Kausivarasto: näin varaudut sesonkiin ilman että jäät ylijäämän kanssa

Kausivarasto on tavaraa, jota kerrytät etukäteen ennen ennakoitavissa olevaa kiireistä ajanjaksoa, jotta pystyt vastaamaan kysyntään ilman että tavara loppuu. Tavoite on helppo sanoa mutta vaikea toteuttaa: hyllyssä pitää olla tarpeeksi, kun kysyntä nousee, ja loput pitää myydä tai käyttää ennen sesongin päättymistä, ettei jää maksamaan ylijäämän varastoinnista. Sinne pääsee suunnittelemalla omien edellisten sesonkien pohjalta, hankkimalla tavaraa vaiheittain yhden ison tilauksen sijaan ja päättämällä etukäteen, miten sesonki ajetaan alas.

Tämä opas on kaikille, joiden varasto vaihtelee kalenterin mukaan: kaupalle ennen lahjasesonkia, kahvilalle ennen kesää, koululle ennen uuden lukukauden alkua, klinikalle flunssakauden kynnyksellä tai verstaalle, jolla on kiire sään vaihtuessa. Sesongit ja juhlapyhät vaihtelevat pallonpuoliskon ja kulttuurin mukaan, joten pidä esimerkkejä malleina, ei tarkkoina päivämäärinä.

Mitä kausivarasto on (ja mikä lasketaan sesongiksi)

Kausivarasto on mitä tahansa tavaraa, jonka kysyntä nousee ja laskee toistuvassa, ennakoitavassa syklissä. Sää on ilmeisin syy: aurinkovoide ja kylmät juomat kesällä, jäänpoistoaine ja käsienlämmittimet talvella. Monilla sesongeilla ei kuitenkaan ole mitään tekemistä sään kanssa.

• Juhlapyhät ja tapahtumat: lahjapaperi, koristeet, erikoispakkaukset, juhla-aterioiden raaka-aineet.
• Lukuvuosikalenteri: koulutarvikkeet, univormut, laboratoriotarvikkeet, luokkahuoneen varusteet lukukauden alussa.
• Liiketoiminnan syklit: tilikauden päätöksen tilaukset, messumateriaalit, tapahtumapaketit.
• Paikalliset tapahtumat: sadonkorjuu, matkailusesonki, urheiluturnaus omalla paikkakunnalla.

Jos pystyt merkitsemään sen kalenteriin ja se muuttaa sitä, mitä hyllyistäsi lähtee, se kannattaa suunnitella sesonkina.

Miksi kausivarastointi menee pieleen

Kausivarastointi epäonnistuu kahteen suuntaan, ja molemmat maksavat. Jos tavara loppuu sesongin huipulla, menetät myyntiä tai joudut tekemään hätätilauksia pahimpaan mahdolliseen aikaan. Jos tilaat liikaa, ylijäämä jää hyllyyn sitoen rahaa ja tilaa ensi vuoteen tai alennusmyyntiin asti.

Perimmäinen syy on yleensä sama: tilaus perustuu muistiin eikä kirjattuun tietoon. Muisti liioittelee vaikeita hetkiä ja unohtaa rauhalliset viikot. Ilman kirjattua historiaa siitä, mitä hyllystä todella lähti ja milloin, jokainen sesonki alkaa nollasta.

Lähde liikkeelle siitä, mitä viime sesonkina todella tapahtui

Luotettavin ennuste sesongille on se, mitä samassa sesongissa tapahtui viimeksi. Ennen kuin teet yhtään tilausta, käy läpi ja vastaa muutamaan kysymykseen jokaisesta kausituotteesta:

• Milloin kysyntä alkoi nousta, ja milloin se huipentui?
• Kuinka paljon käytit tai myit koko sesongin aikana?
• Loppuiko tavara kesken? Jos loppui, minä päivänä, ja kuinka kauan täydennys kesti?
• Mitä jäi jäljelle sesongin lopussa, ja mitä sille tapahtui?

Säädä sitten sen mukaan, mikä on muuttunut: toinen toimipiste, uusi tuotelinja, juhlapyhä joka osuu eri viikolle. Pieni, rehellinen säätö oikeiden lukujen pohjalta on parempi kuin varma arvaus.

Jos historiaa ei vielä ole, ei se haittaa. Ala kirjata nyt, pidä tämän sesongin suunnitelma vaatimattomana, ja ensi vuonna sinulla on todellinen vertailukohta.

Suunnittele sesonki vaiheittain, ei yhtenä isona tilauksena

Kausivaraston kerryttäminen vaiheittain pienentää riskiä molemmissa päissä. Jaa sesonki vaiheisiin ja päätä, kuinka paljon pidät varastossa kussakin.

Vaihe	Mitä teet	Mitä seuraat
Kerrytys	Tilaa ensimmäinen erä, joka riittää alkuviikoiksi. Varmista toimittajan toimitusajat.	Alkuvaiheen myyntiä tai kulutusta verrattuna viime sesongin tahtiin.
Huippu	Täydennä pienemmillä, nopeammilla tilauksilla sen mukaan, mikä todella liikkuu.	Tuotteet, jotka lähestyvät hälytysrajaansa; toimittajan viivästykset.
Alasajo	Lopeta kausituotteiden uudelleentilaus. Anna varaston vähetä itsestään.	Mitkä tuotteet ovat yhä täynnä, ja kuinka monta päivää sesonkia on jäljellä.
Loppuunmyynti	Myy, niputa, palauta, lahjoita tai varastoi loput.	Mitä on jäljellä, missä se on ja miksi.

Ratkaiseva päätös on viimeinen tilauspäivä: hetki, jonka jälkeen uusi tavara ei todennäköisesti ehdi myydä ennen sesongin päättymistä. Laske se toimittajasi toimitusajasta ja sesongin päättymisestä, ja merkitse se kalenteriin ennen kiireen alkua, jolloin uudelleentilaaminen tapansa vuoksi on vielä helppo tehdä huomaamatta.

Nosta hälytysraja huippua varten, ja laske se sitten takaisin

Hälytysraja (tai tilauspiste) on määrä, jolla haluat saada ilmoituksen tilata lisää. Kausituotteille oikea raja muuttuu sesongin mukana.

Kerrytysvaiheessa ja huipulla nosta rajaa, jotta tilaat aikaisemmin; tavara liikkuu nopeammin, ja toimittajat ovat usein hitaampia, kun kaikki tilaavat samaan aikaan. Sesongin hiipuessa laske raja takaisin, tai poista se kokonaan tuotteilta, joita et enää täydennä. Huippurajan jättäminen voimaan koko vuodeksi pyytää sinua jatkuvasti tilaamaan lisää asioita, joita et enää tarvitse.

Yksinkertainen nyrkkisääntö: hälytysrajan pitäisi kattaa se, minkä odotat kuluvan seuraavaa toimitusta odottaessa, plus pieni puskuri yllätyksille. Kun kulutus kiihtyy tai toimitus hidastuu, rajaa pitää nostaa.

Tee tilaa ennen kuin tavara saapuu

Kausivarastolle pitää olla paikka, ja tila on usein todellinen rajoite. Ennen kerrytystä vapauta oma hylly, varastohuone tai joukko merkittyjä laatikoita, ja pidä kausituotteet yhdessä, jotta kuka tahansa näkee yhdellä silmäyksellä, kuinka paljon on jäljellä.

Auttaa myös jakaa varasto varmuusvarastoon (varastohuone) ja etulinjaan (myymälä, hoitohuone, luokkahuoneen kaappi). Kirjaa, missä varastossa mikäkin määrä sijaitsee. Kun etulinja käy vähiin, voit siirtää tavaraa varmuusvarastosta tilaamisen sijaan, ja tiedät todellisen kokonaismäärän molemmista yhteensä.

Suunnittele alasajo ennen sesongin alkua

Paras hetki päättää, mitä ylijäämälle tehdään, on ennen sen tilaamista. Päätä jokaiselle kausituotelinjalle, mikä näistä pätee:

1. Siirtäminen seuraavaan sesonkiin: kestävät tuotteet, joilla ei ole vanhenemispäivää ja joiden muotoilu on vakaa (koriste, lämmitin, työkalu), voidaan varastoida seuraavaa sesonkia varten. Laske ne, merkitse laatikko ja kirjaa, minne ne vietiin.
2. Loppuunmyynti: niputa, alenna tai mainosta loppuja viimeisillä viikoilla, kun kysyntää vielä on.
3. Palautus: jotkin toimittajat ottavat myymättömän kausituotteen takaisin. Selvitä ehdot ja määräaika ennen tilaamista.
4. Uusiokäyttö tai lahjoitus: tuotteet, jotka eivät myy, voidaan usein käyttää sisäisesti tai lahjoittaa.

Kumman tahansa valitsetkin, tee kunnollinen inventaario sesongin lopussa. Siitä tulee seuraavan sesongin lähtökohta.

Milloin muistivihko tai taulukko riittää

Jokainen tiimi ei tarvitse järjestelmää kausivarastolle. Jos kausituotteita on kourallinen, yksi henkilö tekee kaikki tilaukset ja kaikki on samalla hyllyllä, muistivihko tai yksinkertainen taulukko toimii hyvin. Kirjaa, mitä tilasit, mitä jäi jäljelle ja milloin tavara loppui. Tämä kirjanpito on suurin osa arvosta.

Vanha tapa alkaa rasittua, kun useampi henkilö ottaa tavaraa useasta paikasta, kun huippu on liian kiireinen kenenkään päivittää taulukkoa, tai kun kukaan ei osaa sanoa, kuinka paljon on jäljellä, ilman että käy laskemassa. Silloin jaetut, reaaliaikaiset luvut alkavat maksaa itsensä takaisin.

Kausivaraston tarkistuslista

• Listaa jokainen kausituote ja sesonki, johon se kuuluu.
• Käy läpi viime sesongin kulutus, huippupäivät, loppumiset ja ylijäämät.
• Säädä sen mukaan, mikä on muuttunut tänä vuonna.
• Varmista toimittajien toimitusajat ja aseta viimeinen tilauspäivä.
• Tilaa kerryttävä erä; suunnittele täydennykset huippua varten.
• Nosta hälytysrajat huippusesonkia varten.
• Vapauta ja merkitse tilaa; erottele varmuusvarasto ja etulinja.
• Päätä etukäteen: siirto, loppuunmyynti, palautus tai lahjoitus.
• Laske tai poista hälytysrajat sesongin päättyessä.
• Laske kaikki lopussa ja kirjaa, minne ylijäämä päätyi.

Mihin Tana sopii

Tana on tiimien jaettu varastosovellus, ja se hoitaa kausisuunnittelun kirjanpitopuolen. Kaikki näkevät samat ajantasaiset luvut iPhonella, iPadilla, Macilla tai selaimessa, joten myymälän henkilö ja tilauksia tekevä henkilö näkevät saman määrän.

Nimenomaan kausivarastolle:

• Jokaisen muutoksen historia: kuka muutti mitäkin määrää, milloin ja missä varastossa. Se on kirjauksesi siitä, milloin sesonki lähti käyntiin ja milloin tavara loppui. Maksulliset tilaukset säilyttävät historian vuosia, joten viime sesonki on tallessa, kun suunnittelet seuraavaa.
• Hälytykset vähäisestä varastosta tuotekohtaisesti, näkyvät etusivulla ja lähetetään sähköpostilla ja push-ilmoituksena, valinnaisesti myös Slack-kanavaan. Nosta raja huippua varten ja laske se sen jälkeen. “Miten tilaan lisää” -muistiinpano jokaisessa tuotteessa pitää toimittajan tiedot yhdessä paikassa.
• Odotetut täydennykset: aikatauluta odottamasi toimitus, ja saat muistutuksen sen päivänä.
• Varastot takahuonetta, myymälää tai pakettiautoa varten, ja tavaraa voi siirtää niiden välillä yhdellä napautuksella.
• Tunnisteet kausituotelinjojen ryhmittelyyn, jotta löydät ne yhdessä.
• Inventaariolaskenta =-painikkeella, jolla asetat sesongin lopussa lasketun tarkan määrän.
• CSV-vienti varastostasi, joka avautuu missä tahansa taulukkolaskentaohjelmassa omaa suunnitteluasi varten.

Tanassa on ilmainen tilaus ilman korttia, ja maksulliset tilaukset tiimiä kohden.

Usein kysytyt kysymykset

Mitä kausivarasto tarkoittaa?

Kausivarasto on tavaraa, jota kerrytät ennen ennakoitavissa olevaa kiireistä ajanjaksoa, kuten juhlapyhää, lukukautta tai säänvaihdosta, jotta selviät suuremmasta kysynnästä ilman että tavara loppuu, ja jota sitten puret huipun jälkeen.

Kuinka pitkälle etukäteen kausituotteita kannattaa tilata?

Laske taaksepäin siitä hetkestä, kun kysyntä alkoi nousta viime sesongina, ja vähennä toimittajasi toimitusaika sekä turvamarginaali kiireisen ajan viivästyksille. Tilaa ensimmäinen erä alkuviikoiksi ja täydennä huipun aikana, sen sijaan että tilaisit kaiken kerralla.

Miten vältän ylivarastoinnin sesonkiin?

Perusta tilaukset viime sesongin todelliseen kulutukseen, tilaa vaiheittain, aseta viimeinen tilauspäivä, ja päätä ennen sesonkia, mitä teet ylijäämälle. Laske hälytysrajasi sesongin päättyessä, jotta lopetat uudelleentilaamisen.

Mitä teen jäljelle jääneelle kausituotteelle?

Siirrä kestävät tuotteet seuraavaan sesonkiin, myy loput loppuun tai niputa niitä, kun kysyntää vielä on, palauta tavaraa siellä missä toimittajasi sen sallii, ja lahjoita tai käytä uudelleen se, mikä ei myy. Laske ja kirjaa kaikki, minkä pidät.

Voinko hallita kausivarastoa taulukolla?

Kyllä, jos kausituotteita on vähän ja yksi henkilö hoitaa niitä. Taulukkoa on vaikea pitää ajan tasalla, kun useampi henkilö ottaa tavaraa useasta paikasta kiireisen huipun aikana.