Varastonhallinta iPadilla: milloin tabletti voittaa puhelimen tai tietokoneen

Jos tiiminne seuraa varastoa paperilla, yhdellä toimiston tietokoneella olevalla taulukolla tai kenen tahansa lähellä olevan puhelimella, olette varmasti miettineet, auttaisiko iPad. Usein se auttaa. iPadin varastonhallintasovellus antaa näytön, joka on tarpeeksi suuri kokonaisen hyllyllisen lukemiseen kerralla, kameran, joka lukee tarrat, ja laitteen, joka pysyy siellä missä tavarakin on, joten kuka tahansa vuorossa oleva voi tarttua siihen.

Se ei kuitenkaan ole aina oikea valinta. Puhelin on parempi niille, jotka liikkuvat ympäriinsä koko päivän, ja toimiston tietokone on edelleen paras paikka alkuasetuksille ja isommille kertatöille. Tämä artikkeli käy läpi, missä tabletti ansaitsee paikkansa, missä ei, ja miten sen ottaa käyttöön niin, että luvuiltanne voi luottaa.

Mikä muuttuu, kun varastonhallinta siirtyy iPadille

Suurin muutos on se, että kirjaus tapahtuu siellä, missä tavara on. Paperilla tai toimiston tietokoneen taulukolla laskeminen ja kirjaaminen ovat kaksi erillistä työvaihetta: lasket hyllyllä ja palaat sitten myöhemmin näppäilemään sen koneelle. Jokainen välivaihe on tilaisuus hukata muistiinpano, lukea käsiala väärin tai unohtaa tiedoston päivittäminen.

Kun varastonhallinta tapahtuu iPadilla, laskette ja kirjaatte samalla hetkellä. Seisotte hyllyn edessä, näette mitä järjestelmä luulee olevan, ja korjaatte sen heti jos se ei täsmää. Tiistaina loppunut hansikaslaatikko kirjataan tiistaina, ei kuun lopussa.

Näytön koko merkitsee enemmän kuin miltä kuulostaa. Puhelimella näette kerrallaan vain kourallisen tavaroita. Tabletilla näette koko listan yhdestä varastosta, kuvineen, ja silti tilaa riittää oikean tavaran napauttamiseen. Se tekee inventoinnista nopeampaa ja virheistä helpommin huomattavia.

Tabletti, puhelin vai tietokone: mikä sopii mihinkin työhön

Jokaisella laitteella on tehtävä, jossa se on parhaimmillaan. Useimmat tiimit päätyvät käyttämään useampaa kuin yhtä, kaikki saman varaston äärellä.

Työ	iPad	Puhelin	Toimiston tietokone
Inventointi hyllyllä tai varastossa	Vahva: iso lista, helppo napauttaa	Hyvä pieniin laskentoihin	Heikko: ei ole siellä missä tavara
Toimituksen vastaanotto ovella	Vahva: yhteiskäyttöinen laite telineessä tai tiskillä	Hyvä, jos vastaanottaja on yksi henkilö	Heikko
Nopea “otan yhden, kirjaan yhden” päivän mittaan	Hyvä, jos pysyy tavaran vieressä	Vahva: aina taskussa	Heikko
Varaston tarkistus etäältä	Heikko	Vahva	Hyvä
Tavaroiden, varastojen ja tarrojen luominen	Hyvä	Väsyttävää pienellä näytöllä	Vahva: näppäimistö ja tulostin
Lukujen vienti ja tarkastelu	Hyvä	Heikko	Vahva

Yksinkertainen sääntö: tabletti sinne missä tavara vaihtaa omistajaa, puhelimet ihmisille nopeisiin päivityksiin liikkeellä, ja tietokone käyttöönottoon, tarrojen tulostukseen ja raporttien tarkasteluun.

Missä iPad toimii parhaiten

Tabletti loistaa muutamassa tilanteessa.

Yhteinen varastopiste. Tarvikevarasto, takahuone, työpaja tai studion kaappi. Jätä iPad sinne kirjautuneena, ja kuka tahansa ottaa pakkausteippiä tai värituubin, kirjaa sen heti paikan päällä. Kenenkään ei tarvitse asentaa mitään omaan puhelimeensa.

Inventoinnit. Koko varaston laskeminen on helpompaa, kun näette kaikki yhden varaston tavarat kerralla ja kirjaatte tarkan lasketun määrän sitä mukaa. Kaksi henkilöä voi ottaa kumpikin oman iPadin ja jakaa tilan.

Tavaran vastaanotto. Kun toimitus saapuu, voitte skannata tai hakea jokaisen tavaran ja lisätä määrän ennen laatikoiden siirtämistä varastoon. Uusi tavara näkyy kaikille heti.

Hyllyn vieressä oleva näyttötaulu. Telineessä hyllyjen lähellä oleva tabletti toimii myös elävänä taulunaan: mikä on loppumassa, mitä on tulossa täyttöön, missä jokin on säilössä.

Milloin puhelin tai paperi riittää edelleen

Olkaa realistisia toimintanne kokoluokasta. Jos yksi henkilö huolehtii yhdestä kaapista ja laskee kerran vuosineljänneksessä, puhelin tai jopa paperi ja kirjoitusalusta voi riittää täysin. Tabletti tuo lisää laitteen, joka pitää ladata, päivittää ja pitää kirjaa.

Puhelin voittaa myös kaikkien kohdalla, jotka harvoin ovat samassa paikassa: kenttähenkilöstö, kuljettajat, useaa toimipistettä hoitavat. He eivät kanna tablettia mukanaan, eikä heidän tarvitsekaan. Tärkeintä on, että käytettävä laite näyttää samat luvut kuin varaston iPad.

Ja jos varastonne muuttuu harvoin eikä kukaan muu tarvitse nähdä sitä, taulukko voi toimia vielä hetken. Tabletin peruste vahvistuu, kun useampi ihminen käsittelee samaa tavaraa ja tarvitsee luottaa samaan lukumäärään.

Mitä kannattaa katsoa iPadin varastonhallintasovelluksesta

Kaikki puhelimille tehdyt sovellukset eivät tunnu oikeilta tabletilla. Ennen valintaa, tarkistakaa nämä:

• Tehty iPadin näytölle. Listojen ja tavarasivujen pitäisi hyödyntää lisätilaa, ei näyttää venytettyä puhelinasettelua.
• Kameraskannaus. Sovelluksen pitäisi lukea QR-tarrat ja yleiset tuoteviivakoodit sisäänrakennetulla kameralla, jotta ette tarvitse ylimääräistä laitteistoa aloittaaksenne.
• Yhteiset, reaaliaikaiset luvut. Koko tiimin pitäisi nähdä samat määrät, ja iPadilla tehdyn muutoksen pitäisi näkyä puhelimissa ja tietokoneissa ilman, että kukaan painaa vientiä.
• Varasto paikan mukaan. Kun voitte kirjata määriä hyllyn, laatikon tai huoneen mukaan, tiedätte paitsi kuinka paljon teillä on, myös missä se on.
• Selkeä muutosloki. Kuka muutti minkä määrän ja milloin. Yhteiskäyttöisellä laitteella juuri tämä pitää vastuun selkeänä.
• Vähäisen varaston hälytykset. Varoitus, kun tavara laskee asettamanne rajan alle, jotta tabletti kertoo mitä tilata lisää sen sijaan, että etsisitte sitä itse.
• Toimii myös tabletin ulkopuolella. Web-versio toimiston tietokoneelle ja sovellukset puhelimiin, jotta iPad on yksi monista ovista samaan varastoon, ei erillinen saareke.

Yhteiskäyttöisen iPadin käyttöönotto varastonhallintaan

Muutama tapa pitää yhteiskäyttöisen tabletin luotettavana.

1. Antakaa sille kiinteä paikka. Teline tai vakiopaikka tavaran lähellä, laturin kanssa. Paikasta toiseen kulkeva tabletti lakkaa pian olemasta käytössä.
2. Merkitkää hyllyt ja varastot tarroilla ensin. Liimatkaa QR-tarra jokaiseen hyllyyn, laatikkoon tai koriin, sekä tavaroihin, joilla ei ole omaa viivakoodia. Tarran skannaaminen on nopeampaa ja vähemmän virhealtista kuin haku.
3. Päättäkää kuka kirjaa mitä. Esimerkiksi: tavaraa ottava kirjaa miinuksen; toimituksen vastaanottaja kirjaa plussan; yksi henkilö vastaa kuukausittaisesta inventoinnista.
4. Pitäkää laskennat rehellisinä. Kun teette inventoinnin, asettakaa tarkka laskemanne luku sen sijaan, että lisäätte ja vähennätte päästäksenne siihen. Näin loki näyttää todellisen korjauksen.
5. Käykää säännöllisesti läpi. Katsokaa muutoshistoriaa ja vähissä olevan varaston listaa kerran viikossa. Mallit näkyvät nopeasti: tavara, joka aina loppuu, hylly, jota kukaan ei päivitä.

Jos useampi henkilö jakaa yhden iPadin, miettikää, minkä tilin alla se on kirjautuneena. Yhteinen kirjautuminen on yksinkertaista, mutta henkilökohtaiset kirjautumiset henkilökohtaisilla laitteilla antavat selkeämmän kuvan siitä, kuka teki mitä. Monet tiimit yhdistävät molemmat: yhteiskäyttöinen tabletti varastopisteessä ja henkilökohtaiset puhelimet niille, jotka tarvitsevat.

Mihin Tana sopii

Tana on tiimeille tarkoitettu yhteinen varastonhallintasovellus, jolla on natiivi sovellus iPhonelle, iPadille ja Macille (Apple silicon) App Storesta. iPadilla se vaatii iPadOS 17.0:n tai uudemman. Sama varasto on saatavilla myös web-sovelluksena selaimessa millä tahansa tietokoneella, sekä Androidilla web-sovelluksen kautta, joten varaston iPad ja ihmisten taskuissa olevat puhelimet näkevät samat reaaliaikaiset luvut.

Lisäätte tavaroita (se, mitä laskette) ja varastoja (hylly, laatikko, huone tai ajoneuvo), ja varasto kirjataan varastokohtaisesti. iPadilla päivitätte määriä yhdellä napautuksella: miinus kun jotain käytetään, plus kun jotain saapuu, ja on-yhtä-kuin tarkan lasketun määrän asettamiseen inventoinnin aikana. Voitte myös siirtää varastoa varastojen välillä ja aikatauluttaa odotetun täydennyksen muistutuksella tiettynä päivänä.

iPadin kamera skannaa Tanan QR-tarrat avatakseen tavaran tai varaston, ja lukee yleisiä tuoteviivakoodeja kuten EAN-13, UPC, Code 128 ja QR, joten voitte liittää valmistajan viivakoodin tavaraan ja skannata sen myöhemmin. Tarrat tulostetaan web-sovelluksesta. Jokaisella tavaralla voi olla vähäisen varaston hälytysraja, joka laukaisee hälytyksen etusivulla, sähköpostilla ja push-ilmoituksella, ja valinnaisesti Slack-kanavalla. Historia näyttää, kuka muutti minkä määrän, milloin ja missä varastossa.

Tarjolla on ilmainen paketti ilman korttia ja ilman kokeiluajan lopetuslaskentaa, sekä maksulliset paketit tiimiä kohti kuukaudessa, kun tarvitsette pidempää historiaa tai enemmän raportteja.

Usein kysytyt kysymykset

Voinko käyttää iPadia viivakoodinlukijana varastonhallintaan?

Kyllä. Monet varastonhallintasovellukset käyttävät iPadin sisäänrakennettua kameraa viivakoodien ja QR-koodien skannaamiseen. Tanassa iPad-sovellus skannaa QR-tarrat ja yleiset tuoteviivakoodit kameralla, joten voitte aloittaa ilman erillisen skannerin ostamista.

Onko iPad parempi kuin puhelin varastonhallintaan?

Laskentoihin, tavaran vastaanottoon ja yhteiseen varastopisteeseen yleensä kyllä: suurempi näyttö näyttää enemmän tavaroita ja on helpompi napauttaa. Nopeisiin päivityksiin liikkeellä puhelin on käytännöllisempi. Useimmat tiimit käyttävät molempia samassa varastossa.

Minkä iPadin tarvitsen Tanaa varten?

Tanan iPad-sovellus vaatii iPadOS 17.0:n tai uudemman. Sovellus on universaali, joten sama lataus toimii iPhonessa, iPadissa ja Applen silicon-sirulla varustetussa Macissa.

Voiko useampi henkilö jakaa yhden iPadin varastonhallintaan?

Kyllä. Yhteiskäyttöinen iPad varastopisteessä toimii hyvin, kunhan kaikki tietävät mitä heidän pitää kirjata. Selkeämmän muutoslokin saamiseksi jäsenet voivat myös kirjautua omilla puhelimillaan tai tietokoneillaan, ja kaikki näkevät silti saman varaston.

Tarvitsenko silti tietokonetta?

Se auttaa alkuasetuksissa, QR-tarrojen tulostuksessa ja varaston viemisessä taulukkolaskentaan. Päivittäinen laskenta ja päivitys voi tapahtua kokonaan iPadilla.