Сезонни наличности: как да заредите склада за пиковия сезон, без да остане излишък

Сезонните наличности са количеството, което зареждате предварително за очакван пиков период, за да посрещнете търсенето, без да ви свърши стоката. Целта звучи просто, но е трудна за постигане: да имате достатъчно на склад, когато търсенето нарасне, а после да продадете или изразходвате остатъка, преди сезонът да приключи, така че да не плащате за съхранение на излишък. Пътят до там минава през планиране въз основа на предишни сезони, зареждане на етапи вместо с една голяма поръчка и предварително решение как ще приключите сезона.

Това ръководство е за всеки, чиито наличности се движат заедно с календара: магазин преди сезон на подаръци, кафене преди лятото, училище преди начало на нов учебен срок, клиника преди грипния сезон или работилница, която се натоварва с промяната на времето. Сезоните и празниците са различни в различните полукълба и култури, затова приемайте примерите като модели, а не като конкретни дати.

Какво представляват сезонните наличности (и какво се брои за сезон)

Сезонни наличности са всяка стока, чието търсене нараства и спада в повтарящ се, предвидим цикъл. Времето е най-очевидният фактор: слънцезащитни продукти и студени напитки през лятото, препарати против заледяване и грейки през зимата. Но много сезони нямат нищо общо с времето.

• Празници и събития: подаръчна опаковка, декорации, специална опаковка, продукти за празнична кухня.
• Учебен календар: пособия за писане, униформи, лабораторни материали, класно оборудване в началото на срока.
• Бизнес цикли: поръчки при годишно приключване на бюджета, материали за изложения, комплекти за събития.
• Местни събития: прибиране на реколтата, туристически сезон, спортен турнир във вашия град.

Ако можете да го отбележите в календара и то променя това, което напуска склада ви, си заслужава да го планирате като сезон.

Защо сезонните наличности се провалят

Сезонните наличности се провалят в две посоки и всяка от тях ви струва пари. Ако ви свърши стоката на върха на сезона, губите продажби или се втурвате в спешни поръчки в най-неподходящия момент. Ако поръчате прекалено много, излишъкът стои на склада, замразявайки пари и място до следващата година или до разпродажба с отстъпка.

Основната причина обикновено е една и съща: поръчката се базира на памет, а не на записан факт. Паметта преувеличава трудните моменти и забравя спокойните седмици. Без писан запис какво реално е напуснало склада и кога, всеки сезон започва от нулата.

Тръгнете от това, което реално се е случило миналия сезон

Най-надеждната прогноза за сезона е това, което се е случило в същия сезон предната година. Преди да направите каквато и да е поръчка, прегледайте и отговорете на няколко въпроса за всеки сезонен артикул:

• Кога търсенето започна да нараства и кога достигна пик?
• Колко използвахте или продадохте за целия сезон?
• Свърши ли стоката? Ако да, на коя дата и колко време отне попълването?
• Какво остана в края на сезона и какво стана с него?

След това коригирайте според промените: нов обект, нова продуктова линия, празник, който попада в различна седмица. Малка, честна корекция върху реални числа е по-добра от уверено предположение.

Ако все още нямате история, това е нормално. Започнете да записвате отсега, дръжте плана за този сезон скромен и следващата година ще имате истинска база за сравнение.

Планирайте сезона на етапи, а не с една голяма поръчка

Изграждането на сезонни наличности на етапи намалява риска от двете страни. Разделете сезона на фази и решете колко да държите на склад във всяка от тях.

Фаза	Какво правите	Какво следите
Начален етап	Поръчайте първа партида, достатъчна за ранните седмици. Потвърдете сроковете за доставка на доставчика.	Ранни продажби или разход спрямо темпото от миналия сезон.
Пик	Допълвайте с по-малки, по-бързи поръчки според това, което реално се движи.	Артикули, приближаващи ниво на изчерпване; закъснения от доставчика.
Завършване	Спрете преповторните поръчки за сезонните артикули. Оставете наличностите да намаляват.	Кои артикули още са пълни и колко дни остават до края на сезона.
Разчистване	Продайте, комбинирайте в пакет, върнете, дарете или съхранете остатъка.	Какво е останало, къде е и защо.

Ключовото решение е датата на последната поръчка: моментът, след който новата стока вероятно няма да се продаде преди края на сезона. Изчислете я от срока за доставка на доставчика и края на сезона и я отбележете в календара преди навалицата, докато все още е лесно да я определите разумно, а не по навик.

Вдигнете нивото за изчерпване на стоката за пика, после го върнете обратно

Нивото за изчерпване на стоката (или точката за преповторна поръчка) е количеството, при което искате да получите сигнал да поръчате отново. За сезонни артикули правилното ниво се променя със сезона.

По време на началния етап и пика вдигнете нивото, за да поръчвате по-рано; стоката се движи по-бързо, а доставчиците често са по-бавни, когато всички поръчват едновременно. С отслабването на сезона го намалете отново или го изключете напълно за артикули, които няма да презарежда. Оставено на пиково ниво през цялата година, то непрекъснато ви подканя да поръчвате неща, от които вече нямате нужда.

Просто правило: нивото за изчерпване трябва да покрива очакваната консумация, докато чакате следващата доставка, плюс малък буфер за изненади. Когато потреблението се ускори или доставката се забави, нивото трябва да се вдигне.

Освободете място, преди стоката да пристигне

Сезонните наличности се нуждаят от място, а пространството често е истинското ограничение. Преди началния етап освободете определен рафт, склад или комплект надписани кутии и дръжте сезонните артикули заедно, така че всеки да вижда веднага колко остава.

Полезно е също да разделите наличностите между резерв (склад или задно помещение) и предна линия (търговската зала, кабинета, шкафа в класната стая). Записвайте в кой обект се намира всяко количество. Когато предната линия намалее, можете да преместите стока от резерва, вместо да поръчвате повече, и ще знаете истинската обща сума за двете заедно.

Планирайте завършването на сезона, преди той да е започнал

Най-доброто време да решите какво ще стане с остатъците е преди да ги поръчате. За всяка сезонна линия решете кое от следните важи:

1. Пренасяне за следващия сезон: трайни артикули без срок на годност и стабилен дизайн (декорация, отоплител, инструмент) могат да се съхранят за следващия сезон. Преброй ги, надпиши кутията и запиши къде отиват.
2. Разпродажба: комбинирайте в пакети, намалете цената или промотирайте остатъка в последните седмици, докато все още има търсене.
3. Връщане: някои доставчици приемат непродадени сезонни стоки обратно. Проверете условията и крайния срок, преди да поръчате.
4. Пренасочване или дарение: артикули, които няма да се продадат, често могат да се използват вътрешно или да се дарят.

Каквото и да изберете, направете точно преброяване в края на сезона. То става изходната точка за следващия.

Кога е достатъчна тетрадка или електронна таблица

Не всеки екип се нуждае от система за сезонните наличности. Ако имате шепа сезонни артикули, един човек прави всички поръчки и всичко се намира на един рафт, тетрадка или проста електронна таблица вършат добра работа. Запишете какво сте поръчали, какво е останало и кога е свършило. Този запис носи по-голямата част от стойността.

Старият начин започва да се пропуква, когато няколко души вземат стока от няколко места, когато пикът е прекалено натоварен, за да може някой да актуализира таблицата, или когато никой не може да каже колко е останало, без да отиде и да преброи. Тогава споделените, актуални в реално време числа започват да си заслужават.

Контролен списък за сезонни наличности

• Изброй всеки сезонен артикул и сезона, към който принадлежи.
• Извади потреблението, пиковите дати, изчерпванията и остатъците от миналия сезон.
• Коригирай спрямо промените тази година.
• Потвърди сроковете за доставка и определи дата на последната поръчка.
• Поръчай началната партида; планирай допълнения за пика.
• Вдигни нивата за изчерпване за пиковия сезон.
• Освободи и надпиши място; раздели резерва от предната линия.
• Реши предварително: пренасяне, разпродажба, връщане или дарение.
• Намали или изключи нивата за изчерпване с приключването на сезона.
• Преброй всичко накрая и запиши къде е отишъл остатъкът.

С какво помага Tana

Tana е споделено приложение за наличности за екипи и покрива страната на воденето на записи в сезонното планиране. Всички виждат едни и същи актуални числа на iPhone, iPad, Mac или в уеб браузър, така че човекът на щанда и този, който поръчва, виждат едно и също количество.

Конкретно за сезонните наличности:

• История на всяка промяна: кой е променил кое количество, кога и в кой обект. Това е записът кога сезонът се е активизирал и кога стоката е свършила. Платените планове пазят историята с години, така че миналият сезон е налице, когато планирате следващия.
• Известия за изчерпване на стоката за всеки артикул, показвани на началната страница и изпращани по имейл и push известие, а по избор и в канал в Slack. Вдигнете прага за пика и го намалете след това. Бележка „как да поръчам отново“ за всеки артикул пази данните за доставчика на едно място.
• Очаквани доставки: насрочете доставка, която очаквате, с напомняне на определената дата.
• Обекти за съхранение за задното помещение, търговската зала или ван, с прехвърляне на стока между тях с едно докосване.
• Етикети, за да групирате сезонните линии и лесно да ги намирате заедно.
• Инвентаризация с бутона =, за да зададете точното преброено количество в края на сезона.
• CSV износ на наличностите, който се отваря във всяка електронна таблица, за собственото ви планиране.

Tana има безплатен план без нужда от карта и платени планове за екип.

Често задавани въпроси

Какво представляват сезонните наличности?

Сезонни наличности са стока, която зареждате преди предвидим пиков период, като празник, учебен срок или промяна на времето, за да посрещнете по-голямото търсене, без да ви свърши стоката, а след пика да намалите количествата.

Колко предварително трябва да поръчам сезонна стока?

Пресметнете назад от момента, в който търсенето е започнало да расте миналия сезон, после извадете срока за доставка на доставчика и резерв за закъснения в натоварения период. Поръчайте първа партида за ранните седмици и допълвайте по време на пика, вместо да поръчате всичко наведнъж.

Как да избегна прекомерно зареждане за сезона?

Базирайте поръчките на реалното потребление от миналия сезон, поръчвайте на етапи, задайте дата на последната поръчка и решете предварително какво ще правите с остатъците. Намалете нивата за изчерпване с приключването на сезона, за да спрете преповторните поръчки.

Какво да правя с останалата сезонна стока?

Пренесете трайните артикули за следващия сезон, разпродайте или комбинирайте остатъка в пакети, докато все още има търсене, върнете стока там, където доставчикът го позволява, и дарете или пренасочете това, което няма да се продаде. Преброй и запиши всичко, което задържате.

Мога ли да управлявам сезонните наличности с електронна таблица?

Да, ако имате малко на брой сезонни артикули и един човек ги обработва. Електронната таблица трудно се поддържа актуална, когато няколко души вземат стока от няколко места по време на натоварен пик.