Cách đơn giản hóa quản lý kho để ai trong nhóm cũng làm được

Quản lý kho thường có vẻ khó vì một lý do: hệ thống phụ thuộc vào một người cẩn thận, một bảng tính dài và rất nhiều trí nhớ. Để đơn giản hóa quản lý kho, hãy thay đổi hệ thống, chứ không phải cố gắng nhiều hơn. Theo dõi ít thứ hơn, cho mỗi vật phẩm một chỗ cố định, biến mỗi lần cập nhật thành một thao tác nhanh, và đặt số liệu ở nơi cả nhóm có thể nhìn thấy.

Không điều nào trong số này cần một dự án lớn. Một nhóm nhỏ có thể thực hiện phần lớn những thay đổi này trong một buổi chiều, và mỗi thay đổi lại giúp thay đổi tiếp theo dễ dàng hơn.

Quản lý kho đơn giản trông như thế nào

Quản lý kho đơn giản nghĩa là bất kỳ ai trong nhóm cũng có thể trả lời câu hỏi “chúng ta có bao nhiêu, và ở đâu?” trong vài giây, mà không cần hỏi đồng nghiệp. Đó chính là phép thử. Nếu câu trả lời chỉ tồn tại trong đầu một người, hoặc trong một tệp mà chỉ một người hiểu được, thì hệ thống đó không đơn giản, dù trông có vẻ gọn gàng đến đâu.

Một hệ thống đơn giản có ba đặc điểm:

• Ai cũng đọc được. Một thành viên mới có thể tìm ra một vật phẩm và số lượng của nó ngay ngày đầu tiên.
• Cập nhật gần như không tốn công sức. Ghi lại việc bạn vừa lấy một hộp găng tay phải nhanh hơn việc quyết định không ghi.
• Số liệu khớp với thực tế trên kệ. Khi hệ thống báo có bốn cuộn băng keo đóng gói, trên kệ phải thực sự có bốn cuộn.

Đặc điểm thứ ba phụ thuộc vào hai đặc điểm đầu. Số liệu lệch khỏi thực tế khi việc xem hoặc cập nhật quá chậm, khiến mọi người dần bỏ qua việc ghi chép.

Vì sao quản lý kho trở nên phức tạp

Kho hàng hiếm khi phức tạp ngay từ đầu. Nó phức tạp dần theo thời gian.

Một người trở thành cả hệ thống. Người lập ra bảng tính là người duy nhất tin tưởng nó. Khi họ nghỉ phép, không ai biết cần đặt hàng gì. Khi họ nghỉ việc, kiến thức đó cũng ra đi cùng họ.

Việc cập nhật dồn lại. Mọi người lấy hàng trong một ngày bận rộn và định ghi lại sau. “Sau” trở thành cuối tuần, và đến lúc đó không ai còn nhớ chính xác đã dùng bao nhiêu.

Không có gì có chỗ cố định. Cùng một vật phẩm nằm ở hai kệ và trong một chiếc xe tải. Mọi người tìm kiếm, bỏ cuộc rồi đặt thêm, và giờ đây có thêm một lượng hàng thừa mà không ai tìm thấy.

Mọi thứ được theo dõi giống hệt nhau. Một máy chiếu và một hộp bút bi được xếp cùng cột, cùng mức kiểm tra, cùng sự chú ý. Danh sách ngày càng dài, và những vật phẩm quan trọng bị chìm nghỉm trong đó.

Quyết định điều gì đáng để theo dõi

Cách nhanh nhất để đơn giản hóa kho hàng là chủ động theo dõi ít thứ hơn. Không phải mọi thứ trên kệ đều xứng đáng có một dòng riêng trong hệ thống của bạn.

Theo dõi sát một vật phẩm khi việc hết hàng sẽ làm ngừng công việc, khi nó đắt tiền, hoặc khi nó biến mất mà không ai nhận ra. Mực máy in, một sản phẩm bán chạy nhất và thiết bị dùng chung thường thuộc nhóm này. Một lọ ghim giấy thì thường không.

Với phần còn lại, quản lý nhẹ nhàng hơn cũng ổn. Gộp các vật tư rẻ tiền, có thể thay thế cho nhau dưới một tên gọi (“bút văn phòng” thay vì năm màu bút khác nhau), hoặc bỏ hẳn chúng ra khỏi danh sách và chỉ cần bổ sung ngăn kéo khi thấy sắp hết. Một danh sách ngắn sẽ được cập nhật đều. Một danh sách dài sẽ bị bỏ mặc.

Hãy xem lại danh sách vài tháng một lần. Những vật phẩm bạn không động đến trong thời gian dài có thể được lưu trữ, còn những vật phẩm mới liên tục gây bất ngờ thì có thể được thêm vào.

Cho mỗi vật phẩm một chỗ cố định và một nhãn

Mỗi vật phẩm nên có một chỗ cố định: một kệ, hộp, phòng hoặc xe được đặt tên. Khi hàng tồn kho có chỗ cố định, việc tìm chỉ mất vài giây và đếm cũng đơn giản.

Đặt tên cho các kho chứa bằng những từ mọi người đã quen dùng, chẳng hạn “Phòng sau, kệ B” hoặc “Xe 2”, và giữ tên gọi nhất quán. Nếu một vật phẩm thực sự nằm ở hai nơi, hãy ghi nhận nó ở cả hai nơi, với số lượng riêng cho từng nơi, để bạn luôn biết có bao nhiêu ở đâu.

Nhãn giúp các vị trí trở nên rõ ràng. Dán một nhãn rõ ràng lên mỗi kệ hoặc hộp, và lên những vật phẩm dễ nhầm lẫn. Một nhãn có mã QR hoặc mã vạch còn tiến thêm một bước: quét nhãn có thể đưa bạn thẳng đến đúng thông tin, nên không ai phải gõ hay tìm kiếm.

Biến việc ghi chép thành một thao tác nhanh

Nếu việc ghi lại một thay đổi mất hơn vài giây, mọi người sẽ bỏ qua nó. Cách khắc phục là biến việc cập nhật thành một phần của việc lấy vật phẩm, chứ không phải một việc riêng để làm sau.

Hãy thống nhất một vài quy tắc đơn giản:

• Ghi ngay tại kệ, ngay lúc đó. Dùng điện thoại hoặc máy tính bảng tại nơi có hàng, chứ không phải ở bàn làm việc sau đó trong ngày.
• Mỗi thay đổi một thao tác. Lấy ra một cái: trừ một. Cất vào năm cái: cộng năm. Không biểu mẫu, không thêm trường thông tin.
• Khi kiểm kê, số đếm được là số đúng. Trong lúc kiểm kê, nhập số bạn thực sự đếm được, không phải số tính toán.
• Việc chuyển kho được ghi nhận là chuyển kho. Khi hàng đi từ kho sang một địa điểm, hãy ghi nhận việc nó rời khỏi một nơi và đến nơi khác.

Viết các quy tắc này thành vài dòng và dán ở nơi mọi người làm việc. Những quy tắc vừa đủ để dán trên một tờ giấy nhớ là những quy tắc mọi người sẽ tuân theo.

Đặt số liệu ở nơi cả nhóm có thể nhìn thấy

Quản lý kho trở nên đơn giản khi nó không còn là công việc của một người mà trở thành thông tin chung. Bất kỳ ai lấy hàng hoặc bổ sung hàng đều nên thấy cùng một con số, được cập nhật ngay khi có thay đổi.

Số liệu được chia sẻ và cập nhật theo thời gian thực loại bỏ hẳn một nhóm công việc: những tin nhắn hỏi “còn hàng không?”, những đơn đặt hàng trùng lặp, việc phải đi ra kho chỉ để kiểm tra. Chúng cũng bảo vệ bạn khi có người vắng mặt hoặc nghỉ việc, vì kiến thức nằm trong hệ thống chứ không nằm trong một cá nhân.

Lịch sử rõ ràng cũng hữu ích. Khi bạn có thể thấy ai đã thay đổi số lượng, khi nào và ở đâu, một sai lệch trở thành một câu hỏi nhanh thay vì một cuộc tranh cãi.

Để hàng sắp hết tự lên tiếng

Kiểm tra từng kệ để xem thứ gì sắp hết là việc chậm và dễ bị quên. Cách đơn giản hơn là quyết định, một lần duy nhất, mức mà mỗi vật phẩm quan trọng cần được đặt hàng lại, và để hệ thống cảnh báo bạn khi hàng tồn chạm mức đó.

Đặt mức đó với một chút dư dả: đủ hàng để công việc vẫn tiếp diễn trong lúc chờ đơn hàng mới đến. Bên cạnh đó, hãy giữ một ghi chú ngắn về cách đặt hàng lại vật phẩm, chẳng hạn tên sản phẩm hoặc nơi bạn thường mua, để bất kỳ ai cũng có thể đặt hàng, không chỉ người luôn làm việc đó.

Danh sách kiểm tra để đơn giản hóa quản lý kho

Bước	Việc cần làm	Vì sao nó hữu ích
Theo dõi ít hơn	Chỉ giữ lại những vật phẩm quan trọng, gộp các vật tư rẻ tiền	Danh sách ngắn được cập nhật đều đặn
Mỗi vật phẩm một chỗ cố định	Đặt tên cho mọi kệ, hộp, phòng và xe	Tìm kiếm và đếm chỉ mất vài giây
Dán nhãn	Nhãn trên kho chứa và các vật phẩm dễ nhầm lẫn, kèm mã QR khi hữu ích	Không cần tìm kiếm, không cần gõ tay
Ghi chép ngay lúc đó	Một thao tác nhanh cho mỗi thay đổi, ngay tại kệ	Số liệu khớp với thực tế trên kệ
Chia sẻ số liệu	Mọi người đều thấy cùng một lượng hàng tồn theo thời gian thực	Không phụ thuộc vào một người duy nhất
Đặt mức đặt hàng lại	Một ngưỡng và một ghi chú đặt hàng cho mỗi vật phẩm chủ chốt	Hàng sắp hết được phát hiện sớm
Xem lại định kỳ	Kiểm tra danh sách vài tháng một lần	Hệ thống luôn gọn nhẹ

Khi công cụ đơn giản bạn đang có là đủ

Có thể bạn không cần phần mềm mới nào cả. Nếu một hoặc hai người quản lý một tập hợp vật phẩm nhỏ, ổn định tại một nơi, một bảng tính được duy trì tốt, hay thậm chí một danh sách giấy dán trên cửa kho, đều có thể hoạt động tốt. Những thói quen kể trên quan trọng hơn bản thân công cụ.

Những dấu hiệu cho thấy bạn đã vượt quá giới hạn của cách làm đó rất thực tế: nhiều người cùng cập nhật hàng tồn, vật phẩm nằm ở nhiều nơi, tệp thường xuyên lỗi thời hơn là cập nhật, hoặc bạn liên tục hết những thứ tưởng chừng vẫn còn. Đến lúc đó, một ứng dụng dùng chung sẽ tiết kiệm thời gian nhiều hơn chi phí thiết lập nó.

Tana phù hợp ở đâu

Tana là một ứng dụng quản lý kho dùng chung cho các nhóm, được xây dựng dựa trên những thói quen trong bài viết này. Cả nhóm cùng thấy những con số giống nhau theo thời gian thực.

Bạn thêm vật phẩm (thứ bạn đếm) và kho chứa (một kệ, hộp, phòng hoặc xe); hàng tồn được ghi nhận theo từng kho chứa và tổng số của vật phẩm được cộng tự động. Việc ghi chép chỉ cần một lần chạm: − hoặc + cho một thay đổi, = để đặt đúng số lượng bạn đã đếm được trong lúc kiểm kê, và việc chuyển hàng giữa các kho chứa được ghi nhận là chuyển kho.

Bạn có thể in nhãn QR cho vật phẩm và kho chứa từ ứng dụng web và quét chúng bằng camera của iPhone hoặc iPad, hoặc camera trình duyệt trong ứng dụng web, để mở đúng thông tin. Tana cũng đọc được các mã vạch sản phẩm thông dụng, nên bạn có thể gắn mã vạch của nhà sản xuất vào một vật phẩm.

Mỗi vật phẩm có thể có một ngưỡng cảnh báo sắp hết hàng, hiển thị trên trang chủ và gửi qua email cùng thông báo đẩy, tùy chọn gửi cả đến một kênh Slack, kèm ghi chú “cách đặt hàng lại” bên cạnh. Lịch sử cho thấy ai đã thay đổi số lượng nào, khi nào và ở kho chứa nào. Khi bạn muốn xem số liệu trong một bảng tính, tệp xuất CSV có thể mở được bằng bất kỳ ứng dụng bảng tính nào.

Tana chạy trên iPhone, iPad và Mac, cũng như dưới dạng ứng dụng web trên mọi trình duyệt hiện đại, kể cả trên Android. Có một gói miễn phí không yêu cầu thẻ, và các gói trả phí cho những nhóm cần nhiều tính năng hơn.

Câu hỏi thường gặp

Cách dễ nhất để quản lý kho là gì?

Chỉ theo dõi những vật phẩm thực sự quan trọng, cho mỗi vật phẩm một chỗ cố định, ghi lại mỗi thay đổi ngay khi nó xảy ra, và chia sẻ số liệu với tất cả những ai sử dụng hàng tồn. Công cụ có thể là bảng tính hoặc ứng dụng; chính thói quen mới là điều làm cho việc này trở nên dễ dàng.

Làm sao để đơn giản hóa quản lý kho cho doanh nghiệp nhỏ?

Bắt đầu với một danh sách ngắn các vật phẩm mà nếu hết sẽ làm ngừng công việc. Đặt tên cho các kho chứa, dán nhãn cho chúng, và thống nhất rằng mọi người sẽ ghi chép thay đổi ngay tại kệ. Thêm mức đặt hàng lại cho các vật phẩm chủ chốt để không cần kiểm tra kệ mới biết cần mua gì.

Bảng tính có đủ tốt để quản lý kho không?

Với một người và một danh sách nhỏ, ổn định, thường là đủ. Nó trở nên khó khăn khi nhiều người cùng chỉnh sửa, khi vật phẩm nằm ở nhiều nơi, hoặc khi việc cập nhật bị trì hoãn đến sau. Đó chính là những lúc một hệ thống dùng chung, cập nhật theo thời gian thực phát huy tác dụng.

Nên kiểm kê hàng tồn bao lâu một lần?

Đếm các vật phẩm quan trọng hoặc đắt tiền thường xuyên hơn, và mọi thứ khác ít thường xuyên hơn. Nếu số liệu được cập nhật ngay khi có thay đổi, việc kiểm kê trở thành một lần kiểm tra nhanh thay vì phải dựng lại toàn bộ từ đầu.