει, μια ζώνη που κανείς δεν καταλαβαίνει.

Εναλλάξτε το καθήκον μεταξύ των ατόμων, ώστε όλοι να μάθουν πού «κατοικούν» τα πράγματα και ο χώρος να μην εξαρτάται από το ένα τακτικό άτομο του γραφείου.

Πότε μια απλή προσέγγιση αρκεί

Δεν χρειάζεται κάθε χώρος σύστημα. Ένα μικρό γραφείο με ένα ερμάριο αναλωσίμων και λίγα άτομα μπορεί να λειτουργήσει με σημειωμένα ράφια, ένα σημειωματάριο κολλημένο στο εσωτερικό της πόρτας, και μια γρήγορη ματιά κάθε Παρασκευή. Αν τίποτα δεν φεύγει από το κτίριο και το ίδιο άτομο παραγγέλνει πάντα, αυτό μπορεί να είναι το μόνο που θα χρειαστείτε ποτέ.

Μια κοινόχρηστη καταγραφή αρχίζει να αποδίδει όταν ο εξοπλισμός είναι διασκορπισμένος σε δωμάτια, ορόφους, εγκαταστάσεις ή οχήματα, όταν αρκετά άτομα δανείζονται και επιστρέφουν πράγματα, ή όταν συνεχώς ανακαλύπτετε ότι κάτι τελείωσε μόνο αφού είχε ήδη τελειώσει.

Πού ταιριάζει το Tana

Το Tana είναι μια κοινόχρηστη εφαρμογή αποθέματος για ομάδες. Δεν τακτοποιεί το ντουλάπι για εσάς, αλλά κρατά την καταγραφή του τι είναι πού μόλις το έχετε κάνει εσείς.

• Αποθήκη για κάθε θέση. Δημιουργήστε μια αποθήκη για κάθε ντουλάπι, ράφι, κουτί, δωμάτιο ή όχημα. Το απόθεμα καταγράφεται ανά αποθήκη, και το σύνολο ενός είδους είναι το άθροισμά τους. Οι τοποθεσίες ομαδοποιούν τις αποθήκες ανά κτίριο ή εγκατάσταση.
• Μετακινήσεις σε ένα βήμα. Μετακινήστε ένα είδος από το «Ντουλάπι Β» στο «Βαν 2» και πίσω όταν επιστρέψει. Το Tana δεν έχει λειτουργία δανεισμού και επιστροφής, οπότε μια αποθήκη ονομασμένη με το όνομα ενός ατόμου, ομάδας ή οχήματος είναι ο απλός τρόπος να δείξετε ποιος έχει κάτι.
• Ετικέτες QR για ράφια και κουτιά. Εκτυπώστε ετικέτες QR για αποθήκες και είδη από την εφαρμογή ιστού. Το σκανάρισμά τους με την κάμερα iPhone ή iPad, ή την κάμερα του προγράμματος περιήγησης, ανοίγει εκείνη την αποθήκη ή το είδος.
• Φωτογραφίες και ετικέτες (tags). Προσθέστε φωτογραφίες ώστε ο κόσμος να αναγνωρίζει τα είδη, και tags όπως «δανεισμός» ή «πληροφορική» για να τα ομαδοποιείτε σε διαφορετικά δωμάτια.
• Ειδοποιήσεις χαμηλού αποθέματος. Ορίστε ένα όριο για κάθε είδος, όπως τόνερ και ταινία συσκευασίας, και λάβετε ειδοποίηση στην αρχική σελίδα, μέσω email και push, ή σε ένα κανάλι Slack. Κάθε είδος μπορεί να φέρει ένα σημείωμα για το πώς ξαναπαραγγέλνεται.
• Ιστορικό. Δείτε ποιος μετακίνησε ή άλλαξε τι, πότε, και σε ποια αποθήκη.

Το Tana λειτουργεί σε iPhone, iPad και Mac, σε Android, και στο πρόγραμμα περιήγησης οποιουδήποτε υπολογιστή. Υπάρχει δωρεάν πλάνο χωρίς απαίτηση κάρτας.

Συχνές ερωτήσεις

Πώς οργανώνω τα αναλώσιμα γραφείου σε ένα κοινόχρηστο ερμάριο;

Ξεφορτωθείτε ό,τι δεν χρειάζεστε, χωρίστε τα υπόλοιπα σε ζώνες, δώστε σε κάθε είδος μία σημειωμένη θέση, και κρατήστε το εφεδρικό απόθεμα πίσω από την ανοιγμένη συσκευασία. Συμφωνήστε ποιος παραγγέλνει και πότε, ώστε το ερμάριο να μην αδειάζει αθόρυβα.

Ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος να διατηρείτε τον εξοπλισμό γραφείου οργανωμένο με τον καιρό;

Κάντε την επιστροφή των πραγμάτων πιο εύκολη από το να τα αφήνετε έξω: μία σταθερή θέση ανά αντικείμενο, ετικέτες στα ράφια και όχι μόνο στις συσκευασίες, και μια σύντομη εβδομαδιαία ρουτίνα που επιστρέφει τα είδη και ελέγχει τα κενά. Εναλλάξτε τη ρουτίνα μεταξύ των ατόμων.

Πώς παρακολουθούμε ποιος έχει δανειστεί κοινόχρηστο εξοπλισμό;

Καταγράψτε πού πηγαίνει. Αντιμετωπίστε κάθε άτομο, ομάδα ή όχημα ως θέση, και καταγράψτε τη μετακίνηση του αντικειμένου εκεί και πίσω, ή αφήστε ένα σύντομο σημείωμα στο αντικείμενο. Ένας άδειος, σημειωμένος χώρος δείχνει επίσης με μια ματιά ότι κάτι είναι σε δανεισμό.

Τι πρέπει να πετάξουμε όταν οργανώνουμε τον εξοπλισμό;

Οτιδήποτε είναι χαλασμένο, ξεπερασμένο, πολλαπλά διπλότυπο, ή αχρησιμοποίητο για πολύ καιρό. Τα αντικείμενα που είναι καταχωρημένα στα βιβλία της εταιρείας, ή που χρειάζονται ειδική απόρριψη, πρέπει να μπαίνουν στην άκρη με ένα σημείωμα μέχρι να αποφασίσει το κατάλληλο άτομο.