Πώς να απλοποιήσετε τη διαχείριση αποθέματος ώστε να μπορεί ο καθένας στην ομάδα σας να τη χειριστεί

Η διαχείριση αποθέματος συνήθως δείχνει δύσκολη για έναν λόγο: το σύστημα εξαρτάται από έναν προσεκτικό άνθρωπο, ένα μεγάλο υπολογιστικό φύλλο και πολλή μνήμη. Για να απλοποιήσετε τη διαχείριση αποθέματος, αλλάξτε το σύστημα, όχι την προσπάθεια. Παρακολουθήστε λιγότερα πράγματα, δώστε σε κάθε είδος μία θέση, κάντε κάθε ενημέρωση ένα γρήγορο βήμα και βάλτε τους αριθμούς εκεί όπου μπορεί να τους δει όλη η ομάδα.

Τίποτα από αυτά δεν χρειάζεται μεγάλο έργο. Μια μικρή ομάδα μπορεί να κάνει τις περισσότερες από αυτές τις αλλαγές σε ένα απόγευμα, και κάθε μία διευκολύνει την επόμενη.

Πώς μοιάζει η απλή διαχείριση αποθέματος

Η απλή διαχείριση αποθέματος σημαίνει ότι οποιοσδήποτε στην ομάδα μπορεί να απαντήσει στο «πόσα έχουμε και πού;» μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα, χωρίς να ρωτήσει συνάδελφο. Αυτό είναι το κριτήριο. Αν η απάντηση υπάρχει μόνο στο μυαλό ενός ανθρώπου, ή σε ένα αρχείο που καταλαβαίνει μόνο ένας, το σύστημα δεν είναι απλό, όσο τακτοποιημένο κι αν φαίνεται.

Ένα απλό σύστημα έχει τρία χαρακτηριστικά:

• Ο καθένας μπορεί να το διαβάσει. Ένα νέο μέλος της ομάδας μπορεί να βρει ένα είδος και την ποσότητά του από την πρώτη μέρα.
• Η ενημέρωσή του δεν απαιτεί σχεδόν καθόλου προσπάθεια. Το να καταγράψετε ότι πήρατε ένα κουτί γάντια είναι πιο γρήγορο από το να αποφασίσετε να μην το κάνετε.
• Οι καταγραφές ταιριάζουν με το ράφι. Όταν το σύστημα λέει ότι υπάρχουν τέσσερα ρολά ταινίας συσκευασίας, υπάρχουν πράγματι τέσσερα ρολά.

Το τρίτο χαρακτηριστικό εξαρτάται από τα δύο πρώτα. Οι καταγραφές αποκλίνουν από την πραγματικότητα όταν η ανάγνωση ή η ενημέρωσή τους είναι αργή, οπότε ο κόσμος σταματά να το κάνει.

Γιατί η διαχείριση αποθέματος περιπλέκεται

Το απόθεμα σπάνια ξεκινά περίπλοκο. Γίνεται περίπλοκο σιγά σιγά.

Ένα άτομο γίνεται το ίδιο το σύστημα. Το άτομο που έφτιαξε το υπολογιστικό φύλλο είναι το μόνο που το εμπιστεύεται. Όταν λείπει σε άδεια, κανείς δεν ξέρει τι να παραγγείλει ξανά. Όταν φύγει, η γνώση φεύγει μαζί του.

Οι ενημερώσεις συσσωρεύονται. Οι άνθρωποι παίρνουν απόθεμα σε μια φορτωμένη μέρα και σκοπεύουν να το καταγράψουν αργότερα. Το «αργότερα» γίνεται τέλος της εβδομάδας, και ως τότε κανείς δεν θυμάται ακριβώς τι χρησιμοποιήθηκε.

Τίποτα δεν έχει σταθερή θέση. Το ίδιο είδος βρίσκεται σε δύο ράφια και σε ένα φορτηγάκι. Ο κόσμος ψάχνει, τα παρατάει και παραγγέλνει περισσότερα, και έτσι δημιουργείται πλεονάζον απόθεμα που κανείς δεν μπορεί να βρει.

Όλα παρακολουθούνται με τον ίδιο τρόπο. Ένας προτζέκτορας και ένα κουτί στυλό παίρνουν τις ίδιες στήλες, τους ίδιους ελέγχους και την ίδια προσοχή. Η λίστα μεγαλώνει, και τα σημαντικά είδη χάνονται μέσα σε αυτήν.

Αποφασίστε τι αξίζει να παρακολουθείτε

Ο πιο γρήγορος τρόπος να απλοποιήσετε το απόθεμα είναι να παρακολουθείτε σκόπιμα λιγότερα πράγματα. Δεν αξίζει κάθε τι πάνω σε ένα ράφι μια γραμμή στο σύστημά σας.

Παρακολουθήστε στενά ένα είδος όταν η εξάντλησή του θα σταματούσε τη δουλειά, όταν είναι ακριβό, ή όταν εξαφανίζεται χωρίς κανείς να το προσέξει. Το μελάνι εκτυπωτή, ένα προϊόν με μεγάλες πωλήσεις και ο κοινόχρηστος εξοπλισμός συνήθως το δικαιολογούν. Ένα βάζο συνδετήρες συνήθως όχι.

Για τα υπόλοιπα, μια πιο ελαφριά προσέγγιση είναι εντάξει. Ομαδοποιήστε φθηνά, εναλλάξιμα αναλώσιμα κάτω από ένα όνομα («στυλό γραφείου» αντί για πέντε χρώματα στυλό), ή αφήστε τα εντελώς έξω και απλώς γεμίζετε το συρτάρι όταν φαίνεται λίγο. Μια σύντομη λίστα ενημερώνεται. Μια μεγάλη λίστα αγνοείται.

Ελέγχετε τη λίστα κάθε λίγους μήνες. Είδη που δεν έχετε αγγίξει εδώ και καιρό μπορούν να αρχειοθετηθούν, και νέα είδη που συνεχίζουν να προκαλούν εκπλήξεις μπορούν να προστεθούν.

Δώστε σε κάθε είδος μία θέση και μια ετικέτα

Κάθε είδος πρέπει να έχει μία θέση: ένα ονομασμένο ράφι, κουτί, δωμάτιο ή όχημα. Όταν το απόθεμα έχει σταθερή θέση, η εύρεσή του παίρνει δευτερόλεπτα και η καταμέτρησή του είναι απλή.

Ονομάστε τις θέσεις αποθήκευσης με λέξεις που ήδη χρησιμοποιεί ο κόσμος, όπως «Πίσω δωμάτιο, ράφι Β» ή «Φορτηγάκι 2», και διατηρήστε τα ονόματα σταθερά. Αν ένα είδος βρίσκεται πράγματι σε δύο μέρη, καταγράψτε το και στα δύο, με ξεχωριστή ποσότητα για το καθένα, ώστε να ξέρετε πάντα πόσα υπάρχουν και πού.

Οι ετικέτες κάνουν τις θέσεις ορατές. Βάλτε μια ευδιάκριτη ετικέτα σε κάθε ράφι ή κουτί, και σε είδη που μπερδεύονται εύκολα. Μια ετικέτα με κωδικό QR ή γραμμωτό κώδικα πάει ένα βήμα παραπέρα: η σάρωσή της σας οδηγεί κατευθείαν στη σωστή καταχώριση, χωρίς να χρειάζεται να πληκτρολογήσετε ή να ψάξετε.

Κάντε την καταγραφή ένα γρήγορο βήμα

Αν η καταγραφή μιας αλλαγής παίρνει περισσότερο από λίγα δευτερόλεπτα, ο κόσμος θα την παραλείπει. Η λύση είναι να γίνει η ενημέρωση μέρος του να παίρνεις το είδος, όχι ξεχωριστή εργασία για αργότερα.

Συμφωνήστε σε λίγους απλούς κανόνες:

• Καταγράψτε στο ράφι, τη στιγμή που συμβαίνει. Χρησιμοποιήστε κινητό ή tablet εκεί όπου βρίσκεται το απόθεμα, όχι ένα γραφείο αργότερα μέσα στη μέρα.
• Μία ενέργεια για κάθε αλλαγή. Πήρατε ένα: πλην ένα. Αποθηκεύσατε πέντε: συν πέντε. Χωρίς φόρμες, χωρίς επιπλέον πεδία.
• Η καταμέτρηση καθορίζει την αλήθεια. Κατά τη διάρκεια απογραφής, καταχωρίστε τον αριθμό που πραγματικά μετρήσατε, όχι έναν υπολογισμό.
• Οι μετακινήσεις καταγράφονται ως μετακινήσεις. Όταν το απόθεμα πηγαίνει από την αποθήκη σε μια τοποθεσία, καταγράψτε ότι φεύγει από το ένα μέρος και φτάνει στο άλλο.

Γράψτε αυτούς τους κανόνες σε λίγες γραμμές και βάλτε τους εκεί όπου δουλεύει ο κόσμος. Οι κανόνες που χωράνε σε ένα αυτοκόλλητο χαρτάκι είναι οι κανόνες που ακολουθεί ο κόσμος.

Βάλτε τους αριθμούς εκεί όπου μπορεί να τους δει όλη η ομάδα

Το απόθεμα γίνεται απλό όταν παύει να είναι δουλειά ενός ατόμου και γίνεται κοινή πληροφορία. Όλοι όσοι παίρνουν ή αναπληρώνουν είδη πρέπει να βλέπουν τους ίδιους αριθμούς, ενημερωμένους καθώς συμβαίνουν οι αλλαγές.

Οι κοινοί, ζωντανοί αριθμοί εξαλείφουν μια ολόκληρη κατηγορία δουλειάς: τα μηνύματα που ρωτούν «έχουμε ακόμη από αυτό;», τις διπλές παραγγελίες, τη βόλτα ως την αποθήκη για έλεγχο. Επίσης σας προστατεύουν όταν κάποιος λείπει ή αποχωρεί, γιατί η γνώση βρίσκεται στο σύστημα και όχι σε ένα άτομο.

Ένα σαφές ιστορικό βοηθά επίσης. Όταν μπορείτε να δείτε ποιος άλλαξε μια ποσότητα, πότε και πού, μια ασυμφωνία γίνεται μια γρήγορη ερώτηση αντί για καβγά.

Αφήστε το χαμηλό απόθεμα να δηλώνει μόνο του

Το να ελέγχετε κάθε ράφι για να δείτε τι λιγοστεύει είναι αργό και εύκολο να το ξεχάσετε. Μια πιο απλή προσέγγιση είναι να αποφασίσετε, μία φορά, το επίπεδο στο οποίο κάθε σημαντικό είδος πρέπει να παραγγέλνεται ξανά, και να αφήσετε το σύστημα να σας προειδοποιεί όταν το απόθεμα το φτάνει.

Ορίστε αυτό το επίπεδο με λίγο περιθώριο: αρκετό απόθεμα ώστε να συνεχίσετε να δουλεύετε ενόσω φτάνει η νέα παραγγελία. Δίπλα του, κρατήστε μια σύντομη σημείωση για το πώς να παραγγείλετε ξανά το είδος, όπως το όνομα του προϊόντος ή από πού το αγοράζετε συνήθως, ώστε ο καθένας να μπορεί να κάνει την παραγγελία, όχι μόνο το άτομο που το κάνει πάντα.

Μια λίστα ελέγχου για την απλοποίηση της διαχείρισης αποθέματος

Βήμα	Τι να κάνετε	Γιατί βοηθά
Παρακολουθήστε λιγότερα	Κρατήστε μόνο τα σημαντικά είδη, ομαδοποιήστε τα φθηνά αναλώσιμα	Μια σύντομη λίστα παραμένει ενημερωμένη
Μία θέση για κάθε είδος	Ονομάστε κάθε ράφι, κουτί, δωμάτιο και όχημα	Η εύρεση και η καταμέτρηση παίρνουν δευτερόλεπτα
Βάλτε ετικέτες	Ετικέτες στις θέσεις αποθήκευσης και στα είδη που μπερδεύονται εύκολα, με κωδικούς QR όπου χρειάζεται	Χωρίς αναζήτηση, χωρίς πληκτρολόγηση
Καταγράψτε τη στιγμή που συμβαίνει	Μία γρήγορη ενέργεια για κάθε αλλαγή, στο ράφι	Οι καταγραφές ταιριάζουν με το ράφι
Μοιραστείτε τους αριθμούς	Όλοι βλέπουν το ίδιο ζωντανό απόθεμα	Καμία εξάρτηση από ένα μόνο άτομο
Ορίστε επίπεδα επαναπαραγγελίας	Ένα όριο και μια σημείωση παραγγελίας για κάθε βασικό είδος	Το χαμηλό απόθεμα εντοπίζεται νωρίς
Ελέγχετε τακτικά	Δείτε τη λίστα κάθε λίγους μήνες	Το σύστημα παραμένει απλό

Πότε αρκεί το απλό εργαλείο που ήδη έχετε

Ίσως να μη χρειάζεστε καθόλου νέο λογισμικό. Αν ένα ή δύο άτομα διαχειρίζονται ένα μικρό, σταθερό σύνολο ειδών σε ένα μέρος, ένα καλά τηρημένο υπολογιστικό φύλλο ή ακόμη και μια χάρτινη λίστα στην πόρτα της αποθήκης μπορούν να λειτουργήσουν καλά. Οι συνήθειες παραπάνω μετράνε περισσότερο από το εργαλείο.

Τα σημάδια ότι το έχετε ξεπεράσει είναι πρακτικά: αρκετά άτομα ενημερώνουν το απόθεμα, τα είδη βρίσκονται σε περισσότερα από ένα μέρη, το αρχείο είναι συχνότερα ξεπερασμένο παρά ενημερωμένο, ή συνεχίζετε να μένετε από πράγματα που νομίζατε ότι είχατε. Σε αυτό το σημείο, μια κοινόχρηστη εφαρμογή εξοικονομεί περισσότερο χρόνο από όσο κοστίζει η ρύθμισή της.

Πού ταιριάζει το Tana

Το Tana είναι μια κοινόχρηστη εφαρμογή αποθέματος για ομάδες, χτισμένη γύρω από τις συνήθειες αυτού του άρθρου. Όλοι στην ομάδα βλέπουν τους ίδιους ζωντανούς αριθμούς.

Προσθέτετε είδη (αυτά που μετράτε) και αποθήκες (ένα ράφι, κουτί, δωμάτιο ή όχημα)· το απόθεμα καταγράφεται ανά αποθήκη και το σύνολο του είδους προστίθεται αυτόματα. Η καταγραφή γίνεται με ένα άγγιγμα: − ή + για μια αλλαγή, = για να ορίσετε τον ακριβή αριθμό που μετρήσατε κατά την απογραφή, και οι μετακινήσεις μεταξύ αποθηκών καταγράφονται ως μετακινήσεις.

Μπορείτε να εκτυπώσετε ετικέτες QR για είδη και αποθήκες από την εφαρμογή ιστού και να τις σαρώσετε με την κάμερα ενός iPhone ή iPad, ή με την κάμερα του προγράμματος περιήγησης στην εφαρμογή ιστού, για να ανοίξετε τη σωστή καταχώριση. Το Tana διαβάζει επίσης συνηθισμένους γραμμωτούς κώδικες προϊόντων, οπότε μπορείτε να συνδέσετε τον κωδικό του κατασκευαστή με ένα είδος.

Κάθε είδος μπορεί να έχει ένα όριο ειδοποίησης χαμηλού αποθέματος, που εμφανίζεται στην αρχική σελίδα και αποστέλλεται με email και ειδοποίηση push, προαιρετικά και σε ένα κανάλι Slack, με μια σημείωση «πώς να παραγγείλετε ξανά» δίπλα του. Ένα ιστορικό δείχνει ποιος άλλαξε ποια ποσότητα, πότε και σε ποια αποθήκη. Όταν θέλετε τους αριθμούς σε ένα υπολογιστικό φύλλο, μια εξαγωγή CSV ανοίγει σε οποιαδήποτε εφαρμογή υπολογιστικών φύλλων.

Το Tana λειτουργεί σε iPhone, iPad και Mac, καθώς και ως εφαρμογή ιστού σε κάθε σύγχρονο πρόγραμμα περιήγησης, ακόμη και σε Android. Υπάρχει ένα δωρεάν πλάνο χωρίς απαίτηση κάρτας, και επί πληρωμή πλάνα για ομάδες που χρειάζονται περισσότερα.

Συχνές ερωτήσεις

Ποιος είναι ο πιο εύκολος τρόπος διαχείρισης αποθέματος;

Παρακολουθήστε μόνο τα είδη που έχουν σημασία, δώστε στο καθένα σταθερή θέση, καταγράψτε κάθε αλλαγή τη στιγμή που συμβαίνει, και μοιραστείτε τους αριθμούς με όλους όσοι χρησιμοποιούν το απόθεμα. Το εργαλείο μπορεί να είναι ένα υπολογιστικό φύλλο ή μια εφαρμογή· οι συνήθειες είναι αυτές που το κάνουν εύκολο.

Πώς απλοποιώ το απόθεμα για μια μικρή επιχείρηση;

Ξεκινήστε με μια σύντομη λίστα ειδών που θα σταματούσαν τη δουλειά αν εξαντλούνταν. Ονομάστε τις θέσεις αποθήκευσης, βάλτε ετικέτες, και συμφωνήστε ότι όλοι καταγράφουν τις αλλαγές στο ράφι. Προσθέστε επίπεδα επαναπαραγγελίας για τα βασικά είδη, ώστε να μη χρειάζεται να ελέγχετε τα ράφια για να ξέρετε τι να αγοράσετε.

Αρκεί ένα υπολογιστικό φύλλο για τη διαχείριση αποθέματος;

Για ένα άτομο και μια μικρή, σταθερή λίστα, συχνά ναι. Γίνεται δύσκολο όταν το επεξεργάζονται αρκετά άτομα, όταν τα είδη βρίσκονται σε αρκετά μέρη, ή όταν οι ενημερώσεις περιμένουν για αργότερα. Αυτές είναι οι στιγμές που ένα κοινόχρηστο, ζωντανό σύστημα αποδίδει.

Πόσο συχνά πρέπει να κάνω απογραφή αποθέματος;

Μετρήστε τα σημαντικά ή ακριβά είδη πιο συχνά, και όλα τα υπόλοιπα λιγότερο συχνά. Αν οι καταγραφές ενημερώνονται καθώς συμβαίνουν οι αλλαγές, οι καταμετρήσεις γίνονται γρήγοροι έλεγχοι αντί για πλήρη ανακατασκευή.