Kako pojednostaviti upravljanje zalihama da to može svatko u timu

Upravljanje zalihama obično djeluje teško iz jednog razloga: sustav ovisi o jednoj pažljivoj osobi, dugačkoj tablici i puno pamćenja. Da biste pojednostavili upravljanje zalihama, promijenite sustav, a ne trud. Pratite manje stvari, svakom artiklu dodijelite jedno mjesto, svaku promjenu svedite na jedan brzi korak i brojke stavite tamo gdje ih vidi cijeli tim.

Ništa od ovoga ne zahtijeva veliki projekt. Mali tim može provesti većinu ovih promjena za jedno popodne, a svaka olakšava sljedeću.

Kako izgleda jednostavno upravljanje zalihama

Jednostavno upravljanje zalihama znači da svatko u timu može odgovoriti na pitanje „koliko imamo, i gdje?” za nekoliko sekundi, bez pitanja kolege. To je test. Ako odgovor postoji samo u glavi jedne osobe, ili u datoteci koju razumije samo jedna osoba, sustav nije jednostavan, koliko god uredno izgledao.

Jednostavan sustav ima tri osobine:

• Svatko ga može pročitati. Novi član tima može pronaći artikl i njegovu količinu već prvog dana.
• Ažuriranje gotovo da ne traži trud. Zabilježiti da ste uzeli kutiju rukavica brže je nego odlučiti to ne zabilježiti.
• Zapisi odgovaraju stanju na polici. Kad sustav kaže da postoje četiri role selotejpa za pakiranje, na polici doista ih je četiri.

Treća osobina ovisi o prve dvije. Zapisi se udaljavaju od stvarnosti kad je njihovo čitanje ili ažuriranje sporo, pa ljudi prestanu to raditi.

Zašto upravljanje zalihama postaje složeno

Zalihe rijetko počinju složeno. Postaju složene malo-pomalo.

Jedna osoba postaje sustav. Osoba koja je napravila tablicu jedina joj vjeruje. Kad je na odmoru, nitko ne zna što treba naručiti. Kad ode, znanje odlazi s njom.

Zapisi se gomilaju. Ljudi uzimaju zalihe u užurbanom danu i planiraju to zapisati kasnije. To „kasnije” postane kraj tjedna, a dotad se nitko točno ne sjeća što je potrošeno.

Ništa nema stalno mjesto. Isti artikl nalazi se na dvije police i u kombiju. Ljudi traže, odustaju i naruče još, i tako nastaje višak zaliha koji nitko ne može pronaći.

Sve se prati na isti način. Projektor i kutija kemijskih olovaka dobivaju iste stupce, iste provjere i istu pažnju. Popis postaje dugačak, a važni artikli se u njemu izgube.

Odlučite što se isplati pratiti

Najbrži način da pojednostavite zalihe jest namjerno pratiti manje stvari. Ne zaslužuje sve na polici redak u vašem sustavu.

Pratite pomno artikl kad bi njegov nedostatak zaustavio posao, kad je skup, ili kad nestaje a da nitko ne primijeti. Toner za pisač, artikl koji se najbolje prodaje i zajednička oprema obično zadovoljavaju te uvjete. Staklenka spajalica obično ne.

Za ostalo je dovoljan lakši pristup. Grupirajte jeftin, zamjenjiv potrošni materijal pod jedan naziv („uredske kemijske olovke” umjesto pet boja kemijskih olovaka), ili ih posve izostavite i jednostavno dopunite ladicu kad izgleda prazno. Kratak popis se ažurira. Dugačak popis se zanemaruje.

Pregledajte popis svakih nekoliko mjeseci. Artikle kojih se dugo niste doticali možete arhivirati, a nove artikle koji stalno izazivaju iznenađenja možete dodati.

Svakom artiklu dodijelite jedno mjesto i naljepnicu

Svaki artikl trebao bi imati jedno mjesto: imenovanu policu, kutiju, prostoriju ili vozilo. Kad zalihe imaju stalno mjesto, pronalaženje traje sekunde, a brojanje je jednostavno.

Imenujte mjesta skladištenja riječima koje ljudi već koriste, poput „Stražnja prostorija, polica B” ili „Kombi 2”, i dosljedno se držite tih naziva. Ako se artikl doista nalazi na dva mjesta, zabilježite ga na oba, s posebnom količinom za svako, kako biste uvijek znali koliko ih ima i gdje.

Naljepnice čine mjesta vidljivima. Stavite jasnu naljepnicu na svaku policu ili kutiju, i na artikle koji se lako zamijene. Naljepnica s QR kodom ili crtičnim kodom ide korak dalje: skeniranje vas može odvesti izravno do pravog zapisa, pa nitko ne mora tipkati ni tražiti.

Neka bilježenje bude jedan brzi korak

Ako bilježenje promjene traje dulje od nekoliko sekundi, ljudi će to preskočiti. Rješenje je da ažuriranje postane dio uzimanja artikla, a ne zaseban zadatak za kasnije.

Dogovorite nekoliko jednostavnih pravila:

• Bilježite kod police, u tom trenutku. Koristite telefon ili tablet tamo gdje su zalihe, a ne stol kasnije tijekom dana.
• Jedna radnja po promjeni. Uzeli ste jedan: minus jedan. Vratili ste pet: plus pet. Bez obrazaca, bez dodatnih polja.
• Popis zaliha određuje istinu. Tijekom popisa unesite broj koji ste stvarno izbrojali, a ne izračun.
• Premještanja se bilježe kao premještanja. Kad zalihe idu iz skladišta na lokaciju, zabilježite da napuštaju jedno mjesto i stižu na drugo.

Zapišite ta pravila u nekoliko redaka i postavite ih tamo gdje ljudi rade. Pravila koja stanu na samoljepivi papirić pravila su kojih se ljudi drže.

Brojke stavite tamo gdje ih vidi cijeli tim

Zalihe postaju jednostavne kad prestanu biti posao jedne osobe i postanu zajednička informacija. Svi koji uzimaju ili dopunjuju artikle trebali bi vidjeti iste brojke, ažurirane čim se dogodi promjena.

Zajedničke, aktualne brojke uklanjaju čitavu kategoriju posla: poruke s pitanjem „imamo li toga još?“, dvostruke narudžbe, odlazak do skladišta radi provjere. Također vas štite kad je netko odsutan ili ode, jer je znanje u sustavu, a ne kod jedne osobe.

Jasna povijest također pomaže. Kad možete vidjeti tko je promijenio količinu, kada i gdje, neslaganje postaje brzo pitanje umjesto svađe.

Neka niske zalihe same najave sebe

Provjeravanje svake police kako biste vidjeli što nestaje sporo je i lako se zaboravi. Jednostavniji pristup je jednom odlučiti razinu na kojoj svaki važan artikl treba ponovno naručiti, i prepustiti sustavu da vas upozori kad zalihe dosegnu tu razinu.

Postavite tu razinu s malo rezerve: dovoljno zaliha da posao teče dok stigne nova narudžba. Uz nju vodite kratku bilješku o tome kako naručiti artikl, poput naziva proizvoda ili mjesta gdje ga obično kupujete, kako bi narudžbu mogao postaviti bilo tko, ne samo osoba koja to uvijek radi.

Popis za provjeru radi pojednostavljenja upravljanja zalihama

Korak	Što učiniti	Zašto pomaže
Pratite manje	Zadržite samo važne artikle, grupirajte jeftin potrošni materijal	Kratak popis ostaje ažuran
Jedno mjesto po artiklu	Imenujte svaku policu, kutiju, prostoriju i vozilo	Pronalaženje i brojanje traju sekunde
Postavite naljepnice	Naljepnice na mjestima skladištenja i artiklima koji se lako zamijene, s QR kodovima gdje je korisno	Bez traženja, bez tipkanja
Bilježite odmah	Jedna brza radnja po promjeni, kod police	Zapisi odgovaraju polici
Podijelite brojke	Svi vide iste aktualne zalihe	Nema ovisnosti o jednoj osobi
Odredite razine za narudžbu	Prag i bilješka za narudžbu za svaki ključni artikl	Niske zalihe otkrivaju se na vrijeme
Redovito pregledavajte	Pogledajte popis svakih nekoliko mjeseci	Sustav ostaje pregledan

Kad je dovoljan jednostavan alat koji već imate

Možda vam uopće ne treba novi softver. Ako jedna ili dvije osobe upravljaju malim, stabilnim skupom artikala na jednom mjestu, dobro vođena tablica, ili čak papirnati popis na vratima skladišta, mogu dobro poslužiti. Navike navedene gore važnije su od alata.

Znakovi da ste to prerasli praktični su: nekoliko osoba ažurira zalihe, artikli se nalaze na više mjesta, datoteka je češće zastarjela nego ažurna, ili vam stalno nestaje nešto za što ste mislili da imate. U tom trenutku dijeljena aplikacija štedi više vremena nego što košta njezino postavljanje.

Gdje se uklapa Tana

Tana je dijeljena aplikacija za zalihe za timove, izgrađena oko navika iz ovog članka. Svi u timu vide iste aktualne brojke.

Dodajete artikle (ono što brojite) i skladišta (policu, kutiju, prostoriju ili vozilo); zalihe se bilježe po skladištu, a ukupna količina artikla automatski se zbraja. Bilježenje je jednim dodirom: − ili + za promjenu, = za postavljanje točnog broja koji ste izbrojali tijekom popisa, a premještanja između skladišta bilježe se kao premještanja.

QR naljepnice za artikle i skladišta možete ispisati iz web aplikacije i skenirati ih kamerom iPhonea ili iPada, ili kamerom preglednika u web aplikaciji, kako biste otvorili pravi zapis. Tana također čita uobičajene crtične kodove proizvoda, pa možete povezati crtični kod proizvođača s artiklom.

Svaki artikl može imati prag za upozorenje o niskim zalihama, koji se prikazuje na početnoj stranici i šalje putem e-pošte i push obavijesti, a po želji i na Slack kanal, uz bilješku „kako naručiti” pored njega. Povijest prikazuje tko je promijenio koju količinu, kada i u kojem skladištu. Kad želite brojke u tablici, CSV izvoz otvara se u bilo kojoj aplikaciji za proračunske tablice.

Tana radi na iPhoneu, iPadu i Macu, te kao web aplikacija u bilo kojem modernom pregledniku, uključujući Android. Postoji besplatni plan bez potrebe za karticom, i plaćeni planovi za timove kojima treba više.

Često postavljana pitanja

Koji je najlakši način upravljanja zalihama?

Pratite samo artikle koji su bitni, dodijelite svakom stalno mjesto, bilježite svaku promjenu u trenutku kad se dogodi, i podijelite brojke sa svima koji koriste zalihe. Alat može biti tablica ili aplikacija; navike su te koje to čine jednostavnim.

Kako pojednostaviti zalihe za malo poduzeće?

Počnite s kratkim popisom artikala čiji bi nedostatak zaustavio posao. Imenujte mjesta skladištenja, označite ih naljepnicama, i dogovorite se da svi bilježe promjene kod police. Dodajte razine za narudžbu za ključne artikle kako ne biste morali provjeravati police da biste znali što kupiti.

Je li tablica dovoljna za upravljanje zalihama?

Za jednu osobu i mali, stabilan popis, često jest. Postaje teško kad je uređuje više osoba, kad se artikli nalaze na više mjesta, ili kad se ažuriranja odgađaju. To su trenuci kad se dijeljeni, aktualni sustav isplati.

Koliko često trebam raditi popis zaliha?

Važne ili skupe artikle brojite češće, a sve ostalo rjeđe. Ako se zapisi ažuriraju čim se dogode promjene, popis zaliha postaje brza provjera umjesto potpune rekonstrukcije.