So vereinfachen Sie die Lagerverwaltung, damit sie jeder im Team übernehmen kann

Lagerverwaltung wirkt meist aus einem Grund kompliziert: Das System hängt von einer einzigen sorgfältigen Person, einer langen Tabelle und viel Gedächtnisleistung ab. Um die Lagerverwaltung zu vereinfachen, ändern Sie das System, nicht den Aufwand. Erfassen Sie weniger Dinge, geben Sie jedem Artikel einen festen Platz, machen Sie jede Aktualisierung zu einem einzigen schnellen Schritt und stellen Sie die Zahlen dorthin, wo das ganze Team sie sehen kann.

Nichts davon erfordert ein großes Projekt. Ein kleines Team kann die meisten dieser Änderungen an einem Nachmittag umsetzen, und jede macht die nächste leichter.

So sieht einfache Lagerverwaltung aus

Einfache Lagerverwaltung bedeutet, dass jeder im Team die Frage „Wie viele haben wir, und wo?” innerhalb weniger Sekunden beantworten kann, ohne einen Kollegen zu fragen. Das ist der Test. Wenn die Antwort nur im Kopf einer Person steckt oder in einer Datei, die nur eine Person versteht, ist das System nicht einfach, egal wie ordentlich es aussieht.

Ein einfaches System hat drei Merkmale:

• Jeder kann sie lesen. Ein neues Teammitglied findet einen Artikel und seine Menge schon am ersten Tag.
• Die Aktualisierung kostet fast keinen Aufwand. Zu erfassen, dass man eine Schachtel Handschuhe entnommen hat, geht schneller, als es zu unterlassen.
• Die Daten stimmen mit dem Regal überein. Wenn das System vier Rollen Packband anzeigt, liegen auch vier Rollen Packband im Regal.

Die dritte Eigenschaft hängt von den ersten beiden ab. Daten entfernen sich von der Realität, wenn Lesen oder Aktualisieren mühsam ist, und dann hören Menschen einfach damit auf.

Warum Lagerverwaltung kompliziert wird

Ein Lager startet selten kompliziert. Es wird nach und nach komplizierter.

Eine Person wird zum System. Der Tabelle vertraut nur, wer sie erstellt hat. Ist diese Person im Urlaub, weiß niemand, was nachbestellt werden muss. Verlässt sie das Unternehmen, geht das Wissen mit ihr.

Aktualisierungen stauen sich. An einem hektischen Tag nehmen Mitarbeitende Bestand heraus und wollen es später eintragen. Aus „später” wird das Wochenende, und dann erinnert sich niemand mehr genau, was verbraucht wurde.

Nichts hat einen festen Platz. Derselbe Artikel liegt auf zwei Regalen und im Lieferwagen. Man sucht, gibt auf und bestellt nach – und schon gibt es überschüssigen Bestand, den niemand findet.

Alles wird gleich behandelt. Ein Beamer und eine Schachtel Kugelschreiber bekommen dieselben Spalten, dieselben Kontrollen und dieselbe Aufmerksamkeit. Die Liste wird lang, und die wichtigen Artikel gehen darin unter.

Entscheiden Sie, was sich zu erfassen lohnt

Der schnellste Weg, das Lager zu vereinfachen, besteht darin, absichtlich weniger Dinge zu erfassen. Nicht alles im Regal verdient eine Zeile in Ihrem System.

Erfassen Sie einen Artikel genau, wenn ein Engpass die Arbeit stoppen würde, wenn er teuer ist oder wenn er verschwindet, ohne dass es jemand bemerkt. Druckertoner, ein Bestseller-Produkt und gemeinsam genutzte Ausrüstung erfüllen das meist. Ein Glas Büroklammern in der Regel nicht.

Für den Rest reicht ein leichterer Ansatz. Fassen Sie billige, austauschbare Verbrauchsmaterialien unter einem Namen zusammen („Bürokugelschreiber” statt fünf Farben Kugelschreiber), oder lassen Sie sie ganz weg und füllen Sie die Schublade einfach auf, wenn sie knapp aussieht. Eine kurze Liste wird gepflegt. Eine lange Liste wird ignoriert.

Überprüfen Sie die Liste alle paar Monate. Artikel, die lange nicht angefasst wurden, können archiviert werden, und neue Artikel, die immer wieder für Überraschungen sorgen, können hinzugefügt werden.

Geben Sie jedem Artikel einen festen Platz und ein Etikett

Jeder Artikel sollte einen festen Platz haben: ein benanntes Regal, eine Kiste, einen Raum oder ein Fahrzeug. Hat der Bestand einen festen Platz, dauert das Finden Sekunden und das Zählen ist unkompliziert.

Benennen Sie Lagerorte mit Begriffen, die bereits im Gebrauch sind, etwa „Hinterraum, Regal B” oder „Transporter 2”, und bleiben Sie bei den Namen konsequent. Liegt ein Artikel tatsächlich an zwei Orten, erfassen Sie ihn an beiden, mit jeweils eigener Menge, damit Sie immer wissen, wie viel wo liegt.

Etiketten machen Plätze sichtbar. Bringen Sie ein klares Etikett an jedem Regal oder jeder Kiste an, ebenso an Artikeln, die leicht verwechselt werden. Ein Etikett mit QR-Code oder Barcode geht einen Schritt weiter: Ein Scan führt direkt zum richtigen Datensatz, sodass niemand tippen oder suchen muss.

Machen Sie das Erfassen zu einem schnellen Schritt

Dauert das Erfassen einer Änderung länger als ein paar Sekunden, überspringen Mitarbeitende es. Die Lösung: Die Aktualisierung wird Teil der Entnahme des Artikels, keine separate Aufgabe für später.

Einigen Sie sich auf ein paar einfache Regeln:

• Erfassen Sie am Regal, im Moment. Nutzen Sie Smartphone oder Tablet dort, wo der Bestand ist, nicht einen Schreibtisch später am Tag.
• Eine Aktion pro Änderung. Eins entnommen: minus eins. Fünf eingelagert: plus fünf. Keine Formulare, keine Zusatzfelder.
• Zählungen setzen die Wahrheit. Bei einer Inventur tragen Sie die tatsächlich gezählte Zahl ein, keine Berechnung.
• Umlagerungen werden als Umlagerung erfasst. Wandert Bestand vom Lager zu einem Einsatzort, erfassen Sie den Abgang an einem und den Zugang am anderen Ort.

Halten Sie diese Regeln in wenigen Zeilen fest und hängen Sie sie dort auf, wo gearbeitet wird. Regeln, die auf einen Klebezettel passen, sind Regeln, an die man sich hält.

Stellen Sie die Zahlen dorthin, wo das ganze Team sie sieht

Lagerverwaltung wird einfach, wenn sie aufhört, die Aufgabe einer Person zu sein, und zu geteilter Information wird. Alle, die Artikel entnehmen oder auffüllen, sollten dieselben Zahlen sehen, aktualisiert in dem Moment, in dem sich etwas ändert.

Geteilte, aktuelle Zahlen beseitigen eine ganze Kategorie von Arbeit: die Nachrichten mit der Frage „Haben wir davon noch was?“, Doppelbestellungen, den Gang ins Lager zum Nachsehen. Sie schützen Sie außerdem, wenn jemand abwesend ist oder das Unternehmen verlässt, weil das Wissen im System liegt und nicht bei einer Person.

Eine klare Historie hilft ebenfalls. Wenn Sie sehen können, wer wann und wo eine Menge geändert hat, wird aus einer Abweichung eine schnelle Rückfrage statt eines Streits.

Lassen Sie geringen Bestand sich selbst melden

Jedes Regal zu prüfen, um zu sehen, was knapp wird, ist langsam und leicht zu vergessen. Einfacher ist es, einmalig die Schwelle festzulegen, bei der jeder wichtige Artikel nachbestellt werden soll, und das System warnen zu lassen, sobald der Bestand sie erreicht.

Legen Sie diese Schwelle mit etwas Puffer fest: genug Bestand, um weiterarbeiten zu können, während die Nachbestellung unterwegs ist. Halten Sie daneben eine kurze Notiz bereit, wie der Artikel nachbestellt wird, etwa den Produktnamen oder die übliche Bezugsquelle, damit die Bestellung jeder aufgeben kann, nicht nur die Person, die es immer tut.

Eine Checkliste zur Vereinfachung der Lagerverwaltung

Schritt	Was zu tun ist	Warum es hilft
Weniger erfassen	Nur wichtige Artikel behalten, billige Verbrauchsmaterialien zusammenfassen	Eine kurze Liste bleibt aktuell
Ein fester Platz pro Artikel	Jedes Regal, jede Kiste, jeden Raum und jedes Fahrzeug benennen	Finden und Zählen dauern Sekunden
Etiketten anbringen	Etiketten an Lagerorten und leicht verwechselbaren Artikeln, mit QR-Codes wo sinnvoll	Kein Suchen, kein Tippen
Sofort erfassen	Eine schnelle Aktion pro Änderung, direkt am Regal	Daten stimmen mit dem Regal überein
Zahlen teilen	Alle sehen denselben aktuellen Bestand	Keine Abhängigkeit von einer Person
Nachbestellgrenzen festlegen	Ein Schwellenwert und eine Nachbestellnotiz pro Schlüsselartikel	Geringer Bestand wird früh erkannt
Regelmäßig überprüfen	Die Liste alle paar Monate durchsehen	Das System bleibt überschaubar

Wann das einfache Werkzeug, das Sie schon haben, ausreicht

Vielleicht brauchen Sie gar keine neue Software. Verwalten ein oder zwei Personen einen kleinen, stabilen Bestand an einem Ort, kann eine gut gepflegte Tabelle oder sogar eine Papierliste an der Lagertür gut funktionieren. Die oben genannten Gewohnheiten zählen mehr als das Werkzeug.

Die Anzeichen, dass Sie darüber hinausgewachsen sind, sind praktischer Natur: Mehrere Personen aktualisieren den Bestand, Artikel liegen an mehr als einem Ort, die Datei ist öfter veraltet als aktuell, oder Ihnen gehen ständig Dinge aus, von denen Sie dachten, Sie hätten sie. An diesem Punkt spart eine geteilte App mehr Zeit, als ihre Einrichtung kostet.

Wo Tana ins Spiel kommt

Tana ist eine geteilte Lager-App für Teams, aufgebaut auf den Gewohnheiten aus diesem Artikel. Alle im Team sehen dieselben aktuellen Zahlen.

Sie legen Artikel an (das, was Sie zählen) und Lagerorte (ein Regal, eine Kiste, einen Raum oder ein Fahrzeug); der Bestand wird pro Lagerort erfasst, und die Gesamtmenge eines Artikels wird automatisch addiert. Erfassen geschieht mit einem Tipp: − oder + für eine Änderung, = um die bei einer Inventur tatsächlich gezählte Zahl zu setzen, und Umlagerungen zwischen Lagerorten werden als Umlagerung erfasst.

Sie können QR-Etiketten für Artikel und Lagerorte aus der Web-App drucken und sie mit der Kamera eines iPhone oder iPad oder der Browserkamera der Web-App scannen, um den richtigen Datensatz zu öffnen. Tana liest außerdem gängige Produkt-Barcodes, sodass Sie den Barcode des Herstellers einem Artikel zuordnen können.

Jeder Artikel kann einen Schwellenwert für eine Warnung bei geringem Bestand haben, die auf der Startseite angezeigt und per E-Mail und Push gesendet wird, optional auch in einen Slack-Kanal, mit einer Notiz „wie nachbestellen” daneben. Eine Historie zeigt, wer welche Menge wann und in welchem Lagerort geändert hat. Wenn Sie die Zahlen in einer Tabelle möchten, öffnet ein CSV-Export in jeder Tabellenkalkulation.

Tana läuft auf iPhone, iPad und Mac sowie als Web-App in jedem modernen Browser, auch auf Android. Es gibt einen kostenlosen Plan ohne Kartenangabe und kostenpflichtige Pläne für Teams, die mehr brauchen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der einfachste Weg, ein Lager zu verwalten?

Erfassen Sie nur die Artikel, auf die es ankommt, geben Sie jedem einen festen Platz, erfassen Sie jede Änderung in dem Moment, in dem sie geschieht, und teilen Sie die Zahlen mit allen, die den Bestand nutzen. Das Werkzeug kann eine Tabelle oder eine App sein; die Gewohnheiten machen es einfach.

Wie vereinfache ich die Lagerverwaltung für ein kleines Unternehmen?

Beginnen Sie mit einer kurzen Liste der Artikel, deren Fehlen die Arbeit stoppen würde. Benennen Sie Ihre Lagerorte, beschriften Sie sie, und vereinbaren Sie, dass alle Änderungen direkt am Regal erfassen. Fügen Sie für Schlüsselartikel Nachbestellgrenzen hinzu, damit Sie nicht die Regale prüfen müssen, um zu wissen, was zu kaufen ist.

Reicht eine Tabelle für die Lagerverwaltung aus?

Für eine Person und eine kleine, stabile Liste oft ja. Schwierig wird es, wenn mehrere Personen sie bearbeiten, wenn Artikel an mehreren Orten liegen oder wenn Aktualisierungen aufgeschoben werden. Genau dann zahlt sich ein geteiltes, aktuelles System aus.

Wie oft sollte ich eine Bestandszählung durchführen?

Zählen Sie wichtige oder teure Artikel häufiger, alles andere seltener. Werden Daten erfasst, sobald sich etwas ändert, werden Zählungen zu schnellen Kontrollen statt zu einer kompletten Rekonstruktion.