Manajemen stok di iPad: kapan tablet lebih unggul dari HP atau komputer

Jika tim Anda mencatat stok di kertas, di spreadsheet pada satu komputer kantor, atau di HP siapa pun yang kebetulan ada di dekat situ, Anda mungkin pernah bertanya-tanya apakah iPad akan membantu. Sering kali, jawabannya iya. Aplikasi manajemen stok di iPad memberi Anda layar yang cukup besar untuk membaca isi satu rak sekaligus, kamera yang bisa memindai label, dan perangkat yang tetap berada di tempat stok itu berada, sehingga siapa pun yang sedang bertugas bisa langsung memakainya.

Namun ini bukan selalu pilihan yang tepat. HP lebih cocok untuk orang yang bergerak seharian, dan komputer kantor tetap tempat terbaik untuk pengaturan awal dan pekerjaan dalam jumlah besar. Artikel ini membahas di mana tablet layak digunakan, di mana tidak, dan cara mengaturnya agar angka Anda tetap bisa dipercaya.

Apa yang berubah ketika manajemen stok pindah ke iPad

Perubahan besarnya adalah pencatatan terjadi di tempat stok itu berada. Dengan kertas atau spreadsheet di komputer kantor, menghitung dan mencatat adalah dua pekerjaan terpisah: Anda menghitung di rak, lalu kembali untuk mengetiknya nanti. Setiap langkah di antaranya adalah peluang untuk kehilangan catatan, salah membaca tulisan tangan, atau lupa memperbarui file.

Dengan manajemen stok di iPad, Anda menghitung dan mencatat pada saat yang sama. Anda berdiri di depan rak, melihat apa yang menurut sistem ada di sana, dan langsung memperbaikinya jika berbeda. Sekotak sarung tangan yang habis hari Selasa dicatat hari Selasa juga, bukan di akhir bulan.

Ukuran layar lebih penting dari yang terdengar. Di HP, Anda hanya melihat beberapa barang sekaligus. Di tablet, Anda bisa melihat daftar lengkap untuk satu penyimpanan, lengkap dengan foto, sambil tetap punya ruang untuk mengetuk barang yang Anda cari. Ini membuat stock opname lebih cepat dan kesalahan lebih mudah terlihat.

Tablet, HP, atau komputer kantor: mana yang cocok untuk pekerjaan apa

Setiap perangkat punya pekerjaan yang paling cocok untuknya. Kebanyakan tim akhirnya menggunakan lebih dari satu, semuanya melihat stok yang sama.

Pekerjaan	iPad	HP	Komputer kantor
Stock opname di rak atau gudang	Kuat: daftar besar, mudah diketuk	Cukup baik untuk hitungan kecil	Lemah: tidak berada di tempat stok
Menerima pengiriman di pintu	Kuat: perangkat bersama di atas dudukan atau meja	Cukup baik jika satu orang yang menerima	Lemah
“Ambil satu, catat satu” dengan cepat sepanjang hari	Baik jika tetap berada dekat stok	Kuat: selalu ada di saku	Lemah
Mengecek stok saat sedang di luar lokasi	Lemah	Kuat	Baik
Mengatur barang, penyimpanan, dan label	Baik	Melelahkan di layar kecil	Kuat: keyboard dan printer
Mengekspor dan meninjau angka	Baik	Lemah	Kuat

Aturan sederhana: letakkan tablet di tempat stok berpindah tangan, biarkan orang memakai HP mereka untuk pembaruan cepat saat bergerak, dan simpan komputer untuk pengaturan, mencetak label, dan meninjau laporan.

Di mana iPad bekerja paling baik

Tablet bersinar di beberapa tempat.

Titik stok bersama. Ruang perlengkapan, kantor belakang, meja kerja bengkel, atau lemari studio. Biarkan iPad tetap di sana, sudah masuk akun, dan siapa pun yang mengambil selotip kemasan atau tube cat langsung mencatatnya di tempat. Tidak ada yang perlu memasang apa pun di HP mereka sendiri.

Stock opname. Menghitung seluruh gudang jadi lebih mudah saat Anda bisa melihat setiap barang dalam satu penyimpanan sekaligus dan langsung memasukkan jumlah pastinya sambil jalan. Dua orang bisa masing-masing membawa satu iPad dan membagi ruangan.

Penerimaan barang. Saat pengiriman tiba, Anda bisa memindai atau mencari setiap barang dan menambahkan jumlahnya sebelum kardus-kardus disimpan. Stok baru langsung terlihat oleh semua orang.

Referensi di samping rak. Tablet di atas dudukan dekat rak juga berfungsi sebagai papan informasi langsung: apa yang mulai habis, apa yang perlu diisi ulang, di mana sesuatu disimpan.

Kapan HP atau kertas masih cukup

Jujurlah soal skala usaha Anda. Jika satu orang mengurus satu lemari dan menghitung sekali per triwulan, HP atau bahkan papan jalan dengan kertas mungkin sudah cukup. Tablet menambah satu perangkat lagi yang harus diisi daya, diperbarui, dan dijaga.

HP juga lebih unggul untuk siapa saja yang jarang berada di satu tempat: staf lapangan, pengemudi, orang yang menangani beberapa lokasi. Mereka tidak akan membawa-bawa tablet, dan memang tidak perlu. Yang penting, perangkat apa pun yang mereka pakai menunjukkan angka yang sama dengan iPad di gudang.

Dan jika stok Anda jarang berubah dan tidak ada orang lain yang perlu melihatnya, spreadsheet masih bisa bertahan untuk sementara waktu. Alasan untuk memakai tablet menjadi lebih kuat ketika semakin banyak orang menyentuh stok yang sama dan perlu mempercayai hitungan yang sama.

Yang perlu diperhatikan dalam aplikasi manajemen stok untuk iPad

Tidak semua aplikasi yang dibuat untuk HP terasa pas di tablet. Sebelum memilih, periksa poin-poin berikut:

• Dibuat untuk layar iPad. Daftar dan halaman barang harus memanfaatkan ruang ekstra, bukan menampilkan tata letak HP yang diregangkan.
• Pemindaian dengan kamera. Aplikasi harus bisa membaca label QR dan barcode produk umum dengan kamera bawaan, sehingga Anda tidak perlu perangkat tambahan untuk memulai.
• Angka bersama dan langsung. Seluruh tim harus melihat jumlah yang sama, dan perubahan di iPad harus muncul di HP dan komputer tanpa ada yang perlu menekan tombol ekspor.
• Stok per lokasi. Kemampuan mencatat jumlah per rak, kotak, atau ruangan memberi tahu Anda bukan hanya berapa banyak yang Anda punya, tapi juga di mana itu berada.
• Riwayat perubahan yang jelas. Siapa yang mengubah jumlah apa, dan kapan. Pada perangkat bersama, inilah yang menjaga akuntabilitas.
• Peringatan stok menipis. Peringatan saat suatu barang turun di bawah level yang Anda tetapkan, sehingga tablet yang memberi tahu apa yang perlu dipesan ulang, bukan Anda yang harus mencarinya sendiri.
• Bekerja di luar tablet juga. Versi web untuk komputer kantor dan aplikasi untuk HP, sehingga iPad menjadi salah satu dari beberapa pintu menuju stok yang sama, bukan sistem yang terisolasi.

Menyiapkan iPad bersama untuk kontrol stok

Beberapa kebiasaan membuat tablet bersama tetap bisa diandalkan.

1. Berikan tempat tetap. Dudukan atau tempat tetap dekat stok, dengan pengisi daya. Tablet yang berpindah-pindah lama-kelamaan berhenti dipakai.
2. Beri label rak dan penyimpanan terlebih dahulu. Tempelkan label QR di setiap rak, kotak, atau wadah, dan pada barang yang tidak punya barcode sendiri. Memindai label lebih cepat dan lebih kecil kemungkinan salahnya dibanding mencari.
3. Tentukan siapa mencatat apa. Misalnya: siapa pun yang mengambil stok mencatat pengurangan; siapa yang menerima pengiriman mencatat penambahan; satu orang bertanggung jawab atas stock opname bulanan.
4. Jaga agar hitungan tetap jujur. Saat melakukan stock opname, masukkan angka pasti yang Anda hitung, bukan menambah dan mengurangi untuk mencapainya. Dengan begitu, catatan menunjukkan koreksi yang sebenarnya.
5. Tinjau secara rutin. Lihat riwayat perubahan dan daftar stok menipis sekali seminggu. Pola akan cepat terlihat: barang yang selalu habis, rak yang tidak pernah diperbarui siapa pun.

Jika beberapa orang berbagi satu iPad, pikirkan akun mana yang digunakan untuk masuk. Login bersama itu sederhana, tapi login pribadi di perangkat pribadi memberi catatan yang lebih jelas tentang siapa melakukan apa. Banyak tim menggabungkan keduanya: tablet bersama di titik stok, dan HP pribadi untuk siapa pun yang membutuhkannya.

Di mana Tana cocok digunakan

Tana adalah aplikasi manajemen stok bersama untuk tim, dengan aplikasi native untuk iPhone, iPad, dan Mac (Apple silicon) dari App Store. Di iPad, aplikasi ini membutuhkan iPadOS 17.0 atau lebih baru. Stok yang sama juga tersedia sebagai aplikasi web di browser pada komputer mana pun, dan di Android melalui aplikasi web, sehingga tablet di gudang dan HP di saku orang-orang melihat angka langsung yang sama.

Anda menambahkan barang (yang Anda hitung) dan penyimpanan (rak, kotak, ruangan, atau kendaraan), dan stok dicatat per penyimpanan. Di iPad, Anda memperbarui jumlah dengan satu ketukan: kurang saat sesuatu terpakai, tambah saat sesuatu tiba, dan sama dengan untuk menetapkan jumlah pasti saat stock opname. Anda juga bisa memindahkan stok antar penyimpanan dan menjadwalkan pengisian ulang yang diharapkan dengan pengingat pada tanggal tertentu.

Kamera iPad memindai label QR Tana untuk membuka barang atau penyimpanan, dan membaca barcode produk umum seperti EAN-13, UPC, Code 128, dan QR, sehingga Anda bisa melampirkan barcode pabrikan ke suatu barang dan memindainya nanti. Label dicetak dari aplikasi web. Setiap barang bisa memiliki batas peringatan stok menipis yang memicu peringatan di halaman utama, lewat email dan push, serta secara opsional di kanal Slack. Riwayat menunjukkan siapa mengubah jumlah apa, kapan, dan di penyimpanan mana.

Ada paket gratis tanpa kartu dan tanpa hitungan mundur masa percobaan, serta paket berbayar per tim per bulan jika Anda butuh riwayat yang lebih panjang atau laporan yang lebih banyak.

Pertanyaan yang sering diajukan

Bisakah saya memakai iPad sebagai scanner barcode untuk stok?

Bisa. Banyak aplikasi manajemen stok memakai kamera bawaan iPad untuk memindai barcode dan kode QR. Di Tana, aplikasi iPad memindai label QR dan barcode produk umum dengan kamera, sehingga Anda bisa mulai tanpa membeli scanner terpisah.

Apakah iPad lebih baik dari HP untuk manajemen stok?

Untuk stock opname, penerimaan barang, dan titik stok bersama, biasanya iya: layar yang lebih besar menampilkan lebih banyak barang dan lebih mudah diketuk. Untuk pembaruan cepat saat bergerak, HP lebih praktis. Kebanyakan tim memakai keduanya untuk stok yang sama.

iPad mana yang saya butuhkan untuk Tana?

Aplikasi Tana untuk iPad membutuhkan iPadOS 17.0 atau lebih baru. Aplikasi ini bersifat universal, sehingga unduhan yang sama berjalan di iPhone, iPad, dan Mac dengan chip Apple silicon.

Bisakah beberapa orang berbagi satu iPad untuk kontrol stok?

Bisa. iPad bersama di titik stok bekerja dengan baik, selama semua orang tahu apa yang harus dicatat. Untuk catatan yang lebih jelas tentang siapa mengubah apa, anggota tim juga bisa masuk di HP atau komputer masing-masing, dan semua orang tetap melihat stok yang sama.

Apakah saya masih perlu komputer?

Komputer membantu untuk pengaturan awal, mencetak label QR, dan mengekspor stok ke spreadsheet. Penghitungan dan pembaruan sehari-hari bisa sepenuhnya dilakukan di iPad.