Как да опростите управлението на склада, така че всеки от екипа да се справя

Управлението на склада обикновено изглежда трудно по една причина: системата зависи от един внимателен човек, дълга електронна таблица и много памет. За да опростите управлението на склада, променете системата, а не усилието. Следете по-малко неща, дайте на всеки артикул едно място, направете всяка промяна с една бърза стъпка и поставете числата там, където целият екип може да ги вижда.

Нищо от това не изисква голям проект. Малък екип може да направи повечето от тези промени за един следобед, а всяка от тях улеснява следващата.

Как изглежда простото управление на склада

Простото управление на склада означава, че всеки от екипа може да отговори на въпроса „колко имаме и къде?” за няколко секунди, без да пита колега. Това е тестът. Ако отговорът съществува само в главата на един човек или във файл, който само един човек разбира, системата не е проста, колкото и подредена да изглежда.

Простата система има три характеристики:

• Всеки може да я разчете. Нов член на екипа може да намери артикул и количеството му от първия ден.
• Обновяването ѝ почти не изисква усилие. Записването, че сте взели кутия ръкавици, е по-бързо от решението да не го запишете.
• Записите съвпадат с рафта. Когато системата казва, че има четири ролки опаковъчна лента, на рафта наистина има четири ролки.

Третата характеристика зависи от първите две. Записите се отдалечават от реалността, когато четенето или обновяването им е бавно, затова хората спират да го правят.

Защо управлението на склада се усложнява

Складът рядко започва сложен. Той се усложнява постепенно.

Един човек се превръща в системата. Човекът, който е създал таблицата, е единственият, който ѝ вярва. Когато е в отпуск, никой не знае какво да поръча. Когато напусне, знанието си отива с него.

Обновяванията се натрупват. Хората вземат стока в натоварен ден и планират да я запишат по-късно. „По-късно” се превръща в края на седмицата, а дотогава никой не помни точно какво е било използвано.

Нищо няма постоянно място. Един и същ артикул стои на два рафта и в бус. Хората търсят, отказват се и поръчват още, а сега има излишна стока, която никой не може да намери.

Всичко се следи по един и същ начин. Проектор и кутия химикалки получават едни и същи колони, едни и същи проверки и едно и също внимание. Списъкът расте, а важните артикули се губят в него.

Решете кое си струва да следите

Най-бързият начин да опростите склада е съзнателно да следите по-малко неща. Не всичко на рафта заслужава ред във вашата система.

Следете внимателно артикул, чието изчерпване би спряло работата, който е скъп или който изчезва, без някой да забележи. Тонер за принтер, най-продаваният продукт и споделено оборудване обикновено отговарят на тези условия. Кутия кламери обикновено не отговаря.

За останалото е достатъчен по-лек подход. Групирайте евтините, взаимозаменяеми консумативи под едно име („офис химикалки” вместо пет цвята химикалки) или ги изключете напълно и просто допълвайте чекмеджето, когато изглежда намаляло. Краткият списък се обновява. Дългият списък се пренебрегва.

Преглеждайте списъка на всеки няколко месеца. Артикулите, до които отдавна не сте се докосвали, могат да бъдат архивирани, а нови артикули, които постоянно предизвикват изненади, могат да бъдат добавени.

Дайте на всеки артикул едно място и етикет

Всеки артикул трябва да има едно място: наименован рафт, кутия, стая или превозно средство. Когато стоката има постоянно място, намирането ѝ отнема секунди, а преброяването ѝ е лесно.

Наименувайте местата за съхранение с думи, които хората вече използват, например „Задна стая, рафт Б” или „Бус 2”, и се придържайте последователно към имената. Ако артикул наистина се съхранява на две места, записвайте го и на двете, с отделно количество за всяко, за да знаете винаги колко и къде има.

Етикетите правят местата видими. Поставете ясен етикет на всеки рафт или кутия, както и на артикули, които лесно се бъркат. Етикет с QR код или баркод отива една стъпка по-нататък: сканирането му ви отвежда директно до правилния запис, така че никой не се налага да пише или търси.

Направете записването една бърза стъпка

Ако записването на промяна отнема повече от няколко секунди, хората ще го пропускат. Решението е обновяването да стане част от вземането на артикула, а не отделна задача за по-късно.

Договорете няколко прости правила:

• Записвайте на рафта, в момента. Използвайте телефон или таблет там, където е стоката, а не бюро по-късно през деня.
• Едно действие за всяка промяна. Взели сте едно: минус едно. Прибрали сте пет: плюс пет. Без формуляри, без допълнителни полета.
• Броенето определя истината. По време на инвентаризация въведете числото, което действително сте преброили, а не изчислено.
• Преместванията се записват като премествания. Когато стока премине от склада до обект, запишете, че напуска едно място и пристига в друго.

Запишете тези правила в няколко реда и ги поставете там, където хората работят. Правилата, които се събират на лепящ се стикер, са правилата, които хората спазват.

Поставете числата там, където целият екип може да ги вижда

Складът става прост, когато престане да е задължение на един човек и се превърне в споделена информация. Всеки, който взема или зарежда артикули, трябва да вижда едни и същи числа, обновявани при всяка промяна.

Споделените, актуални числа премахват цяла категория работа: съобщенията с въпрос „имаме ли още от това?“, двойните поръчки, разходката до склада за проверка. Те също ви предпазват, когато някой отсъства или напусне, защото знанието е в системата, а не в човек.

Ясната история също помага. Когато можете да видите кой е променил количество, кога и къде, несъответствието се превръща в бърз въпрос, а не в спор.

Оставете намаляващите наличности сами да съобщават за себе си

Проверката на всеки рафт, за да видите какво намалява, е бавна и лесно се забравя. По-прост подход е веднъж да решите нивото, при което всеки важен артикул трябва да бъде поръчан отново, и да оставите системата да ви предупреждава, когато наличността достигне това ниво.

Задайте това ниво с малък запас: достатъчно наличност, за да продължите работа, докато пристигне новата поръчка. До него поддържайте кратка бележка как да поръчате артикула — например името на продукта или откъде обикновено го купувате — така че всеки да може да направи поръчката, а не само човекът, който винаги я прави.

Контролен списък за опростяване на управлението на склада

Стъпка	Какво да направите	Защо помага
Следете по-малко	Пазете само важните артикули, групирайте евтините консумативи	Краткият списък остава актуален
Едно място за всеки артикул	Наименувайте всеки рафт, кутия, стая и превозно средство	Намирането и преброяването отнемат секунди
Поставете етикети	Етикети на местата за съхранение и на артикулите, които лесно се бъркат, с QR кодове където е полезно	Без търсене, без писане
Записвайте в момента	Едно бързо действие за всяка промяна, на рафта	Записите съвпадат с рафта
Споделяйте числата	Всички виждат едни и същи актуални наличности	Няма зависимост от един човек
Задайте нива за поръчка	Праг и бележка за поръчка за всеки ключов артикул	Намаляващите наличности се засичат рано
Преглеждайте редовно	Преглеждайте списъка на всеки няколко месеца	Системата остава малка

Кога простият инструмент, който вече имате, е достатъчен

Може изобщо да не ви е нужен нов софтуер. Ако един или двама души управляват малък, стабилен набор от артикули на едно място, добре поддържана електронна таблица или дори хартиен списък на вратата на склада могат да свършат добра работа. Навиците по-горе са по-важни от инструмента.

Признаците, че сте надраснали този подход, са практични: няколко души обновяват стоката, артикулите се съхраняват на повече от едно място, файлът по-често е остарял, отколкото актуален, или постоянно свършват неща, за които сте мислели, че имате. В този момент споделено приложение спестява повече време, отколкото струва настройването му.

Къде се вписва Tana

Tana е споделено приложение за управление на склад за екипи, изградено около навиците, описани в тази статия. Всеки в екипа вижда едни и същи актуални числа.

Добавяте артикули (това, което броите) и складове (рафт, кутия, стая или превозно средство); наличността се записва за всеки склад поотделно, а общото количество на артикула се сумира автоматично. Записването е с едно докосване: − или + за промяна, = за задаване на точното преброено количество по време на инвентаризация, а преместванията между складовете се записват като премествания.

Можете да отпечатате QR етикети за артикули и складове от уеб приложението и да ги сканирате с камерата на iPhone или iPad, или с камерата на браузъра в уеб приложението, за да отворите правилния запис. Tana разчита и обичайните баркодове на продукти, така че можете да прикачите баркода на производителя към артикул.

Всеки артикул може да има праг за сигнал при намаляваща наличност, показан на началната страница и изпращан по имейл и push известие, а по избор — и в Slack канал, с бележка „как да поръчам” до него. Историята показва кой е променил кое количество, кога и в кой склад. Когато искате числата в електронна таблица, CSV износ се отваря във всяко приложение за таблици.

Tana работи на iPhone, iPad и Mac, както и като уеб приложение във всеки съвременен браузър, включително на Android. Има безплатен план без нужда от карта и платени планове за екипи, на които им трябва повече.

Често задавани въпроси

Кой е най-лесният начин за управление на склад?

Следете само артикулите, които имат значение, дайте на всеки постоянно място, записвайте всяка промяна в момента, в който се случва, и споделяйте числата с всички, които използват стоката. Инструментът може да е електронна таблица или приложение; навиците са това, което прави нещата лесни.

Как да опростя склада за малък бизнес?

Започнете с кратък списък от артикулите, чието изчерпване би спряло работата. Наименувайте местата за съхранение, поставете етикети и се договорете всеки да записва промените на рафта. Добавете нива за поръчка на ключовите артикули, за да не се налага да проверявате рафтовете, за да знаете какво да купите.

Достатъчна ли е електронната таблица за управление на склад?

За един човек и малък, стабилен списък — често да. Става трудно, когато я редактират няколко души, когато артикулите се съхраняват на няколко места или когато обновяванията се отлагат. Точно тогава споделената, актуална система си заслужава.

Колко често трябва да правя инвентаризация?

Броете важните или скъпите артикули по-често, а всичко останало — по-рядко. Ако записите се обновяват веднага след всяка промяна, преброяването се превръща в бърза проверка, а не в пълно възстановяване.