Сезонні запаси: як закупитися на пік сезону і не залишитися з надлишком

Сезонний запас — це товар, який ви накопичуєте перед передбачуваним періодом підвищеного попиту, щоб пройти пік без дефіциту. Мета звучить просто, а досягти її складно: мати достатньо товару на полиці, коли попит зростає, і продати або використати його до закінчення сезону, щоб не платити за зберігання надлишків. Шлях до цього — планувати на основі власних минулих сезонів, закуповувати товар поетапно, а не однією великою партією, і заздалегідь вирішити, як згортати запаси.

Цей посібник для всіх, чиї запаси коливаються разом із календарем: магазину перед святковим сезоном подарунків, кав’ярні перед літом, школи перед початком навчального року, клініки перед сезоном застуд і грипу або майстерні, яка пожвавлюється зі зміною погоди. Сезони та свята відрізняються залежно від півкулі й культури, тож сприймайте приклади як шаблони, а не конкретні дати.

Що таке сезонні запаси (і що вважати сезоном)

Сезонний запас — це будь-який товар, попит на який зростає й спадає за повторюваним, передбачуваним циклом. Погода — найочевидніший чинник: сонцезахисний крем і холодні напої влітку, засоби проти ожеледиці й грілки для рук узимку. Але багато сезонів не мають нічого спільного з погодою.

• Свята та урочистості: подарунковий папір, прикраси, спеціальне пакування, інгредієнти для святкових страв.
• Навчальний календар: канцтовари, форма, лабораторне обладнання, оснащення класів на початку семестру.
• Ділові цикли: закупівлі наприкінці фінансового року, матеріали для виставок, комплекти для заходів.
• Місцеві події: збір врожаю, туристичний сезон, спортивний турнір у вашому місті.

Якщо це можна відмітити в календарі й воно змінює те, що йде з ваших полиць, — це сезон, до якого варто планово готуватися.

Чому сезонні запаси йдуть не так

Сезонні запаси зривають плани у двох напрямках, і обидва коштують дорого. Якщо товару не вистачить на піку, ви втрачаєте продажі або поспіхом оформлюєте термінові замовлення в найгірший можливий момент. Якщо замовите забагато, надлишок лежить на полиці, заморожуючи гроші та місце до наступного року або до розпродажу.

Причина зазвичай одна: замовлення ґрунтується на пам’яті, а не на записах. Пам’ять перебільшує складні моменти й забуває спокійні тижні. Без письмової історії того, що й коли реально зникло з полиці, кожен сезон починається з нуля.

Відштовхуйтеся від того, що реально відбулося минулого сезону

Найнадійніший прогноз на сезон — це те, що відбувалося в той самий сезон минулого разу. Перш ніж оформити хоча б одне замовлення, оглянься назад і дай відповідь на кілька запитань щодо кожного сезонного товару:

• Коли попит почав зростати і коли досяг піку?
• Скільки ви використали або продали за весь сезон?
• Чи виникав дефіцит? Якщо так, коли саме і скільки часу зайняло поповнення?
• Що залишилося наприкінці сезону і що з цим зробили?

Потім скоригуйте ці дані з урахуванням змін: нова точка продажу, нова лінійка товарів, свято випадає на інший тиждень. Невелике, чесне коригування реальних цифр краще за впевнене припущення.

Якщо історії поки немає, це нормально. Почніть вести записи вже зараз, тримайте план цього сезону скромним, і до наступного року у вас буде реальна база для порівняння.

Плануйте сезон поетапно, а не однією великою закупівлею

Нарощування сезонних запасів поетапно знижує ризик з обох боків. Розділіть сезон на етапи й вирішіть, скільки товару тримати на кожному з них.

Етап	Що робити	На що звертати увагу
Нарощування	Замовте першу партію — достатню на перші тижні. Уточніть строки постачання у постачальника.	Порівнюйте ранні продажі або витрату з темпом минулого сезону.
Пік	Поповнюйте запас невеликими, швидкими замовленнями, орієнтуючись на реальний попит.	Товари, що наближаються до порогу низького запасу; затримки постачальника.
Спад	Припиніть повторні замовлення сезонних позицій. Дайте запасу природно зменшуватися.	Які позиції ще повні і скільки днів сезону залишилося.
Розпродаж залишків	Продайте, зберіть у комплекти, поверніть, пожертвуйте або приберіть на зберігання залишок.	Що залишилося, де воно лежить і чому.

Ключове рішення — це дата останнього замовлення: момент, після якого новий товар навряд чи встигне продатися до кінця сезону. Розрахуйте її, відштовхуючись від строку постачання й дати завершення сезону, і відзначте в календарі заздалегідь, до початку гарячки, поки ще легко замовити ще раз за звичкою.

Підвищуйте поріг низького запасу на пік, а потім повертайте назад

Поріг низького запасу (точка повторного замовлення) — це кількість, за якої ви хочете отримати нагадування про потребу замовити ще. Для сезонних товарів правильний рівень змінюється разом із сезоном.

У період нарощування й на піку підвищуйте поріг, щоб замовляти раніше: товар витрачається швидше, а постачальники часто працюють повільніше, коли всі замовляють одночасно. Коли сезон іде на спад, знижуйте поріг назад або вимикайте його для позицій, які більше не поповнюватимете. Якщо залишити піковий поріг на весь рік, він постійно нагадуватиме замовити те, що вже не потрібно.

Просте правило: поріг низького запасу має покривати очікувану витрату на час очікування наступного постачання плюс невеликий запас на випадок несподіванок. Якщо витрата пришвидшується або постачання затримується, поріг потрібно підвищувати.

Звільніть місце до прибуття товару

Сезонному запасу потрібне місце для зберігання, і саме простір часто стає реальним обмеженням. Перед нарощуванням запасів звільніть окрему полицю, підсобне приміщення або підписані коробки й тримайте сезонні товари разом, щоб будь-хто міг одразу побачити, скільки залишилося.

Корисно також розділити запас на резерв (підсобка або склад) і передній план (торговий зал, кабінет, шафа в класі). Записуйте, у якому місці зберігання перебуває кожна кількість. Коли на передньому плані товару стає мало, можна перенести його з резерву замість нового замовлення, і при цьому ви знаєте реальну суму по обох місцях.

Сплануйте згортання запасів ще до початку сезону

Найкращий час вирішити, що робити із залишками, — до того, як ви зробите замовлення. Для кожної сезонної позиції визначте, який із варіантів підходить:

1. Перенести на наступний сезон: довговічні товари без терміну придатності й зі стабільним дизайном (прикраса, обігрівач, інструмент) можна прибрати на зберігання до наступного сезону. Перерахуйте їх, підпишіть коробку і запишіть, куди вони прибрані.
2. Розпродати: в останні тижні, поки попит ще є, збирайте комплекти, знижуйте ціну або просувайте залишок.
3. Повернути: деякі постачальники приймають назад непроданий сезонний товар. Дізнайтеся умови й строки заздалегідь, до замовлення.
4. Використати інакше або пожертвувати: товари, які не продадуться, часто можна застосувати всередині компанії або віддати.

Хоч би що ви обрали, наприкінці сезону проведіть повний перерахунок. Він стане відправною точкою для наступного сезону.

Коли достатньо блокнота або таблиці

Не кожній команді потрібна система для сезонних запасів. Якщо у вас лише кілька сезонних позицій, замовлення оформлює одна людина і все лежить на одній полиці, блокнот або проста таблиця чудово впораються. Записуйте, що замовили, що залишилося і коли закінчилося. Уже сам цей запис дає більшу частину користі.

Старий спосіб починає давати збої, коли товар зі складу беруть кілька людей із кількох місць, коли на піку забагато справ, щоб хтось встигав оновлювати таблицю, або коли ніхто не може сказати, скільки залишилося, не пішовши й не порахувавши все вручну. Саме тоді спільні, актуальні в реальному часі цифри починають окупатися.

Чек-лист із сезонних запасів

• Складіть список усіх сезонних товарів і сезону, до якого належить кожен.
• Підніміть дані про витрату, дати піку, дефіцит і залишки за минулий сезон.
• Скоригуйте з урахуванням змін цього року.
• Уточніть строки постачання у постачальників і призначте дату останнього замовлення.
• Замовте партію для нарощування; сплануйте поповнення на пік.
• Підвищте пороги низького запасу на час піку сезону.
• Звільніть і підпишіть місце; розділіть резерв і передній план.
• Заздалегідь вирішіть: перенести, розпродати, повернути чи пожертвувати.
• Знизьте або вимкніть пороги низького запасу до кінця сезону.
• Наприкінці перерахуйте все й запишіть, куди поділися залишки.

Чим тут може допомогти Tana

Tana — це спільний застосунок для обліку запасів для команд, і він закриває частину сезонного планування, пов’язану з веденням записів. Усі бачать ті самі актуальні цифри на iPhone, iPad, Mac або в браузері, тому співробітник у торговому залі й той, хто оформлює замовлення, бачать однакову кількість.

Стосовно сезонних запасів особливо корисні:

• Історія кожної зміни: хто, коли і в якому місці зберігання змінив кількість. Це ваш запис про те, коли сезон набрав обертів і коли виник дефіцит. Платні тарифи зберігають історію роками, тож минулий сезон буде під рукою під час планування наступного.
• Сповіщення про низький запас за кожною позицією — на головній сторінці, електронною поштою й push-сповіщеннями, а за бажанням і в канал Slack. Підвищуйте поріг на пік сезону і знижуйте його після. Нотатка «як замовити» біля кожної позиції зберігає дані постачальника в одному місці.
• Очікувані постачання: заплануйте доставку, на яку ви чекаєте, з нагадуванням у потрібний день.
• Місця зберігання для підсобки, торгового залу або машини, між якими товар переноситься одним дотиком.
• Теги для групування сезонних позицій, щоб знаходити їх разом.
• Інвентаризація кнопкою =, щоб задати точну кількість, пораховану наприкінці сезону.
• Експорт у CSV даних про запаси, який відкривається в будь-якій таблиці, для власного планування.

У Tana є безплатний тариф без прив’язки картки та платні тарифи з оплатою за команду.

Часті запитання

Що таке сезонні запаси?

Сезонний запас — це товар, який ви накопичуєте перед передбачуваним періодом підвищеного попиту, наприклад святом, початком навчального року чи зміною погоди, щоб задовольнити зрослий попит без дефіциту, а потім скоротити запаси після піку.

За скільки часу потрібно закуповувати сезонний товар?

Відштовхуйтеся від моменту, коли попит почав зростати минулого сезону, і відніміть строк постачання від постачальника та запас часу на випадок затримок у завантажений період. Замовте першу партію на перші тижні й поповнюйте запас під час піку, а не закуповуйте все одразу.

Як уникнути перезатоварення на сезон?

Ґрунтуйте замовлення на реальній витраті за минулий сезон, закуповуйте поетапно, призначте дату останнього замовлення й заздалегідь вирішіть, що робити із залишками. Знижуйте пороги низького запасу до кінця сезону, щоб припинити повторні замовлення.

Що робити із залишками сезонного товару?

Довговічні позиції перенесіть на наступний сезон, решту розпродайте або зберіть у комплекти, поки попит ще є, поверніть товар там, де постачальник це дозволяє, а те, що не продасться, пожертвуйте або використайте інакше. Усе, що залишаєте собі, перерахуйте й запишіть.

Чи можна вести облік сезонних запасів у таблиці?

Так, якщо у вас небагато сезонних позицій і ними займається одна людина. Таблицю стає важко підтримувати актуальною, коли кілька людей беруть товар із кількох місць у завантажений пік.