Kekurangan staf? Cara mengelola stok dengan tim kecil

Saat tim kekurangan orang, urusan stok biasanya jadi hal pertama yang terbengkalai. Tidak ada yang sengaja memutuskan berhenti menghitung; selalu saja ada hal lain yang lebih mendesak. Cara menjaga stok tetap terkendali dengan orang yang lebih sedikit bukanlah dengan bekerja lebih keras. Caranya adalah menghilangkan pekerjaan yang muncul semata-mata karena cara stok dicatat: perjalanan balik ke kantor untuk memperbarui lembar catatan, satu-satunya orang yang harus ditanya semua orang, stok opname penuh yang menghabiskan seluruh akhir pekan.

Artikel ini membahas kebiasaan yang memungkinkan tim kecil mengelola stok secara andal. Tidak satu pun membutuhkan staf tambahan, dan sebagian besar berlaku baik menggunakan kertas, spreadsheet, maupun aplikasi.

Mengapa stok paling dulu terganggu saat kekurangan orang

Pekerjaan stok mudah ditunda karena biaya melewatkannya baru muncul kemudian. Pembaruan yang terlewat hari ini berubah menjadi kehabisan stok minggu depan, atau pemesanan ganda bulan depan. Ketika lebih sedikit orang menanggung beban kerja yang sama, tugas dengan biaya tertunda diam-diam hilang dari daftar.

Hasilnya adalah pola yang familiar. Catatan jumlah mulai menyimpang dari apa yang sebenarnya ada di rak. Orang berhenti percaya pada angka-angka itu, jadi mereka pergi memeriksa sendiri, yang justru memakan lebih banyak waktu. Pesanan dibuat “untuk jaga-jaga”, dan uang akhirnya tertahan dalam kotak di bagian belakang gudang.

Memutus pola ini dimulai dengan melihat ke mana sebenarnya waktu itu habis.

Berhenti mengandalkan satu orang yang tahu segalanya

Di banyak tim kecil, gambaran lengkap stok hanya ada di kepala satu orang. Dia tahu selotip pengemas cadangan ada di dalam mobil bak, sarung tangan habis setiap beberapa minggu, dan pemasok mana yang harus dihubungi. Itu berjalan baik sampai orang tersebut cuti, sakit, atau keluar.

Ketika staf terbatas, pengetahuan yang hanya dipegang satu orang adalah risiko terbesar yang Anda miliki. Solusinya adalah mencatat beberapa hal penting untuk setiap barang:

• di mana barang itu disimpan, sampai ke level rak atau kotak
• berapa jumlah yang biasanya ingin selalu tersedia
• titik saat harus memesan ulang
• cara memesan ulang (pemasok, kode produk, siapa yang menyetujui)

Ini tidak perlu berupa manual lengkap. Catatan singkat di samping setiap barang sudah cukup agar siapa pun di tim bisa mengambil alih tugas itu. Begitu informasinya ada di tempat bersama, pekerjaan bisa berpindah antar orang alih-alih menunggu satu orang tertentu.

Tidak semua barang layak mendapat perhatian yang sama

Tim kecil tidak bisa mengawasi semuanya secara merata, dan memang tidak perlu mencobanya. Ada barang yang mahal, ada yang menghentikan pekerjaan saat habis, dan ada yang murah serta mudah diganti di toko terdekat.

Kelompokkan barang Anda secara kasar:

• Kritis: kehabisan menghentikan pekerjaan atau menggagalkan penjualan. Awasi dengan ketat dan tetapkan titik pemesanan ulang.
• Bernilai tinggi: barang mahal di mana kehilangan atau kelebihan pesan terasa menyakitkan. Hitung lebih sering.
• Rutin: barang habis pakai berbiaya rendah. Sinyal sederhana “mulai menipis” sudah cukup.

Ini adalah gagasan yang sudah dikenal di balik analisis ABC, dan Anda tidak butuh rumus untuk menerapkannya. Fokuskan perhatian terbatas Anda pada dua kelompok pertama dan biarkan kelompok ketiga cukup diperiksa sekilas.

Catat stok di tempat pergerakannya, bukan belakangan

Kebiasaan paling mahal dalam kontrol stok adalah mencatat perubahan setelah kejadian. Seseorang mengambil tiga kotak sarung tangan, berniat memperbarui lembar catatan nanti, lalu lupa. Kalikan itu dengan satu minggu yang sibuk, dan angka Anda menjadi fiksi belaka.

Dengan orang yang lebih sedikit, Anda ingin setiap perubahan hanya butuh beberapa detik dan terjadi tepat di rak. Artinya:

• catatan bisa diakses dari tempat stok berada, lewat ponsel atau tablet
• mengeluarkan atau memasukkan sesuatu adalah satu tindakan kecil
• tidak ada yang perlu mengingat sekumpulan perubahan untuk dimasukkan di akhir hari

Saat mencatat itu cepat, orang akan melakukannya. Saat itu berarti harus berjalan ke komputer dan membuka berkas, mereka akan menundanya, dan tim yang kekurangan staf selalu punya alasan untuk menunda.

Biarkan stok yang memberi tahu kapan harus memesan ulang

Memeriksa rak “untuk melihat apakah ada yang menipis” adalah pekerjaan yang tidak mampu dilakukan tim kecil. Baliklah cara berpikirnya: tentukan ambang batas untuk setiap barang penting, dan biarkan sistem yang memberi tahu Anda saat stok turun di bawah itu.

Sinyal stok menipis yang baik melakukan tiga hal. Sinyal itu sampai ke orang yang memesan tanpa perlu mencarinya. Hanya menampilkan yang butuh perhatian, bukan seluruh daftar. Dan menjelaskan cara memesan ulang, sehingga tugas bisa diserahkan ke siapa pun yang sedang luang.

Ini mengubah pemesanan ulang dari patroli menjadi respons. Anda hanya menghabiskan waktu untuk barang yang benar-benar membutuhkannya.

Persingkat waktu stok opname dengan menghitung lebih cerdas

Stok opname penuh sering menjadi pekerjaan stok terbesar dalam satu tahun, dan yang paling ditakuti tim yang kekurangan staf. Anda bisa mempersingkat waktu stok opname tanpa mengurangi akurasi.

Hitung per lokasi. Susun stok berdasarkan tempat penyimpanan (rak, lemari, mobil bak), dan hitung satu tempat dalam satu waktu. Setiap penghitungan jadi kecil, dan Anda selalu tahu bagian mana dari gedung yang sudah selesai.

Beri label pada rak dan barang. Label kode QR atau barcode pada rak atau kotak berarti penghitung bisa langsung membuka catatan yang tepat, bukan mencarinya berdasarkan nama.

Masukkan jumlah yang dihitung, bukan selisihnya. Saat menghitung, catat apa yang benar-benar Anda lihat. Menghitung “tadinya ada dua belas, sekarang sembilan, jadi kurang tiga” mengundang kesalahan.

Hitung sedikit tapi sering. Alih-alih satu penghitungan tahunan yang melelahkan, hitung barang kritis dan bernilai tinggi Anda secara bergiliran teratur. Ini biasa disebut penghitungan siklus. Total tetap akurat sepanjang tahun, dan penghitungan tahunan, jika masih dibutuhkan, membawa lebih sedikit kejutan.

Bagi pekerjaannya. Ketika semua orang menghitung ke dalam catatan bersama yang sama, dua orang bisa menghitung dua ruangan sekaligus tanpa perlu menggabungkan lembar catatan setelahnya.

Ringkasan singkat: apa yang perlu diubah lebih dulu

Tugas	Cara yang lambat	Cara dengan usaha lebih ringan
Mengetahui di mana barang berada	Bertanya pada satu orang yang tahu	Catatan bersama dengan tempat penyimpanan dan catatan per barang
Mencatat penggunaan	Memperbarui lembar catatan di akhir hari	Satu ketukan di rak, saat itu terjadi
Menemukan stok menipis	Berkeliling rak dan melihat langsung	Ambang batas per barang dan peringatan
Memesan ulang	Mengingat pemasok	Catatan “cara memesan ulang” yang bisa diikuti siapa saja
Stok opname	Satu penghitungan besar, digabung manual	Hitung per lokasi, pindai label, penghitungan siklus
Mencari tahu apa yang salah	Menebak	Riwayat siapa mengubah apa, dan kapan

Pilih baris yang paling banyak menyita waktu tim Anda saat ini dan mulai dari sana. Anda tidak perlu mengubah semuanya sekaligus.

Kapan kertas atau spreadsheet masih cukup baik

Alat bukan selalu jawabannya. Jika satu orang mengelola satu lemari perlengkapan saja, papan catatan di pintu mungkin sudah cukup. Jika stok Anda jarang berubah dan dihitung sekali per kuartal, spreadsheet yang terawat baik bisa melayani Anda selama bertahun-tahun.

Tanda-tanda bahwa Anda sudah melampaui itu bersifat praktis: lebih dari satu orang memperbarui angka, stok berada di lebih dari satu tempat, orang terus bertanya “ini sudah yang terbaru?”, atau stok opname makin lama makin memakan waktu setiap kali. Ketika tanda-tanda itu muncul, biaya metode manual sedang dibayar dengan jam kerja staf yang sudah tidak Anda miliki lebihnya.

Di mana Tana berperan

Tana adalah aplikasi stok bersama untuk tim. Semua orang di tim melihat angka yang sama secara langsung, sehingga tidak ada salinan utama yang harus dikejar dan tidak ada satu orang yang harus memegang seluruh gambaran.

• Catat di rak: gunakan − dan + untuk mengeluarkan atau menambah stok dengan satu ketukan, dan = untuk menetapkan jumlah yang benar-benar dihitung saat stok opname.
• Penyimpanan: catat stok per rak, kotak, ruangan, atau kendaraan; total barang adalah jumlah keseluruhannya. Pindahkan stok antar penyimpanan saat berpindah.
• Peringatan stok menipis: atur ambang batas per barang (atau nilai default tim) dan dapatkan notifikasi di halaman beranda, lewat email dan push, serta secara opsional di kanal Slack. Setiap barang bisa memiliki catatan “cara memesan ulang”.
• Label QR dan barcode: cetak label QR dari aplikasi web untuk barang dan penyimpanan, lalu pindai dengan kamera iPhone atau iPad atau kamera browser. Barcode produk umum bisa dilekatkan ke barang.
• Riwayat: lihat siapa mengubah jumlah berapa, kapan, dan di penyimpanan mana.
• Mulai dengan cepat: tempelkan hingga 200 nama barang sekaligus, satu per baris. Ekspor stok ke CSV kapan pun Anda butuh spreadsheet.

Tana berjalan di iPhone, iPad, dan Mac, serta di browser di komputer mana pun. Tersedia paket gratis tanpa perlu kartu, dan paket berbayar per tim saat Anda membutuhkan lebih banyak.

Pertanyaan yang sering diajukan

Bagaimana tim kecil bisa mengelola stok tanpa menambah orang?

Hilangkan pekerjaan yang muncul dari cara pencatatan itu sendiri. Pertahankan satu catatan bersama, catat perubahan di rak pada saat kejadiannya, tetapkan ambang batas pemesanan ulang sehingga stok menipis datang dengan sendirinya kepada Anda, dan gantikan satu stok opname besar dengan penghitungan kecil dan teratur.

Apa cara tercepat untuk mempersingkat waktu stok opname?

Hitung satu penyimpanan dalam satu waktu, gunakan label agar catatan yang tepat langsung terbuka, dan masukkan jumlah yang dihitung alih-alih menghitung selisih. Menghitung barang kritis secara bergiliran juga membuat penghitungan tahunan lebih kecil dan lebih cepat.

Barang apa yang paling sering perlu diperiksa oleh tim yang kekurangan staf?

Barang yang menghentikan pekerjaan saat habis, dan barang yang mahal. Barang habis pakai berbiaya rendah biasanya cukup mengandalkan sinyal stok menipis sederhana daripada penghitungan rutin.

Apakah spreadsheet sudah cukup untuk tim kecil?

Bisa saja, jika satu orang yang mengelolanya dan stok berada di satu tempat. Begitu beberapa orang mulai memperbaruinya atau stok tersebar di berbagai ruangan, lokasi, atau kendaraan, aplikasi bersama yang diperbarui langsung oleh seluruh tim biasanya menghemat lebih banyak waktu daripada biayanya.

Apa yang terjadi pada pengetahuan stok kita saat seseorang keluar?

Jika itu hanya ada di kepalanya, pengetahuan itu ikut pergi bersamanya. Mencatat di mana setiap barang disimpan, titik pemesanan ulangnya, dan cara memesannya, dalam catatan yang dibagikan seluruh tim, menjaga pengetahuan itu tetap ada di dalam tim.