Lagerverwaltung auf dem iPad: Wann das Tablet Handy oder PC schlägt

Wenn Ihr Team den Bestand auf Papier, in einer Excel-Tabelle auf einem einzigen Bürocomputer oder auf dem Handy führt, das gerade zur Hand ist, haben Sie sich wahrscheinlich schon gefragt, ob ein iPad helfen würde. Oft ist das der Fall. Eine Lagerverwaltungs-App fürs iPad gibt Ihnen einen Bildschirm, der groß genug ist, um ein ganzes Regal auf einen Blick zu erfassen, eine Kamera, die Etiketten scannt, und ein Gerät, das dort bleibt, wo die Ware ist, sodass jeder in der Schicht es einfach in die Hand nehmen kann.

Es ist aber nicht immer die richtige Wahl. Für Menschen, die den ganzen Tag unterwegs sind, ist ein Handy besser, und für die Ersteinrichtung und Arbeit in großen Mengen bleibt der Bürocomputer die beste Wahl. Dieser Artikel zeigt, wo sich ein Tablet lohnt, wo nicht, und wie Sie es einrichten, damit Ihre Zahlen verlässlich bleiben.

Was sich ändert, wenn die Lagerverwaltung aufs iPad wandert

Die größte Veränderung: Die Erfassung findet dort statt, wo die Ware liegt. Bei Papier oder einer Tabelle auf dem Bürocomputer sind Zählen und Erfassen zwei getrennte Vorgänge – man zählt am Regal, geht dann zurück und tippt es später ein. Jeder Schritt dazwischen ist eine Gelegenheit, eine Notiz zu verlieren, eine Handschrift falsch zu lesen oder das Aktualisieren der Datei zu vergessen.

Mit Lagerverwaltung auf dem iPad zählen und erfassen Sie im selben Moment. Sie stehen vor dem Regal, sehen, was das System als vorhanden zeigt, und korrigieren es sofort, wenn es nicht stimmt. Eine Schachtel Handschuhe, die am Dienstag aufgebraucht wurde, wird am Dienstag erfasst, nicht am Monatsende.

Die Bildschirmgröße spielt eine größere Rolle, als es klingt. Auf dem Handy sehen Sie jeweils nur eine Handvoll Artikel. Auf dem Tablet sehen Sie eine vollständige Liste für einen Lagerort, mit Fotos, und haben trotzdem noch Platz, um genau den gewünschten Artikel anzutippen. Das macht eine Zählung schneller und Fehler leichter erkennbar.

Tablet, Handy oder Bürocomputer: was zu welcher Aufgabe passt

Jedes Gerät hat eine Aufgabe, die es am besten erledigt. Die meisten Teams nutzen am Ende mehrere Geräte, die alle auf denselben Bestand blicken.

Aufgabe	iPad	Handy	Bürocomputer
Inventur am Regal oder im Lagerraum	Stark: große Liste, leicht antippbar	Gut für kleine Zählungen	Schwach: nicht dort, wo die Ware ist
Wareneingang an der Tür	Stark: gemeinsames Gerät auf Ständer oder Theke	Gut, wenn eine Person annimmt	Schwach
Schnelles “eins nehmen, eins erfassen” über den Tag	Gut, wenn es bei der Ware bleibt	Stark: immer in der Tasche	Schwach
Bestand von unterwegs prüfen	Schwach	Stark	Gut
Artikel, Lagerorte und Etiketten einrichten	Gut	Auf kleinem Bildschirm mühsam	Stark: Tastatur und Drucker
Zahlen exportieren und auswerten	Gut	Schwach	Stark

Eine einfache Regel: Das Tablet dorthin stellen, wo Ware den Besitzer wechselt, den Leuten ihre Handys für schnelle Updates unterwegs geben und den Computer für Einrichtung, Etikettendruck und Berichtsauswertung behalten.

Wo ein iPad am besten funktioniert

An einigen Stellen glänzt ein Tablet besonders.

Ein gemeinsamer Bestandspunkt. Ein Materiallager, ein Backoffice, eine Werkbank oder ein Studioschrank. Lassen Sie das iPad dort angemeldet liegen, und jeder, der Paketklebeband oder eine Farbtube mitnimmt, erfasst das direkt vor Ort. Niemand muss sich etwas auf dem eigenen Handy installieren.

Inventuren. Ein ganzes Lager zu zählen ist einfacher, wenn Sie alle Artikel eines Lagerorts auf einen Blick sehen und die genaue Zählung direkt eintragen können. Zwei Personen können sich je ein iPad nehmen und den Raum aufteilen.

Wareneingang. Wenn eine Lieferung ankommt, können Sie jeden Artikel scannen oder suchen und die Menge hinzufügen, bevor die Kartons weggeräumt werden. Der neue Bestand ist sofort für alle sichtbar.

Referenz am Regal. Ein Tablet auf einem Ständer in Regalnähe dient auch als lebendige Tafel: was zur Neige geht, was demnächst aufgefüllt werden soll, wo etwas gelagert ist.

Wann Handy oder Papier noch ausreichen

Seien Sie ehrlich zu Ihrer Größe. Wenn eine Person einen einzigen Schrank betreut und einmal pro Quartal zählt, reicht vielleicht ein Handy oder sogar ein Klemmbrett völlig aus. Ein Tablet bedeutet ein zusätzliches Gerät, das geladen, aktualisiert und im Blick behalten werden muss.

Ein Handy gewinnt auch bei allen, die selten an einem Ort sind: Außendienstmitarbeiter, Fahrer, Personen, die mehrere Standorte betreuen. Sie werden kein Tablet mit sich herumtragen, und sie müssen es auch nicht. Wichtig ist nur, dass das jeweils genutzte Gerät dieselben Zahlen zeigt wie das iPad im Lager.

Und wenn sich Ihr Bestand selten ändert und niemand sonst ihn sehen muss, kann eine Tabelle durchaus noch eine Weile funktionieren. Der Nutzen eines Tablets wächst, je mehr Personen denselben Bestand anfassen und derselben Zählung vertrauen müssen.

Worauf Sie bei einer Lagerverwaltungs-App fürs iPad achten sollten

Nicht jede für Handys gebaute App fühlt sich auf einem Tablet richtig an. Prüfen Sie vor der Auswahl diese Punkte:

• Für den iPad-Bildschirm gemacht. Listen und Artikelseiten sollten den zusätzlichen Platz nutzen, statt ein hochgezogenes Handy-Layout zu zeigen.
• Scannen mit der Kamera. Die App sollte QR-Etiketten und gängige Produktbarcodes mit der eingebauten Kamera lesen, sodass keine zusätzliche Hardware zum Start nötig ist.
• Gemeinsame, aktuelle Zahlen. Das ganze Team sollte dieselben Zählungen sehen, und eine Änderung auf dem iPad sollte auf Handys und Computern erscheinen, ohne dass jemand einen Export anstoßen muss.
• Bestand pro Ort. Mengen pro Regal, Karton oder Raum erfassen zu können, zeigt Ihnen nicht nur, wie viel Sie haben, sondern auch, wo es ist.
• Ein klares Änderungsprotokoll. Wer hat welche Menge geändert und wann. Bei einem gemeinsamen Gerät sorgt genau das für Verbindlichkeit.
• Warnungen bei niedrigem Bestand. Eine Warnung, wenn ein Artikel unter die von Ihnen gesetzte Schwelle fällt, damit das Tablet Ihnen sagt, was nachzubestellen ist, statt dass Sie selbst danach suchen müssen.
• Funktioniert über das Tablet hinaus. Eine Webversion für den Bürocomputer und Apps fürs Handy, sodass das iPad eine von mehreren Türen zum selben Bestand ist, keine isolierte Insel.

Ein gemeinsames iPad für die Bestandsführung einrichten

Ein paar Gewohnheiten halten ein gemeinsam genutztes Tablet zuverlässig.

1. Geben Sie ihm einen festen Platz. Ein Ständer oder ein fester Ort in der Nähe der Ware, mit Ladegerät. Ein Tablet, das umherwandert, wird irgendwann nicht mehr benutzt.
2. Erst Regale und Lagerorte etikettieren. Kleben Sie ein QR-Etikett auf jedes Regal, jeden Karton oder jede Kiste, und auf Artikel ohne eigenen Barcode. Ein Etikett zu scannen ist schneller und weniger fehleranfällig als zu suchen.
3. Legen Sie fest, wer was erfasst. Zum Beispiel: Wer Ware entnimmt, erfasst ein Minus; wer eine Lieferung annimmt, erfasst ein Plus; eine Person verantwortet die monatliche Inventur.
4. Halten Sie die Zählungen ehrlich. Setzen Sie bei einer Inventur die tatsächlich gezählte Zahl, statt sich durch Addieren und Subtrahieren dorthin vorzuarbeiten. So zeigt das Protokoll die echte Korrektur.
5. Regelmäßig überprüfen. Werfen Sie einmal pro Woche einen Blick auf den Änderungsverlauf und die Liste der niedrigen Bestände. Muster zeigen sich schnell: ein Artikel, der ständig ausgeht, ein Regal, das niemand aktualisiert.

Wenn sich mehrere Personen ein iPad teilen, überlegen Sie, mit welchem Konto es angemeldet ist. Ein gemeinsames Login ist einfach, aber persönliche Logins auf persönlichen Geräten geben ein klareres Bild davon, wer was getan hat. Viele Teams kombinieren beides: ein gemeinsames Tablet am Bestandspunkt und persönliche Handys für alle, die sie brauchen.

Wo Tana ins Bild passt

Tana ist eine gemeinsame Lagerverwaltungs-App für Teams, mit einer nativen App für iPhone, iPad und Mac (Apple Silicon) aus dem App Store. Auf dem iPad ist iPadOS 17.0 oder neuer erforderlich. Derselbe Bestand ist auch als Web-App im Browser auf jedem Computer verfügbar und auf Android über die Web-App, sodass das Tablet im Lager und die Handys in den Taschen der Mitarbeitenden dieselben aktuellen Zahlen sehen.

Sie legen Artikel (was Sie zählen) und Lagerorte (ein Regal, ein Karton, ein Raum oder ein Fahrzeug) an, und der Bestand wird pro Lagerort erfasst. Auf dem iPad aktualisieren Sie Mengen mit einem Antippen: Minus, wenn etwas verbraucht wird, Plus, wenn es ankommt, und Gleich, um bei einer Inventur eine genaue Zählung festzulegen. Sie können Bestand auch zwischen Lagerorten verschieben und eine erwartete Auffüllung mit einer Erinnerung zum Termin planen.

Die iPad-Kamera scannt Tanas QR-Etiketten, um einen Artikel oder Lagerort zu öffnen, und liest gängige Produktbarcodes wie EAN-13, UPC, Code 128 und QR, sodass Sie einem Artikel den Barcode des Herstellers zuordnen und später einfach scannen können. Etiketten werden aus der Web-App gedruckt. Jeder Artikel kann eine Alarmschwelle haben, die eine Warnung auf der Startseite, per E-Mail und Push sowie optional in einem Slack-Kanal auslöst. Der Verlauf zeigt, wer welche Menge geändert hat, wann und in welchem Lagerort.

Es gibt einen kostenlosen Plan ohne Kartenangabe und ohne Countdown für eine Testphase sowie kostenpflichtige Pläne pro Team und Monat, wenn Sie eine längere Historie oder mehr Berichte benötigen.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich ein iPad als Barcode-Scanner für die Lagerverwaltung nutzen?

Ja. Viele Lagerverwaltungs-Apps nutzen die eingebaute Kamera des iPads, um Barcodes und QR-Codes zu scannen. Bei Tana scannt die iPad-App QR-Etiketten und gängige Produktbarcodes mit der Kamera, sodass Sie ohne separaten Scanner starten können.

Ist ein iPad besser als ein Handy für die Lagerverwaltung?

Für Zählungen, Wareneingang und einen gemeinsamen Bestandspunkt in der Regel ja: Der größere Bildschirm zeigt mehr Artikel und lässt sich leichter antippen. Für schnelle Updates unterwegs ist ein Handy praktischer. Die meisten Teams nutzen beides für denselben Bestand.

Welches iPad brauche ich für Tana?

Die iPad-App von Tana benötigt iPadOS 17.0 oder neuer. Die App ist universell, sodass derselbe Download auf iPhone, iPad und Mac mit Apple Silicon läuft.

Können sich mehrere Personen ein iPad für die Bestandsführung teilen?

Ja. Ein gemeinsames iPad am Bestandspunkt funktioniert gut, solange alle wissen, was sie erfassen sollen. Für ein klareres Protokoll, wer was geändert hat, können sich Mitglieder auch auf ihren eigenen Handys oder Computern anmelden, wobei alle denselben Bestand sehen.

Brauche ich trotzdem noch einen Computer?

Er hilft bei der Ersteinrichtung, beim Drucken von QR-Etiketten und beim Export des Bestands in eine Tabelle. Das tägliche Zählen und Aktualisieren kann vollständig auf dem iPad erfolgen.