Quản lý kho trên iPad: khi nào máy tính bảng vượt trội hơn điện thoại hay máy tính

Nếu nhóm của bạn đang theo dõi hàng tồn kho trên giấy, trong một bảng tính trên một chiếc máy tính duy nhất ở văn phòng, hoặc trên điện thoại của bất kỳ ai đang ở gần nhất, có lẽ bạn đã từng tự hỏi liệu một chiếc iPad có giúp ích hay không. Thường thì có. Một ứng dụng quản lý kho trên iPad mang lại màn hình đủ lớn để đọc toàn bộ một kệ hàng cùng lúc, một camera có thể quét nhãn, và một thiết bị luôn ở lại nơi có hàng, để bất kỳ ai đang trong ca làm cũng có thể cầm lên dùng.

Tuy nhiên, đây không phải lúc nào cũng là lựa chọn đúng. Điện thoại phù hợp hơn với những người di chuyển cả ngày, còn máy tính bàn vẫn là nơi tốt nhất để thiết lập và xử lý công việc hàng loạt. Bài viết này sẽ đi qua những nơi máy tính bảng phát huy tác dụng, những nơi không, và cách thiết lập nó để các con số luôn đáng tin cậy.

Điều gì thay đổi khi quản lý kho chuyển sang iPad

Thay đổi lớn nhất là việc ghi nhận diễn ra ngay tại nơi có hàng. Với giấy tờ hoặc bảng tính trên máy tính văn phòng, việc đếm và ghi chép là hai công việc tách biệt: bạn đếm ở kệ hàng, rồi quay lại và nhập liệu sau. Mỗi bước ở giữa là một cơ hội để làm mất ghi chú, đọc nhầm chữ viết tay hoặc quên cập nhật tệp.

Với việc quản lý kho trên iPad, bạn đếm và ghi nhận cùng một lúc. Bạn đứng trước kệ hàng, xem hệ thống nghĩ có gì ở đó, và sửa ngay lập tức nếu sai. Một hộp găng tay dùng hết vào thứ Ba sẽ được ghi nhận vào thứ Ba, chứ không phải vào cuối tháng.

Kích thước màn hình quan trọng hơn bạn nghĩ. Trên điện thoại, bạn chỉ thấy vài mặt hàng cùng lúc. Trên máy tính bảng, bạn có thể xem toàn bộ danh sách của một kho chứa, kèm ảnh, trong khi vẫn đủ chỗ để chạm vào đúng mặt hàng mình cần. Điều đó giúp việc kiểm kê nhanh hơn và lỗi cũng dễ phát hiện hơn.

Máy tính bảng, điện thoại hay máy tính: cái nào phù hợp với việc gì

Mỗi thiết bị có một công việc mà nó làm tốt nhất. Hầu hết các nhóm đều dùng nhiều hơn một thiết bị, tất cả cùng nhìn vào một dữ liệu kho.

Công việc	iPad	Điện thoại	Máy tính bàn
Kiểm kê tại kệ hàng hoặc kho	Mạnh: danh sách rộng, dễ chạm	Đủ tốt cho các lần đếm nhỏ	Yếu: không ở nơi có hàng
Nhận hàng giao tại cửa	Mạnh: thiết bị dùng chung đặt trên giá đỡ hoặc quầy	Đủ tốt nếu một người nhận hàng	Yếu
“Lấy một, ghi một” nhanh trong ngày	Tốt nếu để cạnh hàng hóa	Mạnh: luôn ở trong túi	Yếu
Kiểm tra tồn kho khi ở xa địa điểm	Yếu	Mạnh	Tốt
Thiết lập mặt hàng, kho chứa và nhãn	Tốt	Mệt khi dùng màn hình nhỏ	Mạnh: có bàn phím và máy in
Xuất và xem lại số liệu	Tốt	Yếu	Mạnh

Một quy tắc đơn giản: đặt máy tính bảng ở nơi hàng hóa đổi chủ, dùng điện thoại cho những cập nhật nhanh khi di chuyển, và dành máy tính bàn cho việc thiết lập, in nhãn và xem lại báo cáo.

Nơi iPad phát huy tốt nhất

Máy tính bảng tỏa sáng ở một vài nơi.

Một điểm lưu kho dùng chung. Kho vật tư, văn phòng phía sau, bàn làm việc trong xưởng hoặc tủ đồ trong studio. Cứ để iPad ở đó, đã đăng nhập sẵn, và bất kỳ ai lấy băng keo đóng gói hay một tuýp màu đều ghi nhận ngay tại chỗ. Không ai cần cài đặt gì lên điện thoại riêng của mình.

Kiểm kê. Đếm cả một kho hàng sẽ dễ hơn khi bạn có thể thấy mọi mặt hàng trong một kho chứa cùng lúc và nhập số lượng chính xác của từng món khi đếm. Hai người có thể mỗi người cầm một iPad và chia nhau khu vực.

Nhận hàng. Khi hàng về, bạn có thể quét hoặc tìm kiếm từng mặt hàng và cộng thêm số lượng trước khi thùng hàng được cất đi. Hàng mới về được mọi người nhìn thấy ngay lập tức.

Bảng tham chiếu cạnh kệ hàng. Một máy tính bảng đặt trên giá đỡ gần kệ hàng cũng đóng vai trò như một bảng thông tin trực tiếp: cái gì sắp hết, cái gì cần bổ sung, thứ gì đang được cất ở đâu.

Khi nào điện thoại hoặc giấy vẫn ổn

Hãy thành thật về quy mô của bạn. Nếu một người phụ trách một tủ đồ duy nhất và chỉ kiểm kê mỗi quý một lần, điện thoại hay thậm chí một tấm bảng kẹp giấy có thể là đủ. Một chiếc iPad sẽ thêm một thiết bị nữa cần sạc, cập nhật và theo dõi.

Điện thoại cũng thắng thế với bất kỳ ai hiếm khi ở một chỗ: nhân viên hiện trường, tài xế, người phụ trách nhiều địa điểm. Họ sẽ không mang theo máy tính bảng, và cũng không cần phải làm vậy. Điều quan trọng là bất kể dùng thiết bị nào, họ đều thấy cùng con số với chiếc iPad trong kho.

Và nếu hàng tồn kho của bạn ít thay đổi và không ai khác cần xem, một bảng tính vẫn có thể dùng tốt trong một thời gian nữa. Lý do để dùng máy tính bảng trở nên mạnh mẽ hơn khi nhiều người cùng động vào một lô hàng và cần tin tưởng vào cùng một con số đếm.

Những điều cần tìm ở một ứng dụng quản lý kho trên iPad

Không phải ứng dụng nào được thiết kế cho điện thoại cũng dùng tốt trên máy tính bảng. Trước khi chọn, hãy kiểm tra những điểm sau:

• Được thiết kế cho màn hình iPad. Danh sách và trang mặt hàng nên tận dụng không gian rộng hơn, chứ không phải hiển thị bố cục điện thoại bị kéo giãn ra.
• Quét bằng camera. Ứng dụng nên đọc được nhãn QR và các mã vạch sản phẩm phổ biến bằng camera tích hợp, để bạn không cần thêm thiết bị phụ trợ để bắt đầu.
• Số liệu dùng chung, cập nhật theo thời gian thực. Cả nhóm nên thấy cùng số lượng, và một thay đổi trên iPad nên hiển thị trên điện thoại và máy tính mà không ai cần nhấn xuất dữ liệu.
• Tồn kho theo từng nơi. Khả năng ghi nhận số lượng theo từng kệ, thùng hoặc phòng cho bạn biết không chỉ có bao nhiêu, mà còn ở đâu.
• Lịch sử thay đổi rõ ràng. Ai đã thay đổi số lượng nào, và khi nào. Trên một thiết bị dùng chung, đây chính là điều giữ cho trách nhiệm được rõ ràng.
• Cảnh báo sắp hết hàng. Một cảnh báo khi một mặt hàng giảm xuống dưới mức bạn đặt, để máy tính bảng tự nói cho bạn biết cần đặt hàng gì thay vì bạn phải tự đi tìm.
• Hoạt động ngoài phạm vi máy tính bảng. Có phiên bản web cho máy tính văn phòng và ứng dụng cho điện thoại, để iPad chỉ là một trong nhiều cửa vào cùng một kho hàng, chứ không phải một hệ thống biệt lập.

Thiết lập một chiếc iPad dùng chung để kiểm soát kho

Một vài thói quen giúp giữ cho một máy tính bảng dùng chung luôn đáng tin cậy.

1. Cho nó một vị trí cố định. Một giá đỡ hoặc một vị trí cố định gần hàng hóa, kèm bộ sạc. Một máy tính bảng cứ bị di chuyển lung tung sẽ dần dần không còn được dùng nữa.
2. Dán nhãn cho kệ hàng và kho chứa trước. Dán một nhãn QR lên mỗi kệ, thùng hoặc hộp, và lên cả những mặt hàng chưa có mã vạch riêng. Quét một nhãn sẽ nhanh hơn và ít lỗi hơn so với việc tìm kiếm.
3. Quyết định ai ghi nhận việc gì. Ví dụ: ai lấy hàng thì ghi giảm; ai nhận hàng giao thì ghi tăng; một người phụ trách việc kiểm kê hằng tháng.
4. Giữ cho việc kiểm kê trung thực. Khi kiểm kê, hãy đặt đúng con số bạn đếm được thay vì cộng trừ để đạt được nó. Như vậy bản ghi sẽ cho thấy sự điều chỉnh thực tế.
5. Xem lại thường xuyên. Xem lịch sử thay đổi và danh sách hàng sắp hết mỗi tuần một lần. Các mẫu hình sẽ nhanh chóng xuất hiện: một mặt hàng luôn hết, một kệ hàng không ai cập nhật.

Nếu nhiều người dùng chung một chiếc iPad, hãy cân nhắc xem nó nên đăng nhập bằng tài khoản nào. Đăng nhập chung thì đơn giản, nhưng đăng nhập cá nhân trên thiết bị cá nhân cho bạn một bản ghi rõ ràng hơn về việc ai đã làm gì. Nhiều nhóm kết hợp cả hai: một máy tính bảng dùng chung tại điểm lưu kho, và điện thoại cá nhân cho những ai cần.

Tana phù hợp ở đâu

Tana là một ứng dụng quản lý kho dùng chung cho các nhóm, có ứng dụng gốc cho iPhone, iPad và Mac (chip Apple silicon) trên App Store. Trên iPad, ứng dụng cần iPadOS 17.0 trở lên. Cùng một kho hàng đó cũng có sẵn dưới dạng ứng dụng web trên trình duyệt của bất kỳ máy tính nào, và trên Android qua ứng dụng web, để chiếc iPad trong kho và điện thoại trong túi mọi người đều thấy cùng những con số theo thời gian thực.

Bạn thêm mặt hàng (thứ bạn đếm) và kho chứa (một kệ, thùng, phòng hoặc phương tiện), và tồn kho được ghi nhận theo từng kho chứa. Trên iPad, bạn cập nhật số lượng chỉ với một lần chạm: trừ khi có gì đó được dùng, cộng khi có hàng về, và dấu bằng để đặt một số lượng chính xác khi kiểm kê. Bạn cũng có thể chuyển hàng giữa các kho chứa và lên lịch cho một lần bổ sung dự kiến kèm nhắc nhở vào đúng ngày.

Camera của iPad quét các nhãn QR của Tana để mở một mặt hàng hoặc kho chứa, và đọc được các mã vạch sản phẩm phổ biến như EAN-13, UPC, Code 128 và QR, để bạn có thể gắn mã vạch của nhà sản xuất vào một mặt hàng rồi sau đó chỉ cần quét. Nhãn được in từ ứng dụng web. Mỗi mặt hàng có thể có một ngưỡng sắp hết hàng, khi đạt tới sẽ kích hoạt cảnh báo trên trang chủ, qua email và thông báo đẩy, và tùy chọn cả trên một kênh Slack. Lịch sử cho thấy ai đã thay đổi số lượng nào, khi nào và ở kho chứa nào.

Có một gói miễn phí không cần thẻ và không đếm ngược thời gian dùng thử, cùng các gói trả phí theo nhóm mỗi tháng khi bạn cần lịch sử dài hơn hoặc nhiều báo cáo hơn.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có thể dùng iPad làm máy quét mã vạch cho việc quản lý kho không?

Có. Nhiều ứng dụng quản lý kho dùng camera tích hợp của iPad để quét mã vạch và mã QR. Trong Tana, ứng dụng iPad quét nhãn QR và các mã vạch sản phẩm phổ biến bằng camera, để bạn có thể bắt đầu mà không cần mua máy quét riêng.

iPad có tốt hơn điện thoại cho việc quản lý kho không?

Với việc kiểm kê, nhận hàng và một điểm lưu kho dùng chung, thường là có: màn hình lớn hơn hiển thị nhiều mặt hàng hơn và dễ chạm hơn. Với các cập nhật nhanh khi di chuyển, điện thoại thực tế hơn. Hầu hết các nhóm dùng cả hai cho cùng một kho hàng.

Tôi cần loại iPad nào để dùng Tana?

Ứng dụng iPad của Tana cần iPadOS 17.0 trở lên. Ứng dụng này là ứng dụng đa nền tảng, nên cùng một bản tải xuống chạy được trên iPhone, iPad và Mac dùng chip Apple silicon.

Nhiều người có thể dùng chung một iPad để kiểm soát kho không?

Có. Một chiếc iPad dùng chung tại điểm lưu kho hoạt động tốt, miễn là mọi người đều biết cần ghi nhận gì. Để có một bản ghi rõ ràng hơn về việc ai đã thay đổi gì, các thành viên cũng có thể đăng nhập trên điện thoại hoặc máy tính riêng của mình, và mọi người vẫn thấy cùng một kho hàng.

Tôi có còn cần máy tính không?

Nó hữu ích cho việc thiết lập, in nhãn QR và xuất tồn kho ra bảng tính. Việc đếm và cập nhật hằng ngày có thể thực hiện ngay trên iPad.