Zapasy sezonowe: jak zaopatrzyć się na szczyt sezonu bez nadwyżek

Zapasy sezonowe to towar, który gromadzisz przed przewidywalnym okresem wzmożonego ruchu, aby poradzić sobie ze szczytem bez braków. Cel jest łatwy do nazwania, a trudny do osiągnięcia: mieć wystarczająco dużo na półce, gdy popyt rośnie, a potem sprzedać lub zużyć towar, zanim sezon się skończy, żeby nie płacić za magazynowanie nadwyżek. Droga do tego prowadzi przez planowanie na podstawie własnych poprzednich sezonów, zamawianie etapami zamiast jednej dużej dostawy oraz wcześniejsze ustalenie, jak zejść z zapasów.

Ten poradnik jest dla każdego, kogo stan magazynowy zmienia się wraz z kalendarzem: sklepu przed świątecznym okresem prezentowym, kawiarni przed latem, szkoły przed nowym rokiem szkolnym, przychodni przed sezonem grypowym czy warsztatu, w którym robi się gorąco, gdy zmienia się pogoda. Sezony i święta różnią się w zależności od półkuli i kultury, więc traktuj te przykłady jako wzorce, nie konkretne daty.

Czym są zapasy sezonowe (i co liczy się jako sezon)

Zapasy sezonowe to każdy towar, na który popyt rośnie i spada w powtarzalnym, przewidywalnym cyklu. Najbardziej oczywistym czynnikiem jest pogoda: krem z filtrem i zimne napoje latem, odladzacz i ogrzewacze do rąk zimą. Ale wiele sezonów nie ma nic wspólnego z pogodą.

• Święta i uroczystości: papier prezentowy, dekoracje, specjalne opakowania, składniki na świąteczne potrawy.
• Kalendarz szkolny: artykuły papiernicze, mundurki, sprzęt laboratoryjny, wyposażenie klas na początku roku.
• Cykle biznesowe: zamówienia z końca roku budżetowego, materiały targowe, zestawy eventowe.
• Wydarzenia lokalne: żniwa, sezon turystyczny, turniej sportowy w mieście.

Jeśli możesz zaznaczyć to w kalendarzu i wpływa to na to, co znika z półek, to jest to sezon warty zaplanowania.

Dlaczego zapasy sezonowe zawodzą

Zapasy sezonowe zawodzą na dwa sposoby i oba kosztują. Zabraknie ich w szczycie sezonu, a tracisz sprzedaż albo w najgorszym możliwym momencie musisz składać pilne zamówienia. Zamówisz za dużo, a nadwyżka zalega na półce, blokując pieniądze i miejsce do przyszłego roku albo do wyprzedaży.

Przyczyna jest zwykle taka sama: zamówienie opiera się na pamięci, a nie na zapisach. Pamięć wyolbrzymia trudne momenty, a zapomina o spokojnych tygodniach. Bez zapisanej historii tego, co faktycznie zeszło z półki i kiedy, każdy sezon zaczyna się od zera.

Zacznij od tego, co naprawdę wydarzyło się w zeszłym sezonie

Najbardziej wiarygodną prognozą na sezon jest to, co wydarzyło się w tym samym sezonie ostatnim razem. Zanim złożysz choćby jedno zamówienie, spójrz wstecz i odpowiedz na kilka pytań dla każdego produktu sezonowego:

• Kiedy popyt zaczął rosnąć i kiedy osiągnął szczyt?
• Ile zużyłeś lub sprzedałeś w ciągu całego sezonu?
• Czy zabrakło towaru? Jeśli tak, to kiedy i ile czasu zajęło uzupełnienie?
• Co zostało na koniec sezonu i co się z tym stało?

Następnie dostosuj te dane do tego, co się zmieniło: nowa lokalizacja, nowa linia produktów, święto wypadające w innym tygodniu. Mała, uczciwa korekta rzeczywistych liczb jest lepsza niż pewne siebie zgadywanie.

Jeśli nie masz jeszcze historii, to nic złego. Zacznij ją teraz zapisywać, zaplanuj ten sezon skromnie, a na przyszły rok będziesz mieć prawdziwy punkt odniesienia.

Planuj sezon etapami, nie jednym dużym zamówieniem

Budowanie zapasów sezonowych etapami obniża ryzyko z obu stron. Podziel sezon na fazy i ustal, ile towaru trzymać w każdej z nich.

Etap	Co robisz	Na co zwracać uwagę
Rozruch	Zamów pierwszą partię, wystarczającą na początkowe tygodnie. Potwierdź czas dostawy u dostawcy.	Wczesną sprzedaż lub zużycie w porównaniu z tempem z poprzedniego sezonu.
Szczyt sezonu	Uzupełniaj mniejszymi, szybszymi zamówieniami na podstawie tego, co faktycznie się sprzedaje.	Produkty zbliżające się do niskiego stanu; opóźnienia u dostawcy.
Zejście z sezonu	Przestań zamawiać ponownie produkty sezonowe. Pozwól, żeby zapas się wyczerpał.	Które produkty wciąż są pełne i ile dni sezonu zostało.
Rozliczenie	Sprzedaj, zestaw, zwróć, przekaż na cel charytatywny lub przechowaj resztę.	Co zostało, gdzie się znajduje i dlaczego.

Kluczowa decyzja to ostatni dzień zamówienia: punkt, po którym nowy towar prawdopodobnie nie sprzeda się przed końcem sezonu. Wylicz go na podstawie czasu dostawy u dostawcy i końca sezonu, i zaznacz w kalendarzu, zanim zacznie się gorączka, gdy łatwo jeszcze złożyć zamówienie z przyzwyczajenia.

Podnieś próg niskiego stanu na szczyt sezonu, a potem cofnij zmianę

Próg niskiego stanu (czyli punkt ponownego zamówienia) to ilość, przy której chcesz otrzymać informację, żeby zamówić więcej. Dla produktów sezonowych właściwy próg zmienia się wraz z sezonem.

Podczas rozruchu i szczytu sezonu podnieś próg, żeby zamawiać wcześniej; towar schodzi szybciej, a dostawcy często działają wolniej, gdy wszyscy inni też zamawiają. Gdy sezon się kończy, obniż go z powrotem albo wyłącz dla produktów, których nie będziesz już uzupełniać. Próg ustawiony na poziomie szczytu sezonu przez cały rok wciąż będzie przypominał o zamawianiu rzeczy, których już nie potrzebujesz.

Prosta zasada: próg niskiego stanu powinien pokrywać to, co spodziewasz się zużyć w czasie oczekiwania na kolejną dostawę, plus mały bufor na niespodzianki. Gdy zużycie przyspiesza albo dostawa się opóźnia, próg trzeba podnieść.

Zrób miejsce, zanim towar dotrze

Zapasy sezonowe potrzebują miejsca, a to właśnie przestrzeń jest często prawdziwym ograniczeniem. Przed rozruchem sezonu przygotuj osobną półkę, zaplecze lub oznakowane pudła i trzymaj produkty sezonowe razem, żeby każdy widział, ile jeszcze zostało.

Pomaga też podzielenie zapasu na rezerwę (zaplecze lub magazyn) i front (sala sprzedaży, gabinet zabiegowy, szafkę w klasie). Zapisuj, w którym miejscu przechowywania znajduje się dana ilość. Gdy na froncie zaczyna brakować towaru, możesz przenieść go z rezerwy zamiast zamawiać więcej, a przy tym znasz prawdziwą sumę z obu miejsc.

Zaplanuj zejście z sezonu, zanim się on zacznie

Najlepszy moment na ustalenie, co zrobić z resztkami, jest przed złożeniem zamówienia. Dla każdego produktu sezonowego zdecyduj, która z poniższych opcji ma zastosowanie:

1. Przenieś na kolejny sezon: trwałe produkty bez terminu ważności i o stabilnym wzornictwie (dekoracja, grzejnik, narzędzie) można przechować do następnego sezonu. Policz je, oznacz pudło i zapisz, gdzie trafiły.
2. Wyprzedaj: w ostatnich tygodniach, gdy popyt jeszcze jest, zestawiaj, obniżaj cenę lub promuj resztę.
3. Zwróć: niektórzy dostawcy przyjmują zwrot niesprzedanego towaru sezonowego. Poznaj warunki i termin, zanim złożysz zamówienie.
4. Wykorzystaj inaczej lub przekaż: produkty, których nie da się sprzedać, często można wykorzystać wewnętrznie albo oddać.

Bez względu na wybór, na koniec sezonu zrób dokładną inwentaryzację. Stanie się ona punktem wyjścia dla kolejnego sezonu.

Kiedy wystarczy notatnik albo arkusz kalkulacyjny

Nie każdy zespół potrzebuje systemu do zapasów sezonowych. Jeśli masz kilka produktów sezonowych, jedna osoba składa wszystkie zamówienia, a wszystko znajduje się na jednej półce, notatnik lub prosty arkusz kalkulacyjny sprawdzi się dobrze. Zapisuj, co zamówiłeś, co zostało i kiedy zabrakło towaru. Ten zapis to większość wartości.

Stary sposób zaczyna zawodzić, gdy kilka osób pobiera towar z kilku miejsc, gdy szczyt sezonu jest zbyt intensywny, żeby ktokolwiek zdążył zaktualizować arkusz, albo gdy nikt nie potrafi powiedzieć, ile towaru zostało, bez pójścia i policzenia. Wtedy zaczynają się opłacać wspólne, aktualne na bieżąco liczby.

Lista kontrolna zapasów sezonowych

• Wypisz każdy produkt sezonowy i sezon, do którego należy.
• Sprawdź zużycie, terminy szczytu, braki i nadwyżki z poprzedniego sezonu.
• Uwzględnij zmiany, jakie zaszły w tym roku.
• Potwierdź czasy dostawy u dostawców i ustal ostatni dzień zamówienia.
• Zamów partię rozruchową; zaplanuj uzupełnienia na szczyt sezonu.
• Podnieś progi niskiego stanu na szczyt sezonu.
• Zrób i oznacz miejsce; rozdziel rezerwę i front.
• Ustal wcześniej: przeniesienie, wyprzedaż, zwrot czy przekazanie.
• Obniż lub wyłącz progi niskiego stanu, gdy sezon się kończy.
• Policz wszystko na koniec i zapisz, gdzie trafiły nadwyżki.

Jak pasuje tu Tana

Tana to wspólna aplikacja do zarządzania zapasami dla zespołów i pokrywa część planowania sezonowego związaną z prowadzeniem zapisów. Wszyscy widzą te same aktualne liczby na iPhonie, iPadzie, Macu lub w przeglądarce internetowej, więc osoba na froncie i osoba zamawiająca widzą ten sam stan.

W przypadku zapasów sezonowych szczególnie przydatne są:

• Historia każdej zmiany: kto zmienił jaką ilość, kiedy i w którym miejscu przechowywania. To zapis tego, kiedy sezon nabrał tempa i kiedy zabrakło towaru. Płatne plany przechowują historię przez lata, więc poprzedni sezon jest dostępny, gdy planujesz kolejny.
• Alerty niskiego stanu dla każdego produktu, widoczne na stronie głównej oraz wysyłane e-mailem i push, opcjonalnie także na kanał Slack. Podnieś próg na szczyt sezonu i obniż go potem. Notatka „jak zamówić” przy każdym produkcie pozwala trzymać dane dostawcy w jednym miejscu.
• Oczekiwane uzupełnienia: zaplanuj dostawę, na którą czekasz, z przypomnieniem w danym dniu.
• Miejsca przechowywania dla zaplecza, sali sprzedaży czy furgonetki, z przenoszeniem towaru między nimi jednym dotknięciem.
• Tagi, żeby grupować produkty sezonowe i łatwo je odnajdywać.
• Inwentaryzacje za pomocą przycisku =, żeby ustawić dokładną ilość policzoną na koniec sezonu.
• Eksport do CSV stanu magazynowego, który otwiera się w dowolnym arkuszu kalkulacyjnym, do własnego planowania.

Tana ma darmowy plan bez podawania karty oraz płatne plany rozliczane za zespół.

Najczęściej zadawane pytania

Czym są zapasy sezonowe?

Zapasy sezonowe to towar, który gromadzisz przed przewidywalnym okresem wzmożonego ruchu, takim jak święto, nowy rok szkolny czy zmiana pogody, żeby poradzić sobie z wyższym popytem bez braków, a potem zejść z zapasów po szczycie.

Ile czasu wcześniej powinienem zamawiać towar sezonowy?

Licz wstecz od momentu, w którym popyt zaczął rosnąć w poprzednim sezonie, a potem odejmij czas dostawy dostawcy i margines bezpieczeństwa na opóźnienia w okresie wzmożonego ruchu. Zamów pierwszą partię na początkowe tygodnie i uzupełniaj w trakcie szczytu, zamiast zamawiać wszystko od razu.

Jak uniknąć nadmiernego zamawiania na sezon?

Opieraj zamówienia na rzeczywistym zużyciu z poprzedniego sezonu, zamawiaj etapami, ustal ostatni dzień zamówienia i zdecyduj przed sezonem, co zrobisz z nadwyżkami. Obniż progi niskiego stanu, gdy sezon się kończy, żeby przestać zamawiać na nowo.

Co zrobić z pozostałym towarem sezonowym?

Trwałe produkty przenieś na następny sezon, resztę wyprzedaj lub zestaw, dopóki jest jeszcze popyt, zwróć towar tam, gdzie dostawca na to pozwala, a to, czego nie da się sprzedać, przekaż na cel charytatywny lub wykorzystaj inaczej. Cokolwiek zatrzymasz, policz i zapisz.

Czy zapasami sezonowymi można zarządzać w arkuszu kalkulacyjnym?

Tak, jeśli masz niewiele produktów sezonowych i zajmuje się nimi jedna osoba. Arkusz kalkulacyjny trudno utrzymać na bieżąco, gdy kilka osób pobiera towar z kilku miejsc w intensywnym okresie szczytu.