Cara menyederhanakan manajemen stok agar siapa pun di tim bisa melakukannya

Manajemen stok biasanya terasa sulit karena satu alasan: sistemnya bergantung pada satu orang yang teliti, spreadsheet yang panjang, dan banyak ingatan. Untuk menyederhanakan manajemen stok, ubah sistemnya, bukan usahanya. Lacak lebih sedikit barang, beri setiap barang satu tempat tetap, jadikan setiap pembaruan satu langkah cepat, dan letakkan angkanya di tempat yang bisa dilihat seluruh tim.

Semua ini tidak memerlukan proyek besar. Tim kecil bisa melakukan sebagian besar perubahan ini dalam satu sore, dan setiap perubahan mempermudah langkah berikutnya.

Seperti apa manajemen stok yang sederhana

Manajemen stok yang sederhana berarti siapa pun di tim bisa menjawab “berapa banyak yang kita punya, dan di mana?” dalam hitungan detik, tanpa bertanya ke rekan kerja. Itulah ujiannya. Jika jawabannya hanya ada di kepala satu orang, atau di file yang hanya dipahami satu orang, sistemnya belum sederhana, sebagus apa pun tampilannya.

Sistem yang sederhana punya tiga ciri:

• Siapa pun bisa membacanya. Anggota tim baru bisa menemukan barang dan jumlahnya sejak hari pertama.
• Memperbaruinya hampir tidak butuh usaha. Mencatat bahwa kamu mengambil satu kotak sarung tangan lebih cepat daripada memutuskan untuk tidak mencatatnya.
• Catatan sesuai dengan rak. Saat sistem mengatakan ada empat gulung selotip pengemas, di rak memang ada empat gulung.

Ciri ketiga bergantung pada dua ciri pertama. Catatan menjauh dari kenyataan ketika membaca atau memperbaruinya lambat, sehingga orang berhenti melakukannya.

Mengapa manajemen stok menjadi rumit

Stok jarang dimulai dengan rumit. Ia menjadi rumit sedikit demi sedikit.

Satu orang menjadi sistemnya. Orang yang membuat spreadsheet adalah satu-satunya yang memercayainya. Saat dia cuti, tidak ada yang tahu apa yang harus dipesan ulang. Saat dia keluar, pengetahuan itu ikut pergi.

Pencatatan menumpuk. Orang mengambil stok di hari yang sibuk dan berencana mencatatnya nanti. “Nanti” berubah jadi akhir minggu, dan saat itu tidak ada yang ingat persis apa yang terpakai.

Tidak ada yang punya tempat tetap. Barang yang sama ada di dua rak dan di dalam mobil box. Orang mencari, menyerah, lalu memesan lagi, dan sekarang ada stok berlebih yang tidak bisa ditemukan siapa pun.

Semuanya dilacak dengan cara yang sama. Proyektor dan kotak pena mendapat kolom yang sama, pemeriksaan yang sama, dan perhatian yang sama. Daftarnya makin panjang, dan barang-barang penting hilang di dalamnya.

Tentukan apa yang layak dilacak

Cara tercepat menyederhanakan stok adalah dengan sengaja melacak lebih sedikit barang. Tidak semua yang ada di rak layak mendapat satu baris di sistemmu.

Lacak dengan ketat barang yang kehabisannya bisa menghentikan pekerjaan, yang mahal, atau yang bisa hilang tanpa ada yang menyadari. Toner printer, produk terlaris, dan peralatan bersama biasanya termasuk kategori ini. Toples klip kertas biasanya tidak.

Untuk sisanya, pendekatan yang lebih longgar sudah cukup. Kelompokkan perlengkapan murah yang bisa saling menggantikan di bawah satu nama (“pena kantor” alih-alih lima warna pena), atau keluarkan sama sekali dari daftar dan cukup isi ulang lacinya saat terlihat menipis. Daftar yang pendek akan terus diperbarui. Daftar yang panjang akan diabaikan.

Tinjau daftar itu setiap beberapa bulan. Barang yang sudah lama tidak disentuh bisa diarsipkan, dan barang baru yang terus menimbulkan kejutan bisa ditambahkan.

Beri setiap barang satu tempat dan label

Setiap barang sebaiknya punya satu tempat: rak, kotak, ruangan, atau kendaraan yang diberi nama. Saat stok punya tempat tetap, menemukannya hanya butuh beberapa detik dan menghitungnya jadi mudah.

Beri nama tempat penyimpanan dengan kata-kata yang sudah biasa dipakai orang, seperti “Ruang belakang, rak B” atau “Mobil box 2”, dan jaga agar namanya konsisten. Jika sebuah barang memang berada di dua tempat, catat di kedua tempat itu, dengan jumlah terpisah untuk masing-masing, agar kamu selalu tahu berapa banyak ada di mana.

Label membuat tempat-tempat itu terlihat jelas. Pasang label yang jelas di setiap rak atau kotak, dan pada barang yang mudah tertukar. Label dengan kode QR atau barcode melangkah lebih jauh: memindainya bisa langsung membawamu ke catatan yang tepat, sehingga tidak ada yang perlu mengetik atau mencari.

Jadikan pencatatan satu langkah cepat

Jika mencatat perubahan butuh waktu lebih dari beberapa detik, orang akan melewatkannya. Solusinya adalah menjadikan pembaruan bagian dari mengambil barang, bukan tugas terpisah untuk nanti.

Sepakati beberapa aturan sederhana:

• Catat di rak, saat itu juga. Gunakan ponsel atau tablet di tempat stok berada, bukan di meja nanti sepanjang hari.
• Satu tindakan untuk setiap perubahan. Mengambil satu: kurang satu. Menyimpan lima: tambah lima. Tanpa formulir, tanpa kolom tambahan.
• Hasil hitung menentukan kebenaran. Saat stok opname, masukkan angka yang benar-benar kamu hitung, bukan hasil perkiraan.
• Perpindahan dicatat sebagai perpindahan. Saat stok berpindah dari gudang ke lokasi lain, catat bahwa ia keluar dari satu tempat dan tiba di tempat lain.

Tuliskan aturan-aturan ini dalam beberapa baris dan tempelkan di tempat orang bekerja. Aturan yang muat di secarik kertas tempel adalah aturan yang diikuti orang.

Letakkan angkanya di tempat yang bisa dilihat seluruh tim

Stok menjadi sederhana ketika berhenti menjadi pekerjaan satu orang dan berubah menjadi informasi bersama. Semua orang yang mengambil atau mengisi ulang barang sebaiknya melihat angka yang sama, diperbarui seiring terjadinya perubahan.

Angka yang dibagikan dan terkini menghilangkan satu kategori pekerjaan secara keseluruhan: pesan yang bertanya “masih ada tidak?”, pesanan ganda, jalan ke gudang hanya untuk memeriksa. Ini juga melindungimu saat seseorang sedang cuti atau keluar, karena pengetahuannya ada di sistem, bukan pada satu orang.

Riwayat yang jelas juga membantu. Saat kamu bisa melihat siapa yang mengubah suatu jumlah, kapan dan di mana, ketidaksesuaian berubah menjadi pertanyaan singkat, bukan perdebatan.

Biarkan stok menipis mengumumkan dirinya sendiri

Memeriksa setiap rak untuk melihat apa yang mulai habis itu lambat dan mudah terlupakan. Pendekatan yang lebih sederhana adalah menentukan sekali saja tingkat di mana setiap barang penting harus dipesan ulang, lalu biarkan sistem memperingatkanmu saat stok mencapai tingkat itu.

Tentukan tingkat itu dengan sedikit ruang cadangan: cukup stok untuk tetap bisa bekerja selagi pesanan ulang dalam perjalanan. Di sampingnya, simpan catatan singkat tentang cara memesan ulang barang tersebut, seperti nama produk atau tempat biasa kamu membelinya, agar siapa pun bisa melakukan pemesanan, bukan hanya orang yang selalu melakukannya.

Daftar periksa untuk menyederhanakan manajemen stok

Langkah	Yang harus dilakukan	Manfaatnya
Lacak lebih sedikit	Simpan hanya barang yang penting, kelompokkan perlengkapan murah	Daftar pendek tetap terkini
Satu tempat untuk setiap barang	Beri nama setiap rak, kotak, ruangan, dan kendaraan	Mencari dan menghitung hanya butuh beberapa detik
Beri label	Label pada tempat penyimpanan dan barang yang mudah tertukar, dengan kode QR bila berguna	Tanpa mencari, tanpa mengetik
Catat saat itu juga	Satu tindakan cepat untuk setiap perubahan, di rak	Catatan sesuai dengan rak
Bagikan angkanya	Semua orang melihat stok terkini yang sama	Tidak bergantung pada satu orang
Tentukan tingkat pemesanan ulang	Ambang batas dan catatan pemesanan ulang untuk setiap barang kunci	Stok menipis terdeteksi lebih awal
Tinjau secara berkala	Lihat daftarnya setiap beberapa bulan	Sistemnya tetap ringkas

Kapan alat sederhana yang sudah kamu punya sudah cukup

Kamu mungkin sama sekali tidak butuh perangkat lunak baru. Jika satu atau dua orang mengelola sekumpulan barang yang kecil dan stabil di satu tempat, spreadsheet yang terawat baik, atau bahkan daftar kertas di pintu gudang, bisa berfungsi dengan baik. Kebiasaan-kebiasaan di atas lebih penting daripada alatnya.

Tanda-tanda bahwa kamu sudah melampaui itu sifatnya praktis: beberapa orang memperbarui stok, barang berada di lebih dari satu tempat, filenya lebih sering usang daripada terkini, atau kamu terus kehabisan barang yang kamu kira masih ada. Pada titik itu, aplikasi bersama menghemat lebih banyak waktu daripada biaya menyiapkannya.

Di mana peran Tana

Tana adalah aplikasi stok bersama untuk tim, dibangun berdasarkan kebiasaan-kebiasaan dalam artikel ini. Semua orang di tim melihat angka terkini yang sama.

Kamu menambahkan barang (yang kamu hitung) dan penyimpanan (rak, kotak, ruangan, atau kendaraan); stok dicatat per penyimpanan dan total barang dijumlahkan secara otomatis. Pencatatan hanya dengan satu ketukan: − atau + untuk perubahan, = untuk menetapkan angka pasti yang kamu hitung saat stok opname, dan perpindahan antar-penyimpanan dicatat sebagai perpindahan.

Kamu bisa mencetak label QR untuk barang dan penyimpanan dari aplikasi web dan memindainya dengan kamera iPhone atau iPad, atau kamera browser di aplikasi web, untuk membuka catatan yang tepat. Tana juga membaca barcode produk yang umum, sehingga kamu bisa mengaitkan barcode pabrikan ke sebuah barang.

Setiap barang bisa memiliki ambang batas peringatan stok menipis, yang ditampilkan di halaman utama dan dikirim lewat email dan notifikasi push, serta opsional ke saluran Slack, dengan catatan “cara memesan ulang” di sampingnya. Riwayat menunjukkan siapa yang mengubah jumlah berapa, kapan, dan di penyimpanan mana. Saat kamu ingin angkanya dalam spreadsheet, ekspor CSV bisa dibuka di aplikasi spreadsheet mana pun.

Tana berjalan di iPhone, iPad, dan Mac, serta sebagai aplikasi web di browser modern mana pun, termasuk di Android. Ada paket gratis tanpa perlu kartu, dan paket berbayar untuk tim yang butuh lebih banyak.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa cara termudah mengelola stok?

Lacak hanya barang yang penting, beri masing-masing tempat tetap, catat setiap perubahan pada saat terjadi, dan bagikan angkanya ke semua orang yang menggunakan stok. Alatnya bisa berupa spreadsheet atau aplikasi; kebiasaanlah yang membuatnya mudah.

Bagaimana cara menyederhanakan stok untuk usaha kecil?

Mulailah dengan daftar pendek barang yang kehabisannya akan menghentikan pekerjaan. Beri nama tempat penyimpananmu, beri label, dan sepakati bahwa semua orang mencatat perubahan di rak. Tambahkan tingkat pemesanan ulang untuk barang-barang kunci sehingga kamu tidak perlu memeriksa rak untuk tahu apa yang harus dibeli.

Apakah spreadsheet cukup untuk manajemen stok?

Untuk satu orang dan daftar yang kecil dan stabil, seringkali cukup. Ini jadi sulit ketika diedit beberapa orang, ketika barang berada di beberapa tempat, atau ketika pembaruan ditunda. Itulah saat-saat sistem bersama yang terkini akan terbayar.

Seberapa sering saya harus melakukan stok opname?

Hitung barang yang penting atau mahal lebih sering, dan yang lainnya lebih jarang. Jika catatan diperbarui seiring terjadinya perubahan, penghitungan menjadi pemeriksaan cepat, bukan rekonstruksi penuh.