Kako da uprostite upravljanje zalihama da to može svako u timu

Upravljanje zalihama obično deluje teško iz jednog razloga: sistem zavisi od jedne pažljive osobe, dugačke tabele i velike količine pamćenja. Da biste uprostili upravljanje zalihama, promenite sistem, a ne trud. Pratite manje stvari, dajte svakom artiklu jedno stalno mesto, svedite svaku promenu na jedan brz korak i stavite brojeve tamo gde ih ceo tim može videti.

Ništa od ovoga ne zahteva veliki projekat. Mali tim može da uvede većinu ovih promena za jedno popodne, a svaka sledeća olakšava narednu.

Kako izgleda jednostavno upravljanje zalihama

Jednostavno upravljanje zalihama znači da bilo ko u timu za nekoliko sekundi može da odgovori na pitanje „koliko toga imamo i gde je to?“, a da ne pita kolegu. To je test. Ako odgovor postoji samo u glavi jedne osobe, ili u fajlu koji razume samo jedna osoba, sistem nije jednostavan, ma koliko uredno izgledao.

Jednostavan sistem ima tri osobine:

• Svako može da ga pročita. Novi član tima može da pronađe artikal i njegovu količinu već prvog dana.
• Ažuriranje skoro da ne zahteva trud. Beleženje da ste uzeli kutiju rukavica mora biti brže od odluke da to ne uradite.
• Podaci se poklapaju sa policom. Kada sistem kaže da postoje četiri rolne trake za pakovanje, na polici zaista mora biti četiri rolne.

Treća osobina zavisi od prve dve. Podaci počinju da odstupaju od stvarnosti kada je čitanje ili ažuriranje sporo, pa ljudi jednostavno prestanu to da rade.

Zašto upravljanje zalihama postaje komplikovano

Zalihe retko počinju komplikovano. Postaju komplikovane malo po malo.

Jedna osoba postaje ceo sistem. Osoba koja je napravila tabelu jedina joj veruje. Kada je na odmoru, niko ne zna šta treba naručiti. Kada ode iz firme, znanje odlazi zajedno sa njom.

Ažuriranja se gomilaju. Ljudi uzimaju zalihe tokom užurbanog dana i planiraju da to zapišu kasnije. To „kasnije” postane kraj nedelje, a dotad se niko ne seća tačno šta je potrošeno.

Ništa nema stalno mesto. Isti artikal se nalazi na dve police i u kombiju. Ljudi traže, odustaju i naruče još, i sada postoji višak zaliha koji niko ne može da pronađe.

Sve se prati na isti način. Projektor i kutija olovaka dobijaju iste kolone, iste provere i istu pažnju. Spisak postaje dug, a važni artikli se u njemu gube.

Odlučite šta vredi pratiti

Najbrži način da uprostite zalihe jeste da namerno pratite manje stvari. Ne zaslužuje sve na polici svoj red u vašem sistemu.

Pažljivo pratite artikal kada bi njegov nestanak zaustavio posao, kada je skup, ili kada nestaje a da niko to ne primeti. Toner za štampač, najprodavaniji proizvod i zajednička oprema obično ispunjavaju te uslove. Tegla spajalica obično ne ispunjava.

Za ostalo je dovoljan blaži pristup. Grupišite jeftin, zamenljiv potrošni materijal pod jednim nazivom („kancelarijske olovke” umesto pet boja olovaka), ili ih potpuno izostavite i jednostavno dopunite fioku kada izgleda da nestaje. Kratak spisak se ažurira. Dugačak spisak se zanemaruje.

Pregledajte spisak svakih nekoliko meseci. Artikle kojih se dugo niste doticali možete arhivirati, a nove artikle koji stalno prave iznenađenja možete dodati.

Dajte svakom artiklu jedno mesto i etiketu

Svaki artikal treba da ima jedno mesto: imenovanu policu, kutiju, prostoriju ili vozilo. Kada zaliha ima stalno mesto, pronalaženje traje sekunde, a brojanje je jednostavno.

Imenujte mesta skladištenja rečima koje ljudi već koriste, poput „Zadnja prostorija, polica B” ili „Kombi 2”, i držite se doslednih naziva. Ako artikal zaista postoji na dva mesta, zabeležite ga na oba, sa posebnom količinom za svako, kako biste uvek znali koliko čega ima i gde.

Etikete čine mesta vidljivim. Stavite jasnu etiketu na svaku policu ili kutiju, kao i na artikle koji se lako pomešaju. Etiketa sa QR kodom ili barkodom ide korak dalje: skeniranje vas može odvesti direktno do pravog zapisa, tako da niko ne mora ništa da kuca ili traži.

Neka beleženje bude jedan brz korak

Ako beleženje promene traje duže od nekoliko sekundi, ljudi će to preskakati. Rešenje je da ažuriranje postane deo samog uzimanja artikla, a ne poseban zadatak za kasnije.

Dogovorite se oko nekoliko jednostavnih pravila:

• Beležite kod police, u tom trenutku. Koristite telefon ili tablet tamo gde se zaliha nalazi, a ne sto kasnije tokom dana.
• Jedna radnja po promeni. Uzeli ste jedan komad: minus jedan. Vratili ste pet: plus pet. Bez formulara, bez dodatnih polja.
• Prilikom popisa, izbrojano stanje je istina. Tokom popisa unesite broj koji ste stvarno izbrojali, a ne izračunati broj.
• Premeštanja se beleže kao premeštanja. Kada zaliha ide iz magacina na lokaciju, zabeležite da napušta jedno mesto i stiže na drugo.

Zapišite ova pravila u nekoliko redova i postavite ih tamo gde ljudi rade. Pravila koja stanu na lepljivi papirić su pravila koja ljudi poštuju.

Stavite brojeve tamo gde ih ceo tim može videti

Upravljanje zalihama postaje jednostavno kada prestane da bude posao jedne osobe i postane zajednička informacija. Svako ko uzima ili dopunjava artikle treba da vidi iste brojeve, ažurirane čim se promene dese.

Zajednički brojevi u realnom vremenu uklanjaju celu kategoriju nepotrebnog posla: poruke sa pitanjem „da li nam je još ostalo?“, duplirane porudžbine, odlazak do magacina samo radi provere. Oni vas takođe štite kada je neko odsutan ili ode iz firme, jer znanje ostaje u sistemu, a ne kod jedne osobe.

Jasna istorija takođe pomaže. Kada možete da vidite ko je promenio koju količinu, kada i gde, neslaganje postaje brzo pitanje umesto svađe.

Neka niska zaliha sama najavi sebe

Proveravanje svake police da biste videli šta nestaje je sporo i lako se zaboravlja. Jednostavniji pristup je da jednom odredite nivo na kojem treba naručiti svaki važan artikal, i pustite sistem da vas upozori kada zaliha dostigne taj nivo.

Postavite taj nivo sa malo rezerve: dovoljno zalihe da posao može da se nastavi dok porudžbina ne stigne. Pored njega, čuvajte kratku napomenu o tome kako se artikal ponovo naručuje, poput naziva proizvoda ili mesta gde ga obično kupujete, tako da porudžbinu može da napravi bilo ko, ne samo osoba koja to uvek radi.

Kontrolna lista za uprošćavanje upravljanja zalihama

Korak	Šta uraditi	Zašto pomaže
Pratite manje	Zadržite samo artikle koji su bitni, grupišite jeftin potrošni materijal	Kratak spisak ostaje ažuran
Jedno mesto po artiklu	Imenujte svaku policu, kutiju, prostoriju i vozilo	Pronalaženje i brojanje traju sekunde
Postavite etikete	Etikete na mestima skladištenja i artiklima koji se lako pomešaju, sa QR kodovima gde je korisno	Bez traženja, bez kucanja
Beležite u tom trenutku	Jedna brza radnja po promeni, kod police	Podaci se poklapaju sa policom
Delite brojeve	Svi vide iste zalihe u realnom vremenu	Nema oslanjanja na jednu osobu
Odredite nivoe za ponovnu porudžbinu	Prag i napomena o porudžbini za svaki ključni artikal	Niska zaliha se uočava na vreme
Redovno pregledajte	Pogledajte spisak svakih nekoliko meseci	Sistem ostaje mali

Kada je jednostavan alat koji već imate dovoljan

Možda vam uopšte ne treba nov softver. Ako jedna ili dve osobe upravljaju malim, stabilnim skupom artikala na jednom mestu, dobro održavana tabela, pa čak i papirni spisak na vratima magacina, mogu sasvim dobro da funkcionišu. Navike opisane iznad su važnije od samog alata.

Znaci da ste to prerasli su praktični: nekoliko ljudi ažurira zalihe, artikli se nalaze na više mesta, fajl je zastareo češće nego što je ažuran, ili vam stalno nestaje nešto za šta ste mislili da imate. U tom trenutku, zajednička aplikacija štedi više vremena nego što košta njeno uvođenje.

Gde se Tana uklapa

Tana je zajednička aplikacija za zalihe namenjena timovima, izgrađena oko navika opisanih u ovom tekstu. Ceo tim vidi iste brojeve u realnom vremenu.

Dodajete artikle (ono što brojite) i skladišta (policu, kutiju, prostoriju ili vozilo); zaliha se beleži po skladištu, a ukupna količina artikla se automatski sabira. Beleženje se svodi na jedan dodir: − ili + za promenu, = za postavljanje tačnog broja koji ste izbrojali tokom popisa, a premeštanja između skladišta beleže se kao premeštanja.

QR etikete za artikle i skladišta možete odštampati iz veb aplikacije i skenirati ih kamerom iPhone-a ili iPad-a, ili kamerom pregledača u veb aplikaciji, kako bi se otvorio pravi zapis. Tana takođe čita uobičajene barkodove proizvoda, tako da možete povezati barkod proizvođača sa artiklom.

Svaki artikal može imati prag za upozorenje o niskoj zalihi, koji se prikazuje na početnoj stranici i šalje putem e-pošte i push obaveštenja, po želji i na Slack kanal, uz napomenu „kako naručiti” pored njega. Istorija prikazuje ko je promenio koju količinu, kada i na kom skladištu. Kada želite brojeve u tabeli, izvoz u CSV se otvara u bilo kojoj aplikaciji za tabele.

Tana radi na iPhone-u, iPad-u i Mac-u, kao i kao veb aplikacija u svakom modernom pregledaču, uključujući Android. Postoji besplatan plan bez potrebe za karticom, i plaćeni planovi za timove kojima treba više.

Često postavljana pitanja

Koji je najlakši način za upravljanje zalihama?

Pratite samo artikle koji su bitni, dajte svakom stalno mesto, beležite svaku promenu u trenutku kada se desi, i delite brojeve sa svima koji koriste zalihu. Alat može biti tabela ili aplikacija; navike su ono što to čini lakim.

Kako da uprostim zalihe za malu firmu?

Počnite sa kratkim spiskom artikala čiji bi nestanak zaustavio posao. Imenujte svoja mesta skladištenja, obeležite ih etiketama i dogovorite se da svi beleže promene kod police. Dodajte nivoe za ponovnu porudžbinu za ključne artikle, tako da ne morate da proveravate police da biste znali šta da kupite.

Da li je tabela dovoljno dobra za upravljanje zalihama?

Za jednu osobu i mali, stabilan spisak, često jeste. Postaje teško kada je uređuje više ljudi, kada se artikli nalaze na više mesta, ili kada se ažuriranja odlažu za kasnije. To su trenuci kada se zajednički sistem u realnom vremenu isplati.

Koliko često treba da radim popis zaliha?

Važne ili skupe artikle brojte češće, a sve ostalo ređe. Ako se podaci ažuriraju čim se promene dese, popis postaje brza provera umesto potpune rekonstrukcije od nule.