Näin yksinkertaistat varastonhallintaa niin, että kuka tahansa tiimissä osaa tehdä sen

Varastonhallinta tuntuu yleensä vaikealta yhdestä syystä: järjestelmä nojaa yhteen huolelliseen ihmiseen, pitkään taulukkoon ja paljon muistiin. Yksinkertaistaaksesi varastonhallintaa, muuta järjestelmää, älä ponnistelua. Seuraa harvempia asioita, anna jokaiselle tavaralle yksi paikka, tee jokaisesta päivityksestä yksi nopea askel ja laita luvut sinne, missä koko tiimi näkee ne.

Mikään tästä ei vaadi isoa projektia. Pieni tiimi voi tehdä suurimman osan näistä muutoksista yhdessä iltapäivässä, ja jokainen muutos helpottaa seuraavaa.

Miltä yksinkertainen varastonhallinta näyttää

Yksinkertainen varastonhallinta tarkoittaa, että kuka tahansa tiimistä voi vastata kysymykseen “kuinka monta meillä on, ja missä?” muutamassa sekunnissa kysymättä kollegalta. Se on testi. Jos vastaus on vain yhden ihmisen päässä, tai tiedostossa, jota vain yksi ihminen ymmärtää, järjestelmä ei ole yksinkertainen, vaikka se näyttäisi kuinka siistiltä tahansa.

Yksinkertaisella järjestelmällä on kolme ominaisuutta:

• Kuka tahansa osaa lukea sitä. Uusi tiimin jäsen löytää tavaran ja sen määrän ensimmäisenä päivänä.
• Päivittäminen ei vaadi juuri vaivaa. Sen kirjaaminen, että otit laatikon käsineitä, on nopeampaa kuin päättää olla kirjaamatta.
• Kirjaukset vastaavat hyllyä. Kun järjestelmä sanoo, että pakkausteippirullia on neljä, hyllyllä on todella neljä rullaa.

Kolmas ominaisuus riippuu kahdesta ensimmäisestä. Kirjaukset ajautuvat pois todellisuudesta, kun niiden lukeminen tai päivittäminen on hidasta, jolloin ihmiset lakkaavat tekemästä sitä.

Miksi varastonhallinta mutkistuu

Varasto harvoin alkaa mutkikkaana. Siitä tulee mutkikas vähän kerrallaan.

Yhdestä ihmisestä tulee koko järjestelmä. Taulukon tehnyt ihminen on ainoa, joka luottaa siihen. Kun hän on lomalla, kukaan ei tiedä, mitä pitäisi tilata lisää. Kun hän lähtee, tieto lähtee mukana.

Kirjaukset kasautuvat. Kiireisenä päivänä ihmiset ottavat tavaraa ja aikovat kirjata sen myöhemmin. “Myöhemmin” muuttuu viikon lopuksi, eikä silloin kukaan enää muista tarkalleen, mitä käytettiin.

Millään ei ole vakituista paikkaa. Sama tavara on kahdella hyllyllä ja pakettiautossa. Ihmiset etsivät, luovuttavat ja tilaavat lisää, ja nyt on ylimääräistä varastoa, jota kukaan ei löydä.

Kaikkea seurataan samalla tavalla. Projektori ja rasiallinen kyniä saavat samat sarakkeet, samat tarkistukset ja saman huomion. Lista pitenee, ja tärkeät tavarat hukkuvat siihen.

Päätä, mitä kannattaa seurata

Nopein tapa yksinkertaistaa varastoa on seurata tietoisesti harvempia asioita. Kaikki hyllyllä oleva ei ansaitse riviä järjestelmässäsi.

Seuraa tarkasti tavaraa, jonka loppuminen pysäyttäisi työn, joka on kallis tai joka katoaa kenenkään huomaamatta. Tulostimen väriaine, myydyin tuote ja yhteiskäytössä oleva laitteisto täyttävät nämä ehdot yleensä. Purkillinen paperiliittimiä yleensä ei.

Muille riittää kevyempi ote. Ryhmittele halvat, keskenään vaihdettavat tarvikkeet yhden nimen alle (“toimistokynät” viiden kynävärin sijaan), tai jätä ne kokonaan pois ja täytä laatikko, kun se näyttää vähissä olevalta. Lyhyt lista pysyy ajan tasalla. Pitkä lista jää huomiotta.

Käy lista läpi muutaman kuukauden välein. Pitkään koskemattomat tavarat voi arkistoida, ja jatkuvasti yllätyksiä aiheuttavat uudet tavarat voi lisätä.

Anna jokaiselle tavaralle oma paikka ja tarra

Jokaisella tavaralla pitäisi olla yksi paikka: nimetty hylly, laatikko, huone tai ajoneuvo. Kun varastolla on kiinteä paikka, sen löytäminen vie sekunteja ja laskeminen on suoraviivaista.

Nimeä varastopaikat sanoilla, joita ihmiset jo käyttävät, kuten “Takahuone, hylly B” tai “Pakettiauto 2”, ja pidä nimet yhtenäisinä. Jos tavara todella sijaitsee kahdessa paikassa, kirjaa se molempiin, kummallekin erillinen määrä, jotta tiedät aina, kuinka monta ja missä.

Tarrat tekevät paikoista näkyviä. Laita selkeä tarra jokaiseen hyllyyn tai laatikkoon sekä tavaroihin, jotka on helppo sekoittaa keskenään. QR-koodilla tai viivakoodilla varustettu tarra menee askeleen pidemmälle: sen skannaaminen voi viedä suoraan oikeaan tietueeseen, jolloin kenenkään ei tarvitse kirjoittaa tai etsiä.

Tee kirjaamisesta yksi nopea askel

Jos muutoksen kirjaaminen kestää enemmän kuin muutaman sekunnin, ihmiset jättävät sen väliin. Ratkaisu on tehdä päivityksestä osa tavaran ottamista, ei erillistä tehtävää myöhemmäksi.

Sopikaa muutamasta yksinkertaisesta säännöstä:

• Kirjaa hyllyllä, sillä hetkellä. Käytä puhelinta tai tablettia siellä, missä varasto on, älä työpöytää myöhemmin päivällä.
• Yksi toiminto per muutos. Otit yhden: miinus yksi. Laitoit viisi takaisin: plus viisi. Ei lomakkeita, ei ylimääräisiä kenttiä.
• Laskenta on totuus. Inventoinnin aikana syötä luku, jonka todella laskit, älä laskutoimitusta.
• Siirrot kirjataan siirtoina. Kun varasto siirtyy varastosta työmaalle, kirjaa sen lähtevän yhdestä paikasta ja saapuvan toiseen.

Kirjoita nämä säännöt muutamalle riville ja laita ne sinne, missä ihmiset työskentelevät. Säännöt, jotka mahtuvat post-it-lapulle, ovat sääntöjä, joita noudatetaan.

Laita luvut sinne, missä koko tiimi näkee ne

Varastosta tulee yksinkertainen, kun se lakkaa olemasta yhden ihmisen työtä ja muuttuu jaetuksi tiedoksi. Kaikkien, jotka ottavat tai täydentävät tavaroita, pitäisi nähdä samat luvut, päivittyneenä muutosten tapahtuessa.

Jaetut, reaaliaikaiset luvut poistavat kokonaisen työn lajin: viestit, joissa kysytään “onko meillä vielä tuota?”, tuplatilaukset, kävelyn varastoon tarkistamaan. Ne myös suojaavat, kun joku on poissa tai lähtee, koska tieto on järjestelmässä eikä yhdessä ihmisessä.

Selkeä historia auttaa myös. Kun näet, kuka muutti määrää, milloin ja missä, ristiriidasta tulee nopea kysymys väittelyn sijaan.

Anna vähäisen varaston ilmoittaa itsestään

Jokaisen hyllyn tarkistaminen sen selvittämiseksi, mikä on vähissä, on hidasta ja unohtuu helposti. Yksinkertaisempi tapa on päättää kerran taso, jolla jokainen tärkeä tavara pitäisi tilata lisää, ja antaa järjestelmän varoittaa, kun varasto saavuttaa sen.

Aseta taso pienellä marginaalilla: riittävästi varastoa, jotta työ jatkuu, kun täydennystilaus on tulossa. Pidä sen vierellä lyhyt muistiinpano siitä, miten tavara tilataan lisää, kuten tuotteen nimi tai mistä sitä yleensä ostetaan, jotta kuka tahansa voi tehdä tilauksen, ei vain se, joka aina tekee sen.

Tarkistuslista varastonhallinnan yksinkertaistamiseen

Vaihe	Mitä tehdä	Miksi se auttaa
Seuraa vähemmän	Pidä vain tärkeät tavarat, ryhmittele halvat tarvikkeet	Lyhyt lista pysyy ajan tasalla
Yksi paikka per tavara	Nimeä jokainen hylly, laatikko, huone ja ajoneuvo	Löytäminen ja laskeminen vievät sekunteja
Merkitse tarroilla	Tarrat varastopaikoissa ja helposti sekoitettavissa tavaroissa, QR-koodeilla tarvittaessa	Ei etsimistä, ei kirjoittamista
Kirjaa heti	Yksi nopea toiminto per muutos, hyllyllä	Kirjaukset vastaavat hyllyä
Jaa luvut	Kaikki näkevät saman reaaliaikaisen varaston	Ei riippuvuutta yhdestä ihmisestä
Aseta tilausrajat	Raja ja tilausmuistiinpano jokaiselle avaintavaralle	Vähäinen varasto huomataan ajoissa
Tarkista säännöllisesti	Katso listaa muutaman kuukauden välein	Järjestelmä pysyy pienenä

Milloin yksinkertainen työkalu, joka sinulla jo on, riittää

Et ehkä tarvitse ollenkaan uutta ohjelmistoa. Jos yksi tai kaksi ihmistä hallinnoi pientä, vakaata tavarajoukkoa yhdessä paikassa, hyvin ylläpidetty taulukko tai jopa paperinen lista varaston ovessa voi toimia hyvin. Yllä mainitut tavat merkitsevät enemmän kuin työkalu.

Merkit siitä, että olet kasvanut sen ohi, ovat käytännöllisiä: useampi ihminen päivittää varastoa, tavarat sijaitsevat useammassa kuin yhdessä paikassa, tiedosto on useammin vanhentunut kuin ajan tasalla, tai sinulta loppuu jatkuvasti asioita, joita luulit sinulla olevan. Siinä vaiheessa jaettu sovellus säästää enemmän aikaa kuin sen käyttöönotto maksaa.

Mihin Tana sopii

Tana on jaettu varastosovellus tiimeille, rakennettu tämän artikkelin tapojen ympärille. Koko tiimi näkee samat reaaliaikaiset luvut.

Lisäät tavaroita (sitä, mitä lasket) ja varastoja (hylly, laatikko, huone tai ajoneuvo); varasto kirjataan varastopaikkaa kohden, ja tavaran kokonaismäärä lasketaan yhteen automaattisesti. Kirjaaminen tapahtuu yhdellä napautuksella: − tai + muutokseen, = asettaa tarkan inventoinnissa lasketun määrän, ja siirrot varastojen välillä kirjataan siirtoina.

Voit tulostaa QR-tarroja tavaroille ja varastoille verkkosovelluksesta ja skannata ne iPhonen tai iPadin kameralla, tai verkkosovelluksen selaimen kameralla, jotta oikea tietue avautuu. Tana lukee myös yleiset tuoteviivakoodit, joten voit liittää valmistajan viivakoodin tavaraan.

Jokaisella tavaralla voi olla vähäisen varaston hälytyksen raja, joka näkyy etusivulla ja lähetetään sähköpostitse ja push-ilmoituksena, valinnaisesti myös Slack-kanavaan, sekä sen vierellä “miten tilata lisää” -muistiinpano. Historia näyttää, kuka muutti mitäkin määrää, milloin ja missä varastossa. Kun haluat luvut taulukkoon, CSV-vienti avautuu missä tahansa taulukkosovelluksessa.

Tana toimii iPhonessa, iPadissa ja Macissa, sekä verkkosovelluksena missä tahansa nykyaikaisessa selaimessa, myös Androidilla. Tarjolla on ilmainen versio ilman korttia, sekä maksulliset versiot tiimeille, jotka tarvitsevat enemmän.

Usein kysytyt kysymykset

Mikä on helpoin tapa hallita varastoa?

Seuraa vain tärkeitä tavaroita, anna jokaiselle kiinteä paikka, kirjaa jokainen muutos sillä hetkellä, kun se tapahtuu, ja jaa luvut kaikkien kanssa, jotka käyttävät varastoa. Työkalu voi olla taulukko tai sovellus; tavat tekevät siitä helppoa.

Miten yksinkertaistan varastonhallintaa pienyritykselle?

Aloita lyhyestä listasta tavaroita, joiden loppuminen pysäyttäisi työn. Nimeä varastopaikkasi, merkitse ne tarroilla, ja sopikaa, että kaikki kirjaavat muutokset hyllyllä. Lisää tilausrajat avaintavaroille, jotta sinun ei tarvitse tarkistaa hyllyjä tietääksesi, mitä ostaa.

Riittääkö taulukko varastonhallintaan?

Yhdelle ihmiselle ja pienelle, vakaalle listalle usein kyllä. Siitä tulee vaikeaa, kun useampi henkilö muokkaa sitä, kun tavarat sijaitsevat useassa paikassa, tai kun päivitykset odottavat myöhempään. Silloin jaettu, reaaliaikainen järjestelmä maksaa itsensä takaisin.

Kuinka usein varasto pitäisi laskea?

Laske tärkeät tai kalliit tavarat useammin, ja kaikki muu harvemmin. Jos kirjaukset päivittyvät muutosten tapahtuessa, laskennasta tulee nopea tarkistus täyden uudelleenrakentamisen sijaan.