Διαχείριση αποθέματος σε iPad: πότε το tablet νικά το κινητό ή το PC

Αν η ομάδα σας παρακολουθεί το απόθεμα σε χαρτί, σε ένα excel σε έναν υπολογιστή του γραφείου, ή στο κινητό όποιου βρίσκεται πιο κοντά, μάλλον έχετε αναρωτηθεί αν ένα iPad θα βοηθούσε. Συχνά, βοηθά. Μια εφαρμογή διαχείρισης αποθέματος για iPad σάς δίνει μια οθόνη αρκετά μεγάλη ώστε να διαβάζετε ένα ολόκληρο ράφι με μια ματιά, μια κάμερα που σαρώνει ετικέτες, και μια συσκευή που μένει εκεί όπου βρίσκεται το απόθεμα, ώστε όποιος είναι σε βάρδια να μπορεί να τη χρησιμοποιήσει.

Δεν είναι όμως πάντα η σωστή επιλογή. Το κινητό είναι καλύτερο για όσους μετακινούνται όλη μέρα, και ο υπολογιστής γραφείου παραμένει ο καλύτερος χώρος για την αρχική ρύθμιση και τη μαζική δουλειά. Αυτό το άρθρο εξετάζει πού ένα tablet δικαιολογεί τη θέση του, πού όχι, και πώς να το ρυθμίσετε ώστε τα νούμερά σας να παραμένουν αξιόπιστα.

Τι αλλάζει όταν η διαχείριση αποθέματος περνά σε iPad

Η μεγάλη αλλαγή είναι ότι η καταγραφή γίνεται εκεί όπου βρίσκεται το απόθεμα. Με χαρτί ή excel στον υπολογιστή του γραφείου, η μέτρηση και η καταγραφή είναι δύο ξεχωριστές δουλειές: μετράτε στο ράφι και μετά επιστρέφετε για να το πληκτρολογήσετε αργότερα. Κάθε ενδιάμεσο βήμα είναι μια ευκαιρία να χαθεί μια σημείωση, να διαβαστεί λάθος ένας γραφικός χαρακτήρας ή να ξεχαστεί η ενημέρωση του αρχείου.

Με τη διαχείριση αποθέματος σε iPad, μετράτε και καταγράφετε την ίδια στιγμή. Στέκεστε μπροστά στο ράφι, βλέπετε τι θεωρεί το σύστημα ότι υπάρχει, και το διορθώνετε αμέσως αν διαφέρει. Ένα κουτί γάντια που τελείωσε την Τρίτη καταγράφεται την Τρίτη, όχι στο τέλος του μήνα.

Το μέγεθος της οθόνης έχει μεγαλύτερη σημασία απ’ όσο ακούγεται. Στο κινητό βλέπετε μόνο μερικά είδη τη φορά. Στο tablet μπορείτε να δείτε μια πλήρη λίστα για μία αποθήκη, με φωτογραφίες, έχοντας ακόμα χώρο να πατήσετε το είδος που θέλετε. Αυτό κάνει την απογραφή πιο γρήγορη και τα λάθη πιο εύκολα να εντοπιστούν.

Tablet, κινητό ή υπολογιστής γραφείου: τι ταιριάζει σε ποια δουλειά

Κάθε συσκευή έχει μια δουλειά που κάνει καλύτερα. Οι περισσότερες ομάδες καταλήγουν να χρησιμοποιούν περισσότερες από μία, όλες κοιτώντας το ίδιο απόθεμα.

Δουλειά	iPad	Κινητό	Υπολογιστής γραφείου
Απογραφή σε ράφι ή αποθήκη	Ισχυρό: μεγάλη λίστα, εύκολο άγγιγμα	Καλό για μικρές μετρήσεις	Αδύναμο: δεν είναι εκεί όπου είναι το απόθεμα
Παραλαβή παράδοσης στην πόρτα	Ισχυρό: κοινόχρηστη συσκευή σε βάση ή πάγκο	Καλό αν παραλαμβάνει ένα άτομο	Αδύναμο
Γρήγορο «πάρε ένα, κατάγραψέ το» μέσα στη μέρα	Καλό αν μένει κοντά στο απόθεμα	Ισχυρό: πάντα στην τσέπη	Αδύναμο
Έλεγχος αποθέματος εκτός χώρου εργασίας	Αδύναμο	Ισχυρό	Καλό
Ρύθμιση ειδών, αποθηκών και ετικετών	Καλό	Κουραστικό σε μικρή οθόνη	Ισχυρό: πληκτρολόγιο και εκτυπωτής
Εξαγωγή και έλεγχος νούμερων	Καλό	Αδύναμο	Ισχυρό

Ένας απλός κανόνας: βάλτε το tablet εκεί όπου το απόθεμα αλλάζει χέρια, δώστε στον κόσμο τα κινητά τους για γρήγορες ενημερώσεις εν κινήσει, και κρατήστε τον υπολογιστή για ρύθμιση, εκτύπωση ετικετών και έλεγχο αναφορών.

Πού το iPad λειτουργεί καλύτερα

Ένα tablet ξεχωρίζει σε μερικά σημεία.

Ένα κοινόχρηστο σημείο αποθέματος. Μια αποθήκη προμηθειών, ένα πίσω γραφείο, έναν πάγκο εργαστηρίου ή ένα ντουλάπι στούντιο. Αφήστε το iPad εκεί, συνδεδεμένο, και όποιος πάρει μια κολλητική ταινία ή ένα σωληνάριο χρώματος το καταγράφει επιτόπου. Κανείς δεν χρειάζεται να εγκαταστήσει τίποτα στο δικό του κινητό.

Απογραφές. Η μέτρηση μιας ολόκληρης αποθήκης γίνεται πιο εύκολη όταν βλέπετε κάθε είδος σε μία αποθήκη ταυτόχρονα και ορίζετε την ακριβή μέτρηση καθώς προχωράτε. Δύο άτομα μπορούν να πάρουν από ένα iPad και να μοιραστούν τον χώρο.

Παραλαβή. Όταν φτάνει μια παράδοση, μπορείτε να σαρώσετε ή να αναζητήσετε κάθε είδος και να προσθέσετε την ποσότητα πριν τα κουτιά τακτοποιηθούν. Το νέο απόθεμα γίνεται ορατό σε όλους αμέσως.

Αναφορά δίπλα στο ράφι. Ένα tablet σε βάση κοντά στα ράφια λειτουργεί και ως ζωντανός πίνακας: τι τελειώνει, τι πρόκειται να αναπληρωθεί, πού είναι αποθηκευμένο κάτι.

Πότε το κινητό ή το χαρτί είναι ακόμα αρκετά

Να είστε ειλικρινείς για το μέγεθός σας. Αν ένα άτομο φροντίζει ένα μόνο ντουλάπι και μετράει μία φορά το τρίμηνο, ένα κινητό ή ακόμα και ένα μπλοκ με χαρτί μπορεί να είναι το μόνο που χρειάζεστε. Ένα tablet προσθέτει μια συσκευή που πρέπει να φορτίζεται, να ενημερώνεται και να παρακολουθείται.

Το κινητό κερδίζει και για όποιον σπάνια βρίσκεται σε ένα μέρος: προσωπικό πεδίου, οδηγούς, ανθρώπους που καλύπτουν πολλές τοποθεσίες. Δεν πρόκειται να κουβαλούν tablet μαζί τους, ούτε χρειάζεται. Αυτό που μετράει είναι ότι όποια συσκευή χρησιμοποιούν δείχνει τα ίδια νούμερα με το iPad της αποθήκης.

Και αν το απόθεμά σας αλλάζει σπάνια και κανείς άλλος δεν χρειάζεται να το βλέπει, ένα excel μπορεί να συνεχίσει να δουλεύει για ένα διάστημα. Η περίπτωση για tablet ενισχύεται όσο περισσότεροι άνθρωποι αγγίζουν το ίδιο απόθεμα και χρειάζεται να εμπιστεύονται την ίδια μέτρηση.

Τι να προσέξετε σε μια εφαρμογή διαχείρισης αποθέματος για iPad

Δεν νιώθει κάθε εφαρμογή φτιαγμένη για κινητά σωστή σε ένα tablet. Πριν διαλέξετε, ελέγξτε τα εξής:

• Φτιαγμένη για την οθόνη του iPad. Οι λίστες και οι σελίδες ειδών πρέπει να αξιοποιούν τον επιπλέον χώρο, όχι να δείχνουν μια τεντωμένη διάταξη κινητού.
• Σάρωση με κάμερα. Η εφαρμογή πρέπει να διαβάζει ετικέτες QR και συνηθισμένα barcode προϊόντων με την ενσωματωμένη κάμερα, ώστε να μη χρειάζεστε επιπλέον εξοπλισμό για να ξεκινήσετε.
• Κοινά, ζωντανά νούμερα. Όλη η ομάδα πρέπει να βλέπει τις ίδιες μετρήσεις, και μια αλλαγή στο iPad πρέπει να εμφανίζεται σε κινητά και υπολογιστές χωρίς να πατήσει κανείς εξαγωγή.
• Απόθεμα ανά τοποθεσία. Η δυνατότητα καταγραφής ποσοτήτων ανά ράφι, κουτί ή δωμάτιο σάς λέει όχι μόνο πόσα έχετε, αλλά και πού βρίσκονται.
• Σαφές ιστορικό αλλαγών. Ποιος άλλαξε ποια ποσότητα και πότε. Σε μια κοινόχρηστη συσκευή, αυτό είναι που διατηρεί τη λογοδοσία.
• Ειδοποιήσεις χαμηλού αποθέματος. Μια προειδοποίηση όταν ένα είδος πέφτει κάτω από το επίπεδο που έχετε ορίσει, ώστε το tablet να σας λέει τι να παραγγείλετε ξανά αντί να το ψάχνετε μόνοι σας.
• Λειτουργεί πέρα από το tablet. Μια web έκδοση για τον υπολογιστή γραφείου και εφαρμογές για κινητά, ώστε το iPad να είναι μία από πολλές πόρτες προς το ίδιο απόθεμα, όχι απομονωμένο νησί.

Ρύθμιση ενός κοινόχρηστου iPad για τον έλεγχο αποθέματος

Μερικές συνήθειες κρατούν ένα κοινόχρηστο tablet αξιόπιστο.

1. Δώστε του μια σταθερή θέση. Μια βάση ή ένα σταθερό σημείο κοντά στο απόθεμα, με φορτιστή. Ένα tablet που περιπλανιέται σταματά να χρησιμοποιείται.
2. Βάλτε πρώτα ετικέτες σε ράφια και αποθήκες. Κολλήστε μια ετικέτα QR σε κάθε ράφι, κουτί ή δοχείο, και σε είδη που δεν έχουν δικό τους barcode. Η σάρωση μιας ετικέτας είναι πιο γρήγορη και λιγότερο επιρρεπής σε λάθη από την αναζήτηση.
3. Αποφασίστε ποιος καταγράφει τι. Για παράδειγμα: όποιος παίρνει απόθεμα καταγράφει μείον· όποιος παραλαμβάνει μια παράδοση καταγράφει συν· ένα άτομο είναι υπεύθυνο για τη μηνιαία απογραφή.
4. Κρατήστε τις μετρήσεις ειλικρινείς. Όταν κάνετε απογραφή, ορίστε τον ακριβή αριθμό που μετρήσατε αντί να προσθέτετε και να αφαιρείτε για να φτάσετε σε αυτόν. Έτσι το ιστορικό δείχνει την πραγματική διόρθωση.
5. Ελέγχετε τακτικά. Ρίξτε μια ματιά στο ιστορικό αλλαγών και στη λίστα χαμηλού αποθέματος μία φορά την εβδομάδα. Τα μοτίβα φαίνονται γρήγορα: ένα είδος που πάντα τελειώνει, ένα ράφι που κανείς δεν ενημερώνει.

Αν πολλά άτομα μοιράζονται ένα iPad, σκεφτείτε με ποιον λογαριασμό είναι συνδεδεμένο. Η κοινή σύνδεση είναι απλή, αλλά οι προσωπικές συνδέσεις σε προσωπικές συσκευές δίνουν πιο σαφές ιστορικό του ποιος έκανε τι. Πολλές ομάδες συνδυάζουν και τα δύο: ένα κοινόχρηστο tablet στο σημείο αποθέματος και προσωπικά κινητά για όσους τα χρειάζονται.

Πού ταιριάζει το Tana

Το Tana είναι μια κοινόχρηστη εφαρμογή αποθέματος για ομάδες, με native εφαρμογή για iPhone, iPad και Mac (Apple silicon) από το App Store. Στο iPad απαιτεί iPadOS 17.0 ή νεότερο. Το ίδιο απόθεμα είναι επίσης διαθέσιμο ως web εφαρμογή σε πρόγραμμα περιήγησης σε οποιονδήποτε υπολογιστή, και σε Android μέσω της web εφαρμογής, ώστε το tablet στην αποθήκη και τα κινητά στις τσέπες των ανθρώπων να βλέπουν τα ίδια ζωντανά νούμερα.

Προσθέτετε είδη (αυτό που μετράτε) και αποθήκες (ράφι, κουτί, δωμάτιο ή όχημα), και το απόθεμα καταγράφεται ανά αποθήκη. Στο iPad ενημερώνετε ποσότητες με ένα άγγιγμα: μείον όταν κάτι χρησιμοποιείται, συν όταν φτάνει, και ίσον για να ορίσετε ακριβή μέτρηση κατά την απογραφή. Μπορείτε επίσης να μετακινήσετε απόθεμα μεταξύ αποθηκών και να προγραμματίσετε μια αναμενόμενη αναπλήρωση με υπενθύμιση στην ημερομηνία.

Η κάμερα του iPad σαρώνει τις ετικέτες QR του Tana για να ανοίξει ένα είδος ή μια αποθήκη, και διαβάζει συνηθισμένα barcode προϊόντων όπως EAN-13, UPC, Code 128 και QR, ώστε να μπορείτε να συνδέσετε το barcode του κατασκευαστή με ένα είδος και να το σαρώνετε αργότερα. Οι ετικέτες εκτυπώνονται από την web εφαρμογή. Κάθε είδος μπορεί να έχει ένα όριο ειδοποίησης χαμηλού αποθέματος που ενεργοποιεί μια ειδοποίηση στην αρχική σελίδα, με email και push, και προαιρετικά σε ένα κανάλι Slack. Το ιστορικό δείχνει ποιος άλλαξε ποια ποσότητα, πότε και σε ποια αποθήκη.

Υπάρχει ένα δωρεάν πλάνο χωρίς κάρτα και χωρίς αντίστροφη μέτρηση δοκιμής, και επί πληρωμή πλάνα ανά ομάδα το μήνα όταν χρειάζεστε μεγαλύτερο ιστορικό ή περισσότερες αναφορές.

Συχνές ερωτήσεις

Μπορώ να χρησιμοποιήσω το iPad ως σαρωτή barcode για το απόθεμα;

Ναι. Πολλές εφαρμογές αποθέματος χρησιμοποιούν την ενσωματωμένη κάμερα του iPad για να σαρώνουν barcode και κωδικούς QR. Στο Tana, η εφαρμογή για iPad σαρώνει ετικέτες QR και συνηθισμένα barcode προϊόντων με την κάμερα, ώστε να μπορείτε να ξεκινήσετε χωρίς να αγοράσετε ξεχωριστό σαρωτή.

Είναι το iPad καλύτερο από το κινητό για τη διαχείριση αποθέματος;

Για απογραφές, παραλαβές και ένα κοινόχρηστο σημείο αποθέματος, συνήθως ναι: η μεγαλύτερη οθόνη δείχνει περισσότερα είδη και είναι πιο εύκολο να την αγγίξετε. Για γρήγορες ενημερώσεις εν κινήσει, το κινητό είναι πιο πρακτικό. Οι περισσότερες ομάδες χρησιμοποιούν και τα δύο στο ίδιο απόθεμα.

Ποιο iPad χρειάζομαι για το Tana;

Η εφαρμογή του Tana για iPad απαιτεί iPadOS 17.0 ή νεότερο. Η εφαρμογή είναι universal, οπότε το ίδιο κατέβασμα λειτουργεί σε iPhone, iPad και Mac με Apple silicon.

Μπορούν πολλά άτομα να μοιράζονται ένα iPad για τον έλεγχο αποθέματος;

Ναι. Ένα κοινόχρηστο iPad στο σημείο αποθέματος λειτουργεί καλά, αρκεί όλοι να ξέρουν τι πρέπει να καταγράφουν. Για πιο σαφές ιστορικό του ποιος άλλαξε τι, τα μέλη μπορούν επίσης να συνδέονται από τα δικά τους κινητά ή υπολογιστές, βλέποντας όλοι το ίδιο απόθεμα.

Χρειάζομαι ακόμα υπολογιστή;

Βοηθάει στην αρχική ρύθμιση, στην εκτύπωση ετικετών QR και στην εξαγωγή του αποθέματος σε λογιστικό φύλλο. Η καθημερινή μέτρηση και ενημέρωση μπορεί να γίνεται εξ ολοκλήρου στο iPad.