Stok takibini ekipteki herkesin yapabileceği kadar basitleştirmenin yolu

Stok takibi genellikle tek bir nedenden dolayı zor gelir: sistem, tek bir titiz kişiye, uzun bir Excel dosyasına ve çok fazla hafızaya bağlıdır. Stok takibini basitleştirmek için çabayı değil, sistemi değiştirin. Daha az şeyi takip edin, her ürüne tek bir yer verin, her güncellemeyi tek ve hızlı bir adıma indirin ve sayıları tüm ekibin görebileceği bir yere koyun.

Bunların hiçbiri büyük bir proje gerektirmez. Küçük bir ekip bu değişikliklerin çoğunu bir öğleden sonrada yapabilir ve her biri bir sonrakini kolaylaştırır.

Basit stok takibi neye benzer

Basit stok takibi, ekipteki herkesin bir meslektaşına sormadan “elimizde kaç tane var ve nerede?” sorusuna birkaç saniyede cevap verebilmesi demektir. Test budur. Cevap yalnızca bir kişinin kafasında veya sadece bir kişinin anlayabildiği bir dosyada yaşıyorsa, ne kadar derli toplu görünürse görünsün sistem basit değildir.

Basit bir sistemin üç özelliği vardır:

• Herkes okuyabilir. Ekibe yeni katılan biri, ilk gününde bir ürünü ve miktarını bulabilir.
• Güncellemek neredeyse hiç çaba gerektirmez. Bir kutu eldiven aldığınızı kaydetmek, bunu yapmamaya karar vermekten daha hızlı olmalıdır.
• Kayıtlar rafla eşleşir. Sistem dört rulo koli bandı olduğunu söylüyorsa, rafta gerçekten dört rulo koli bandı olmalıdır.

Üçüncü özellik, ilk ikisine bağlıdır. Okumak veya güncellemek yavaş olduğunda kayıtlar gerçeklikten uzaklaşır, çünkü insanlar bunu yapmayı bırakır.

Stok takibi neden karmaşıklaşır

Stok nadiren karmaşık başlar. Zamanla, azar azar karmaşıklaşır.

Tek bir kişi sistemin kendisi haline gelir. Excel dosyasını kuran kişi, ona güvenen tek kişidir. Tatildeyken kimse ne sipariş edileceğini bilmez. İşten ayrıldığında bilgi de onunla birlikte gider.

Güncellemeler birikir. İnsanlar yoğun bir günde stok alır ve daha sonra yazmayı planlar. O “sonra”, haftanın sonuna kalır ve o zamana kadar kimse tam olarak ne kullanıldığını hatırlamaz.

Hiçbir şeyin sabit bir yeri yoktur. Aynı ürün iki rafta ve bir araçta bulunur. İnsanlar arar, vazgeçer ve daha fazla sipariş verir; artık kimsenin bulamadığı fazladan bir stok oluşmuştur.

Her şey aynı şekilde takip edilir. Bir projeksiyon cihazı ile bir kutu kalem, aynı sütunları, aynı kontrolleri ve aynı ilgiyi alır. Liste uzar ve önemli ürünler bu listenin içinde kaybolur.

Neyin takip edilmeye değer olduğuna karar verin

Stoku basitleştirmenin en hızlı yolu, bilinçli olarak daha az şeyi takip etmektir. Rafta olan her şey sisteminizde bir satırı hak etmez.

Bir ürünün tükenmesi işi durduracaksa, pahalıysa veya kimse fark etmeden azalıyorsa o ürünü sıkı takip edin. Yazıcı toneri, en çok satan bir ürün ve ortak kullanılan ekipmanlar genellikle bu tanıma uyar. Bir kavanoz ataç ise genellikle uymaz.

Geri kalanı için daha hafif bir yaklaşım yeterlidir. Ucuz, birbirinin yerine geçebilen malzemeleri tek bir isim altında gruplayın (“ofis kalemleri” yerine beş farklı renk kalem yerine), ya da tamamen listeden çıkarıp azaldığında çekmeceyi doldurun. Kısa bir liste güncel tutulur. Uzun bir liste görmezden gelinir.

Listeyi birkaç ayda bir gözden geçirin. Uzun süredir dokunmadığınız ürünler arşivlenebilir, sürekli sürpriz yaratan yeni ürünler ise eklenebilir.

Her ürüne tek bir yer ve etiket verin

Her ürünün tek bir yeri olmalıdır: adlandırılmış bir raf, kutu, oda veya araç. Stoğun sabit bir yeri olduğunda, onu bulmak saniyeler alır ve saymak da kolaylaşır.

Depolama yerlerini insanların zaten kullandığı kelimelerle adlandırın, örneğin “Arka oda, B rafı” veya “2 numaralı araç” gibi, ve isimleri tutarlı tutun. Bir ürün gerçekten iki yerde bulunuyorsa, her ikisine de ayrı miktarlarla kaydedin ki her zaman nerede kaç tane olduğunu bilesiniz.

Etiketler yerleri görünür kılar. Her rafa veya kutuya, ayrıca karıştırılması kolay ürünlere net bir etiket koyun. QR kodlu veya barkodlu bir etiket bir adım daha ileri gider: taratmak sizi doğrudan doğru kayda götürebilir, böylece kimsenin yazmasına veya aramasına gerek kalmaz.

Kaydı tek hızlı bir adım haline getirin

Bir değişikliği kaydetmek birkaç saniyeden uzun sürerse insanlar bunu atlar. Çözüm, güncellemeyi sonraya bırakılan ayrı bir görev değil, ürünü alma işleminin bir parçası haline getirmektir.

Birkaç basit kural üzerinde anlaşın:

• Rafın başında, o anda kaydedin. Gün içinde daha sonra bir masada değil, stoğun bulunduğu yerde telefon veya tablet kullanın.
• Her değişiklik için tek bir işlem. Bir tane aldıysanız: eksi bir. Beş tane koyduysanız: artı beş. Formlar yok, ekstra alanlar yok.
• Sayımda gerçek sayı esastır. Bir stok sayımı sırasında hesaplama değil, gerçekten saydığınız sayıyı girin.
• Taşımalar taşıma olarak kaydedilir. Stok depodan bir saha yerine giderken bir yerden ayrıldığını ve diğerine vardığını kaydedin.

Bu kuralları birkaç satıra yazın ve insanların çalıştığı yere asın. Bir yapışkan notta sığan kurallar, insanların uyduğu kurallardır.

Sayıları tüm ekibin görebileceği yere koyun

Stok takibi, tek bir kişinin işi olmaktan çıkıp paylaşılan bir bilgi haline geldiğinde basitleşir. Ürün alan veya stok ekleyen herkes, değişiklikler oldukça güncellenen aynı sayıları görmelidir.

Paylaşılan, canlı sayılar bir bütün iş kategorisini ortadan kaldırır: “hâlâ var mı?” diye soran mesajlar, çift siparişler, sadece kontrol etmek için depoya yürümek. Ayrıca birisi izinde olduğunda veya işten ayrıldığında sizi korurlar, çünkü bilgi bir kişide değil sistemde bulunur.

Net bir geçmiş kaydı da yardımcı olur. Kimin, ne zaman, nerede bir miktarı değiştirdiğini görebildiğinizde, bir uyuşmazlık bir tartışma yerine hızlı bir soruya dönüşür.

Düşük stoğun kendini haber vermesini sağlayın

Neyin azaldığını görmek için her rafı kontrol etmek yavaştır ve unutulması kolaydır. Daha basit bir yaklaşım, her önemli ürünün yeniden sipariş edilmesi gereken seviyeyi bir kez belirlemek ve stok o seviyeye ulaştığında sistemin sizi uyarmasına izin vermektir.

Bu seviyeyi biraz pay bırakarak belirleyin: sipariş gelene kadar işin devam etmesini sağlayacak kadar stok. Yanına, ürünün nasıl yeniden sipariş edileceğine dair kısa bir not ekleyin; ürün adı veya genellikle nereden alındığı gibi. Böylece bunu her zaman yapan kişi değil, herkes siparişi verebilir.

Stok takibini basitleştirmek için kontrol listesi

Adım	Ne yapılmalı	Neden yardımcı olur
Daha az takip edin	Sadece önemli ürünleri tutun, ucuz malzemeleri gruplayın	Kısa bir liste güncel kalır
Ürün başına tek bir yer	Her rafa, kutuya, odaya ve araca isim verin	Bulmak ve saymak saniyeler alır
Etiketleyin	Depolama alanlarına ve karıştırılması kolay ürünlere etiket, faydalı olduğunda QR kodlarıyla	Arama yok, yazma yok
Anında kaydedin	Rafın başında, her değişiklik için hızlı bir işlem	Kayıtlar rafla eşleşir
Sayıları paylaşın	Herkes aynı canlı stoğu görür	Tek bir kişiye bağımlılık yok
Yeniden sipariş seviyeleri belirleyin	Her önemli ürün için bir eşik ve sipariş notu	Düşük stok erken yakalanır
Düzenli olarak gözden geçirin	Listeye birkaç ayda bir bakın	Sistem küçük kalır

Elinizdeki basit aracın yeterli olduğu durumlar

Yeni bir yazılıma hiç ihtiyacınız olmayabilir. Bir veya iki kişi tek bir yerde küçük ve istikrarlı bir ürün grubunu yönetiyorsa, iyi tutulan bir Excel dosyası veya hatta depo kapısına asılmış kağıt bir liste bile gayet iyi çalışabilir. Yukarıdaki alışkanlıklar araçtan daha önemlidir.

Bunu aştığınızın işaretleri pratiktir: birden fazla kişi stoğu güncelliyor, ürünler birden fazla yerde bulunuyor, dosya güncel olduğundan daha sık güncel değil, ya da sahip olduğunuzu düşündüğünüz şeyler sürekli tükeniyor. Bu noktada, paylaşılan bir uygulama, kurulumuna harcanan zamandan daha fazlasını kazandırır.

Tana’nın buradaki yeri

Tana, bu makalede anlatılan alışkanlıklar etrafında oluşturulmuş, ekipler için paylaşılan bir stok uygulamasıdır. Ekipteki herkes aynı canlı sayıları görür.

Ürünleri (saydığınız şeyler) ve depoları (bir raf, kutu, oda veya araç) eklersiniz; stok her depo için ayrı kaydedilir ve ürünün toplam miktarı otomatik olarak hesaplanır. Kayıt tek dokunuşla yapılır: bir değişiklik için − veya +, bir sayım sırasında saydığınız kesin sayıyı belirlemek için =, ve depolar arasındaki taşımalar da taşıma olarak kaydedilir.

Ürünler ve depolar için QR etiketleri web uygulamasından yazdırabilir ve doğru kaydı açmak için bunları iPhone veya iPad kamerasıyla, ya da web uygulamasındaki tarayıcı kamerasıyla tarayabilirsiniz. Tana ayrıca yaygın ürün barkodlarını okur, böylece üreticinin barkodunu bir ürüne ekleyebilirsiniz.

Her ürün için, ana sayfada gösterilen ve e-posta ile push bildirimi olarak, isteğe bağlı olarak bir Slack kanalına da gönderilen bir düşük stok uyarı eşiği belirlenebilir; yanında “nasıl yeniden sipariş edilir” notu bulunur. Bir geçmiş, kimin hangi miktarı, ne zaman ve hangi depoda değiştirdiğini gösterir. Sayıları bir e-tabloda istediğinizde, CSV dışa aktarımı herhangi bir e-tablo uygulamasında açılır.

Tana iPhone, iPad ve Mac’te, ayrıca Android dahil olmak üzere herhangi bir modern tarayıcıda web uygulaması olarak çalışır. Kart gerektirmeyen ücretsiz bir plan ve daha fazlasına ihtiyaç duyan ekipler için ücretli planlar bulunur.

Sıkça sorulan sorular

Stok yönetiminin en kolay yolu nedir?

Sadece önemli olan ürünleri takip edin, her birine sabit bir yer verin, her değişikliği gerçekleştiği anda kaydedin ve sayıları stoğu kullanan herkesle paylaşın. Araç bir e-tablo veya bir uygulama olabilir; işi kolaylaştıran alışkanlıklardır.

Küçük bir işletme için stok takibini nasıl basitleştiririm?

Tükenmesi işi durduracak ürünlerin kısa bir listesiyle başlayın. Depolama yerlerinizi adlandırın, etiketleyin ve herkesin değişiklikleri rafın başında kaydetmesi konusunda anlaşın. Önemli ürünler için yeniden sipariş seviyeleri ekleyin, böylece ne alacağınızı bilmek için rafları kontrol etmenize gerek kalmaz.

Stok takibi için bir e-tablo yeterli midir?

Tek bir kişi ve küçük, istikrarlı bir liste için genellikle evet. Birden fazla kişi düzenlediğinde, ürünler birden fazla yerde bulunduğunda veya güncellemeler sonraya bırakıldığında zorlaşır. Paylaşılan, canlı bir sistemin kendini gösterdiği anlar tam olarak bunlardır.

Stok sayımını ne sıklıkla yapmalıyım?

Önemli veya pahalı ürünleri daha sık, geri kalan her şeyi daha az sıklıkla sayın. Kayıtlar değişiklikler oldukça güncelleniyorsa, sayımlar tam bir yeniden inşa yerine hızlı kontrollere dönüşür.