Sezonske zalihe: kako se snabdeti za sezonu bez viška na kraju

Sezonske zalihe su roba koju gomilate pred predvidljiv period pojačane potražnje, kako biste sezonu dočekali bez nestašice. Cilj je lako reći, a teško sprovesti: imati dovoljno na polici kada potražnja raste, a onda prodati ili potrošiti robu pre nego što se sezona završi, kako ne biste plaćali skladištenje viška. Put do toga vodi preko planiranja na osnovu sopstvenih prethodnih sezona, naručivanja u etapama umesto odjednom, i unapred donete odluke o tome kako ćete smanjivati zalihe na kraju.

Ovaj vodič je za svakoga čije se zalihe menjaju sa kalendarom: prodavnicu pred praznicima poklona, kafić pred leto, školu pred novu školsku godinu, ambulantu pred sezonu gripa, ili radionicu koja postane užurbana kada se vreme promeni. Sezone i praznici se razlikuju po hemisferi i kulturi, pa primere shvatite kao obrasce, a ne kao konkretne datume.

Šta su sezonske zalihe (i šta se računa kao sezona)

Sezonske zalihe su svaka roba čija potražnja raste i opada u ponavljajućem, predvidljivom ciklusu. Vreme je najočigledniji pokretač: krema za sunčanje i hladna pića leti, so za odleđivanje i grejači za ruke zimi. Ali mnoge sezone nemaju nikakve veze sa vremenom.

• Praznici i proslave: poklon papir, ukrasi, posebna ambalaža, sastojci za praznična jela.
• Školski kalendar: pribor za školu, uniforme, laboratorijski materijal, oprema za učionicu na početku polugodišta.
• Poslovni ciklusi: narudžbine na kraju budžetske godine, materijali za sajmove, kompleti za događaje.
• Lokalni događaji: žetva, turistička sezona, sportski turnir u vašem gradu.

Ako to možete da obeležite u kalendaru i menja ono što silazi sa vaših polica, to je sezona za koju vredi planirati.

Zašto sezonske zalihe krenu naopako

Sezonske zalihe krenu naopako u dva pravca, i oba vas koštaju. Ako vam ponestane robe na vrhuncu, gubite prodaju ili u najgorem trenutku jurite hitne narudžbine. Ako naručite previše, višak ostaje na polici, vezujući novac i prostor do sledeće godine ili do rasprodaje.

Uzrok je obično isti: narudžbina se zasniva na sećanju, a ne na evidenciji. Sećanje uveličava teške trenutke, a zaboravlja mirne nedelje. Bez pisane istorije onoga što je zaista sišlo sa police, i kada, svaka sezona počinje iz početka.

Krenite od onoga što se stvarno desilo prošle sezone

Najpouzdanija prognoza za sezonu jeste ono što se dogodilo u istoj sezoni prošli put. Pre nego što pošaljete i jednu narudžbinu, osvrnite se unazad i odgovorite na nekoliko pitanja za svaki sezonski artikal:

• Kada je potražnja počela da raste, i kada je dostigla vrhunac?
• Koliko ste potrošili ili prodali tokom cele sezone?
• Da li vam je ponestalo robe? Ako jeste, kog datuma, i koliko je trajalo dopunjavanje?
• Šta je ostalo na kraju sezone, i šta se s tim desilo?

Zatim prilagodite podatke onome što se promenilo: nova lokacija, nova linija proizvoda, praznik koji pada u drugoj nedelji. Malo, iskreno prilagođavanje stvarnih brojeva vredi više od samouverene procene.

Ako još nemate istoriju, u redu je. Počnite da beležite od sada, plan za ovu sezonu držite skromnim, i sledeće godine ćete imati stvarnu osnovu za poređenje.

Planirajte sezonu u etapama, ne jednom velikom narudžbinom

Izgradnja sezonskih zaliha u etapama smanjuje rizik na oba kraja. Podelite sezonu na faze i odlučite koliko robe držati u svakoj.

Faza	Šta radite	Šta pratite
Pripremna faza	Naručite prvu pošiljku, dovoljnu za prve nedelje. Potvrdite rok isporuke dobavljača.	Ranu prodaju ili potrošnju u poređenju sa tempom prošle sezone.
Vrhunac sezone	Dopunjavajte manjim, bržim narudžbinama na osnovu onoga što se stvarno prodaje.	Artikle koji se približavaju niskom nivou zaliha; kašnjenja dobavljača.
Usporavanje	Prestanite da ponovo naručujete sezonske linije. Pustite da se zalihe prirodno smanje.	Koji artikli su i dalje puni, i koliko dana sezone preostaje.
Rasprodaja ostatka	Prodajte, spakujte u komplete, vratite, donirajte ili skladištite ostatak.	Šta je ostalo, gde se nalazi, i zašto.

Ključna odluka je datum poslednje narudžbine: tačka posle koje nova roba verovatno neće stići da se proda pre kraja sezone. Izračunajte je na osnovu roka isporuke dobavljača i kraja sezone, i unesite je u kalendar pre nego što nastupi žurba, dok je još lako naručiti iz navike.

Podignite prag niskih zaliha za vrhunac sezone, pa ga vratite nazad

Prag niskih zaliha (ili tačka ponovne narudžbine) jeste količina pri kojoj želite da budete obavešteni da naručite ponovo. Za sezonske artikle, ispravan nivo se menja sa sezonom.

Tokom pripremne faze i vrhunca sezone, podignite prag kako biste naručivali ranije; zalihe se troše brže, a dobavljači su često sporiji kada svi ostali takođe naručuju u isto vreme. Kako sezona jenjava, spustite ga ponovo, ili ga isključite za artikle koje nećete dopunjavati. Prag postavljen za vrhunac, a ostavljen tokom cele godine, stalno će vas podsećati da naručujete stvari koje vam više ne trebaju.

Jednostavno pravilo: prag niskih zaliha treba da pokrije ono što očekujete da potrošite dok čekate sledeću isporuku, plus malu rezervu za iznenađenja. Kada se potrošnja ubrza ili isporuka uspori, prag treba podići.

Napravite mesto pre nego što roba stigne

Sezonskim zalihama treba mesto, a prostor je često pravo ograničenje. Pre pripremne faze, oslobodite posebnu policu, magacin ili obeležene kutije, i držite sezonske artikle na jednom mestu, kako bi svako mogao da vidi koliko je ostalo.

Takođe pomaže da podelite zalihe na rezervu (magacin ili zadnja prostorija) i prodajni prostor (radnja, ordinacija, orman u učionici). Beležite u kom skladištu se nalazi koja količina. Kada u prodajnom prostoru ponestane robe, možete je preneti iz rezerve umesto da naručujete više, i znaćete pravi ukupan zbir za oba mesta.

Isplanirajte usporavanje pre nego što sezona počne

Najbolji trenutak da odlučite šta ćete sa ostatkom jeste pre nego što naručite. Za svaku sezonsku liniju, odlučite koje od ovoga važi:

1. Preneti u sledeću sezonu: trajni artikli bez roka trajanja i sa stabilnim dizajnom (ukras, grejalica, alat) mogu se sačuvati za sledeću sezonu. Prebrojite ih, obeležite kutiju i zabeležite gde su smešteni.
2. Rasprodati: u poslednjim nedeljama, dok još postoji potražnja, spakujte u komplete, snizite cenu ili promovišite ostatak.
3. Vratiti: neki dobavljači primaju povraćaj neprodate sezonske robe. Uslove i rok saznajte pre nego što naručite.
4. Preraspodeliti ili donirati: artikli koji se neće prodati često se mogu iskoristiti interno ili pokloniti.

Šta god da odaberete, uradite pravi popis na kraju sezone. On postaje polazna tačka za sledeću.

Kada je dovoljna sveska ili tabela

Nije svakom timu potreban sistem za sezonske zalihe. Ako imate šačicu sezonskih artikala, jedna osoba naručuje sve, a sve se nalazi na jednoj polici, sveska ili jednostavna tabela dobro funkcionišu. Zapišite šta ste naručili, šta je ostalo, i kada vam je ponestalo. Ta evidencija čini najveći deo vrednosti.

Stari način počinje da škripi kada nekoliko ljudi uzima zalihe sa nekoliko mesta, kada je vrhunac sezone previše užurban da bi iko stigao da ažurira tabelu, ili kada niko ne može da kaže koliko je ostalo bez odlaska da prebroji. Tada zajednički, ažurni brojevi počinju da se isplate.

Kontrolna lista za sezonske zalihe

• Nabrojte svaki sezonski artikal i sezonu kojoj pripada.
• Pogledajte potrošnju, datume vrhunca, nestašice i ostatke iz prošle sezone.
• Prilagodite ono što se ove godine promenilo.
• Potvrdite rokove isporuke dobavljača i odredite datum poslednje narudžbine.
• Naručite pripremnu pošiljku; isplanirajte dopune za vrhunac sezone.
• Podignite pragove niskih zaliha za vrhunac sezone.
• Oslobodite i obeležite prostor; razdvojite rezervu od prodajnog prostora.
• Unapred odlučite: preneti, rasprodati, vratiti ili donirati.
• Spustite ili isključite pragove niskih zaliha kada se sezona završi.
• Na kraju sve prebrojte i zabeležite gde je ostatak završio.

Gde se Tana uklapa

Tana je deljena aplikacija za upravljanje zalihama za timove, i pokriva deo sezonskog planiranja koji se odnosi na vođenje evidencije. Svi vide iste brojeve u realnom vremenu na iPhone-u, iPad-u, Mac-u ili u veb pregledaču, tako da osoba u prodajnom prostoru i osoba koja naručuje vide isto stanje.

Kada su u pitanju sezonske zalihe, posebno su korisni:

• Istorija svake promene: ko je promenio koju količinu, kada, i u kom skladištu. To je vaša evidencija o tome kada je sezona krenula i kada vam je ponestalo robe. Plaćeni planovi čuvaju istoriju godinama, tako da je prošla sezona dostupna kada planirate sledeću.
• Upozorenja o niskim zalihama po artiklu, prikazana na početnoj stranici i poslata putem e-pošte i push notifikacije, po želji i na Slack kanal. Podignite prag za vrhunac sezone i spustite ga posle. Beleška „kako naručiti” na svakom artiklu drži podatke o dobavljaču na jednom mestu.
• Očekivane dopune: zakažite isporuku koju čekate, sa podsetnikom na taj datum.
• Skladišta za magacin, prodajni prostor ili vozilo, sa robom koja se prebacuje između njih jednim dodirom.
• Oznake za grupisanje sezonskih linija, kako biste ih lako pronašli zajedno.
• Popis zaliha dugmetom =, kojim upisujete tačnu količinu koju ste izbrojali na kraju sezone.
• Izvoz u CSV vaših zaliha, koji se otvara u bilo kom tabelarnom programu, za sopstveno planiranje.

Tana ima besplatan plan bez potrebe za karticom, i plaćene planove po timu.

Često postavljana pitanja

Šta su sezonske zalihe?

Sezonske zalihe su roba koju gomilate pred predvidljiv period pojačane potražnje, poput praznika, početka školske godine ili promene vremena, kako biste dočekali veću potražnju bez nestašice, a zatim ih smanjujete posle vrhunca.

Koliko unapred treba da naručim sezonsku robu?

Računajte unazad od trenutka kada je potražnja počela da raste prošle sezone, pa oduzmite rok isporuke dobavljača i sigurnosnu marginu za kašnjenja tokom užurbanog perioda. Naručite prvu pošiljku za rane nedelje i dopunjavajte tokom vrhunca, umesto da naručite sve odjednom.

Kako da izbegnem preterano gomilanje zaliha za sezonu?

Zasnujte narudžbine na stvarnoj potrošnji iz prošle sezone, naručujte u etapama, odredite datum poslednje narudžbine, i unapred odlučite šta ćete sa ostatkom pre nego što sezona počne. Spustite pragove niskih zaliha kako se sezona bliži kraju, kako biste prestali da naručujete ponovo.

Šta da radim sa preostalom sezonskom robom?

Trajne artikle prenesite u sledeću sezonu, ostatak rasprodajte ili spakujte u komplete dok još postoji potražnja, vratite robu tamo gde to dobavljač dozvoljava, a ono što se neće prodati donirajte ili iskoristite na drugi način. Sve što zadržite, prebrojte i zabeležite.

Mogu li da vodim sezonske zalihe u tabeli?

Da, ako imate malo sezonskih artikala i jedna osoba se time bavi. Tabelu je teško održavati ažurnom kada nekoliko ljudi uzima zalihe sa nekoliko mesta tokom užurbanog vrhunca.