Сезонные запасы: как закупиться к пику сезона и не остаться с излишками

Сезонный запас — это товар, который вы накапливаете перед предсказуемым периодом повышенного спроса, чтобы пройти пик без дефицита. Цель звучит просто, а достичь её сложно: иметь достаточно товара на полке, когда спрос растёт, и продать или использовать его до конца сезона, чтобы не платить за хранение излишков. Путь к этому — планировать на основе прошлых сезонов, закупать товар поэтапно, а не одной большой партией, и заранее решить, как сворачивать запасы.

Это руководство для всех, у кого запасы колеблются вместе с календарём: магазин перед праздничным сезоном подарков, кафе перед летом, школа перед началом учебного года, клиника перед сезоном простуд и гриппа или мастерская, которая оживает с переменой погоды. Сезоны и праздники отличаются в зависимости от полушария и культуры, поэтому воспринимайте примеры как шаблоны, а не конкретные даты.

Что такое сезонные запасы (и что считать сезоном)

Сезонный запас — это любой товар, спрос на который растёт и падает по повторяющемуся, предсказуемому циклу. Погода — самый очевидный фактор: солнцезащитный крем и холодные напитки летом, антигололёдные средства и грелки зимой. Но многие сезоны никак не связаны с погодой.

• Праздники и торжества: подарочная упаковка, украшения, специальная упаковка, ингредиенты для праздничных блюд.
• Учебный календарь: канцтовары, форма, лабораторное оборудование, оснащение классов к началу учебного года.
• Деловые циклы: закупки в конце финансового года, материалы для выставок, комплекты для мероприятий.
• Местные события: сбор урожая, туристический сезон, спортивный турнир в вашем городе.

Если что-то можно отметить в календаре, и это меняет то, что уходит с полок, — это сезон, к которому стоит готовиться заранее.

Почему сезонные запасы идут не по плану

Сезонные запасы подводят в двух направлениях, и оба варианта дорого обходятся. Если товара не хватает на пике, вы теряете продажи или срочно оформляете заказы в самый неподходящий момент. Если закупили слишком много, излишки лежат на полке, замораживая деньги и место до следующего года или до распродажи по сниженной цене.

Причина обычно одна: заказ основан на памяти, а не на записях. Память преувеличивает трудные моменты и забывает спокойные недели. Без письменной истории того, что и когда реально ушло с полки, каждый сезон приходится начинать с нуля.

Отталкивайтесь от того, что реально было в прошлом сезоне

Самый надёжный прогноз на сезон — это то, что происходило в тот же сезон в прошлый раз. Прежде чем оформить хоть один заказ, оглянитесь назад и ответьте на несколько вопросов по каждому сезонному товару:

• Когда спрос начал расти и когда он достиг пика?
• Сколько товара вы использовали или продали за весь сезон?
• Был ли дефицит? Если да, то когда именно и сколько времени заняло пополнение?
• Что осталось к концу сезона и что с этим сделали?

Затем скорректируйте эти данные с учётом изменений: новая точка, новая линейка товаров, праздник выпал на другую неделю. Небольшая честная корректировка реальных цифр лучше уверенной догадки.

Если истории пока нет, ничего страшного. Начните вести записи прямо сейчас, спланируйте этот сезон скромно, и к следующему году у вас появится настоящая база для сравнения.

Планируйте сезон поэтапно, а не одной большой закупкой

Наращивание сезонных запасов поэтапно снижает риск с обеих сторон. Разделите сезон на этапы и решите, сколько товара держать на каждом.

Этап	Что делать	На что обращать внимание
Наращивание	Закажите первую партию — достаточную на первые недели. Уточните сроки поставки у поставщика.	Сравнивайте ранние продажи или расход с темпом прошлого сезона.
Пик	Пополняйте запас небольшими, быстрыми заказами, ориентируясь на реальный спрос.	Товары, приближающиеся к порогу низкого запаса; задержки поставщика.
Спад	Прекратите повторные заказы сезонных позиций. Дайте запасу естественно снижаться.	Какие позиции всё ещё полны и сколько дней сезона осталось.
Распродажа остатков	Продайте, соберите в наборы, верните, пожертвуйте или уберите на хранение остаток.	Что осталось, где это лежит и почему.

Ключевое решение — это дата последнего заказа: момент, после которого новый товар вряд ли успеет продаться до конца сезона. Рассчитайте её, отталкиваясь от срока поставки и даты окончания сезона, и отметьте в календаре заранее, до начала горячки, пока легко ещё раз заказать по привычке.

Повышайте порог низкого запаса на пик, а потом возвращайте обратно

Порог низкого запаса (точка повторного заказа) — это количество, при котором вы хотите получить напоминание о необходимости заказать ещё. Для сезонных товаров правильный уровень меняется вместе с сезоном.

В период наращивания и на пике повышайте порог, чтобы заказывать раньше: товар расходится быстрее, а поставщики часто работают медленнее, когда все заказывают одновременно. Когда сезон идёт на спад, снижайте порог обратно или отключайте его для позиций, которые вы больше не будете пополнять. Если оставить пиковый порог на весь год, он будет постоянно напоминать заказать то, что уже не нужно.

Простое правило: порог низкого запаса должен покрывать ожидаемый расход на время ожидания следующей поставки плюс небольшой запас на случай неожиданностей. Если расход ускоряется или поставка задерживается, порог нужно повышать.

Освободите место до прибытия товара

Сезонному запасу нужно где-то храниться, и именно место часто становится реальным ограничением. Перед наращиванием запасов освободите отдельную полку, подсобное помещение или подписанные коробки и держите сезонные товары вместе, чтобы любой мог сразу увидеть, сколько осталось.

Полезно также делить запас на резерв (подсобка или склад) и передний план (торговый зал, кабинет, шкаф в классе). Записывайте, в каком месте хранения находится каждое количество. Когда на переднем плане товара становится мало, можно перенести его из резерва вместо нового заказа, и при этом вы знаете реальную сумму по обоим местам.

Спланируйте сворачивание запасов ещё до начала сезона

Лучшее время решить, что делать с остатками, — до того, как вы сделаете заказ. Для каждой сезонной позиции определите, какой из вариантов подходит:

1. Перенести на следующий сезон: долговечные товары без срока годности и со стабильным дизайном (украшение, обогреватель, инструмент) можно убрать на хранение до следующего сезона. Пересчитайте их, подпишите коробку и запишите, куда они убраны.
2. Распродать: в последние недели, пока спрос ещё есть, собирайте наборы, снижайте цену или продвигайте остаток.
3. Вернуть: некоторые поставщики принимают обратно непроданный сезонный товар. Узнайте условия и сроки заранее, до заказа.
4. Использовать иначе или пожертвовать: товары, которые не продадутся, часто можно применить внутри компании или отдать.

Каким бы ни был выбор, в конце сезона проведите полный пересчёт. Он станет отправной точкой для следующего сезона.

Когда достаточно блокнота или таблицы

Не каждой команде нужна система для сезонных запасов. Если у вас всего несколько сезонных позиций, заказы оформляет один человек и всё лежит на одной полке, блокнот или простая таблица прекрасно справятся. Записывайте, что заказали, что осталось и когда закончилось. Уже одна эта запись даёт большую часть пользы.

Старый способ начинает давать сбои, когда товар со склада берут несколько человек из нескольких мест, когда на пике слишком много дел, чтобы кто-то успевал обновлять таблицу, или когда никто не может сказать, сколько осталось, не сходив и не пересчитав всё вручную. Именно тогда общие, актуальные в реальном времени цифры начинают окупаться.

Чек-лист по сезонным запасам

• Составьте список всех сезонных товаров и сезона, к которому каждый относится.
• Поднимите данные о расходе, датах пика, дефиците и остатках за прошлый сезон.
• Скорректируйте с учётом изменений за этот год.
• Уточните сроки поставки у поставщиков и назначьте дату последнего заказа.
• Закажите партию для наращивания; спланируйте пополнения на пик.
• Повысьте пороги низкого запаса на время пика сезона.
• Освободите и подпишите место; разделите резерв и передний план.
• Заранее решите: перенести, распродать, вернуть или пожертвовать.
• Снизьте или отключите пороги низкого запаса к концу сезона.
• В конце пересчитайте всё и запишите, куда делись остатки.

Чем здесь может помочь Tana

Tana — это общее приложение для учёта запасов для команд, и оно закрывает часть сезонного планирования, связанную с ведением записей. Все видят одни и те же актуальные цифры на iPhone, iPad, Mac или в браузере, поэтому сотрудник в торговом зале и тот, кто оформляет заказ, видят одно и то же количество.

Применительно к сезонным запасам особенно полезны:

• История каждого изменения: кто, когда и в каком месте хранения изменил количество. Это ваша запись о том, когда сезон набрал обороты и когда возник дефицит. Платные тарифы хранят историю годами, так что прошлый сезон будет под рукой при планировании следующего.
• Оповещения о низком запасе по каждой позиции — на главной странице, по электронной почте и push-уведомлениям, а при желании и в канал Slack. Повышайте порог на пик сезона и снижайте его после. Заметка «как заказать» у каждой позиции хранит данные поставщика в одном месте.
• Ожидаемые поставки: запланируйте доставку, которую вы ждёте, с напоминанием в нужный день.
• Места хранения для подсобки, торгового зала или машины, между которыми товар переносится одним касанием.
• Теги для группировки сезонных позиций, чтобы находить их вместе.
• Инвентаризация кнопкой =, чтобы задать точное количество, посчитанное в конце сезона.
• Экспорт в CSV данных о запасах, который открывается в любой таблице, для собственного планирования.

У Tana есть бесплатный тариф без привязки карты и платные тарифы с оплатой за команду.

Часто задаваемые вопросы

Что такое сезонные запасы?

Сезонный запас — это товар, который вы накапливаете перед предсказуемым периодом повышенного спроса, например праздником, началом учебного года или сменой погоды, чтобы удовлетворить возросший спрос без дефицита, а затем сократить запасы после пика.

За сколько времени нужно закупать сезонный товар?

Отталкивайтесь от момента, когда спрос начал расти в прошлом сезоне, и вычтите срок поставки от поставщика и запас времени на случай задержек в загруженный период. Закажите первую партию на первые недели и пополняйте запас во время пика, а не закупайте всё сразу.

Как избежать затоваривания на сезон?

Основывайте заказы на реальном расходе за прошлый сезон, закупайте поэтапно, назначьте дату последнего заказа и заранее решите, что делать с остатками. Снижайте пороги низкого запаса к концу сезона, чтобы прекратить повторные заказы.

Что делать с оставшимся сезонным товаром?

Долговечные позиции перенесите на следующий сезон, остальное распродайте или соберите в наборы, пока спрос ещё есть, верните товар там, где поставщик это позволяет, а то, что не продастся, пожертвуйте или используйте иначе. Всё, что оставляете себе, пересчитайте и запишите.

Можно ли вести учёт сезонных запасов в таблице?

Да, если у вас немного сезонных позиций и ими занимается один человек. Таблицу становится трудно поддерживать в актуальном состоянии, когда несколько человек берут товар из нескольких мест в загруженный пик.