Lagerhantering på iPad: när surfplattan slår mobilen eller datorn

Om ert team för lager på papper, i ett kalkylark på en enda kontorsdator, eller på mobilen till den som råkar vara närmast, har ni säkert undrat om en iPad skulle hjälpa. Ofta gör den det. En iPad-app för lagerhantering ger en skärm stor nog att läsa av en hel hylla på en gång, en kamera som skannar etiketter, och en enhet som blir kvar där varorna finns, så att vem som helst på passet kan plocka upp den.

Det är dock inte alltid rätt val. En mobil är bättre för dem som rör sig hela dagen, och en stationär dator är fortfarande bästa platsen för uppsättning och arbete i klump. Den här artikeln går igenom var en surfplatta gör nytta, var den inte gör det, och hur ni sätter upp en så att siffrorna går att lita på.

Vad förändras när lagerhanteringen flyttar till en iPad

Den stora förändringen är att registreringen sker där varorna finns. Med papper eller ett kalkylark på kontorsdatorn är räkning och registrering två separata jobb: du räknar vid hyllan, går sedan tillbaka och skriver in det senare. Varje steg däremellan är en chans att tappa bort en lapp, misstolka handstil eller glömma att uppdatera filen.

Med lagerhantering på iPad räknar och registrerar du i samma stund. Du står framför hyllan, ser vad systemet tror finns där, och rättar det direkt. En låda handskar som tog slut på tisdagen registreras på tisdagen, inte vid månadens slut.

Skärmstorleken spelar större roll än det låter. På en mobil ser du en handfull artiklar i taget. På en surfplatta kan du se en hel lista för ett förråd, med bilder, och ändå ha plats att trycka på rätt artikel. Det gör en inventering snabbare och fel lättare att upptäcka.

Surfplatta, mobil eller dator: vad passar vilken uppgift

Varje enhet har en uppgift den gör bäst. De flesta team hamnar i att använda mer än en, alla mot samma lagerdata.

Uppgift	iPad	Mobil	Dator
Inventering vid hylla eller i förråd	Stark: bred lista, lätt att trycka	Bra för mindre räkningar	Svag: finns inte där varorna är
Ta emot en leverans vid dörren	Stark: delad enhet på ställ eller disk	Bra om en person tar emot	Svag
Snabbt “ta en, registrera en” under dagen	Bra om den står vid varorna	Stark: alltid i fickan	Svag
Kolla lager när man är borta från platsen	Svag	Stark	Bra
Sätta upp artiklar, förråd och etiketter	Bra	Tröttsamt på liten skärm	Stark: tangentbord och skrivare
Exportera och granska siffror	Bra	Svag	Stark

En enkel regel: sätt surfplattan där varor byter händer, ge folk mobilen för snabba uppdateringar i farten, och behåll datorn för uppsättning, etikettutskrift och rapportgranskning.

Var en iPad fungerar bäst

En surfplatta lyser på några ställen.

En delad lagerpunkt. Ett förråd, ett bakre kontor, en verkstadsbänk eller ett studioskåp. Låt iPaden ligga kvar där, inloggad, och alla som tar packtejp eller en färgtub registrerar det direkt. Ingen behöver installera något på sin egen mobil.

Inventeringar. Att räkna ett helt förråd är enklare när du kan se varje artikel i ett förråd på en gång och sätta det exakta antalet allt eftersom. Två personer kan ta varsin iPad och dela upp utrymmet.

Godsmottagning. När en leverans kommer kan du skanna eller söka upp varje artikel och lägga till antalet innan lådorna ställs undan. Det nya lagret syns för alla direkt.

Referens vid hyllan. En surfplatta på ställ nära hyllorna fungerar även som en levande tavla: vad som håller på att ta slut, vad som ska fyllas på, var något förvaras.

När mobil eller papper fortfarande räcker

Var ärlig om er storlek. Om en person sköter ett enda skåp och räknar en gång i kvartalet kan mobilen eller till och med en skrivplatta med papper räcka gott och väl. En iPad lägger till ytterligare en enhet att ladda, uppdatera och hålla koll på.

En mobil vinner också för alla som sällan är på en plats: fältpersonal, chaufförer, personer som täcker flera platser. De kommer inte att bära runt på en surfplatta, och de behöver inte heller det. Det som spelar roll är att vilken enhet de än använder visar samma siffror som iPaden i förrådet.

Och om ert lager förändras sällan och ingen annan behöver se det, kan ett kalkylark fungera ett tag till. Skälet för en surfplatta blir starkare när flera personer rör samma lager och behöver lita på samma räkning.

Vad ni bör leta efter i en iPad-app för lagerhantering

Inte alla appar byggda för mobil känns rätt på en surfplatta. Kontrollera dessa punkter innan ni väljer:

• Gjord för iPad-skärmen. Listor och artikelsidor bör använda det extra utrymmet, inte visa en uttänjd mobillayout.
• Kameraskanning. Appen bör läsa QR-etiketter och vanliga streckkoder med den inbyggda kameran, så att ni inte behöver extra utrustning för att komma igång.
• Delade siffror i realtid. Hela teamet bör se samma antal, och en ändring på iPaden bör synas på mobiler och datorer utan att någon behöver trycka på exportera.
• Lager per plats. Att kunna registrera mängder per hylla, låda eller rum visar inte bara hur mycket ni har, utan var det finns.
• En tydlig ändringslogg. Vem ändrade vilket antal, och när. På en delad enhet är det detta som håller det ansvarsfullt.
• Varningar vid låg lagernivå. En varning när en artikel går under nivån ni satt, så att surfplattan talar om vad som behöver beställas i stället för att ni ska behöva leta efter det.
• Fungerar bortom surfplattan. En webbversion för kontorsdatorn och appar för mobil, så att iPaden är en av flera dörrar in till samma lager, inte en isolerad ö.

Att sätta upp en delad iPad för lagerkontroll

Några vanor håller en delad surfplatta pålitlig.

1. Ge den en fast plats. Ett ställ eller en bestämd plats nära varorna, med laddare. En surfplatta som vandrar omkring slutar användas.
2. Märk hyllor och förråd först. Sätt en QR-etikett på varje hylla, låda eller back, och på artiklar som saknar egen streckkod. Att skanna en etikett är snabbare och mindre felbenäget än att söka.
3. Bestäm vem som registrerar vad. Till exempel: den som tar ut varor registrerar ett minus; den som tar emot en leverans registrerar ett plus; en person äger den månatliga inventeringen.
4. Håll räkningarna ärliga. Vid en inventering, sätt det exakta antal ni räknade i stället för att lägga till och dra ifrån för att komma dit. Då visar loggen den verkliga korrigeringen.
5. Granska regelbundet. Titta på ändringshistoriken och listan över låg lagernivå en gång i veckan. Mönster syns snabbt: en artikel som alltid tar slut, en hylla som ingen uppdaterar.

Om flera personer delar en iPad, fundera på vilket konto den är inloggad med. En delad inloggning är enkel, men personliga konton på personliga enheter ger en tydligare logg över vem som gjort vad. Många team kombinerar båda: en delad surfplatta vid lagerpunkten, och personliga mobiler för alla som behöver det.

Var Tana passar in

Tana är en delad lagerapp för team, med en nativ app för iPhone, iPad och Mac (Apple silicon) från App Store. På iPad krävs iPadOS 17.0 eller senare. Samma lager finns också tillgängligt som en webbapp i webbläsaren på vilken dator som helst, och på Android via webbappen, så att surfplattan i förrådet och mobilerna i folks fickor ser samma siffror i realtid.

Ni lägger till artiklar (det ni räknar) och förråd (en hylla, låda, rum eller fordon), och lagret registreras per förråd. På iPaden uppdaterar ni antal med ett tryck: minus när något används, plus när något kommer in, och likhetstecken för att sätta ett exakt antal vid en inventering. Ni kan även flytta lager mellan förråd och schemalägga en förväntad påfyllning med en påminnelse på datumet.

iPad-kameran skannar Tanas QR-etiketter för att öppna en artikel eller ett förråd, och läser vanliga streckkoder som EAN-13, UPC, Code 128 och QR, så att ni kan koppla en tillverkares streckkod till en artikel och sedan bara skanna den. Etiketter skrivs ut från webbappen. Varje artikel kan ha en gräns för låg lagernivå som utlöser en varning på startsidan, via e-post och push, och valfritt i en Slack-kanal. Historiken visar vem som ändrade vilket antal, när och i vilket förråd.

Det finns en gratisplan utan kort och utan nedräkning av provperiod, samt betalda planer per team och månad när ni behöver längre historik eller fler rapporter.

Vanliga frågor

Kan jag använda en iPad som streckkodsläsare för lagret?

Ja. Många lagerappar använder iPadens inbyggda kamera för att skanna streckkoder och QR-koder. I Tana skannar iPad-appen QR-etiketter och vanliga streckkoder med kameran, så att ni kan komma igång utan att köpa en separat skanner.

Är en iPad bättre än en mobil för lagerhantering?

Vid inventeringar, godsmottagning och en delad lagerpunkt: oftast ja – den större skärmen visar fler artiklar och är lättare att trycka på. Vid snabba uppdateringar i farten är en mobil mer praktisk. De flesta team använder båda mot samma lager.

Vilken iPad behöver jag för Tana?

Tanas iPad-app kräver iPadOS 17.0 eller senare. Appen är universell, så samma nedladdning körs på iPhone, iPad och Mac med Apple silicon.

Kan flera personer dela en iPad för lagerkontroll?

Ja. En delad iPad vid lagerpunkten fungerar bra, så länge alla vet vad de ska registrera. För en tydligare logg över vem som ändrat vad kan medlemmar också logga in på sina egna mobiler eller datorer, och alla ser fortfarande samma lager.

Behöver jag fortfarande en dator?

Den hjälper till vid uppsättning, utskrift av QR-etiketter och export av lager till ett kalkylark. Daglig räkning och uppdatering kan ske på iPaden.