Ετοιμάστε κάθε μάθημα.

Ένα ντουλάπι αίθουσας μπορεί να κρύβει χρήσιμο υλικό πολλών ετών, αλλά το να το βρεις εξαρτάται συχνά από το να ξέρεις ποιος εκπαιδευτικός το χρησιμοποίησε τελευταίος. Τα υλικά εικαστικών ταξιδεύουν ανάμεσα σε αίθουσες, τα σετ μαθήματος επιστρέφουν σε άλλα ράφια και ο εφεδρικός εξοπλισμός μπορεί να βρίσκεται σε άλλο κτίριο. Όταν ο χρόνος προετοιμασίας είναι λίγος, αυτή η αβεβαιότητα γίνεται άλλη μία εργασία πριν από το μάθημα. Το Tana βοηθά το προσωπικό να καταγράφει τα κοινά υλικά σε ένα σημείο που μπορούν να δουν οι συνάδελφοι και φέρνει το σχολικό απόθεμα πιο κοντά στις αίθουσες και τα ντουλάπια όπου πραγματικά βρίσκεται.

Ξεκινήστε από μια ειδικότητα, μια αίθουσα ή ένα κοινό εργαστήριο υλικών. Δημιουργήστε είδη για χρώματα, χαρτί, υλικά χειροτεχνίας, εποπτικά μέσα και εξοπλισμό πολλαπλών χρήσεων και μετά καταγράψτε τις ποσότητες σε ονομασμένες θέσεις αποθήκευσης. Οι φωτογραφίες βοηθούν έναν συνάδελφο να ξεχωρίσει παρόμοια κουτιά ή να αναγνωρίσει ένα σετ που δεν έχει χρησιμοποιήσει. Οι τοποθεσίες ομαδοποιούν θέσεις ανά κτίριο ή όροφο. Χρησιμοποιήστε ονόματα που καταλαβαίνει και κάποιος νέος στο σχολείο, αντί για άτυπες σημάνσεις που λένε κάτι μόνο σε όποιον τακτοποίησε κάποτε το ντουλάπι.

Κρατήστε την καταγραφή ενημερωμένη όταν φτάνουν υλικά, όταν καταναλώνονται ή όταν εξοπλισμός επιστρέφει στην αποθήκη. Συμφωνήστε αν μια ποσότητα σημαίνει πακέτο, ένα αντικείμενο ή ένα ολόκληρο σετ. Ορίστε όρια για τα αναλώσιμα τακτικής χρήσης, ώστε τα καταγεγραμμένα σύνολα να μπορούν να πυροδοτήσουν έλεγχο αναπλήρωσης. Για τα εποπτικά μέσα πολλαπλών χρήσεων, το χρήσιμο ερώτημα είναι συχνά απλώς πού βρίσκονται και πόσα υπάρχουν — και η καταγραφή απαντά πριν χρειαστεί να ρωτήσει κανείς.

Μια πρακτική εισαγωγή θα μπορούσε να είναι μια καταμέτρηση πριν από το επόμενο τετράμηνο. Βάλτε ετικέτες QR στα κοινά ντουλάπια, ετοιμάστε φιλτραρισμένο CSV για την καταμέτρηση και καλέστε τους συναδέλφους να δοκιμάσουν αν βρίσκουν ένα υλικό από την καταγραφή του. Επεκταθείτε μόνο όταν η συνήθεια της ονομασίας και της ενημέρωσης γίνει οικεία. Το Tana δίνει στον εκπαιδευτικό που φεύγει έναν τρόπο να αφήσει χρήσιμη πληροφορία και στον νέο ένα σημείο εκκίνησης, ώστε η αξία των κοινών υλικών να ξεπερνά εκείνον που τα έφερε κάποτε στην τάξη.