Punkt zamówienia: jak wiedzieć, kiedy zamówić każdy produkt

Punkt zamówienia to poziom zapasu, który mówi „zamów to teraz”, ustalony tak, by nowa dostawa dotarła, zanim zapas się skończy. Dobrze go ustalisz, i produkt czeka spokojnie, aż dotknie swojej liczby, a wtedy trafia do kolejnego zamówienia bez konieczności pamiętania o nim.

Dotyczy to każdego zapasu, który zamawiasz regularnie — opakowań, środków czystości, części zamiennych, artykułów biurowych. Poniżej: wzór, przykład liczbowy, jak punkt zamówienia ma się do poziomu docelowego i stanu minimalnego, oraz jak ustalać i rewidować te liczby.

Wzór punktu zamówienia

Punkt zamówienia składa się z dwóch części: tego, co zużyjesz, czekając na kolejną dostawę, plus zapas bezpieczeństwa na wypadek wolniejszej dostawy lub pracowitego okresu.

Punkt zamówienia = (zużycie × czas oczekiwania na dostawę) + zapas bezpieczeństwa

• Zużycie: ile zazwyczaj zużywasz produktu dziennie lub tygodniowo.
• Czas oczekiwania na dostawę: ile czasu mija od złożenia zamówienia do otrzymania zapasu.
• Zapas bezpieczeństwa: bufor na opóźnienia lub bardziej pracowity okres.

Nie potrzebujesz statystyki. Przybliżone liczby z ostatnich tygodni wystarczą; skoryguj je, gdy zobaczysz, jak się sprawdzają.

Mały przykład liczbowy

Załóżmy, że twój zespół zużywa 2 pudła materiału opakowaniowego na tydzień, a dostawca potrzebuje 5 dni na dostawę.

Zużycie w czasie oczekiwania: 2 pudła ÷ 7 dni × 5 dni ≈ 1,4, zaokrąglone do 2. Dodaj zapas bezpieczeństwa 1 pudła na wypadek późnej dostawy.

Punkt zamówienia = 2 + 1 = 3 pudła. Gdy zapas spadnie do 3, składasz zamówienie — nic więcej niż suma tych dwóch liczb.

Poziom docelowy, punkt zamówienia i stan minimalny

Te trzy terminy nieustannie się mylą. Oto, na co każdy z nich odpowiada:

Termin	Na jakie pytanie odpowiada	W przykładzie wyżej
Punkt zamówienia	Kiedy złożyć kolejne zamówienie?	3 pudła
Poziom docelowy	Ile powinno być na półce po uzupełnieniu?	np. 10 pudeł: zamawiasz poziom docelowy minus to, co zostało
Stan minimalny	Jaki jest próg, poniżej którego nie chcę zejść?	Zwykle sam zapas bezpieczeństwa, np. 1 pudło

Wiele zespołów traktuje „punkt zamówienia” i „stan minimalny” jako tę samą liczbę, co jest w porządku, o ile wszyscy rozumieją to tak samo. Przydatne rozróżnienie: minimum to próg, a punkt zamówienia ustawiony jest celowo trochę powyżej, żeby zostało czas na zamówienie przed dotknięciem progu.

Zbuduj arkusz poziomów zapasu docelowego

Arkusz poziomów zapasu docelowego to po prostu lista, jeden wiersz na produkt, który zamawiasz, z liczbami z powyższego wzoru przy każdym:

• Nazwa produktu i jednostka, w której go liczysz (pudło, karton, worek)
• Zużycie, czas oczekiwania na dostawę, zapas bezpieczeństwa
• Punkt zamówienia i poziom docelowy
• Gdzie jest przechowywany

Zacznij od produktów, których brak boli najbardziej lub które zamawiasz najczęściej. Półka rzadko używanych części może zostać nieformalna.

Ustalanie i rewidowanie progów

Ustal pierwsze liczby na podstawie zwykłego, niedawnego tygodnia, nie pracowitego, a potem obserwuj, co się dzieje:

• Zamawiasz wcześniej niż planowałeś? Zużycie wzrosło albo czas oczekiwania się wydłużył — podnieś punkt zamówienia.
• Zapas wciąż jest wysoki, gdy dociera kolejna dostawa? Liczby są za szczodre — zmniejsz je.
• Rewiduj po zmianie czasu dostawy u dostawcy, gdy sezon lub promocja zmieniają zużycie, albo po każdym wyczerpaniu zapasu.

Traktuj progi jak ustawienie, które dostrajasz kilka razy w roku, nie jak stałą.

Kiedy wystarczy proste podejście

Jeśli zamawiasz garstkę produktów, zawsze zamawia ta sama osoba, i ona już ma wyczucie, kiedy czegoś zaczyna brakować, punkt zamówienia „w głowie” wystarczy. Spisanie go zaczyna się przydawać, gdy zamawia więcej niż jedna osoba, gdy jakiś produkt już cię zaskoczył, albo gdy kto inny musi złożyć zamówienie bez pytania wszystkich wokół.

Gdzie pojawia się Tana

Tana to wspólna aplikacja do zarządzania zapasami dla zespołów, i obejmuje tę część, która mówi „daj znać, kiedy zamówić”.

Ustaw próg niskiego stanu dla każdego produktu — swój punkt zamówienia — oraz domyślną wartość zespołu dla produktów, których nie skonfigurowałeś osobno. Gdy zapas go dotknie, Tana wywołuje alert niskiego stanu na każdym planie: na stronie głównej, e-mailem, push, i opcjonalnie na kanale Slack. Filtr pokazuje tylko to, czego zaczyna brakować. Każdy produkt ma notatkę „jak zamawiać” dla dostawcy, zwykłą wielkość zamówienia lub poziom docelowy, a do tego linki zakupowe do przeszukania sklepów internetowych. Zapisuj zużycie jednym dotknięciem, a historia tego, kto co zabrał i kiedy, to prawie wszystko, czego potrzebujesz, żeby oszacować zużycie.

Tana nie wylicza punktu zamówienia ani nie składa zamówień automatycznie; ty ustawiasz próg, a alert informuje cię, gdy go osiągnięto.

Najczęściej zadawane pytania

Jaki jest wzór na punkt zamówienia?

Punkt zamówienia = (zużycie × czas oczekiwania na dostawę) + zapas bezpieczeństwa. Pomnóż, ile zużywasz dziennie, przez liczbę dni, które zajmuje dostawa, a potem dodaj margines na opóźnienia lub pracowite okresy.

Jaka jest różnica między punktem zamówienia a poziomem docelowym?

Punkt zamówienia to moment zamówienia; poziom docelowy to ilość, do której uzupełniasz zapas. Gdy produkt dotknie punktu zamówienia, zamawiasz poziom docelowy minus to, co zostało na półce.

Czy stan minimalny to to samo co punkt zamówienia?

Często używa się ich zamiennie, ale czyściej jest traktować minimum jako próg, poniżej którego nie chcesz zejść, a punkt zamówienia ustawiać trochę powyżej, żeby zostało czas na zamówienie.

Jak sprawdzić, czy mój punkt zamówienia jest ustawiony dobrze?

Jeśli składasz zamówienia w pośpiechu albo kończy ci się zapas przed dostawą, podnieś go. Jeśli zapas wciąż jest wysoki, gdy dociera kolejna dostawa, zmniejsz go. Sprawdzaj to ponownie przy każdej zmianie czasu dostawy lub zużycia.